在宅勤務に切り替えたことで、評価業務や社員情報の共有など、人事の業務が今までと同じ方法でできなくなり、不便を感じている方も多いと思います。
そこで、在宅勤務中の今こそ使いたい、クラウドツール「カオナビ」の10の活用ノウハウをご紹介します。
カオナビを使いこなせば、在宅勤務中でも
- 人事評価
- 社員情報の共有
- ペーパーレスのワークフロー運用
- 在宅勤務アンケート
などができますよ。
目次
１．在宅勤務で絶対使いたい！ 人事業務の重要機能３つ
①在宅勤務でも人事評価ができる！
課題フローの進捗が見えにくい。紙ではそもそも運用できない！
- 評価用紙の配布や共有、評価者との受け渡しができない
- 進捗の確認はメールのやり取りを追わなければならず、手間がかかる
- エクセル等のデータの運用では、ファイルを誤送信してしまうリスクがある
カオナビで解決ペーパーレスで、在宅勤務でもスムーズな評価運用を実現
- クラウドサービスなので、各社員のパソコンから評価データの閲覧・編集・承認ができる
- 評価シートやワークフローは、自社で運用している評価制度をそのまま自動化
- 細かい閲覧権限の設定が可能なので、人事や上司以外の社員に評価が見られる心配はなし
- 進捗状況は自動で管理できるので、未対応者は一目でパッとわかる
- リマインドメールは簡単に一斉送信
あらゆる評価制度に対応可能、評価のとりまとめを効率化
- 評価フォーム、承認や承認却下ワークフローをドラッグ＆ドロップで自由自在に作成
- 進捗状況を把握し、催促のメールを一斉送信可能
- 権限設定に応じて、周辺情報や過去の履歴を閲覧しながら評価運用
- 計算式をフォームに挿入し、評価点数の自動計算が可能
- 評価結果を帳票としてエクセル・紙で出力可能
②在宅勤務でも社員情報が閲覧＆共有できる！
課題社員情報を閲覧・検索・共有できない
- 個人情報なので社外に持ち出すのは難しい
- 複数名で共有しながら閲覧できない
- Accessなどのソフトで管理している場合でも、特定のパソコンでしか確認できない
- 異動検討や人員配置などの人事業務が滞る
カオナビで解決在宅勤務中でも社員情報にアクセスできる！
- インターネット環境があればどこでも社員情報を閲覧・検索することが可能
- 社員に関連するさまざまな情報を自由にカスタマイズしながら一括管理
- 社員番号や勤続年数などの基本情報
- 所属履歴やキャリア申告書なども自社独自のフォーマットで管理できる
- 細かい閲覧権限の設定ができ、人事や直属の上司にしか見れないようにできる
- ログイン時に二段階認証を設定することも可能なので、セキュリティ面も安心
人材情報を顔写真に紐づけて一元管理
- 顔写真と名前が並ぶインターフェースで、顔と名前が一致できる
- ドラッグ＆ドロップで、簡単にデータベース項目やレイアウトをカスタマイズできる
- 履歴書や職務経歴書も添付ファイルとして保存できる
- エクセルのフォーマットであれば、どんな帳票でも出力可能
- 部署や個人ごとに閲覧・編集の権限を付与できる
- CSVデータで情報を一括入出力できる
③在宅勤務でも社員のコンディションチェックができる！
課題社員のコンディションやモチベーション管理をどう行うか
- 社員の顔色がわからず、社内で気軽にコミュニケーションを取ることができない
- 社員のコンディションの変化を感知し、フォローが必要な社員を早期発見したい
カオナビで解決回答１分のパルスサーベイで手軽に定期チェック
- 3問＋フリーコメントのアンケート式で、回答はわずか1分
- 個人単位の推移グラフで、対象者のコンディション変化を確認
- 回答結果は検索が行えるため、前回より状態が良くない社員を簡単にピックアップ
- 面談を希望している社員の抽出もできる
- 実際にフォローを行った記録を蓄積できる
社員のコンディションを可視化。本音を把握し、定着率アップ！
- 回答1分！シンプルで答えやすい、3問の設問＋フリーコメント
- 週・月単位で定期的に質問を繰り返すことで社員のコンディションを時系列で可視化
- 面談や評価結果と比較して要因把握！必要なフォローや対策がわかる
- 回答結果を一覧表示、回答状況やスコアなどでソート可能
２．カオナビを使えば在宅勤務中にこんなこともできる！ アイディア7個
④在宅勤務申請などの承認フローをWEB上で行いたい
課題在宅勤務中の申請は書類の提出や押印ができない
- 在宅勤務や出社の許可を、在宅勤務申請・出社申請という形で、上長や決裁者を通したワークフローを組んで行いたい
- 普段、紙で申請書の承認を行っていると、在宅勤務中は書類の提出や押印ができない
カオナビで解決申請をペーパーレスに！ 滞りない人事業務が可能に
- カオナビの評価機能は、上司や決裁者の承認が必要なあらゆるワークフローに対応できる
- ドラッグ＆ドロップの簡単操作でフォーマットが作れるので、在宅勤務申請も自社に合わせた必要事項を用意できる
- 申請をペーパーレスにすることで、在宅勤務下でも滞りなく人事業務を行うことが可能
承認ワークフローをペーパーレスに！ 在宅勤務でも業務が滞らない
- フォーム、承認や承認却下ワークフローをドラッグ＆ドロップで自由自在に作成
- キャリア申告書や自己申告書、1on1の面談フィードバックなどにも活用できる
- 進捗状況を把握し、催促のメールを一斉送信可能
⑤貸与する備品を確認したい
課題必要個数を早急に把握したい
- 在宅勤務のために、社員が不便なく業務を行える環境を用意したい
- パソコンやモニター、携帯電話やモバイルWi-fiなどの貸与が必要
- 社員の自宅環境を把握し、貸与が必要な備品数や備品番号を早急に把握したい
カオナビで解決アンケート＆自動集計でパッと情報収集
- カオナビのアンケート機能は、設問パーツを自由に組み合わせてアンケートを作成できる
- パソコンやモニターなどの有無や、パソコンの備品番号を把握
- 回答結果はグラフで自動集計！回答状況はリアルタイムでわかる
- 未回答者への催促メールも簡単に一斉送信ができる
- 会社が備品を購入する必要がある場合は予算の目安をつけることもできる
アンケートを簡単作成＆回答を自動収集
- アンケートフォームをドラッグ＆ドロップで自由自在に作成
- 回答依頼はメールで一斉送信
- スマートフォンからも回答可能
- 回答結果はグラフで自動集計
▼アンケート機能『Voice Note』でできる！ こんなこと
『Voice Note』はアンケートフォームを自由に作成することができるので、次にご紹介するような活用も可能です。
- ⑥在宅勤務についてのアンケートを取る
- ⑦安否確認のための個人用メールアドレスを収集する
⑥在宅勤務についてのアンケートを取りたい
課題在宅勤務中の困りごとや課題をいち早く察知したい
- 慣れない在宅勤務で、就業環境や業務の進捗、コミュニケーションに問題が発生している可能性もある
- 社員の状況をいち早く把握し、問題があれば対応をする必要がある
- しかし、在宅勤務中の困りごとや課題は見えにくい
カオナビで解決アンケートで問題を早期発見し必要なフォローを行う
- カオナビで、在宅勤務中の就業環境についてアンケートを取ることができる
- アンケート項目には、次のような設問がおすすめ
- 在宅勤務期間中の就業環境について
- 業務の状況（業務量や捗り具合）について
- 上司／同僚／部下とのコミュニケーションについて
- 直近1週間の健康状態について
- お困りのこと、人事への相談事など（自由記述）
- アンケートを早急に行うことで、問題を早期発見し必要なフォローを行うことができる
⑦安否確認のための個人用メールアドレスを収集したい
課題手動の収集・管理は手間がかかる
- いざというときの安否確認のために個人用のメールアドレスを管理しておきたい
- 手動で収集・管理を行おうとすると、管理している社員情報に個人用メールアドレスを登録する手間がかかる
カオナビで解決アンケートで集めるだけ！ 閲覧制限で個人情報も安心管理
- アンケートの回答は個人のデータベースに自動で紐づくので、わざわざ一人一人登録するという手間は必要ない
- 回答結果の閲覧権限は設定できるので、人事や上司以外の社員に個人用メールアドレスが見られることはない
⑧在宅勤務者リストを作りたい
課題確認や更新に手間がかかり、漏れなどのミスがある
- 社員の管理のため、在宅勤務者リストの作成が必要
- 手動の管理だと確認に手間がかかるだけでなく、漏れなどのミスも発生しやすくなり、随時更新作業が必要
- 連絡事項がある場合に、対象者全員のメールアドレスを打ち込んでメールを作るといった作業も面倒
カオナビで解決顔写真付きリストで漏れなくカンタン管理
- カオナビで、在宅勤務者や時差出勤者をリスト化して管理！URLで共有もできる
- アンケート機能と組み合わせ、「はい」と回答した社員を絞り込めば対象社員のピックアップも漏れなく簡単に！
- カオナビ上から、リストのメンバーにメールを一括送信することも可能
- 【氏名】や【所属】などを自動入力できるので、いちいち個別にメールを作成する必要なし
あらゆる条件で絞り込んだメンバーを顔写真付きのリストで管理
- 「入社3年目以内」「研修対象者」「優秀人材」など、任意の条件で絞り込んだリストを管理できる
- 作成したリストは、保存したりURLでメンバーと共有することもできる
- リストのメンバーにメールを一斉送信が可能
- 作成したリストは他の機能で呼び出し可能
⑨新入社員の情報や人柄を周知し、会社に早くなじめる環境を作りたい
課題既存社員から声をかけやすくしたい
- 在宅勤務中ではなかなかコミュニケーションが取りづらい
- 現場の既存社員にとっては「名前すらも覚えられない」「どんな人なのか分からない」というのが本音
- 新入社員の顔と名前や人柄がわかり、既存社員から積極的なコミュニケーションが取れるような体制構築が急務
カオナビで解決自己紹介シートで積極的なコミュニケーションのきっかけに
- カオナビで新入社員の自己紹介シートを公開すれば、既存社員がクラウド上で閲覧できる
- 自己紹介シートはドラッグ＆ドロップで自由にカスタマイズできるので、自社に合ったものを作成できる
- 新入社員の人柄や経歴を知ることができ、積極的なコミュニケーション形成のきっかけに
顔と名前を一致させ、社内のコミュニケーション活性化へ
- 顔写真と名前が並ぶインターフェースで、顔と名前が一致できる
- ドラッグ＆ドロップで、簡単にデータベース項目やレイアウトをカスタマイズできる
- 部署や個人ごとに閲覧・編集の権限を付与できるので、社員同士で自己紹介シートを閲覧し合うという活用が可能
さらに詳しくはこちら→新入社員の人柄を知り、会社に早くなじめる環境を作りたい | 活用ノウハウ・使い方
⑩新入社員の自己理解や周囲との相互理解を促進したい
課題新入社員が周囲とうまくコミュニケーションできていない
- 新入社員が上司や周囲とうまくコミュニケーションが取れず戸惑っている
- その原因として、次のようなことが考えられる
- 自分自身の強み・弱みを客観視できていない
- 上司や同僚が新入社員の内面を把握できておらず、効果的な伝え方ができていない
- 在宅勤務中では文字や電話中心のやり取りになるため、普段以上に相互理解が重要
カオナビで解決『SPI3』で自己理解と相互理解を促進
- カオナビ上で適性検査『SPI3』の受検が可能
- 受検により自身の性格タイプや仕事面での特徴を客観的に把握できる
- タイプマップでメンバーの性格タイプ分布を確認できるので、先輩や上司の傾向や適した接し方を確認
- 配属先の上司やメンバーへ検査結果を共有すれば、日常のコミュニケーションや1on1などで活用し、適正な業務アサインにつなげることもできる
『SPI3』を使って性格や業務適性を見える化
- 適性検査のスタンダード、リクルートの「SPI3」をカオナビ上で受検
- 受検結果から出た傾向をもとに実践的でわかりやすい診断レポートをご提供
- 受検結果を「結果重視タイプ」「創造重視タイプ」などのタイプマップ化。顔写真付きでカオナビ上に表示
- 受検結果の閲覧は社員毎に設定可能
さらに詳しくはこちら→新入社員の自己理解や周囲との相互理解を促進したい | 活用ノウハウ・使い方
在宅勤務 カオナビのQ&A
在宅勤務・テレワークをしている場合、人材の状態を可視化（見える化）することが欠かせません。人材のコンディションやモチベーションを定点観測し、リモートでも職場勤務と同様に、業務に支障がないか常に確認しましょう。
人材が悩みや不安を抱えている場合、早期対処しなければ離職リスクが拡大します。在宅勤務中のフォロー体制を築くために、人材マネジメントシステムの導入をおすすめします。
テレワーク中でも従業員に働きやすい環境を提供するために、人材マネジメントツール「カオナビ」を導入する企業が増えています。カオナビを導入すると、社員の業務状況やコンディションをつねに把握することができます。詳しくはこちら（テレワーク活用による業務の可視化と効率化）をご覧ください。
在宅勤務に関するカオナビの導入事例は数多くあります。たとえば阪急阪神不動産株式会社では、コロナ禍をきっかけにテレワークなど働き方の多様化が進みました。オンラインでも顔が見えるようになり、円滑なコミュニケーションを実現できる「カオナビ」の存在が、社員のつながりを支えてくれたと感じられたそう。詳しくはカオナビの導入事例をご覧ください。