RFI(情報提供依頼書)とは？ 目的やRFPとの違い、作成時の注意点

企業の情報活動のひとつに、RFIの活用があります。RFIとは、一体なんでしょうか。

• RFI活用の目的
• RFPとの違い
• メリット

などについて解説します。

１．RFI（Request For Information）とは？

RFIとは、情報提供を依頼する書類で、Request For Informationの頭文字を取ったものです。

業務委託や入札、調達情報、ベンダーが保有している製品やサービスの概要などの情報を収集するための依頼書として、広く活用されています。通常、RFIに対する回答は、製品カタログ、パンフレット、事例集などの一般的なものになります。

２．RFIの目的

RFIの目的は、業務委託、入札、調達などのための情報収集です。ベンダーの選定が目的ではなく、製品やサービスの情報の幅広い収集が目的となります。

ベンダーの比較検討を行う際に、どのような項目で評価を実施するかを見極め、新しい製品やサービス情報を収集し、ビジネスに活かすといった事業展開の入り口になることがRFIを作成する目的であり、またRFIの存在意義となっているのです。

３．RFIとRFP（Request For Proposal）との違い

RFPとは、ベンダーに対して具体的な提案作成を依頼するための書類のことで、RFPは、Request For Proposalの頭文字をとったものです。

一般的な情報提供を求めるRFIと異なり、RFPは企業が求めている情報について明確に書かれています。そのためRFPに対する回答は、個別具体的な提案、正確な見積もり金額などが明記されているものになるのです。

４．RFIの項目、内容

RFIを作成する場合に記載したほうがいい項目や内容があります。ここでは、RFIの項目について、どのような項目が一般的に用いられているのか、5項目に整理しながら具体的な例とともに解説します。

趣旨や目的

RFIを作成するというのはつまり、業務委託、入札、調達などを控えているということです。

どのような目的のためにRFIを作成したのか、どのような情報を必要としているのか、などRFIを作成することになった趣旨や目的を明確に記載するとよいでしょう。

明確に記載しないとベンダーが趣旨や目的を把握できず、RFIに対する回答も的外れになりかねません。

自社情報

自社情報は、ベンダーがRFIに対する回答を作成する際、最適な提案内容を選定するための参考資料になります。またRFIは、ベンダーとのファーストコンタクトにもなるのです。

ベンダーから製品やサービスに関する情報を得て、ベンダーに自社のことを正しく理解してもらう、この流れは、新しいビジネスパートナーシップの構築にも役立つでしょう。

相手企業の基本情報

RFIは、製品やサービスの具体的な情報を求めるだけではありません。新しくビジネスパートナーを求めるのであれば、製品やサービスを提供しているベンダー自体についても、正しい情報の収集が必要でしょう。

そのためにも、社名、所在地、売上高、グループ企業、親会社といった相手企業の概要について、記載を求める項目をRFIの中に盛り込むのです。

相手製品の基本情報

業務委託、入札、調達などを控えている場合、他社と比較した製品やサービスの優位性を正しく理解しなければなりません。そのために必要となる製品やサービスについて、比較検討しやすくするための基本情報を収集します。

製品の名称、リリース時期、導入実績、製品やサービス価格など、競合他社と比較しやすいよう、基本的な製品やサービス情報についての項目を盛り込みましょう。

相手製品の機能要件

製品やサービスを導入するにあたり、「どんな機能を備えているのか」「それら機能によって、どのような結果をもたらすことができるのか」など、できるだけシンプルに回答してもらえる項目を記載します。

製品やサービスの機能は、ベンダーによってさまざま。各社の違いを比較検討するなど、RFIを応用した利用ができるような項目を作成するとよいでしょう。

５．RFIのメリット

RFIの作成には、メリットがあります。RFIについてさらに理解を深め、メリットを最大限享受するために、その内容を知っておきましょう。

公平な選定

業務委託、入札、調達などを実施する際、誰から見ても公平な選定が行われたという明確な根拠が必要です。RFIといった工程を計画の中に盛り込むと、公平に収集した情報からベンダーを選定したという根拠を作り出すことができるでしょう。

製品やサービス、システムを導入した後で不具合が生じても、なぜそれを選んだのかを実証できる根拠があれば、社内対応もスムーズになります。

簡単なスクリーニング

RFIには、会社として欲しい情報を記載してベンダーに提出します。そしてベンダーはRFIの記載に従って製品の基本情報を提供するのです。

提供された製品には、不要だと思われるシステムが混在している場合も少なくありません。RFIから得た回答をもとにスクリーニングすれば、必要な製品と不要な製品を事前に識別できるでしょう。

情報収集

RFIに対する回答には、新しい製品やサービスの情報が含まれている場合もあります。RFIを通して得られたそれら新情報を、今後の新たな事業展開の検討材料にできれば、ビジネスの幅はますます広がるでしょう。

企業活動は情報戦。より新しい情報、より有益な情報のいち早い入手は企業活動成功へのカギです。RFIを活用すれば、幅広い情報収集に役立てられるでしょう。

６．RFI作成時の注意点

RFIを作成する際に、注意すべきことがあります。ここでは、2つの注意点について、簡単に解説します。RFIを初めて作成する、RFIを作成したがうまく機能しなかったというときの参考にしてください。

1. 相手が書きやすいように
2. 細かすぎない

①相手が書きやすいように

RFIに対する回答は、簡単かつ明瞭なものにしましょう。検討の際に分かりやすく便利です。ます。

具体的な回答が作成できるように、ベンダーに対し、何について・どのように書いて欲しいかを簡潔に伝えるなど、シンプルかつ的確な指示を心掛けてください。もし不明瞭な回答が返ってきた場合、RFIの内容がだった可能性が高いです。

②細かすぎない

ビジネスは、タイミングが命です。いくら理想的なビジネスプランでも、タイミングを逸してしまえばこの価値は半減してしまいます。

ひとつの項目に対して複数の要件を付与するような状況は避けるなど、ベンダーの回答期限が1週間から2週間程度で収まるように、細かすぎる指示は控えましょう。ベンダーやシステムの選定が目的ではなく、情報収集が目的であることを念頭に置いてください。