見える化とは、さまざまな活動や状況を視覚化することです。ここでは見える化について、さまざまなポイントから解説します。
目次
１．見える化とは？
見える化とは、組織にて業務・財務・そのほかさまざまな活動を具体化する・客観化する・視覚化することです。たとえば「業務フローの見える化」といった場合、特定の人材が担う業務フローをグラフや数値、図表などを用いて誰にでもわかりやすくします。
２．見える化が必要な理由
見える化が必要な理由は、2つです。
- 企業の方向性を定める
- テレワーク導入における社員の状況確認
①企業の方向性を定める
経営を見える化できれば、経営理念や経営目標を社員と共有できたり経営資源を集結させたりして、効果的な経営を進められます。
②テレワーク導入における社員の状況確認
テレワークの推進によって非接触型の働き方が増えています。遠隔勤務にいる社員の状況を見える化すると、長時間労働の是正や隠れ残業などに対応できるのです。
３．見える化のメリット
見える化にはメリットがあります。それぞれについて解説しましょう。
- 認識の統一
- 業務の平準化
- モチベーションの向上
- 課題の発見
①認識の統一
見える化によって現状の整理ができれば、組織内で統一した現状認識が構築されます。その結果、スムーズな意見交換や新しいアイデアの創出が可能になるでしょう。
②業務の平準化
業務を見える化すれば、業務内容や手順などが整理されて標準化できます。それをもとにマニュアルを作成すれば、ミスの発生を減らし、仕事のレベルを維持できるでしょう。
業務平準化とは？ 意味や標準化との違い、進め方、事例を簡単に
平準化（へいじゅんか）とは、バラバラの物事を均一化して公平にすること。本記事では、平準化と標準化・平均化との違いや、業務平準化が重要な理由、業務平準化ができていない状態などについて解説します。
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③モチベーションの向上
業務には成果が見えにくい性質のものも多くあります。成果の見える化を進めていければ社員のモチベーションが高まるため、より良い仕事をしようとする人が増えるでしょう。
④課題の発見
見える化により本来あるべき姿を特定できれば、そこから外れたものを異常やミス、問題や課題などとらえて対処できます。こうした要素を早めに察知すれば、リスクを最小限に抑えられるでしょう。
４．見える化のデメリット
見える化にはデメリットもあるのです。それぞれについて解説しましょう。
- 創造性の低下
- 事業の停滞
①創造性の低下
見える化で標準化や均一化、マニュアル化が進んだ結果、自由な発想が出なくなる場合もあります。創造性の低下は、企業の発展にブレーキをかけてしまうでしょう。
②事業の停滞
一度、見える化が完了してしまうと、安定運用を重視するあまり、アップデートが滞りやすくなります。改善や改革といった前向きなチャンスを逃がさないように気をつけましょう。
５．見える化するべき情報
見える化するべき情報とは一体何でしょうか。それぞれについて解説します。
- 業務プロセス
- マニュアルやナレッジ
- 勤怠状況
- 人材情報
- 人事評価
①業務プロセス
「担当者しかプロセスを知らない」「慣行でなんとなく取り組んでいる」といった業務プロセスを見える化すると、誰にでもわかるようになるうえ、効率的なプロセスも導き出せます。
②マニュアルやナレッジ
マニュアルだけでなくナレッジも見える化すると業務時間やミスの低減、業務効率化を可能にします。
③勤怠状況
勤怠状況を見える化すると長時間労働の是正や適切な勤怠管理ができます。それによって効率的な業務の配分や無駄な業務の洗い出しなども可能になるでしょう。
④人材情報
スキル管理を見える化すると人的資源の適切な配置や社内の人材発掘、不足する分野の人材採用や人材育成などに広く応用できます。
⑤人事評価
評価基準や過程、結果を見える化すると人事評価の進捗確認や評価の納得性信頼性の向上、社員育成などに役立てられます。
６．業務を見える化する際のポイント
業務を見える化する際のポイントとは何でしょうか。それぞれについて解説します。
- 優先順位をつける
- 課題の洗い出し
- 情報の選定
- 業務状況の共有
①優先順位をつける
見える化を必要とする課題に優先順位をつけ、順位の高いものから見える化していきます。優先順位は、見える化の効果が表れやすい課題から順に決定しましょう。
②課題の洗い出し
業務の種類に応じて「いつ・どこで・誰が・どのような」といった具体的な視点から課題を洗い出します。それにより課題へのアプローチが見えてくるでしょう。
③情報の選定
見える化する課題が定まったら実際に見える化する具体的要素を選定します。課題解決にもっとも近い要素の見極めが難しい場合は、関連性のある情報を広く見てみましょう。
④業務状況の共有
マニュアルが作成されたらタスクや業務状況、スケジュールの共有などにトライします。効果的に運用するためには、システムを導入するとよいでしょう。
７．見える化に役立つツール
見える化に役立つツールがあります。それぞれについて解説しましょう。
- 見える化シート
- 人事システム
- タスク管理ツール
- 勤怠管理システム
①見える化シート
「3つのM」といわれる「ムリ・ムダ・ムラ」を業務から排除するシートです。業務のフローや作業手順、発生頻度などをテキストや図表にして誰にでもわかりやすくしています。
業務フロー図
線や図形などを用いて、業務フローを表記したもの。作成方法としてあげられるのは、「社内で表記法を確立する」「BPMN(ビジネスプロセスマネジメント表記)を採用する」などです。
業務体系表
業務を上位から下位まで体系的にとりまとめたもの。全業務を体系的にまとめられるため、「類似業務を1単位としてフローを作成できる」「フローの質や量を揃えやすくなる」といったメリットがあります。
②人事システム
社員にかかわる情報を管理するシステムのこと。採用や教育、配置や評価、退職など社員に関するあらゆるデータを一括管理できるため、効果的な人事施策の実現や人事業務の効率化を実現します。
③タスク管理ツール
計画の開示や進捗状況の確認、課題の共有などができるツールのこと。タスクの優先順位・重要度に応じた分析ができるため、業務の推進に役立ちます。
④勤怠管理システム
出退勤や時間外労働、有給休暇などの勤怠を一元管理するシステムのこと。異常勤務の把握や業務量・業務時間の適切な管理がリアルタイムで実施でき、コスト削減にも役立ちます。
