スマートフォンやタブレットがあれば、場所を選ばずどこでも使えるのが社員管理アプリです。機能や導入メリット、選び方などについて詳しく解説します。
目次
１．社員管理アプリとは？
社員管理アプリとは、勤怠管理機能を備えた社員管理システムのこと。これまでタイムカードなどで行っていた出退時間の打刻を、パソコンやスマートフォンから実行できます。またこれによって勤怠管理がデジタル化されるため、管理が容易になるのです。
社員の情報を一元管理できるアプリ
社員管理アプリは、管理が煩雑になりやすい社員情報を一括管理できるのです。「勤怠管理」「労務管理」「給与計算」「人事評価」「採用」など、人事に関与する情報を包括的に管理します。社員管理アプリを導入する目的は、下記のとおりです。
- 社員個々の情報の把握
- 膨大な人事業務の効率化
- 人材育成や人材開発
２．社員管理とは？
社員管理とは、会社のリソースとなる「ヒト・モノ・カネ・情報」の中の「ヒト」に関わる部分を管理する業務のこと。たとえば「社員の属性」「人材採用」「解雇」「配置」「人事異動」「昇格」「人事評価」「人材育成」などを扱います。
社員管理の目的
社員管理の主な目的は、「人事異動」「人事評価」「人材育成」など、多岐にわたります。しかし人事部に、すべてを一任しているわけではありません。人事部が採用決定の権限まで有していない、という企業がほとんどです。
「人事部は人事評価や人材育成などの外枠を決める」「実行や最終的な決定は経営層や幹部が行う」という企業が一般的でしょう。
人材戦略
人材戦略とは、人材の能力を十分発揮できるようにすること。社員管理により、社員個々のスキルや経験値をデータから的確に評価するため、人材に適した配置が可能です。社員のスキルや能力が最大限に生かされ、企業としても大きく発展できる可能性があります。
また社員も、適材適所の配置によって、業務へのモチベーションが向上するのです。
労務管理
労務管理とは、「賃金」「業務内容」「勤務時間」など労働に関する情報を管理すること。管理する項目として挙げられるのは、下記のとおりです。
- 社内環境の整備
- 勤怠状況の管理
- 賃金システムの見直しと管理
- 福利厚生の管理
- 労働安全衛生の管理
- 労使関係の管理
- 労働組合との折衝と調節
全社員が日々の業務にまい進できるよう、企業活動を円滑に進めるための重要な役割を果たします。
３．社員管理アプリでできること
社員管理アプリには、人事や労務の分野にて役立つ機能が多数備えられています。機能の例は、以下のとおりです。
- 人事管理
- 労務管理
①人事管理
業種や業態に合わせて人事情報を管理・運用できます。社員個々の「所属管理」「採用」「異動」「退職」「人事考課」「社員のスキル」「業務実績」「成果・研修情報」などの人事情報を一元管理するのです。
そうした情報から、「新規プロジェクトの人選・配属」「異動や配属などにおける適材適所の配置」「成果や評価のデータに基づいた目標に対する進捗度」なども管理できます。
②労務管理
労務管理では、「勤務条件」「勤怠情報」「社会保険」などを管理できます。たとえば、「労務関連の書類の自動作成」「作成した書類のオンライン申請」が可能になるのです。
さらに、「入社時に必要なデータの自動収集」「労務関連における各種手続きに必要な事項の可視化」「社員の在職や休職、退職といった状況の可視化」が簡易になります。
４．社員管理アプリのメリット
ここでは社員管理アプリのメリットについて、下記3点を見ていきます。
- 作業効率のアップ
- 社員データの共有
- モバイル端末から利用可能
①作業効率のアップ
これまで紙やエクセルなどいくつもの媒体で管理していたデータを、1つのシステムで管理できるため、作業効率がアップします。
- 個人情報や経歴、人事評価など、更新した情報のリアルタイムでの確認
- 社員情報を条件で絞って表示
- 書類作成の簡易化
- 書類のインターネット上での申請
などにより、業務効率化が実現するのです。
②社員データの共有
複数の人物とデータを共有しやすいのも大きなメリットです。紙やエクセルでは、膨大な情報の共有に手間が掛かります。
しかし社員管理アプリを利用すれば、一元化された社員個々のデータを、「経営者」「社員のスキル管理や人材育成を行いたい現場マネージャー」など、それぞれのポジションに合わせて適切に共有できるのです。
③モバイル端末から利用可能
たとえば「パソコンに不慣れな社員が多い」「工事や建設、医療の現場作業など、パソコンを使えない」といった現場でも、モバイル端末があれば「就業報告を送信する」などが利用できます。
５．社員管理アプリの種類5つ
社員管理アプリにはどんな種類があるのでしょう。下記5つから内容について、見ていきます。
- 勤怠管理
- 労務管理
- 給与計算
- 採用管理
- 人事評価
①勤怠管理
勤怠管理アプリでは、出退勤時間・シフト・休暇などを管理します。
「変形労働やフレックス、裁量労働などの勤務形態」「所属や雇用形態」ごとに設定・運用できるため、「残業や有給の集計・管理の簡易化」「タイムカードの打刻忘れや記入漏れの防止」が実現するのです。これにより全社員の仕事が効率化するでしょう。
②労務管理
労務管理アプリでは、「入退社に伴う社会保険手続き」「社員個々の基本情報、マイナンバーなどの管理・電子申請」などを管理します。
入社予定者に送信したメールに記載された「入社予定者自身が入力した情報」をもとにもとに、社会保険手続きの各届出書が作成できるのです。「氏名」「住所変更」「扶養追加や削除」などの修正は、社員自身で更新・申請できます。
③給与計算
給与計算アプリでは、社員に支払う給与を計算できます。多彩な賃金規程に対応しているため、「支給・控除などの項目における計算式の設定」「人事項目を使用した計算式の設定」などが可能です。
また給与計算業務に必要な年末調整機能や社会保険機能なども備えています。さらに人事管理アプリや勤怠アプリなどと連携した運用も可能です。
④採用管理
採用管理アプリでは、「求人」「情報」「選考」「内定」などを管理できます。全エージェントからの候補者情報を自動登録し、「候補者のデータ閲覧やダウンロード」「合否判定」といった最新選考状況を一元管理できるのです。
「エージェントや求人別に選考データの分析」「エージェントへの面接候補日の連絡」などがシステム上で完了するため、採用業務も効率化するでしょう。
⑤人事評価
人事評価アプリでは、「社員の評価結果」「履歴・評価目標やその進捗」などを管理します。これまで紙やエクセルなどでやり取りしていた作業を、インターネット上で一括管理できるのです。またモバイル端末があればどこからでも評価できます。
具体的には、次のようなことが可能になるのです。
- ウエイト設定、難易度、評価尺度など、さまざまな人事評価シートに対応
- 評価の履歴や面談結果などをもとに人事評価データを分析
６．社員管理アプリの選び方
社員管理アプリの選び方のポイントは、下記のとおりです。
- 機能と勤務体系との相性
- 見合ったコストか
- モバイルOSへの対応状況
- セキュリティーやサポート体制などは整っているか
①機能と勤務体系との相性
「自社に必要な機能はそろっているか」「自社の勤務体系との相性はどうか」などをチェックします。その際は、アプリ導入の目的に合わせて検討するとよいでしょう。
また近年、「自社オフィスを持たない企業」「リモートワーク」も増加しています。これまでのようなアナログな勤怠管理が自社の業態に適しているのか、見直しも必要です。
②見合ったコストか
料金体系は、提供する事業者やサービス、機能によってさまざまです。アプリを選ぶ際は、「目的達成に必要な機能を搭載しているか」「機能とコストの価格感はどうか」「自社の規模や社員数に合っているか」といった観点から選ぶとよいでしょう。
可能な限り、しっかりと吟味して選ぶことが大切です。
③モバイルOSへの対応状況
社員管理アプリは端末にインストールして利用するため、「iOSやAndroidといったモバイルOSに対応しているか」確認する必要があります。
会社が端末を支給する場合は問題ありません。しかしもし社員の私用端末にインストールする場合は、事前に「対応するOSとOSのバージョン」「対応するWebブラウザ（ Chrome、Firefox、Safari、Ie、Operaなど）」を確認しておきましょう。
④セキュリティーやサポート体制などは整っているか
導入時や運用中に受けられるサポート体制について、確認します。たとえば以下のような状況の際、「しっかりサポートを受けられるのか」について、見ておきましょう。
- 利用開始時の初期設定
- 利用がスタートしてからの変更や社員の増減など設定の変更
- 労働関連法の改正時に必要なアップデート
また、サポート方法や費用もあわせてチェックしておくと便利です。
