労働関係の書類は、労働基準法第109条に基づき原則3年の保存期間となります。
なお、人事評価関連の書類は、種類によって好ましい保存期間が異なります。あくまで目安ですが、どのくらいなのかを下記にまとめました。
- 身元保証書や誓約書など：5年間
- タイムカードなどの勤怠記録、労災保険関連の文書、出勤簿など：3年間
- 休暇届や欠勤届など：1年間
書類によって変わる起算日
人事評価の保存期間の起算日は、書類によって異なります。
- 労働関係の重要書類（タイムカードなど）：完結日
- 賃金台帳：最後に記入した日
人事評価に関する書類の保存期間が完了した後は、廃棄しても構いません。
しかし人事評価に係る書類は個人情報も多分に含まれています。そのため、廃棄がいい加減だと重要な情報の漏洩のリスクもあるでしょう。 廃棄の際には細心の注意が必要です。
その他、保存期間に関する注意など
前述の通り、労働関係書類の保管期間は労基法に基づき3年間です。
しかし人事関係の書類に、永久保存の義務付けはありません。法律に基づけば、3年間の保存後に破棄しても問題ないでしょう。
また保存期間はあくまでも最低限の基準で上限は制定されていません。よって会社独自で期限を設置、つまり3年以上保存しても問題ないのです。
ですが退職金に関する書類だけは、5年以上の保存が望ましいでしょう。退職金請求権の時効が5年間のため、万が一訴訟が起こった場合大変になります。
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