Excel、紙の評価シートを豊富なテンプレートで楽々クラウド化。
人事評価システム「カオナビ」で時間が掛かっていた人事業務を解決！
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テレワークを導入する企業が増えています。紙やExcelで行っていた評価業務も人事評価クラウドを導入すれば、リモート対応できますし、業務の効率化も図れます。ただ、システム導入にはコストも。
そこで今回は、無料ツールを使い評価業務をクラウド化する方法をご紹介します。有料版との違いについても解説していますのでぜひ参考にしてくださいね。
目次
時間が掛かる評価業務を効率化！
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１．クラウド型人事評価システムとは？
クラウド型人事評価システムはインターネット上で人事評価業務ができるシステムです。ここ数年、働き方改革や労働生産性向上への取り組みとして、企業も業務でのIT活用をより意識するようになりました。クラウド型人事評価システムを導入することで、評価業務の効率化や従業員エンゲージメントの向上などが期待できます。
①導入効果やメリット
クラウド型人事評価システムを導入することでさまざまな効果が期待できます。代表的なものをご紹介します。
業務の効率化
紙やExcelを使った場合に比べ、大幅に業務時間を削減できます。評価シートの作成、配布、回収、催促、集計といった一連の業務をシステム内で完結できます。なかには業務負担を8分の1に減らせたという例も。
テレワーク対応
クラウド型であればテレワーク下でも評価業務が行えます。インターネットとWebブラウザさえあれば評価シートの入力や閲覧などがいつでも可能で、パソコンだけでなくスマートフォンからでも操作ができます。新しく機器を購入する必要もないので業務の移行もスムーズです。
評価に対する納得度の向上
評価に対する従業員の納得度を高められます。評価はきちんとフィードバックを行うことが大事。業務を効率化すればその分、面談などのフィードバックにあてられます。評価面談の際には、過去データが簡単に参照できるので、具体的で適切なフィードバックができ、評価への納得感が高められます。
また、異動や上司が替わっても評価に関するデータをすぐに取り出せるので、引き継ぎもスムーズに行えます。
②主な機能の一覧
人事評価システムの主な機能は下記の5つです。
（１）人事評価シートの再現
紙やExcelで作成した人事評価シートをシステム上に再現できます。目標管理（MBO）やOKR、360度評価などさまざまな評価制度に対応でき、一度作成した評価シートに手を加えることも人事評価システムなら簡単です。
（２）評価ワークフローの管理
評価に関するワークフローをシステムで一元管理できます。評価シートを誰が記入したか、進捗状況を一目で確認でき、手間がかかる催促業務もリマインド機能で効率よく行えます。
（３）評価データの一元管理
あちこちに散在しがちな評価データを一元管理できます。評価に関するデータはExcelや紙で、管理職のパソコンに保存されているケースがありますが、それらをクラウドシステムに集約することで、必要なときにいつでもデータを検索し取り出せます。
（４）評価結果の自動集計
人事評価システムを使えば、評価結果も自動集計できます。Excelの場合、書式や数式が変更されると修正の手間がかかりますが人事評価システムならその心配はありません。
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２．人事評価システムを無料で利用する方法と注意点
人事評価システムを無料で利用する方法はいくつかあります。ただし、注意点もあるのであわせてご紹介します。
①無料トライアルで利用する
人事評価システムの無料トライアルを利用するという方法です。無料トライアルを行っているベンダーもあるので、まず画面を触ってみたい場合にはおすすめです。実際の画面を触れるので、本格導入前に操作性などを詳しく見られます。依頼をすればすぐアカウント発行をしてくれるサービスもありますよ。
注意点 無料トライアルは期間が限られている
基本的には無料トライアルには1週間や2週間などの期限が設定されています。当然ながら、トライアル期間が終わると費用が発生します。お試しとして実際の操作法などを確認するには十分ですが、継続的に業務で使うことはできません。
②初期費用無料で提供しているサービスを選ぶ
導入の際に初期費用がかからない人事評価システムを選ぶというのも手です。クラウド型ITシステムの料金体系は初期費用と月額利用料というのが一般的。
初期費用無料のサービスを選べば、トータルの出費を抑えられます。
注意点 初期費用無料でも運用費用はかかる
初期費用が無料だとしても月額利用料などの運用費用は別途必要になります。トータルコストは抑えられますが、完全無料では利用できません。
③無料ツール（フリーウェア）を利用する
無料ツール（フリーウェア）として提供されているソフトウェアやサービスを利用する方法もあります。Accessなどで組まれた評価業務専用のシステムをWeb上から無料でダウンロードできるものや、クラウドサービスとして提供されているタイプもあります。無料トライアルと違い、基本的に期間制限はありません。
注意点 人数制限や機能制限、データ保持期間の期限がある
無料ツールは使える人数や機能に制限があるケースがほとんど。あまりにも対応人数がぎりぎりだと、人員増加に対応できません。
また無料のクラウドサービスのなかにはデータの保持期間が定められているものも。保持期間を過ぎるとクラウド上で過去データが閲覧できなくなります。無料である程度の機能は使えるものの、継続利用は難しいでしょう。あらかじめ使用期間を見積もるといった対応が必要です。
④ExcelやGoogleスプレッドシートを利用する
ExcelやGoogleスプレッドシートを利用すれば無料で評価業務ができます。日頃から使い慣れたExcelならば、多くの人が利用しやすく新しいソフトを導入する手間も不要。評価シートなどのExcelテンプレートを無料で提供してくれるWebサイトもあります。
Googleスプレッドシートはクラウド上で動作する表計算ソフトです。Webブラウザ上で入力、閲覧でき、URLでの共有もできるので、いちいちメールに評価シートを添付して送る必要はありません。無料の進捗管理ツールと組み合わせればクラウドで評価業務が運用できますよ。
注意点 運用の手間がかかる
ExcelやGoogleスプレッドシートでの運用には手間がかかります。人事評価シートは他の人が参照できるとよくないので、従業員分のファイルやシートを作成する必要があり、記入状況や内容を確認するにはそれらをいちいち開かなくてはなりません。数式の上書きや書式の変更などのトラブルも起きがちです。
人事評価を一気に効率化するなら有料ツールの利用がおすすめです。有料ツールの費用負担は気になるところですが、中途半端に効率化して、やっぱり有料ツールとなるよりも無駄がありません。
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３．【評価のプロならこうする】無料でできる評価運用のクラウド化！
上述のとおり、紙やExcelを使った評価運用には課題があります。そこで、課題ごとに無料でできる解決策を用意しました。取り入れられるものがあれば、ぜひ試してみてくださいね。
課題①評価シートをいちいちメールで共有するのが手間
Excelの評価シートをいちいちメールで共有するのは手間がかかります。メールソフトを開き、ファイルを探してメールに添付する作業を社員ごとにしないといけません。うまくフォルダが整理されていないと添付ファイルのまちがいが起きることも。
解決策：Googleスプレッドシートを使う
無料で使えるクラウド型表計算ソフト「Googleスプレッドシート」を使えば、Excelとほぼ変わらない使用感で、簡単にファイルを共有でき、評価をクラウド化できます。
Googleスプレッドシート運用のメリット
- URLでシートの共有ができる
- 特定のユーザーにのみ共有できる
- 閲覧権限の変更もできる
- リアルタイムで最新版が閲覧・編集できる
- Excelファイルのインポートも簡単にできる（参考：下記リンク）
課題②評価シートの名前付けに統一性がなく、検索性が悪い
評価シートを検索する際に、名前の付け方が統一されていないとうまく見つけられません。フルネームが入っていなかったり、評価年度の記載がなかったりすると目視で探すのも一苦労。
解決策：シート名をルール化し「＆」記号で自動生成
あらかじめ評価シートの名称をルール化すれば、数式で簡単に一覧を作成できます。おすすめは下記の組み合わせ。
- 社員番号
- 氏名
- 年度
今回は例としてスプレッドシートで作成してみました。各項目の列を作り、入力したら「＆」記号でつなげてシート名を自動生成します。
【TIPS】数式に文字列を使う場合は「ダブルクオーテーション」で囲む
上記のように数式に文字列を使うときは、その部分をダブルクオーテーションで囲むのを忘れないようにしましょう。
課題③個別のファイルを開かないと誰が何を書いているかわからない
従業員のファイルを開かないと記載内容が確認できないのも大きな手間のひとつ。人数が増えれば増えるほど確認のための労力がかかります。
解決策：IMPORTRANGE関数で内容を一覧表示する
Googleスプレッドシートの「IMPORTRANGE関数」を使えば異なるシートからデータを自由に参照できます。基本的な数式は下記のとおり。
スプレッドシートキーとはスプレッドシートのURLです。/d/以下だけでもかまいません。また「edit」以降も不要です。範囲の文字列にはシート名とセル名が入ります。使用例は下記になります。
評価シートに進捗管理用のセルやチェックボックスを設ければ、管理用のスプレッドシートを開くだけで進捗状況がひと目でわかります。
参考 IMPORTRANGE - ドキュメント エディタ ヘルプGoogleヘルプ）課題④設定した計算式が壊れる
せっかく設定した計算式が壊れると修正の手間がかかります。データも正しく反映されません。
解決策：シートの保護機能を使う
GoogleスプレッドシートやExcelにはシートまたはセル範囲を保護する機能があります。保護機能を使えばまちがって数式を変更することもありません。
課題⑤進捗管理とリマインドメールに時間がかかっている
Excelや紙を使った評価業務の運用ではリマインドメールなどの催促業務も負担になりがち。提出状況を見ながら個別に口頭で催促をすることも少なくありません。
解決策：無料のタスク管理ツール「Trello」を使う
無料のタスク管理ツール「Trello」なら、進捗状況やリマインドメールを自動で行えます。Trelloはカード型のタスク管理ツールです。評価業務のワークフローを一元管理でき、チェックリストの作成やタスクの期限設定も可能。ExcelファイルやスプレッドシートURLの共有もできるので、活用すれば運用の効率化ができます。
【TIPS】Trelloの運用ルールを決めておこう
最初にTrelloの運用ルールを決めておくことが重要です。
- 進捗を反映する担当者
- トレロのカード名のルール
などは、あらかじめ決めておくとよいでしょう。
Googleスプレッドシート運用は閲覧権限に注意
Googleスプレッドシートはクラウドで簡単に共有できるのが魅力。ただし、被評価者が自己評価を記入した後、評価者がフィードバックを記入する際には本人に見られないよう、いったん閲覧権限を解除する必要があります。残念ながら自動で簡単にやる方法はないので、手動でやる必要があります。
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４．有料で利用する場合のメリット
ここまで、無料で人事評価システムを利用する方法をご紹介しました。全くできないわけではありませんが手間はかかります。では有料サービスを使うとどのようなメリットがあるのでしょうか？ 4つご紹介します。
①人数や機能制限を解放できる
有料版は無料トライアルでは使えなかった機能や、人数制限を解放できます。料金体系にもよりますが、社員が増えたとしても継続利用が可能です。また、人事評価業務だけでなくパルスサーベイなど他の機能が使えるものもあるので、システム導入による効果がより高まるでしょう。
②データ保持期間に制限がない
利用を継続する限りデータが保持されます。保持期間が決められていると、定期的にバックアップをとる必要があるなど、効率的にデータの一元管理ができません。有料版にすることでデータの一元管理ができます。過去のデータも容易に閲覧できるので、評価や面談内容の引き継ぎも円滑にできます。
③クラウド型ならテレワーク下でも評価業務ができる
スタンドアロン型のフリーウェアでなくクラウド型の有料サービスなら自宅でも評価業務ができます。フリーウェアのなかには社内ネットワークでしか動かないものもありますが、クラウドサービスならスマートフォンなどのモバイル端末からもデータの閲覧や入力ができます。
④評価業務を大幅に効率化できる
ExcelやGoogleスプレッドシートに比べ、人事評価クラウドなら大幅に業務を効率化できます。上述のとおり、ツールを駆使すれば無料でもある程度の業務効率化は可能ですが、それでもツールを複数使うとなれば、やっぱり面倒。人事評価クラウドなら評価データだけでなく、評価シートの配布、回収、集計という一連のワークフローもひとつのシステムで一元管理できます。
GoogleスプレッドシートとTrelloで行う方法は無料ですが人数が増えると手間も増大します。スプレッドシートの設定やTrelloのカード設定などでミスが発生する可能性もゼロではありません。100名以上の規模なら有料版の検討をおすすめします。
有料ツールでも、無料トライアルを提供しているものがあります。無料ツールでの運用を決める前に、有料ツールの機能を体験してみるもの重要です。
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５．有料か無料で迷ったら
①従業員数が少ないうちは無料で利用する
従業員数が50名以下など、少ない場合は無料ソフトやExcelなどを利用するのもよいかもしれません。従業員が少ない場合は業務にかかる時間もある程度抑えられます。Excelやスプレッドシートの作成・管理の手間もそれほどかからないでしょう。
ただ、将来的に社員が増える予定があるなら、早いうちからシステムを導入するのも有効です。従業員規模が大きくなればなるほど、データの移行や業務レクチャーなどシステム導入の労力が増加するからです。
②紙メインで行っているならまずはExcelやスプレッドシートへ移行する
現在、紙ベースで行っているならばひとまずExcelやスプレッドシートへ移行するのもありです。人事評価クラウドほどではありませんが、業務の効率化につながるでしょう。ただし、在宅やテレワークでのExcel管理には限界があります。その場合はGoogleスプレッドシートがおすすめです。
③費用対効果を算出してみる
有料利用に抵抗がある、あるいは上司を説得しにくい場合は、導入による費用対効果を算出してみるとよいでしょう。クラウド型人事評価システムの相場は月額数千円から数万円です。システムを導入することで、どれだけの効果が見込めそうかを算出し、運用コストと比較することで導入の意義がより明確になります。
新しく導入しようとしているシステムの費用対効果の算出は簡単ではありません。実際にシステムを提供している企業に算出を依頼してみると良いでしょう。カオナビなら無料相談で費用についても気軽に相談できます ⇒ とりあえず資料を無料でダウンロードしてみる
６．費用対効果の算出例
費用対効果の算出といっても、パッとイメージがわかない方もいるかもしれません。そこで、費用対効果を算出する方法を具体的に解説します。
①工数削減
人事評価システムを導入することで、どれだけの時間削減につながるのかを算出しましょう。システム導入の効果を可視化するなら、業務負担の削減が比較的シンプルで伝わりやすいです。手順としては下記のとおりです。
（１）人事評価業務に必要な工程を洗い出す
まず人事評価業務に必要な作業工程を洗い出します。組織によって異なると思いますが、評価業務には概ね下記のような工程が必要です。
- 評価シート配布
- 評価シートへの記入
- 一次評価
- 二次評価
- 面談のスケジュール調整
- 評価シートの進捗管理（催促）
- 評価シートの回収と集計
- 評価調整会
- 評価の決定
- 評価の反映
- 評価フィードバック
（２）現在、各工程でどれだけ時間（工数）がかかっているかを算出する
洗い出した工程で現在どれだけ時間がかかっているかを算出します。この例では黄色い網掛けの箇所に、人事評価担当者ひとりが1回の評価業務にかける時間を記載しています。
（３）システム導入によって各工程がどれだけ改善されるかを算出する
システムを導入することによって現在かかっている時間がどれだけ改善できるかを算出します。この例では、「【カオナビ人事用語集】費用対効果算出テンプレート.xlsx」（下記で無料ダウンロードできます）を活用し、算出しました。青い網掛けの部分に改善率を入力すると、右側に改善後の工数が計算されるよう数式を入れています。
（４）削減できる工数に時間単価を掛け合わせ、削減効果を金額換算する
最終的に、削減できる工数に従業員の時間単価を掛け合わせることで、削減効果を金額換算します。金額換算することで、導入コストとの比較ができます。具体的には下記のような数式です。
削減時間×時間単価＝削減効果（金額換算）
たとえば年間の削減時間が100時間、時間単価が5,000円の場合は下記になります。
費用対効果算出用のExcelテンプレートをご用意しましたので、ぜひ活用してください。実際には企業によって計算方法や定義などが違いますので、自社にあわせてカスタマイズしてくださいね。
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【カオナビ人事用語集】費用対効果算出テンプレート
②コスト削減
システムを導入することによるコスト削減は工数だけでなく、他の指標でも算出できます。もし既存で何らかのシステムを利用しているなら置き換えによる効果も算出しておきましょう。そのシステムの利用料や保守料、自社サーバーの運用コストなども対象にする必要があるでしょう。
③事業への貢献
単純に金額換算することは難しいかもしれませんが、事業への貢献も導入効果として明確にしておきましょう。人事評価システムを導入する目的にも直結します。たとえば、人事評価システムを導入することで下記のような事業貢献が期待できます。
- 従業員エンゲージメントの向上
- 従業員満足度の向上
- 離職率の低下や定着率の向上
- チームの生産性向上
- 採用コストの削減
人事評価システムは、人事評価だけでなくタレントマネジメントや労務機能をもったシステムも存在します。そのため費用対効果の計算を人事評価だけで行ってしまうと、本来得られる効果よりも低く見積もってしまう可能性があるので、注意が必要です。
人事評価だけでなく、タレントマネジメントにも対応。人事評価システム「カオナビ」の紹介資料の無料ダウンロードは ⇒ こちらから
７．人事評価システムを選ぶポイント
人事評価システムを選ぶ際に押さえておくべきポイントをご紹介します。
①提供形態
人事評価システムの提供形態は大きく2つがあります。
（１）オンプレミス型
自社サーバーに導入するタイプがオンプレミス型です。自社に合わせてフルカスタマイズが可能な点が特徴ですが、導入の初期費用はそれなりにかかります。事業規模が大きい企業などが採用するケースが多いです。
（２）クラウド型
インターネット上でシステムを利用するタイプがクラウド型です。インターネットとWebブラウザさえあればどこでもデータの閲覧や入力ができ、モバイル端末でも利用できます。一方でオンプレミス型と違いカスタマイズ性が低いというデメリットもあります。
②機能
そのシステムで提供している機能で自社の業務が運用できるかは重要です。たとえば下記のような点は押さえておくとよいでしょう。
- MBO、360度評価、OKRなど自社の評価に対応しているかどうか
- ExcelやPDFなどへの帳票出力ができるか
- 柔軟な閲覧権限設定ができるか
③料金体系
システムによって料金体系は異なりますので、しっかりとチェックしましょう。オンプレミス型の場合は基本的に買い取り型であることが多く、初期導入費用だけで運用費用はかからないケースがほとんどです。
クラウド型の場合はオンプレミス型よりは安価ですが初期費用と、月額費用がかかります。月額費用はプランによって利用できる機能を分けるタイプや、利用する従業員数によって課金額が変わるタイプなどがあります。
利用する機能と人数を照らし合わせて、実際にかかるコストを試算しましょう。
④操作性
人事評価システムは多くの人が利用するので、操作性は必ずチェックしましょう。無料トライアルなどで実際の画面に触れることをおすすめします。たとえば下記のような視点でチェックするとよいでしょう。
- 画面は見やすいか
- モバイルなどでも見やすいか
- メニューはわかりやすいか、押しやすいか
- ドラッグ＆ドロップなどで直感的に操作できるか
⑤システム連携（API連携など）
システム連携機能を利用すると、既存の給与システム等へのデータ反映がスムーズになります。自社が利用しているシステムやサービスと連携が可能かどうか、確認しておくとよいでしょう。
⑥セキュリティ
人事データは個人情報ですので、セキュリティは重要です。たとえば下記のような項目をチェックするとよいでしょう。
- ID／パスワード認証機能の有無
- ISO27001取得の有無
- プライバシーマーク取得の有無
自社に情報システム担当が在籍している場合は、セキュリティポリシーを満たしているかどうか確認しておくことをおすすめします。
⑦サポート
ベンダーのサポート体制も必ず確認しましょう。サポートには初期導入時のサポートと、運用時のサポートがあります。システムは導入して終わりではなく、組織に定着しなければ大きな効果は期待できません。導入だけでなくその後もサポートしてもらえるか確認しましょう。
また、サポートのなかには費用がかかるものもあるので、どこまでが無償なのか確認しておきましょう。
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８．【おすすめ】操作性が抜群！ 無料サポートも充実の「カオナビ」
カオナビは操作性が抜群、「マニュアルいらず」で誰もが使える人事評価クラウドです。
特徴① 今の評価業務をそのまま再現できる
MBO、OKR、360度評価、コンピテンシー評価、1on1などさまざまな評価業務に対応できます。Excelと同じような操作で評価シートを自由自在に編集できます。テンプレートも14種類と充実しているので、新しい制度もスムーズに導入できます。
特徴② 進捗状況をパッと把握、リマインドも簡単
評価シートを誰が入力したか、一覧画面ですぐに確認できます。催促のメールも未対応者だけに一括送信できます。
特徴③ 無料で利用できるサービスも充実
無料デモやトライアルだけでなく、導入後の無料サポートも充実しています。業務に役立つ資料も豊富に提供しています。
カオナビの無料サービス
カオナビでは下記のサービスを無料で受けられます。
（１）お役立ち資料のダウンロード
OKRや1on1など評価業務に関するお役立ち資料を無料でダウンロードできます。
（２）デモ・トライアル（オンラインも可能）
無料のデモやトライアルも可能です。デモはWeb会議にも対応。無料トライアルはテスト環境にログインして実際の操作性を確認できます。
（３）セミナー
人事担当者向けのセミナーも無料で受講できます。有料プランユーザーでなくても多くのセミナーやカンファレンスに無料参加できます。
（４）サポート
無料で利用できるサポートは下記の4つです。
トレーニングセミナー
カオナビにはじめて触れる方向けのセミナー。評価フローなどの各種トレーニングセミナーがあります。
サポートサイト＆デスク
充実したオンラインマニュアルで困ったときにも安心。電話やメールでの質問もできます。
活用ノウハウ
悩み別にカオナビの効果的な使い方やコツを紹介しています。人事の方へのインタビュー記事などもあります。
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ユーザー会
カオナビユーザー同士のコミュニティです。ゲスト講師などを招いて活用事例を学ぶことができます。また、参加者同士で交流することもできます。
カオナビの口コミ
無料のデモで「使いやすさ」がわかった｜株式会社やる気スイッチグループ
無料のデモを見たときに、画面が圧倒的にシンプルでした。評価業務の改善のために新しい人事評価システムを探していましたが、システムは使いこなせなければ意味がありません。カオナビは操作しやすくパッと見るだけで情報が入ってくる。みんなが使えるシステムとして最適だと思いました。
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自社を理解し、寄り添ったサポートが決め手に｜株式会社チュチュアンナ
カオナビの担当者は私たちの課題を親身になって聞き、その解決策を提案してくれました。サポートも丁寧で運用もスムーズでした。360度評価の業務効率改善のためにシステムを検討していましたが、私も管理部門のスタッフもITに強いとはいえません。手厚い無料サポートがあることで安心してシステムを活用できています。
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無料のセミナーで使い方を覚えられた｜株式会社ダンクハーツ
カオナビは操作が簡単なので初期設定にも困りませんでした。無料セミナーも定期的に開催されているので、そこで一通りの操作を覚えることができました。もともとスプレッドシートで評価業務を行っていて、全員分のスプレッドシートをチェックするのがとても手間でしたが、今では半分以下の時間でできています。
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