人事管理ソフトとは？ クラウド型ソフトでできること、機能、効果、導入メリット、選び方・比較のポイントなどについて

人事管理ソフトとは人事データを管理するソフトのことです。ここでは、人事管理ソフトについて、詳しく解説します。

１．人事管理ソフトとは？

人事管理ソフトとは、従業員の個人情報をベースとした、人事業務に必要となるデータを管理するソフトのこと。導入すれば多岐にわたる煩雑な人事業務の効率化を図れるため、多くの企業で導入が進んでいます。

人事業務を管理・サポートするソフト

人事管理ソフトとは、人事業務を管理・サポートするソフトのこと。人事管理ソフトには、人事管理に必要となるデータを一括管理できる機能が搭載されており、「人事担当者の負担を軽減する」「効率的に人事業務を遂行する」といった仕組みが整っています。

経営資源のひとつである「ヒト」の有効活用は企業の将来を左右するため、人事管理ソフトの活用を始める企業は少なくありません。

そもそも「人事管理」とは？

人事管理とは、経営資源である「ヒト」を効率的かつ効果的に管理すること。企業の経営ビジョン実現やビジネス戦略の推進を目的として「ヒト」を活用します。

企業の競争力を高めるためにも、人事管理を通して個々の従業員の特性を活かすことが求められているのです。それにより人材管理は人材マネジメントとも呼ばれています。

2．人事管理ソフトの機能を紹介

人事管理ソフトに搭載されている、2つの機能について解説しましょう。

1. 人事業務と労務業務を管理する機能
2. 人材マネジメント業務を管理する機能

①人事業務と労務業務を管理する機能

• 人事業務：採用・人事評価・人事異動・人材育成など、従業員一人ひとりを対象としたさまざまな業務
• 労務業務：勤怠管理・給与計算・社会保険手続き・健康診断といった、企業全体を対象とした業務

人事管理ソフトは、人事業務と労務業務の双方を管理するのです。

②人材マネジメント業務を管理する機能

人材マネジメントとは、「採用面接日の調整」「人事の評価」「人事異動シミュレーションによる人材配置」「モチベーション管理」などのこと。

人事管理ソフトには、従業員の個人データを管理するだけでなく、データを活かした人事施策を活用するための機能も備わっています。

３．人事管理ソフト使用にあたってのメリットとは？

人事管理ソフトの使用によって得られるメリット6つについて、解説します。

1. 人事データの一元管理
2. ミスの削減
3. データの可視化
4. 適切な人材を補強
5. 社内人材の育成が容易になる
6. セキュリティの強化

①人事データの一元管理

従業員の人事データを一元管理すれば、人事担当者の管理業務を簡素化したり人事データを多角的に判断したりできます。つまり一元管理によって、業務の効率化や効果的で発展的な人事管理を実現できるようになるのです。

②ミスの削減

人事管理ソフトには、給与などの計算に関する機能や社会保険や税制などの法改正に対応する機能が備わっているものも。こうした機能の活用により、「ミスを減らして効率を高める」「法改正の対応漏れをなくす」といった効果が期待できます。

③データの可視化

人事管理ソフトを活用すると、「給与など数値化されたデータを可視化して明確にする」「さまざまな人事データを複合的に活用して新しい問題を顕在化させる」「人事データを従業員の間でスムーズに共有する」などを実現できます。

④適切な人材を補強

人事管理ソフトを用いて蓄積された人事データを分析すれば、最適な人材配置や優秀な人材の発掘、管理職の厳選が可能になります。重要な経営資源である「ヒト」の適切な補強や配置の実現は、導入の大きなメリットでしょう。

⑤社内人材の育成が容易になる

人材管理ソフトには、eラーニングシステムを搭載したソフトもあります。いつでもアクセスでき、個々に合わせてトレーニングできるといった特徴を持つeラーニングシステムは、人材育成に向けて積極的に活用したい機能です。

⑥セキュリティの強化

人事データの多くは、機密性の高い個人情報です。このような人事データを漏えいリスクから守ることも、重要な課題となっています。

人事管理ソフトには、機密情報を守るための機能が搭載されているものも多いため、ソフト導入でセキュリティ対策を強化できるようになるのです。

４．クラウド型人事管理ソフトとは？

クラウド型人事管理ソフトとは、インターネットを経由してアクセスした管理事業者のサーバー上にある人事管理ソフトのこと。ここでは、注目されているクラウド型人事管理ソフトについて解説します。

スタンドアロン型との違いは？

スタンドアロン型とは、インターネットや他の機器との接続なしに、そこから切り離されて動作する状態のもの。クラウド型と異なり、他システムや他端末との通信はできません。これが端末間の通信ができるクラウド型との、大きな違いになります。

時間や場所を選ばずに利用できる

クラウド型人事管理ソフトの特徴は、時間と場所を選ばずに利用できること。インターネットのオンライン環境があれば、いつでもどこでもソフトにアクセスできます。ソフトによっては、スマホといったデバイスからもアクセス可能です。

初期費用を抑えられる

クラウド型人事管理ソフトを導入する際、パソコンやスマホといった端末の用意さえあれば、他に事前購入すべきものはありません。そのため、初期費用が抑えられるのです。

安全性の高いソフトを容易に導入できる

インターネット経由で利用できるクラウド型人事管理ソフトは、安全性の高いソフトといえます。初期費用が低くなるだけでなく、安全性の高いソフトを容易に導入できる点は、大きなメリットでしょう。

５．人事管理ソフトの選び方・比較のポイントとは？

人事管理ソフトを比較して選ぶ際のポイント4つについて、解説します。

1. 導入の目的を明確にする
2. 操作性
3. サポート性
4. クラウド型とオンプレミス型、どちらを選択するのか

①導入の目的を明確にする

人事管理ソフト導入を検討する際は、「人事管理の現状」「人事管理において解決が求められる課題」について明確にします。導入によって解決したい課題をはっきりさせれば、より合うソフトを選択できるでしょう。

②操作性

人事管理ソフトは、人事担当者や経営陣のほか、一般の従業員が使用するケースも考えられるため、多くの人が操作性しやすいと感じるものを導入できれば、活用範囲が広がります。無料トライアルを活用し、操作性を確認してみましょう。

③サポート性

サポート性とは、長期的かつ継続し、緊急時にも迅速に対応してくれるといったバックアップのこと。サービス面やセキュリティ面で十分なサポートが受けられれば、さまざまなリスクを防げます。サポート内容の確認・検討をしましょう。

④クラウド型とオンプレミス型

• クラウド型：ソフト提供会社のサーバーを使用
• オンプレミス型：自社サーバーから専用回線で端末を接続

両者の違いを理解したうえでメリットとデメリットを検討し、自社に最適なソフトを選択しましょう。