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人事情報管理とは、従業員の情報を管理することです。ここでは、人事情報管理や管理システムについて解説します。
目次
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１．人事情報管理とは？
人事情報管理とは、従業員に関する情報を管理すること。管理する情報には、従業員の氏名・性別・生年月日・住所・入社や退職の年月日・保有資格やスキル・研修受講歴などがあります。
人事情報管理を行うと、人事担当者の負担軽減や適材適所の配置実現、効率的な人材育成ができるようになるのです。
人事情報管理と労務管理の違い
労務管理とは、勤怠・給与計算・社会保険や税金・福利厚生・労働安全衛生といった、計算や管理を行うこと。人事情報管理との違いは、下記のとおりです。
- 労務管理：人事業務の一部を管理
- 人事情報管理：従業員の就労に関わる一連の人事情報を一括して管理
従業員のあらゆる人事情報を集約するには労力がかかります。
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2．人事情報管理を行う際に重要な「人事情報」について
人事情報管理を行う際に重要なのは、人事情報です。人事情報とは、従業員に関する基本データのことで、人事情報管理では、人事情報をベースにしてさまざまな分野に紐付けされるようになっています。
基本的な人事情報
基本的な人事情報とは、従業員の氏名・性別・住所といった個人情報のこと。人事情報は給与計算にも用いるため、生年月日・役職・雇用形態・勤務年数・社会保険や税金・家族構成といった情報をあわせ、人事情報として管理するケースもあります。
人事情報は、企業が従業員を雇用する際のベースとなる重要な情報なのです。
人事情報は個人情報なため、注意が必要
人事情報が取り扱う個人情報は機密情報に当たるため、管理・取扱いに十分に注意しなければなりません。「パソコンの画面に人事情報を表示したまま離席しない」「人事情報の書類を置きっぱなしにしない」など、徹底した人事情報管理に取り組みましょう。
人事情報の漏えいを防ぐには
人事情報の漏えいを防ぐめには、人事情報の内容と人事情報の漏えいリスクの把握が重要です。判明したリスクに対しては、リスク低減のための適切な施策や措置を講じます。リスクをコントロールできれば、重大なトラブルを回避できる可能性が高まるでしょう。
人事情報は人事だけでなく営業などでも役に立つ
人事情報は、営業のように人事部門以外の部署でも活用できる情報となります。情報の活用例は、下記のとおりです。
- 担当者の人事情報をもとに、相手に沿った効果的なアプローチを考える
- 自社の人事情報をもとに、顧客と同郷・同窓である人物を窓口に置いて、顧客との距離を縮める
人材情報も集約しただけでは意味がありません。
適切に管理をしながら、強い組織づくりに活用することが重要です。
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３．人事情報管理システムを導入する目的とは？
人事情報管理システムを導入する目的4つについて、解説しましょう。
- 人材の確保
- 適切な人材配置
- モチベーションの向上
- 会社のイメージアップ
①人材の確保
人材の確保とは、経営計画をもとにした採用計画に沿って人材を採用し、教育研修などで人材を育成して、従業員を戦力として定着させること。人事情報管理システムを導入すれば、こうしたプランを効率的に実施できます。
②適切な人材配置
人事情報システムでは、従業員に関する就業データを一括管理できますし、情報を連携・分析させれば、従業員の適性を見極められます。それを人材配置に活用すれば、適材適所の人材配置が実現できるでしょう。
③モチベーションの向上
人事情報管理システムを活用すれば、人事情報を客観的かつ公正に把握できます。その結果、従業員一人ひとりの人事管理が適正に行われ、従業員のモチベーションが向上するといった好循環が生まれるでしょう。
④会社のイメージアップ
人事情報管理システムを導入している企業は、人事管理についてしっかり取り組んでいる印象を内外に与えます。「従業員を大切にする会社」といったイメージが構築できれば、従業員の流出防止や優秀な人材の採用などにもつながるでしょう。
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４．人事情報管理システムの項目
人事情報管理システムの項目は4つに分類できます。それぞれについて解説しましょう。
- 基本情報
- 勤怠情報
- 実績・履歴
- マインド
①基本情報
基本情報とは、従業員の氏名・生年月日・住所・性別・所属・役職・等級・入社年月日・退社年月日などのことで、これらは企業が確実に把握しておくべき項目です。結婚や引っ越しなどによって基本情報に変更が生じた場合は、速やかに情報を修正します。
②勤怠情報
勤怠情報とは、従業員の遅刻早退・残業時間といったデータのことで、従業員の給与計算の際に用いる、極めて重要なデータかつ日々正確に管理されるべき情報です。勤怠情報が正しく管理されていないと、適正な給与の支払いに支障をきたす場合があります。
③実績・履歴
実績・履歴とは、従業員の職歴・学歴・所属履歴・評価履歴・研修受講歴・受賞や表彰歴成果などのこと。従業員が入社する前から現在までの経歴といった各種データを管理すると、今後の配属や能力開発などの参考にできます。
④マインド
マインドとは、従業員一人ひとりに関する面談記録・適性検査結果・キャリア志向・満足度調査結果などのこと。一見、可視化が難しいように感じられますが、面談や調査などを通じて得られた結果をベースにすれば、情報を蓄積できます。
人事情報管理システムを導入して効果的に活用するには、上記項目の情報を常に最新に保つ必要があります。
そのため更新のしやすさ、使い勝手の良さもシステムを運用していくうえで重要なポイントです。
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５．人事情報管理システム構築のポイント
人事情報管理システムを構築する際、押さえておきたいポイント4つについて解説します。
- 導入の目的を明確にする
- セキュリティ対策
- 運用ルールを定める
- データの一元化
①導入の目的を明確にする
何を実現したいのか・どんなシステムを重要視したいかといった導入の目的を明確にします。例として挙げられるのは、「総合的な人事情報管理」「勤怠管理に特化した情報管理」などです。
②セキュリティ対策
人事情報管理で取り扱う情報は、個人情報です。個人情報は、極めて高いレベルで漏えい防止対策をしながら、厳正に管理しなくてはなりません。万全なセキュリティ対策を施して、情報漏えいのリスクから企業を守らなければならないのです。
③運用ルールを定める
運用ルールとは、人事情報管理システムを運用する際、情報管理の責任者や権限者の設定・更新に関わるルールなどを定めること。ルールにのっとって適正にシステムを運用して初めて、管理システムの効果的な活用が実現します。
④データの一元化
人事情報管理システムが網羅する項目は多岐にわたるため、一元管理はかんたんに進みません。しかし必要なデータをいつでも自在に活用できるよう、管理体制の構築に努めるべきです。
人事情報管理システム選定の際には、上記がクリアできるかを見極める必要があります。
また、操作や一元化に必要なデータの取り込みはカンタンか、細かい閲覧制限は可能か、外部システムとの連携など事前に確認しておけば、企業成長に有効な人事情報管理システムを構築できるでしょう。
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６．人事情報管理システムの選び方
人事情報管理システムの選び方について、4つのポイントから解説します。
- 利用目的に合っているか
- 連携できるシステムか
- 操作性
- クラウド型かオンプレミス型か
①利用目的に合っているか
人事情報管理システムには、正確な情報入力・人材活用・人材育成など、特定分野に特化したものがあります。自社の利用目的を考え、利用目的に特化したシステムを選択しなければ、導入後に活用価値を見出せなくなってしまうでしょう。
②連携できるシステムか
導入したシステムが他のシステムと連携しない場合、ダウンロードしたデータを形成してアップロードするため、操作過程でミスや情報漏えいなどのリスクにさらされます。システム間の連携ができるか否かは、選択の際の重要なポイントになるでしょう。
③操作性
導入前に下記のような項目についてチェックすると、システム導入後のトラブル回避につながります。
- 使いやすいか、分かりやすいか
- マルチデバイス対応かどうか
④クラウド型かオンプレミス型か
2つの方式はそれぞれ、下記のような違いを持ちます。両者の性質を理解したうえで、コスト・手間・情報漏えいなどの面を比較検討しましょう。
- クラウド型：サービスを提供する企業のサーバーを借りてシステム運用する
- オンプレミス型：自社サーバーの専用回線で利用者の端末と接続してシステムを運用する
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