人事情報管理システムとは？ できること、選定のポイント

人事情報管理システムとは、従業員の人事情報を管理するシステムのことです。ここでは、人事情報管理システムについて解説します。

１．人事情報管理システムとは？

人事情報管理システムとは、従業員の人事情報を管理するシステムのこと。従業員の人事情報には、下記のような事柄が含まれます。

• 氏名、生年月日、住所、家族構成などの基本情報
• 労働時間、給与などの就労情報
• 入社・退職年月日、人事異動、昇格などの社内履歴
• 目標管理、MBO管理などの人事評価
• 資格、研修情報などのスキル管理

人事情報を管理すると、人事情報を的確に把握したり情報を活用したりできるのです。

人事管理システムの目的

人事情報管理システムの目的は、「人事業務の効率化・高品質化」「リアルタイムの経営実現」。導入すれば、「人事情報管理の一元化」「人事管理業務の効率化」「人事情報の共有化」などが実現できるのです。

人事業務が充実すれば、「コア人材の発掘」「効果的な人材育成」「能力に応じた適材適所の人材配置」が可能になります。最終的には企業の人事戦略をリアルタイムで実現できるでしょう。

２．人事情報管理業務とは？

人事情報管理業務とは、「採用」「勤怠管理」「労務管理」「人事評価」「給与計算」など、従業員の就業に関するすべての情報を管理する業務のこと。

給与計算に必要なデータ収集を機に始まり、その後、人事情報管理の必要性が高まったため人事情報管理業務で扱う項目も徐々に増えました。

1. 勤怠に関するデータの管理
2. 労務の管理
3. 給与計算に関する情報の管理
4. 従業員情報の管理
5. 人事情報の管理

①勤怠に関するデータの管理

勤怠に関するデータとは、従業員の出退勤・労働時間・労働日数・有給休暇取得日数や残日数といった情報のこと。これらの管理により、「適正な給与の支払い」「過労の早期発見や予防対策の実施」などができるようになります。

②労務の管理

労務に関する情報とは、給与計算・税金・社会保険や雇用保険などの各種手続き・福利厚生・安全衛生などにかかわるもの。これらの管理により、「従業員にとっての働きやすい環境の整備」「従業員のモチベーションアップ」などが実現します。

③給与計算に関する情報の管理

給与計算に関する情報とは、給与計算に必要となるデータのこと。給与計算は、下記のようなプロセスで行われます。

• 勤怠データで基本的な労働時間を把握する
• 労務データで各種保険料などを把握する
• 給与計算で最終的に従業員に支払う給与を決定する

④従業員情報の管理

従業員に関するデータとは、「従業員の氏名」「生年月日」「住所」「家族構成」「入退社年月日」「各種保険の資格取得日」といった情報のこと。これらは人事管理の基本となり、すべての人事データはこの従業員情報に関するデータに紐付けられます。

⑤人事情報の管理

人事情報とは、「求職者の応募から採用までの採用情報」「従業員の異動履歴やスキル履歴、評価履歴」などのこと。配属や人事評価、人材配置や人材教育のもとになり、適正に管理してデータ間に連動性を持たせると、新たな問題や傾向を発見できます。

３．人事情報管理システム機能とできることとは？

人事情報管理システムの機能を活用すれば、従来よりも幅広い人事業務を効率的・効果的に管理できるようになるのです。ここでは、人事情報管理システム機能でできることを、下記3つに絞って解説しましょう。

1. 勤怠情報にもとづいた給与計算
2. 基本情報の管理
3. 採用に関わる業務の管理

①勤怠情報にもとづいた給与計算

勤怠管理のできるシステムには、出退勤・残業・有給休暇取得日数や残日数などについて、従業員の状況を分かりやすく管理する機能が搭載されています。また出退勤の打刻をスマートフォンで行うなど、タイムリーな勤怠管理も可能です。

このようなシステムを活用すれば、労務データや従業員データとの連動とあわせて、自動で給与額の計算ができるようになります。

②基本情報の管理

人事情報管理システムの機能を活用すれば、従業員の基本情報を管理できます。従業員の基本情報には、従業員の氏名・生年月日・住所・家族構成などがあり、これらは労務管理業務と密接にかかわっているのです。

システムの機能を活用すれば、「結婚や引っ越しなどによる氏名や住所変更ならびに入退社に伴う手続き」「年末調整の業務」などによって発生する書類の作成や申請を効率的に進められます。

③採用に関わる業務の管理

採用に関わるシステムでは、「応募者の情報」「応募の人数」「面接日程の調整」「選考結果の情報」などが一目で分かるように設計されています。

これらシステムの機能を活用すれば、採用計画に対する採用の状態を可視化し、スムーズに採用活動を進められるため、採用業務を一元化・簡素化できるようになるのです。

４．人事情報管理システムの導入のメリットとは？

人事情報管理システムの導入のメリットは、6つあります。それぞれについて解説しましょう。

1. 最新の人事情報が閲覧できる
2. 個人情報漏えいなどセキュリティ面の強化
3. 手計算による入力ミスの削減
4. データを管理して適切な人員配置に
5. 人事業務にかかわる人員数の削減
6. 人材の育成

①最新の人事情報が閲覧できる

人事情報管理システムでは、人事情報の更新が容易なうえ、リアルタイムで情報にアクセスできます。システムによっては、人事情報を自動更新できる機能も備えられているのです。

②個人情報漏えいなどセキュリティ面の強化

人事管理情報は重要な個人情報ですので、漏えいは決して避けなければなりません。人事管理情報システムを導入すれば、パスワードの設定によりアクセス権をコントロールできます。

システムの活用によって企業が個人情報の漏洩に対して具体的な対策を打てることは、大きなメリットだといえるでしょう。

③手計算による入力ミスの削減

人事情報管理システムでは、給与計算を自動で行えます。残業など月ごとに変更が予想される項目も、勤怠データと連動して自動で残業代を計算してくれるのです。社会保険料や雇用保険料といった各種保険料も、自動計算できます。

手入力・手計算によるミスを防止するには、人事情報管理システムの導入が効果的です。

④データを管理して適切な人員配置に

人事情報管理システムでは、従業員の「経歴」「能力」「資格」「業績」「異動履歴」といったデータを管理できます。こうしたデータを連携させると、従業員にとって最適な業務や部署を評価しやすくなるでしょう。

この評価をもとにして人員配置を実施すれば、適材適所の配置を実現できます。

⑤人事業務にかかわる人員数の削減

人事業務の幅は広いため、すべてを人事担当者の手で行うのは現実的ではありません。人事情報管理システムを活用すれば、下記ができるようになり人事の負担を大幅に削減できるのです。

• 会議用人事資料をシステム上のデータで代用
• 給与計算の自動化
• 各種手続きに関わる書類を自動で作成
• システムメンテナンスを外部事業者に依頼

⑥人材の育成

人材育成では、従業員一人ひとりの実績・評価・スキル・保有資格などのデータをもとにプランニングします。人事情報管理システムでこれらの情報を一元管理できれば、プランニングもスムーズに進むでしょう。

「ヒト」は企業の経営資源のひとつで、人材育成は企業の将来を左右しかねません。こうした課題に対してシステムを活用すれば、すべてを効果的に進められます。

５．人事情報管理システムを選ぶときに押さえておきたいポイント４つ

人事情報管理システムを選ぶときに押さえておきたいポイントは、4つあります。

1. ほかのシステムと連携できるか
2. 誰でもかんたんに操作できるか
3. 機能の追加や拡張が可能か
4. 導入後にサポートやフォローはあるか

①ポイント1：ほかのシステムと連携できるか

社内の複数のシステムが存在する場合、「既存のシステムとの連動性があるか」「既存のシステムへ、もしくは導入するシステムへのデータの移行が可能か」を確認しましょう。システム間の連携が難しいものは、使い勝手がいいといえません。

②ポイント2：誰でもかんたんに操作できるか

「パソコンの操作が苦手な人でも使いやすい」「経営者や一般従業員もデータを入力しやすい」といった、操作性に優れたシステムを選びましょう。マルチデバイス対応のシステムであれば、より操作性が高まります。

③ポイント3：機能の追加や拡張が可能か

システム導入当初は必要でなかった機能が、導入後に必要となるケースもあります。追加や拡張が可能であれば、新たなシステムを導入せず対応できるでしょう。また制度や法律の改正にも対応できるか、確認する必要もあります。

④ポイント4：導入後にサポートやフォローはあるか

導入後、「導入目的に応じて設定をカスタマイズしたい」「操作方法が分からない」「システムを有効活用する方法を知りたい」などが生じる場合もあります。こういったとき、万全なサポートやフォローを受けられるかどうか、確認しておきましょう。