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人事評価業務の負担が大きく、効率化が求められているのは民間企業だけではありません。地方の行政を担う自治体も、会計年度任用職員の評価対応や360度評価への対応など、人事業務効率化の対応に迫られています。
こうした人事評価に関する課題を解決するのが、人事評価システムです。本記事は自治体における使用を前提に、人事評価システム導入のメリット等について紹介します。
目次
自治体での人事評価システムの導入・見直しなら、カオナビにお任せください！ 自治体での実際の導入効果や他自治体の事例をわかりやすくお伝えいたします。無料相談は ⇒ こちらから
１．自治体業務を効率化する人事評価システムとは？
人事評価システムとは、職員の人事評価を正しくかつ効率よく行うシステムです。主な機能は下記の通りです。
- 人材情報を一元管理できる
- 欲しい人材情報を検索で素早く見つけられる
- 評価過程や結果を「見える化」できる
- 紙やExcelの評価シートをクラウドで再現できる
- 評価の工程を半自動化できる
昨今ではISMAP（政府情報システムのためのセキュリティ評価制度）対応のシステムが存在し、オンプレミス型よりも比較的安価に導入できることから、クラウド型の人事評価システムを検討する自治体もあります。
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政府情報システムのためのセキュリティ制度（ISMAP）のクラウドサービスリストに登録されたカオナビは、自治体でも導入しやすい人事評価システムです！
●様々な自治体で導入実績あり
●自治体で導入が進む360度評価に対応
●評価シートをペーパーレス化できる
●誰がどこまで評価が進んだか一覧で見られる
●一度流れをつくれば半自動で運用できる
２．自治体に人事評価システムを導入するメリット
自治体が人事評価システムを導入した場合、どのようなメリットが得られるのでしょうか。その内容は、下記のとおりです。
- 必要な人材情報を素早く見つけられる
- 評価シート作成にかかるコストを削減できる
- 評価業務が効率化する
- 重要な制度や基準の整備に充てる時間を生み出す
- 人事評価の納得度と職員のエンゲージメント向上
①必要な人材情報を素早く見つけられる
システムに人材データを一元管理できるため、必要な人材情報を検索機能で素早く取り出せます。過去の評価データに限らず、評価に必要な人材データの確認も簡単です。
②評価シート作成にかかるコストを削減できる
人事評価システムでは、職種に応じた評価シートをシステム上で作成できるので、
- 紙の評価シート印刷するコスト
- 紙やExcelファイルのやり取りを繰り返す
などのコストの削減が期待できます。
③評価業務が効率化する
人事評価システムによる自治体の評価業務効率化の主な効果は、下記の通りです。
- 紙やExcelファイルの管理
- 評価シートの配布・回収がシステム上で完結
- 評価点数の集計といった業務を自動化
- 誰がどこまで評価が進んでいるのかを見える化
- 評価帳票を紙に印刷して利用することも可能
④重要な制度や基準の整備に充てる時間を生み出す
人事評価における重要なポイントは、「公平で公正なこと」。そのためには、
- 評価基準やプロセスを分かりやすくする
- 評価に対応した目標を設定する
- 結果をフィードバックし、評価に至る経緯をきちんと説明する
などが必要です。上記の点を怠ると、職員は「公正でなく、不公平である」と感じ不満が生まれてしまいます。
しかし通常の人事業務の負担を大きく、評価制度や基準の整備する難易度は高いです。そこで人事評価システムを導入することで、評価業務を効率化し、より重要な業務に取り組む余裕を生み出すのです。
⑤人事評価の納得度と職員のエンゲージメント向上
人事評価システムでは、データを分かりやすくまとめて管理しています。そのため個々の職員の経歴や評価の状況、成長過程をシステム上で把握しできるのです。つまり経験や勘頼りの評価ではなく、
- 被評価者がどんなスキルを持っているのか
- どんな部署でどんな業務を担当しているのか
- 今期はどれだけ成長が見られたのか
といったデータに基づいた適切な評価、納得しやすい評価をしやすくなるのです。その結果、職員のエンゲージメント向上も期待できるのです。
紙やExcelで人事評価制度を運用していた場合、システム導入による業務効率化の効果さらに上がります。
評価シート作成はもちろん、配布や回収、集計、評価やフィードバックに至るすべてがシステム上で完結できます。時間がかかっていた紙やExcelファイルのやり取りや転記作業は必要ありません。
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３．自治体における人事評価システムの選び方
自治体で人事評価システムを選ぶ際のポイントは、7つです。ここではその内容について解説しましょう。
- LGWANやISMAPに対応しているか
- セキュリティは強固か
- 必要な機能が備わっているか
- 操作しやすいか
- 提携形態や料金形態は適正か
- どのくらいの期間で導入できるか
- サポート体制は整っているか
①LGWANやISMAPに対応しているか
自治体における人事評価システム導入には、LGWANやISMAPといった行政として信頼できる仕組みに適合しているシステムを選ぶ必要があります。選定の際には、自組織における導入要件に対応しているかを必ず確認しましょう。
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②セキュリティは強固か
評価情報は被評価者にとってナイーブな情報という性質上、確実な管理が必要です。また自治体から情報が漏洩したとなると、人事評価の枠に収まらない大問題となります。こうした理由からセキュリティが強固なシステムを選ぶ必要があります。
③必要な機能が備わっているか
人事評価の手法には、「MBO」「OKR」「360度評価」などがあります。このうち、採用したい評価方法や問題点を解決できる手法が搭載されたシステムを選びましょう。また、「目標管理」「エクセルや紙への出力」などの機能も、必要であればおさえておきます。
④操作しやすいか
それほど高度なPCのスキルを必要とせず、誰もが使いやすいシステムならであれば、時間や手間が削減できるうえ、スムーズに組織全体の評価作業を進められます。人事評価の作業に取り組みやすいと、職員も前向きな気持ちを持てるでしょう。
⑤提携形態や料金形態は適正か
人事評価システムには、
- 初期費用があまりかからず、使う場所を選ばないクラウド型
- 製品価格が抑えられ操作しやすいパッケージ型
- 自治体ごとにカスタマイズしやすいオンプレミス型
の3つがあります。選びたいタイプが、自治体に合う形態かどうか確認してから選びましょう。
⑥どのくらいの期間で導入できるか
「いつからシステムを利用できるか」「どの時期にどう運用するか」などについて、綿密に考えておくことも重要です。「必要な時期に人事評価できない」これでは大きな問題になりかねません。「適切な評価がされていない」と職員の不満も生まれてしまいます。
⑦サポート体制は整っているか
「操作が分からない」「故障かもしれない」「不明点を質問したい」「要望がある」際、速やかに対応して不安を解消してくれるサポートがあるかどうか、確認しておきましょう。それにより困った際の時間や手間が軽減します。
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４．自治体が人事評価システムを導入するうえでの注意点
自治体が人事評価システムを導入するうえで、何に注意すればよいのでしょうか。ここではその注意点について5つ解説します。
- 目的と時期を明確にしておく
- どのように運用していくのか考えておく
- 導入前後で評価が大幅に異なっていないか
- 評価結果のデータをきちんと活用できるか
- クラウド型かオンプレミス型か
①目的と時期を明確にしておく
評価する項目や基準、方法や時期を職員に分かりやすく伝えて、共有しましょう。評価項目や基準が伝わっていると、「どう目標を設定するか」「どういう行動が評価に結び付くか」が伝わるため、人事評価への信頼性が高まります。
②どのように運用していくのか考えておく
人事評価システムをどのように運用していくのか、ビジョンや目標を明確にして自治体の職員全体で共有しておくことも必要です。職員が納得できるように運用していけば、自治体全体でモチベーションが向上していくでしょう。
周知する過程で疑問点が上がってきたら、導入の担当者は誠実に対応し、答えるように努めます。
③導入前後で評価が大幅に異なっていないか
人事評価システムを導入したあとに評価のポイントが変わって、「導入前後で評価が大幅に異なる」「その差は客観的に見ておかしい」といった事態にならないよう、気を付けます。
それにより職員間で「公平性を欠くのではないか」という疑問や不満が生じるのを防げるのです。あまりにも大幅な差が生じないよう導入以前の状況を考慮して、評価のポイント設定をするとよいでしょう。
④評価結果のデータをきちんと活用できるか
システムを導入して人事評価を行ったら、報酬や人事評価制度に必ず活用しましょう。それにより「職員や組織の業績が突然不調になった」場合、原因が分かるかもしれません。正しく的確なデータは、さまざまな方法で活用できるのです。
⑤クラウド型かオンプレミス型か
自治体で導入する人事評価システムは、「クラウド型」「オンプレミス型」のどちらかが多くなっています。ネットワーク環境さえあればいつでも使い始められるクラウド型に対して、オンプレミス型はサーバーなどの周辺機器が必要です。
「目的や運用に合うタイプはクラウド型とオンプレミス型のどちらなのか」事前に考えてから選びましょう。
次回予算案に間に合わせるためには、早め早めの情報収集が肝心です。予算やセキュリティの要件が厳しい自治体でも導入しやすい人事評価システムなら「カオナビ」です！導入効果がわかる資料のダウンロードは⇒ こちらから（無料）
５．自治体における人事評価システム活用事例
地方公務員法の改正により、自治体に人事評価制度の導入が義務付けられました。ここではこれまでに人事評価システムを活用している自治体の例を、見ていきましょう。
- 鳥取県の事例
- 大阪府寝屋川市の事例
- 香川県善通寺市の事例
①鳥取県の事例
鳥取県では、「人員や経費の削減」「業務効率化」などを目的に情報システム全体の最適化を計画し、平成22年まで検討委員会を設置していました。
その結果、給与システムと連携するかたちで、「職員名簿」「人事管理」「査定昇給」「勤怠管理」「財形や共済」などのシステムが機能するようになったのです。
②寝屋川市の事例
大阪府寝屋川市では「頑張れば報われる職場環境づくりと人材育成への活用」として、人事評価制度を導入しました。
課長代理以上では「上司による評価」「部下による評価」「同格者による評価」、係長以下では「実績評価」「能力評価」「スキルアップ加点」「部局別目標への貢献度加点」、といった形式になっています。
その結果、評価を「手当や昇給に反映してモチベーションの向上」「人材育成」「人事異動や昇任試験の加点」などへ活用できるようになったのです。
③香川県善通寺市の事例
香川県善通寺市では、広域行政事務組合で人事評価システムを共同調達しました。各自治体独自の個別設定ができるようになっています。
その結果、「紙による管理に比べ、配布や管理、チェック作業などの日程が大幅に短縮できた」「評価の公平性や、結果のフィードバックについての問題が解決できた」「目標管理ができるようになった」といったメリットが得られたのです。
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