ヤフーでも取り入れる1on1ミーティングについて、目的から効果的な方法までわかりやすく解説。
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アメリカ、シリコンバレーでは、上司と部下とのコミュニケーションとして1on1ミーティングが日常的に行われています。こうした上司と部下が1対1で定期的に自由に会話する手法は近年、日本企業でも導入されてきているのです。
- 1on1ミーティングにおける対話の特徴
- 1on1ミーティングが必要な理由
- 1on1ミーティングによって得られる効果
- 1on1ミーティングの導入によって人材マネジメントが成功する理由
などから1on1ミーティングを導入する目的とその効果について見ていきます。
1on1ミーティングとは？ 目的や効果、やり方、話すことを簡単に
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ヤフーが導入したことでも注目され、現在では多くの企業が導入...
目次
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１．上司は部下のことをどれほど理解しているか？
家族より職場の同僚や上司、部下と過ごす時間が長いという社会人がほとんどでしょう。
「私のチームはみんな仲が良い」とはよく聞くセリフですが、メンバー一人ひとりの趣味や好きなスポーツなどを知っている上司はどれだけ存在するでしょう。
1on1ミーティングを導入して間もない上司の多くは、「毎日顔を会わせて会話をしていましたが、意外と知らないことが多かったことに気付かされました」という正直な感想をもらすそうです。
1on1ミーティングの継続によって、知らなかった部下の一面がどんどん見え、「もっと相手を深く知りたい」という意識が高まります。さらに、知らないことが増えていく状況に驚くでしょう。
効果的なミーティングの実施はそう簡単なものではありません。
1. まず部下の話を聞く
2. 仕事の業績向上につながる会話をする
3. キャンセルではなく必ずリスケジュールする
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２．1on1ミーティングとその目的
アメリカ、シリコンバレーでは、日々当然のように行われている1on1ミーティング。日本の有名企業も導入し始めています。
1on1ミーティングとは、短いサイクルで定期的に行うもので、部下が仕事で得た体験や失敗談、課題や悩みを上司と共有する、あくまでも部下を中心としたミーティングのこと。これまで主流だった人事評価の面談とは大きく違います。
特徴は下記の通りです。
- 部下と上司が1対1で行うミーティング
- 週1回、月1回といった定期的なペースで行う
- 1回のミーティングは30分程度
- 話す内容は自由
- 部下個人を中心としたミーティング
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３．1on1ミーティングにおける対話の特徴
1on1ミーティングでの対話の特徴は、「抽象的なテーマ」と「共感」にあります。
抽象的なテーマを取り扱う
「抽象的なテーマ」を取り上げて会話を進めていくことです。
たとえば、
- 業務、プライベートにかかわらず、胸の中だけにあって普段あまり話さないような内容
- 言葉や文章としてうまく説明できない、モヤモヤしている気持ち
など抽象的な話題を進めることで、部下個人の不安や心配事などを知るきっかけになるのです。逆に、結果を出すための情報交換のミーティングでは、個別案件のテーマなど具体的な内容になる場合が多いでしょう。
共感が求められる
これまで主流だった年に1回もしくは半年に1回行われていた企業の面談とは、上司が主役でした。部下に助言し解決策を与え業務評価を行うというもの。
1on1ミーティングは、部下のための時間ですので、上司は部下が話すことすべてに熱心に耳を傾け、関心を寄せ、共感するのです。部下が迷っていれば、自ら判断を引き出せるよう、うまく導きます。
日常業務の悩みや改善点、将来への不安や希望などを真剣に聴く上司の姿に、部下はさらに心の内を明かしたくなるでしょう。そうした自発的な判断を引き出すことも、1on1ミーティングの目的です。
1on1ミーティングは従来の定期面談とはまったく異なります。
部下と話す時間が増えれば、ストックされていく情報は膨大。
誰と何を話したのか覚えていられない、というのもよくある悩みです。
1on1ミーティングの内容も細やかに蓄積し、関係者間での共有もラクラク。
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４．1on1ミーティングを導入する目的とは？
近年、日本では1on1ミーティングを導入する有名企業が増えてきました。1on1ミーティングを導入する目的とは何でしょう。
部下の成長が期待できる
部下自らが失敗した体験や良かった体験などを上司に話すことで、部下に自分自身を振り返る習慣が身に付きます。さらに今後取り組むべき課題が明確になり、経験学習のサイクルも得られるでしょう。
目標の達成度が上がる
1on1ミーティングの継続によって部下は成長します。それとともに部下が掲げる目標の達成が確実なものとなっていくのです。
1on1ミーティングは週1、月1など短いスパンで行われますが、そのたびに上司からの的確なアドバイスが得られれば、これまで難題だった目標の達成度も上がるでしょう。
部下を成長させて、目標の達成度を上げるためには、どんなことを話せばよいのでしょうか？
事前に1on1シートを作成して部下に記入してもらい、事前に話す内容を考えておくというのも一つの方法です。
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５．1on1ミーティングが必要な理由
なぜ今、1on1ミーティングが注目されているのでしょうか。それは一般的な社会的背景から見えてきます。従業員を取り巻く環境の多様化、複雑化を具体的な事例とともに1on1ミーティングが必要な理由を説明しましょう。
従業員を取り巻く環境が多様化・複雑化している
部下と上司が1対1で話し合う1on1ミーティングの必要性を、なぜ今の時代、多くの企業が感じているのでしょうか。その答えは混乱する現代社会の背景から見えてきます。
- 過労死、サービス残業、長時間労働などが当たり前になっているブラック企業の社会問題化
- 心の病を抱える人の増加
- 家庭内での複雑化（親の介護、男性の育児参加、女性の働き方、保育園事情など）
- 転職市場が広がりを見せ、世代を問わず転職が当たり前になり、退職しやすい環境になっている
- 納得しないと動かない若年の増加
- 社内で同僚や上司、部下とお酒を飲みに行く機会が減少している
- 職場でのハラスメント（セクハラ、パワハラ、モラハラ）
- 先の見えない時代の中で、キャリアをどう構築していくのか、将来に悩む若手社員の増加
- 仕事の分業化、失敗しない仕組みづくりによって部下を育成する機会が減少した
- 副業をする社員の増加
こうした時代背景から、会社という組織には、1対1で会話するコミュケーションが必要となっているのです。
具体的事例
一昔前なら早退や欠勤理由として、理解されなかった社員の個人的な理由も、現代社会では受け入れている企業が増えています。具体的な事例を紹介しましょう。
「10年、20年も前なら、子どもが高熱を出したので病院に連れて行きたい。そのため、朝礼に間に合わない、会議に間に合わないと会社に連絡を入れても、それは通らない理由だったでしょう。
しかし今では、家庭の事情や体調不良など、やむを得ない事情で遅刻や早退、欠勤することに寛容になっている会社は増えていると思います。でも、それを受け入れるためには、会社側が社員個人の事情を理解しておかなければできません。」
部下の行動を把握しづらい時代になった
現代社会では、メールやチャットなどのツールや、スマートフォンの普及によってLINEやFacebook、メッセンジャーなどのSNSが浸透し、コミュニケーションの取り方が多様化しました。
広告代理店やIT企業をはじめ、効率を重視する多くの企業では社内でも社外でも個別のメッセンジャーでやりとりしているのが実情です。
便利な時代になった一方で、リアルな対面でのコミュニケーションや、お互いの理解を深める対話が減っています。そのため、部下が行っている業務を把握できない上司が増えており、ますます部下の成長をサポートできない環境になっているのです。
具体的事例
部下の行動が把握しづらい時代になっている現状を、さまざまな企業のマネージャーの言葉で具体的事例として紹介します。
- 「日頃、部下が何をやっているのか全く分からないんだよね」
- 「私の部下は、あるプロジェクトでクライアントの会社に常駐しています。そのため部下とはほとんど顔を会わすこともなく、話をすることも滅多にありません。プロジェクトも部下にほとんど任せている状態です」
- 「部下の席は私の隣ですが、最近クライアントと電話で連絡を取り合っている様子がありません。そのため外部の人と、どのような会話をしているのか全く分かりません」
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６．1on1ミーティングによって得られる効果
部下の考えや、悩み、不安、困り事、業務の問題点、改善点などをリアルな言葉で聞くと、企業、上司、部下それぞれにメリットがもたらされます。1on1ミーティングによって得られる効果を、具体的に挙げていきましょう。
- 部下一人ひとりとの対話、コミュニケーション不足の解消
- 部下の能力を把握してさらにパフォーマンスアップを支援できる
- 上司に直接話せることで業務上の悩みも不安もすぐに解消できる
- 何度でも上司と対話し、部下は納得感を得て仕事ができる
- 上司が理解してくれているという安心感が持てるため、次へのチャレンジへ自ら行動できるようになる
人材確保に成功する企業の要件
1on1ミーティングを導入する企業が増えていることから、上司と部下の間に信頼関係が構築されるたびに部下の成長が促され、上司、企業側にも大きなメリットがもたらされると分かります。
人材不足といわれる現代において、人が集まる会社とは、社員一人ひとりの事情に耳を傾け、理解してくれる会社のこと。
そして社員の悩みや課題、今後のキャリアの希望や方向性などをしっかりとヒアリングした上で、個人の能力レベルに合わせた支援でさらに自分を成長させてくれる、そのような会社が求められているのです。
個人を大切にする、そうした会社であれば、優秀な人材の流出も食い止められるはずです。社員も、自分の発した言葉で組織が変わり、活性化することで、働きがいのある会社、やりがいが見つけられる会社だと、さらに情熱を持って仕事に打ち込めるでしょう。
社員一人ひとりのコンディションを、1on1ミーティングやサーベイなどで把握できる状態をつくると良いでしょう。
簡単な質問で社員のコンディションを定点観測できる機能や、社員の声を吸い上げるアンケート機能なども充実。
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７．1on1の導入によって人材マネジメントが成功する理由
人材マネジメントにかかるコストは意外に大きく、負担になるものです。
しかし1on1ミーティングを定期的に積み重ねていくことで、上司は部下の現状を常に把握し、お互いの信頼関係がつくられていきます。その太いつながりは、日々の業務でトラブルを未然に防ぐなど、人材マネジメントコストを削減できるでしょう。
1on1ミーティングでは、プライベートな話題から部下の心身の健康チェック、目標設定、能力開発、キャリア支援、戦略や方針の伝達までを行います。ここで話した内容は、実はすべて人材マネジメントに必要なテーマです。
1on1ミーティングで各テーマの方向性を決めて着実に積み重ねていけば、人材マネジメントは、負担業務ではなくなるでしょう。
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・業務以外のことは、部下とほとんど話していない
・信頼関係を築くのはむずかしい、と諦めている
・1on1のスケジュール管理がたいへん
・いきなり退職の意向をつげられた
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