人事データをクラウドで一元管理して、人事業務を効率化！
顔写真付きのデータベースで組織を見える化する「カオナビ」
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人事データ管理とは、人事業務に必要な従業員の情報をデータで管理すること。ここでは、データベース構築の目的、項目例や活用事例、そしてシステムの選び方について解説します。
目次
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１．人事データ管理とは？
人事データ管理とは、従業員一人ひとりの情報をデータベースにまとめ、管理すること。HRテクノロジーの進展により、可能となった事柄です。
人事に関するデータを集約して見やすくしたもの
人事データベースとは、人事上のデータを集約し、データベース化して利用しやすくしたもののこと。閲覧や共有、分析などを目的として作成されています。
目的に応じてデータベースの形は異なりますが、多くは氏名や年齢、所属などの基本属性とスキルや勤務形態をもとにつくられます。企業によっては、従業員の性質や行動データを組み合わせて使用しているケースも。
人事データを管理しきれていないのが企業の現状
「使いたいデータをシステムから取り出せない」など、人事データを管理しきれていない現状も多いです。使いたいデータを既存のシステムでうまく管理できず、Excelなどで別管理するなど一元化できていない例が多々見受けられます。
大きな要因として挙げられるのは、人材データを取り扱うシステムが戦略的に一元化できていなかったという点でしょう。
紙やExcelでの人事データ管理は情報が散在して必要な時に引き出せないだけでなく、人事業務の手間も増えるもの。
クラウド型のデータベースで人事データを一元化＆見える化すれば、人事業務の効率化がはかれます。さらに、顔写真付きのデータベースで組織が感覚的に把握できるだけでなく、必要なデータをいつでもカンタンにアウトプットできる環境を構築します。
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２．人事データ管理の「人事データ」にはどんなデータが含まれているのか？
人事データ管理の「人事データ」に含まれるのは、従業員に関わる基本情報、従業員の個性や思考にかんするデータなどで、これらはデータベースの構築に欠かせません。ここからは、各項目について詳しく見ていきましょう。
- 基本情報
- 特徴や能力など個性
- 思考
①基本情報
基本情報とは、「個人の連絡先」「自宅の住所」「所属」「雇用区分」「異動履歴」などのこと。基本情報はすべてのベースとなるものですので、整備が必要です。
②特徴や能力など個性
特徴や能力など個性とは、「スキルレベル」「語学能力」「保有資格」で、人材育成などにおいて要となるデータのこと。
特徴の把握には、適性検査結果やキャリア志向、面談履歴や上司メモなどを活用するとよいでしょう。このような特徴を可視化すると、マネジメントに差異が生まれます。
③思考
従業員の思考を把握するには、「一人ひとりがどう考えているか」アンケートを取り、そのデータを集計します。それにより、従業員満足度（エンゲージメント）の向上も図れますし、離職率の低下も目指せるでしょう。
人事データを管理する上で、基本情報のみに留まっている企業も多いのではないでしょうか？
特徴や能力などのデータは人材育成に、思考の把握は従業員エンゲージメントの向上や離職防止に役立ちます。こうした情報を一元管理するには、カオナビのようなタレントマネジメントシステムの導入がおすすめ。
サーベイやアンケート機能も備えており、思考の集計・分析・管理まで一括で対応可能です。
３．人事データ管理構築の目的とは？
企業が人事データ管理を構築する主な目的は、業務効率化と経営の促進です。近年、働き方も多様化しており、人事業務の幅も広がっているため、多くの企業がシステムを導入しているのです。では、人事データ管理構築の目的を見ていきましょう。
人材を確保するため
企業の4大資産であるヒト・モノ・カネ・情報のうち、中枢となるヒトのため、企業は優秀な人材を確保に努めます。
しかし優秀な人材の確保だけでは、不十分なのですがそれはなぜでしょうか。なぜならその人材の能力を最大限に発揮させるには、適切な人材配置などが必要となるからです。
管理職の業務効率化を図るため
人事データ管理によって、データが可視化されるため、労働時間の管理や生産性向上への施策が行いやすくなります。
またExcelや紙で管理していたものをデータ化すると時間が短縮されるため、残業時間の減少はもちろん、本来やるべき業務に十分な時間を割けるようになるのです。
人事評価を正しく行うため
従業員の成績にもとづいて査定し、それを報酬や等級に反映します。そのため人事評価は誰もが納得する評価方法で行う必要があるのです。
また評価はモチベーションに直結するため、明確な尺度の存在が必要といえます。そのため近年、上司だけでなく同僚などからの評価も加味する360度評価が普及しているのです。
従業員のモチベーションを管理するため
あいまいな人事考課基準ですと、従業員は努力を評価されているという実感を得にくいものです。適正な人事管理体制によって従業員の努力が正当に評価されれば、モチベーションアップや生産性の向上につながるでしょう。
業務効率化と経営を促進するためには、使いやすい人事データ管理を構築することが重要です。
カオナビはシンプルな機能ながら、組み合わせ次第でさまざまな使い方ができるタレントマネジメントシステムです。
誰でも使いこなせるよう設計されたシステムのため、カンタンに人事データベースを構築できます。
専任スタッフによる継続的なサポートも安心。
４．人事データ管理の項目例とは？
人事データ管理の項目について説明します。企業によって必要な項目は異なりますので、自社に必要な項目は何か考えてみましょう。
基本属性や職務内容など
基本属性や職務内容などとは、「年齢」「性別」「生年月日」のこと。基本属性に類似するものですが、現在の職務内容も押さえる必要があります。内容としては、「業務内容」「ミッション」「仕事の目標」などです。
実績や勤怠
実績や勤怠とは、「職歴や学歴」「所属履歴や評価履歴」「出勤時間や退勤時間」「残業時間や欠勤」などのこと。
入社前から現在に至るまで、従業員一人ひとりの実績をデータ化しましょう。また働き方に焦点を当てた、勤怠の項目化も重要です。勤怠状況を可視化すると、離職防止にもつながります。
マインド
生産性は、モチベーションといったマインドに大きく左右されますので、項目に入れておきましょう。マインドの可視化には、キャリア志向や面談結果、SPI結果などを活用します。またマインドを把握しておくと、従業員に対して適切なマネジメントが可能です。
能力・スキル
能力・スキルとは、スキルレベルや語学力、保有資格などのこと。ただし昔取得した資格などが現在も活用できるとは限りません。その際は、海外勤務経験やプレゼンの回数などを内容として加えてもよいでしょう。
また直接業務とは関わりのないスキルもデータベースに組み込みます。それにより情報の精度が増すでしょう。
人事管理システムを導入すればカンタンにデータ管理ができますが、システムによっては管理項目が固定されていたり複雑で使いにくいことも。
カオナビは、柔軟で誰でも使える設計のタレントマネジメントシステム。
自社に合わせて自由な項目で人事データを一元化できます。CSVでデータを取り込むことも、従業員にアンケートを実施して収集することも可能な運用しやすいシステムです。
５．人事データ管理の活用事例
企業ではどのように人事データ管理を行っているのでしょうか。ここからは、活用事例を3つご紹介します。データ管理活用によって一定の成果を生み出している企業を参考に、自社に合った方法を検討してみましょう。
ウェルズファーゴの活用事例
ウェルズ・ファーゴは、アメリカで最も支店数の多い金融機関です。ビジネス課題に対する情報提供を目的として人事データ管理を活用。タレントマネジメントなど従来的な人事データを活用し、そのデータを人事以外の現場でも使えるようにしているのです。
データは、個人データではなく、チームごとのエンゲージメントなど人事のトレンドデータとして提供しています。
Rejouiの活用事例
Rejouiは、HR・教育分野に特化したデータ分析やコンサルティングを行っている会社です。これまでさまざまな人事データ分析を実施。退職者の予兆を掴むために、勤怠データなどを活用した事例もあります。
人事部門とデータサイエンティストをコラボさせて、人事データ分析の強化に成功しました。
東急リバブルの活用事例
東急リバブルは、総合不動産流通業を全国展開している会社です。研修の受講履歴を一元化して従業員教育の強化を図るため、人事データ管理を導入しました。
一元管理によって育成研修の全体像が可視化されたため、本社と各事業部間で実施している研修の重複を防げるといったの効果が生まれたのです。さらには従業員の資格取得などに必要な研修の把握も可能となりました。
人材データをどう活用すべきか方向性や手法が定まらない場合は、こうした他社の活用事例を参考にするとよいでしょう。
カオナビなら、他社のユーザーに相談できるオンラインコミュニティやユーザー同士で事例共有ができるユーザー会など、実践的なサポート体制を整えています。
６．人事データ管理のメリットとは？
人事データ管理によって人事データを一元化すると、さまざまなメリットが生まれます。その内容について見ていきましょう。
- セキュリティの強化
- 適材適所の人事配置
- タレントマネジメント
- 明確な評価設定の実現
- モチベーション管理
- 人事評価の適正化
①セキュリティの強化
個人情報などを取り扱う人事部門では、セキュリティの強化が非常に重要です。しかし人事データ管理には、さまざまなセキュリティ機能があるため、機密情報を守れます。
その種類はさまざまです。たとえば「ユーザーごとに個別のパスワードを設定できる」「操作ログが保存可能で、トラブルを早期発見できる」といった機能があります。
②適材適所の人事配置
従業員一人ひとりの適性や保有資格、キャリアなどを一元管理すると、戦略的な人事配置ができます。集積された情報をもとに従業員の性格やスキル、履歴などを分析できるため、客観的かつ精度の高い配置が実現するのです。
現状の配置も分かりやすく可視化されるので、人事異動や組織編成などの有効な判断材料となるでしょう。
③タレントマネジメント
経営戦略に合った人材を発掘し、育成していくタレントマネジメントにも対応できます。プロジェクト始動前に、適した人材をデータから見つけ出したり、その人材を育成するために必要となる情報を抽出したりできるのです。
労働力人口の減少による人材難の時代において、タレントマネジメントは、重要な取り組みとなるでしょう。
④明確な評価設定の実現
人材データ管理の導入によって、評価項目を詳細に決められるため、正確な評価が実現します。また人物の特徴的な一面に影響され、そのほかの面も同じように評価してしまうハロー効果などの人的エラーも防げるでしょう。
さらには業績のあるハイパフォーマーとの相対評価も防げるため、従業員に公正なインセンティブを与えられるようになります。
⑤モチベーション管理
人事情報を経営層とオンタイムで連携して共有すると、部下のモチベーション管理につながります。モチベーションが下がる要因として挙げられるのは、自己評価と会社からの評価のズレなどです。
しかし原因を特定し、解決するには現状の把握が重要でしょう。収集したデータをさまざまな観点から分析すると、傾向を把握し、施策を進められるのです。
⑥人事評価の適正化
従業員一人ひとりの勤務態度や目標達成などのデータと、評価基準を照らし合わせて分析するため、公正な評価が行えます。また情報が一元化されているため、人事担当者間でのデータ共有が可能で、多角的な視点からの評価が実現するのです。
適切な評価により、従業員も評価に納得しやすくなるでしょう。
人事データ管理でこのようなメリットを得るには、データ管理だけでなく活用もできるシステムを選定することがポイントです。
カオナビは見える化した人材情報をもとにドラッグ＆ドロップでカンタンに最適配置シミュレーションができたり、スキルマップを作成して戦略的な人材育成計画をしたりできます。さらに従業員のモチベーション管理に役立つ機能も備えています。
7．迷っているときの参考に！人事データ管理システムの選び方
人事部門の業務効率化を始め、多くのメリットがある人材データ管理ですが、どのようなシステムを導入すればよいでしょうか。システムを選ぶ際に、押さえておくべきポイントについて解説します。
クラウド型かオンプレミス型か
人事データ管理システムには、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。
- クラウド型：オンライン環境があれば場所などを選ばず利用可能で、オフラインでは利用できない
- オンプレミス型：自社にサーバーを構築するためカスタマイズが自在だが、サーバーの構築や運用に費用がかかる
それぞれのメリット・デメリットをしっかりと把握して、選びましょう。
ほかのツールと連携できるか
すでに何らかのシステムを導入している企業も少なくありません。このような場合、新しいシステムに既存のデータを移行する必要があります。またカスタマイズの一環として、ほかのシステムを利用する場合、外部と連携しなければなりません。
作業の手間をできる限り省くためにも、ほかのシステムと連携ができ、そのプロセスがシンプルなものを選ぶとよいでしょう。
誰でも操作しやすい構造になっているか
一定の人だけでなく、誰もが使いやすいシステムかどうかの確認も大切です。扱いにくいシステムは、利用頻度が下がり、管理コストだけがかかるもの。選定の際は、実際に使用する現場担当者にテストをしてもらいましょう。
さらにクラウド型を導入検討している場合は、スマートフォンなどからもアクセスできるかあわせて確認します。
十分なセキュリティが備わっているか
オンライン環境で使用するクラウド型の導入を検討している場合は、セキュリティが最も重要なポイントとなります。サービスを提供している会社によってセキュリティ対策は異なるため、しっかりと比較検討しましょう。
しかし最近のデータ管理センターではさまざまなリスクを想定して対策を練っている場合がほとんどです。そのため自社サーバーよりも安全であるケースも多くあります。
手厚いサポート体制になっているか
どのようなシステムでも、トラブルはつきもの。人材データ管理システムでは個人情報などを取り扱っているため、早急なトラブル対処が必要不可欠です。「有事の際、どのようなサポート体制となっているか」事前に確認しておきましょう。
休日や深夜のトラブル発生時の対応まであらゆるケースを想定して確認しておくと、導入後も安心して利用できます。
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