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社員管理データベースは、何のために作るのでしょうか。目的や作成できるシステム、活用事例や選び方のポイントについて、解説します。
目次
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１．社員管理データベースとは？
社員管理データベースとは、人材データを集約ならびに可視化して、活用可能にするシステムのこと。「社員の名簿や異動歴」「社員個々のスキル」「実績」などの社員データが、システム上でひとつに集約されるのです。
そもそも社員データとは？
社員データとは、人材管理で役立てられる社員のスキルや人事評価といった情報のこと。社員データを収集・分析する目的として挙げられるのは、「人材開発や人材マネジメント」「適材適所の人材配置」「職場環境の改善」などです。
残業時間や退社時間・早退・遅刻・欠勤など、勤務状況を可視化して、働き方の改善に活かすケースもあります。
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２．社員管理データベースを作る目的とは？
社員管理データベースを作る目的は、4つです。その内容について解説します。
- 自社の課題を分析する
- 人材戦略をスムーズにする
- 労働環境の改善に役立てる
- 労働者名簿を作成する
①自社の課題を分析する
社員情報の分析によって、取り組む必要がある人事や経営の課題を見つけられます。これまで社員情報の分析は、人事担当者や管理職などの経験値にもとづいて進んできました。
社員管理データベースを用いて、社員個々の「勤怠情報」「人事評価」「キャリア情報」「業績情報」「スキル情報」などの膨大な人事データを分析すると、客観的な根拠にもとづいて課題を発見できます。
②人材戦略をスムーズにする
人材戦略とは、優秀な社員を効率良く確保し、育成・配置すること。社員個々の基本情報・スキル・実績・キャリプランなどをデータベースにするため、どのような人材がいるか可視化できます。それにより、以下のような対策を打てるのです。
- 社員がもつ特性やスキルを最大限に活かす適切な人材配置
- 組織のパフォーマンスにつながる人材の採用
- 社員一人ひとりに必要な研修や能力開発
③労働環境の改善に役立てる
社員の勤怠情報を見える化すると、より良い職場環境に改善できます。全社員の勤怠情報や働き方を可視化し把握すると、長時間労働などを減らす適切な対策が選べるのです。
たとえば、「長時間労働が高い人事評価につながりやすい」といった問題が見えてくる場合もあるでしょう。その場合、残業時間を評価に反映させないよう管理職を指導するなどし、健全な環境を作ります。
④労働者名簿を作成する
企業には労働者名簿を作成する義務があるのです。この名簿では、「氏名」「生年月日」「履歴」「性別」「住所」「従事する業務の種類」「雇入や退職の年月日およびその原因」などの項目について記載しなければならない、と定められています。
社員管理でデータベースを作成すれば、これを労働者名簿として利用できるのです。
労働者名簿は社員のデータを管理するだけでなく、一人ひとりの個性をどのように活かし、いかに組織を良くするかを考える人材戦略の目的もあります。
カオナビでは社員の基本的なデータのほか、アンケートの結果や性格・モチベーションなどもひとつのデータベースにまとめられるので、適切な人材マネジメント・人材配置が可能です。社員一人ひとりの顔を見られるので、データと実在の社員をすぐに結び付けられる利点もあります。
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労働者名簿とは？【書き方と記入例】テンプレ、必須項目、履歴
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３．社員管理データベースが作成できるシステムはある？
近年、社員管理データベースが作成できるシステムを活用する企業が増えています。なぜなら人事戦略ツールや働き方改革など、幅広く活用できるからです。ここでは、社員管理データベースが作成できるシステムについて解説します。
どのようなシステムがあるか
人事データベースには、「自社で構築するもの」「人事データベースを備えた人事管理システムやタレントマネジメントシステム」があります。それぞれのメリットは、下記のとおりです。
- 自社で構築するタイプ：自社独自の仕様に構築できる点
- データベースを備えたシステム：導入時から凡庸的な機能がついているほか、専門家がシステム構築に関わっているのでセキュリティなどが高性能に設計されている
あると便利な機能
社員管理データベースが作成できるシステムに導入するべき機能として挙げられるのは、下記のとおりです。
- テンプレート機能
- カスタマイズ機能
- データ分析機能
①テンプレート機能
テンプレート機能があれば、すばやくデータベースを作成できます。同じ部署や店舗に所属する社員同士が閲覧できる名簿を、部署ごとに作成するというのも可能です。掲載する項目も指定でき、同時に数十部署の名簿を作れます。
②カスタマイズ機能
カスタマイズ機能があれば、自社で収集したい情報の項目や公開範囲などを、自由に設定して名簿を作れます。つまり多彩な項目を容易に増やせるのです。
③データの分析機能
データの分析機能があれば、社員個々の人事評価や勤怠情報などの情報を分析できるため、チームや社員一人ひとりの課題や問題点を発見できます。たとえば下記のような表に出にくい問題です。
- この部署だけ労働時間が長いのは、人材が不足しているのではないか
- 新規プロジェクトで社員の評価にバラつきがあるのは、評価者に問題があるのかもしれない
またこうした分析をもとに、新たな人材戦略を構築できるでしょう。
「カオナビ」なら社員管理のほかに性格診断や適性検査の実施も可能です。社員一人ひとりの本音をくみ取ったり、適切な人材配置ができているかを確認することができ、より詳細な分析が可能に。コミュニケーションの改善、モチベーション向上にもつながります。
４．社員管理データベースの基本項目
人事が把握しなければいけない人材データの項目は、多岐にわたります。一体どのような項目があるのでしょうか。社員管理データベースを作る際の項目は、下記のとおりです。
- 基本的な情報
- 勤怠管理
- 評価や目標
- スキルや資格
- モチベーションやキャリアプラン
①基本的な情報
社員の基本情報は、人事が把握するべき必須項目といえます。具体的な項目として挙げられるのは、「生年月日」「年齢」「性別」「住所」「所属」「役職」「等級」「職歴」「学歴」「職務内容」「成果」「受賞」「表彰歴」など。
人材の基本となる情報が正確でないと、データの検索や抽出ができなくなります。基本情報はベースになるものなので、正確に把握しておきましょう。
②勤怠管理
勤怠管理では、給与計算に必要な「出退勤」「残業時間」「休憩」「休暇」「欠勤」「早退」などの情報を細かくデータベース化します。管理方法として挙げられるのは、タイムカード・エクセル・管理システムなど。
勤怠管理は、適切な勤務時間が厳守されているかを管理するもので、「賃金計算のベースにする」「生産性向上にあたっての課題の発見」「離職する人の兆候を発見する」などに役立てられます。
③評価や目標
以下に挙げるような人事評価の履歴も、重要な項目です。
- 能力評価…業務上求められるスキルや知識など
- 業績評価…社員の能力や成果を評価
- 情意評価…社員の意欲や行動、勤務態度、会社への貢献度などを評価
これら評価結果の履歴のほか、「評価のための目標や達成率」「キャリア志向」「上司との面談履歴」なども、データベースにしておくとよいでしょう。
④スキルや資格
スキルや資格といった情報をデータベース化するため、スキル育成や資格取得の管理に役立ちます。社員のスキルや資格を一元管理しデータベース化すれば、能力に合った業務を割り振れるため、適正な人材配置ができるでしょう。
またそれにより、プロジェクトメンバーを選出する際も人選が容易になります。
⑤モチベーションやキャリアプラン
面談結果やキャリアプランをデータベースに残しておくと、「社員のモチベーション」「希望する業務」などを把握できます。
また社員個々の仕事へのモチベーションに関する問題を発見できるため、「離職の防止」「生産性の向上」「効果的な人員配置」などにも役立てられるのです。
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５．社員管理データベースシステム選びのポイント
社員管理データベースシステム選びのポイントは、何でしょうか。システムを選ぶ際は、以下のような視点を参考に選ぶとよいでしょう。
- 自社が目指す運用との合致
- 外部システムとの連携
- 誰でも扱いやすい操作性か
- セキュリティ機能はどうか
①自社が目指す運用との合致
システムの形態（クラウド・オンプレミス）やカスタマイズ性などが、自社の求めるデータベース作成に噛み合うか、確認します。クラウドとオンプレミスの特徴は、下記のとおりです。
- クラウド…サーバーの導入や管理を自社で行う必要がないため、すぐに利用できる
- オンプレミス…サーバーを自社に置いて運用する
②外部システムとの連携
既存の外部ツールとデータ連携できるかを確認します。下記のようなポイントをチェックするとよいでしょう。
- これまでのデータを新しいシステムに移行できるのか
- 勤怠システムや給与システムなど、外部システムと連携が可能か
データ連携ができれば、「新システム導入により多くの工数が発生する」「作業が面倒なうえに手間がかかる」といったトラブルを防いでくれます。
③誰でも扱いやすい操作性か
操作性の高さや活用のしやすさも、確認します。人事担当者以外にも多くの社員が操作する場合、コンピューターに不慣れな人や初心者でも分かりやすい、操作性の高いシステムを選びましょう。
扱い方の分からない人が増えると、その度に問い合わせが殺到するため、日々の業務に支障を来たしてしまいます。
④セキュリティ機能はどうか
社員の個人情報を扱うため、セキュリティ機能もチェックします。その際は、社員データの「公開範囲」「機密情報の暗号化」「閲覧制限」「閲覧範囲の権限設定」などのセキュリティ機能が利用できるか、確認しましょう。
個人情報保護法に対応するシステムでは、社員操作履歴を自動記録して管理する機能も搭載しています。
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６．社員管理データベースの活用事例
社員データベースの活用は、国内外で注目されています。職種のジャンルもさまざまで、「小売り」「電子機器製造」「製薬」「金融」「IT」などで、幅広く活用されているのです。さまざまな活用事例から、「カオナビ」の事例を紹介しましょう。
ニスコム
ニスコムで用いていた「データが蓄積されている基幹システム」は、事務処理の効率を優先とした設計でした。そのため人事戦略として活用するには使いづらいという問題を抱えたのです。しかしカオナビの導入によって、以下のようなメリットが生まれました。
- 人材情報が一元管理できるようになり、人員配置の効率が向上
- クラウドつまり直接web上で入力できるため、人事部も社員も評価データが扱いやすくなった
キュービック
キュービックでは、「部署の垣根を越えたメンター制度」「採用活動」のため、100名以上が在籍するインターンのデータベース化が必要となりました。
この課題を解決するためにカオナビを導入したところ、「メンター制度のメンバー閲覧の円滑化」「コミュニケーションツールとしての活用」など、さまざまなメリットが生まれたのです。今後は、インターンのマネジメントにも活用する予定だといいます。
【顔と名前が一致しない……】
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