社員管理ツールの機能・効果・メリット・選び方のポイントなどについて、詳しく解説します。
目次
１．社員管理ツールとは？
社員管理ツールとは、人材管理を効率よく、また効果的に行うためのツールのこと。社員数が多くなるほど、社員管理には膨大な作業時間がかかるもの。そこで社員管理ツールを使用すると、精度の高い効果的な社員管理が行えるのです。
社員情報を一括管理するツール
社員管理ツールとは、人事・労務などで必要となる社員情報をまとめて管理できるツールのこと。人事部門が管理する社員データは、「異動歴」「所属歴」「役職歴」「研修受講歴」「取得資格」「賃金」「人事考課データ」「表彰歴」などです。
それと同時に、正社員・派遣社員・パート・アルバイトなど、雇用形態ごとにも管理します。社員が多い企業に生じる膨大な情報を、効率良くまとめられるでしょう。
２．社員管理ツールでできる「社員管理」とは？
社員管理とは、会社の資源となる「ヒト・モノ・カネ・情報」のヒトに関わる部分を管理すること。社員管理ツールでできる主な項目は、下記のとおりです。それぞれについて見ていきましょう。
- 勤怠管理
- 労務管理
- 人材管理
①勤怠管理
勤怠管理では、社員の就業状況をデータとして可視化し適正に把握します。勤怠管理ソフトに備わっている機能は、下記のとおりです。
- 出勤と退勤の時刻を記録する打刻機能
- 勤怠集計
- 休暇管理
- 申請と承認フロー
- シフト作成
- 工数管理
- 食券の発行や弁当の注文ができる食事管理
- 36協定チェック
- 多言語対応
- アラートメール
- データのダウンロード
②労務管理
労務管理では、「賃金や労働条件などの調整」「社会保険や健康保険関連などの福利厚生」を管理します。具体的な業務は、下記のとおりです。
- 労働基準法をベースとした適正な労働時間や給与の管理
- 社会保険や健康保険関連の福利厚生の管理
- 安全衛生面の管理
- ハラスメント対策
このように労務管理は、社員が働きやすい環境を整える役割があるのです。
③人材管理
人材管理では、優れた人材の発掘や社員の育成計画を立てるために必要な社員データを管理します。人材マネジメントとも呼ばれている人材管理の具体的な業務は、下記のとおりです。
- 人材の採用
- 人材の育成計画
- 配置や異動
- 人事評価
- 報酬
- 福利厚生
３．社員管理ツールに備わっている「機能」とは？
社員管理ツールにはさまざまな機能があるのです。次に挙げるような機能を活用すると、人材管理を効率的に進められます。
- 人事労務管理
- 人材マネジメント
- 採用管理
- 目標管理・評価管理
①人事労務管理
人事労務管理として備わっている機能は、「労使関係の管理」「勤怠や労働時間管理」「給与計算」「福利厚生管理」「安全衛生管理」「就業規則管理」などです。さまざまな書類の作成と提出や、雇用契約書の作成と締結といった、業務の効率化が図れます。
②人材マネジメント
人材マネジメントは、企業間の競争で優位な状態を保ち、より強化するための人材採用や評価を行う機能です。
目的の達成に「評価制度」「報酬制度」「等級制度」などの人事制度を整備します。教育訓練をより充実させるなど、社員のモチベーションが引き出されるような仕組みを作っていくのです。
③採用管理
採用管理は、「求人募集」「応募受付」「面接のスケジュール調整」など、採用業務に関わる作業の管理を行う機能です。それにより下記が可能になります。
- ツール上で応募者と連絡を取る
- 応募者のデータを面接官に共有
- 経営陣と面接後の評価や進捗状況のシェア
④目標管理・評価管理
目標管理・評価管理に関するデータを一元管理します。「これまで紙やエクセルで行っていた目標管理シートの配布や回収」「集計やファイリングなどの作業」をシステム上で行い、業務の効率化を図るのです。
たとえば目標管理シートをシステム上に再現します。そしてMBO・OKR・360度評価をはじめとした自社独自の評価シートを反映するのです。それにより評価業務や進捗管理が容易になるでしょう。
４．社員管理ツールの導入メリットについて
社員管理ツールを導入するとどんなメリットが得られるのでしょうか。4つのメリットを紹介します。
- 人材育成の効率化
- 社員の能力から適した場所に配置できる
- 業務環境を見直して、ストレス軽減を図る
- 社員のスキルアップやキャリアアップ
①人材育成の効率化
「社員の評価をすぐに確認」「人事評価に必要なデータも確認」「社員の個性や能力、実績データを一元管理」などができるため、社員一人ひとりに適した人材教育が可能になるのです。
また情報をデータベースに蓄積したうえで人事評価を行えば、社員も評価に納得しやすくなります。これにより社員のモチベーションも高まるでしょう。
②社員の能力から適した場所に配置できる
社員の能力やスキルなどの情報がデータベース化されます。そのため客観的に評価したうえで、相手に合った部署に配置できるのです。
また特定の条件で人材を抽出する機能なども、備えています。これにより新規プロジェクトのチーム編成などで優れた人材を配置できるでしょう。社員の能力を最大限に活かせる適材適所の配置は、社員のモチベーションアップにもつながります。
③業務環境を見直して、ストレス軽減をはかる
社員管理ツールを導入すると、業務が一部自動化されます。それにより下記のようなメリットが得られるのです。
- 業務時間の短縮、工数削減などによる業務効率化
- 社員のストレスが軽減する
快適な環境で仕事できるようになれば、社員満足度が向上します。それにより業務への意欲も高まり、生産性も向上するでしょう。
④社員のスキルアップやキャリアアップ
社員管理ツールの導入によって人事評価が可視化されるため、適正な評価や配置が実現します。それにより、下記のような効果が得られるのです。
- 評価に対して社員の納得と理解が得られる
- 社員のモチベーションが上がる
- 社員個々の不足しているスキルや資格などが分かるため、キャリアアップへの目標が立てやすくなる
５．社員管理ツールを導入する前に決めておくこと3つ
人材管理を効率よく、かつ効果的に行うためにも、導入前に自社に最適なツールをしっかり選んでおきましょう。そのためにも導入前に、次に挙げる項目を明確にしておくのです。
- 導入目的
- 導入時期と範囲
- 運用ルール
①導入の目的
なぜ社員管理ツールを利用したいのか、導入目的を明確にします。
「正確な情報を入力したい」「人材活用や人材育成、配置に活用したい」「給与や勤怠業務を効率化したい」など、何を実現したいのかによって必要なツールは変わるもの。無料体験などを利用してツールの特性をよく知り、目的に合ったツールを選びましょう。
②導入時期と範囲
導入時期と範囲について、「いつから導入するか」「導入するための準備期間はどれくらい必要か」「どの部署に、またはどのプロジェクトに使うか」などから確認します。
一般的に、社員管理ツールを導入して軌道に乗せるまで、半年～1年ほどかかるとされているのです。そうした時間を考慮しながら導入時期を決めましょう。また現在の業務フローにどこまで対応できるのかについても、あわせて確認します。
③運用ルール
個人情報には、個人情報や人事評価など、第三者の閲覧を制限しなければいけない項目も多々。個人情報が多く含まれる社員管理ツールの運用は、管理者が責任をもって実施しましょう。
そこで導入前に、「誰が管理者となるか」「誰にどこまでの権限を付与するのか」といった、運用ルールをしっかり決めておくのです。
６．社員管理ツールを選ぶときのポイント4つ
社員管理ツールを選ぶ際に重要視するポイントは、次の4点です。それぞれのポイントについて解説しましょう。
- クラウド型かオンプレミス型か
- 既存のシステムと連携可能か
- サポート体制は充実しているか
- 操作性はどうか
①クラウド型かオンプレミス型か
社員管理ツールには、クラウド型とオンプレミス型があります。それぞれの特徴は、以下のとおりです。
- クラウド型…サーバーの導入や回線を自社で運用する必要がないので、初期費用や維持管理費が不要。日々開発が進んでおり、採用率が高まっている
- オンプレミス型…自社サーバーにデータを置き、社内専用回線を利用する。自社に管理コストは発生するが、情報流出のリスクは軽減される
②既存のシステムと連携可能か
既存のシステムとの連携について、以下のような観点からチェックします。
- 「勤怠管理ツール」「給与計算ツール」「労務管理ツール」「評価管理ツール」など、すでに導入しているツールと連携できるか
- ほかのシステムとデータを共有できるか
- データを取り込める形式で出力できるか
これまで蓄積してきた膨大なデータを新システムに移行できなければ、手作業で入力するなど無駄な作業が発生してしまいます。
③サポート体制は充実しているか
自社に合うサポート体制を確認したうえで、社員管理ツールを選びましょう。サポート内容の例は、下記のとおりです。
- 目標シート案の作成や報酬体系の設計
- 社員への説明会、面談までの定期的なミーティング
- ツール活用のための無料勉強会
- 専任の開発チームが訪問し、目標管理や評価の仕組みに添ってオーダーメイドの人事評価ツールを仕上げる
- メール、電話の相談や問い合わせに専任スタッフが常駐
④操作性はどうか
人事担当者だけでなく、システムに不慣れな人や初心者にも扱える操作性になっているツールを選びましょう。以下のような機能を搭載したシステムなら、良い操作性といえます。
- 標準言語を日本語、英語から選択できる
- 膨大な人事情報をカテゴリー別に分けられるため、必要な情報をすぐ見つけられる
- さまざまな部門で社員管理ツールを活用できる（クラウド型の場合）
