進捗管理は、結果の確認だけにならないよう短いスパンでこまめに行うとよいでしょう。
目標管理制度の運用サイクルの中でも進捗管理は難しいものです。長いスパンで進捗管理を行うと、結果を確認するだけで修正まで至らない可能性があります。進捗管理は、短いスパンでこまめに丁寧に行いましょう。
進捗管理は短いスパンで
進捗管理では、
- ある一定期間の社員の行動を見て、どのくらい目標達成に向けた行動を取っているか確認
- どうすれば目標を達成できるか修正
といったことを行います。計画立案自体は3ヵ月から半年程度に1度で問題ありません。
しかし、実行や進捗管理はより細かくしましょう。進捗管理の間隔が1ヵ月以上になると、ただ結果を確認するだけの時間となってしまいます。
できれば、 早い段階で目標に対しての進捗を見てサポートするのがベストです。場合によっては軌道修正のため1週間程度で実施するとよいでしょう。
ただし、職種や業務によっては短いスパンでの進捗管理が難しい場合も。上司は、仕事のスケジュールをみながら調整しましょう。
進捗管理には計画修正まで含まれる
目標に対して成果が伴っていない状況を確認するだけでは進捗管理とはいえません。進捗管理には、
- 足りない分の差異をどのように埋めるのかを考える
- 最初の計画を修正する
ところまでが含まれます。目標とそれに対する成果の差異は、修正しなければどんどん広がっていくでしょう。早めに修正することで、修正点も少なく、時間やコストの無駄も減らすことができます。
進捗管理はPDCAサイクルでいう「C」
目標管理制度は事業活動と同様にPDCAサイクルを基本に動きます。その際PLANは計画でなく、目標達成のための手段とも言い換えられるでしょう。
進捗確認はPDCAにおけるC、つまりCHECKに該当します。チェック後、修正点に基づいての行動がACTIONです。
PDCAサイクルを頻繁に回すことが業務や目標管理制度の運用を円滑化するポイント。サイクルが機能的に稼働すれば、課題解決能力や達成力の向上にもつながるでしょう。
