部下を育成し、目標を達成させる「1on1」とは？
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1on1ミーティングは、世界的なIT企業が集まるシリコンバレーで日常的に行われ、日本でもYahooなどの有名企業が導入するなど、注目が集まっていますが、その一方で「導入しても続かなかった」という声もあります。
なぜ1on1ミーティングで失敗してしまうのでしょうか？
この記事では、そんな1on1ミーティングの失敗を防ぎ、目的を達成するための
・失敗理由
・実施のポイント
・具体的な質問例
などを、1on1でも重要な「質問」に焦点を当てながらご紹介します。1on1のより詳しい意味や目的、効果などは下記の関連記事をご覧ください。
1on1ミーティングとは？ 目的や効果、やり方、話すことを簡単に
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ヤフーが導入したことでも注目され、現在では多くの企業が導入...
目次
1on1で成果を出すには？ 1on1シート付きの解説資料で理解を深めよう
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１．1on1ミーティングとは？
1on1ミーティングとは、主に部下の成長を目的に、上司と部下の1対1で行うコミュニケーションのことで、マネジメント手法の1つにも数えられます。よくある評価面談とは違い、次のような特徴があります。
- 基本的に部下が話し、上司は質問やフィードバックを行う
- 週に1度～月に1度といった間隔で定期的に開催される
目的は企業によってそれぞれですが、次のような目的で実施されます。
- 部下の成長を促す
- 部下のモチベーションを向上させる
- 上司と部下の信頼関係を深める
とはいえ、なかなか1on1を定期的に開催できない、1on1がうまく活かせているかわからないという方も多いのではないでしょうか。
カオナビなら「1on1の進捗や実施・未実施が一覧で見られる」「以前の1on1の内容がすぐに引き出せる」「URLを送るだけで簡単に他の人に共有できる」など、1on1の実施に役立つさまざまな機能が備わっています。
２．1on1ミーティングで失敗する3つの理由
1on1ミーティングでの失敗と言えば、部下の成長につながる会話ができない、部下との信頼関係を築くことができないといったことが挙げられます。
こうした失敗は、実は準備や気づかいが不足しているために起こります。知らずしらずのうちにやりがちな失敗を事前に確認して、失敗を未然に防ぐことが大切です。
具体的には次の3つの失敗理由を意識してみてください。
部下の話を聞かず、上司ばかりが話している
1on1ミーティングのよくある失敗は、事業目標や目の前の仕事の達成のために、上司が伝えたいことを伝えるばかりになってしまうケースです。
1on1ミーティングは部下の成長やモチベーションアップのための時間。仕事のために話したいという気持ちを抑えて、部下の話を聞くことに集中しましょう。
部下が話しにくい雰囲気になっている
1on1ミーティングには、上司と部下のコミュニケーションを活性化し、信頼関係を構築する目的もあります。部下にプレッシャーを与え、話しにくい雰囲気をつくってしまうと、信頼関係を深めることや、成長につながる本音を引き出すことが難しくなります。
具体的には次のようなことをしないように注意しましょう。
- 業務の進捗を細かく確認する
- 部下の話を否定する
- 「なぜ？」と繰り返して問い詰める
質問項目や話す内容を準備していない
質問項目や話す内容を用意していないと、次のような失敗が起こります。
- 単なる雑談になってしまう
- お互いに何を話したらいいかわからない
お互いの時間をムダにしないためにも、あらかじめ話す内容を決めておくことが大切です。雑談になってしまう、話すことがないなどして時間を無駄にしてしまっては、1on1の成果は見込めません。
失敗しないためにも、簡単に1on1シートが作成でき、あらかじめ部下にシートを送信して質問内容や話す内容を記入してもらえる「カオナビ」の活用がおすすめです。
３．1on1ミーティングを成功させる3つのポイント
1on1の成功に特別なスキルは必要ありません。部下の成長につながる会話をする、部下との信頼関係を築くといった目標は一見難しくも思えますが、失敗防止と同じように、ミーティング前の準備と相手への気づかいがあれば、成功につなげられます。
具体的には次の3つのポイントを意識するとよいでしょう。
部下の声にひたすら耳を傾ける
1on1ミーティング成功のポイント1つめは傾聴です。1on1では上司は8割以上の時間を部下の話に耳を傾けるべきと言われるほど、部下の話を聞くことは大切です。
話の途中でどんなに気になることがあっても、気持ちを抑え、話の腰を折らないように注意しましょう。どうしても気になることがあればメモをとっておき、部下の話が終わってから質問します。
部下が気軽に話せる雰囲気づくりを心がける
面接のような形式ばった1on1ミーティングになってしまうと、緊張が生まれ、お互いに話しづらくなってしまいます。
そうならないためには、ときおりプライベートや時事などの話題を交えて、気軽な雰囲気づくりを心がけることが大切です。そうすれば部下も心をひらきやすくなり、本音も語ってくれるようになるでしょう。
質問項目、話す内容を事前に考える
事前に質問や話す内容を考えておけば、1on1ミーティングが雑談になってしまうことや、何を話したらいいかわからなくなり、気まずい雰囲気になることも防げます。
また、質問や話題を準備しておくことで、部下の成長やモチベーションアップに必要な話を計画的に引き出せます。
ただし、1on1を成功させることに意識を向けてしまっては、本当の意味での1on1の効果は発揮されません。
1on1の目的を理解し、部下の成長やモチベーションアップを促すためにも、まずは上司が1on1について理解を深めることも大切です。効果的な1on1の実施を成功させるため、1on1シート付き解説資料を活用してみましょう！
４．6つの質問項目とその選び方
1on1ミーティングの質問には、大きく分けて6つの項目があります。部下の現状や信頼関係のレベル、目的に応じて適切な質問を選択しましょう。
質問はその目的によって、毎回確認するものと、部下の状況に応じて行うものの2つに分けられます。
毎回確認する質問項目
部下との信頼関係を深めるための質問です。部下の悩みや不安、もしくは自信に寄り添い、会話を重ねることでお互いの理解を深め、よりよい関係を築いていきます。
・プライベートの相互理解
・心身の健康チェック
・モチベーション
状況に応じて確認する質問項目
部下の現状に合わせて行う質問です。主に業務に関わるもので、その時の状況に合わせた会話を重ねることで、部下の成長を促していきます。
・業務・組織課題の改善
・目標設定/評価
・能力開発/キャリア支援
質の高い1on1の実施には、質問の精度が重要です。
カオナビなら事前に1on1シートを作成・共有し、あらかじめ話す内容が決められます。話す内容に合わせて事前に質問が考えられるため、質の高い1on1の実施に役立ちます。
５．1on1ミーティングの質問項目｜50の具体例
こちらでは各質問項目の目的や効果とともに、実際の1on1ミーティングでも利用できる具体例をご紹介します。
①プライベート相互理解
プライベートの相互理解では、プライベートや価値観、事実についてなど、仕事以外の質問を投げかけることでお互いの人となりを理解し、信頼関係を構築していきます。場を和ませることにも効果があり、ミーティング開始時のアイスブレイクや話題に困ってしまった時にもおすすめです。
- なにか趣味はある？
- 好きなもの（食べ物・スポーツ・TV番組など）は？
- 嫌いなものは？
- 最近買ってよかったものは？
- いつかほしいと思っているものは？
- 週末はどんなことをして過ごしてる？
- 最近、興味のあることは？
- 何かこだわりをもっているものはある？
②心身の健康チェック
心身の健康チェックでは、部下の体調やメンタルといった健康状態や、それに密接関係する仕事量や人間関係について質問します。部下のエンゲージメント向上や離職防止にもつながる重要な項目なので、毎回確認したい内容です。
- 最近、夜は眠れてる？
- 週末はちゃんと休めてる？
- 仕事量多すぎたりしていない？
- 業務時間が不規則になったりしていない？
- 人間関係でなにかトラブルはあったりする？
- 最近、何か困っていることはない？
- ストレスを感じていることはある？
- 仕事で悩んでいることは相談できてる？
③モチベーションアップ
モチベーションアップに関する質問は、以下の2つに分けられます。
モチベーションが下がる原因を特定する質問
部下のモチベーションが下がっている要因を質問で引き出し、その要因の解決に向かって協力して話し合うことで、部下のモチベーションアップが期待できます。
- 仕事で不安に思っていることはある？
- 自分のどんなところに自信がない？
- 最近仕事でガッカリしたことはある？
- どんな時にモチベーションが下がる？
モチベーションが上がる要因を特定する質問
部下のモチベーションが上がっている要因を質問で引き出し、その仕事への姿勢や結果などを褒め、部下のモチベーションアップに活かしていきます。
- 最近、仕事で面白いと思っていることは？
- どんなことに自信があるの？
- うまくいったと思う施策や行動は？
- どんな時にモチベーションが上がる？
④業務・組織課題の改善
業務・組織課題の改善では、2つの課題について確認していきます。
ここでのポイントは
・上司への要望
・人間関係のトラブル
・人前では言えない課題
など、普段の業務ではなかなか話す機会のない課題に焦点を当てて話すことです。
というのも、緊急性があるなど業務上必要なことは自然と会話が生まれますが、上記のような話題は1on1ミーティングなどでないと、しっかり話す機会がないためです。
業務改善
- 業務で課題だと思っていることは？
- もっとこうした方がいいんじゃないかと思っていることは？
- 実際に改善してみてうまくいったことは？うまくいかなかったことは？
- 仕事で何か行き詰まっていることは？
- もっと効率的に働くために自分（上司）ができることは？
組織改善
- チームで課題だと思っていることは？
- チームで改善できると思っていることは？
- どうすればチームワークが良くなる？
- 上司（同僚・部下）に何か要望は？
- 人間関係で何かトラブルは？
⑤目標設定/評価の改善
目標設定/評価では、組織やチームの方向性を共有しながら、部下がもつ目標について深堀りしていきます。最終的には部下と会社の目標をすり合わせ、お互いに納得にいく目標設定を実現することで、部下のモチベーションアップを図ります。
- いまどんな目標をもってる？
- 目標を達成するためにどんなことに取り込んでる？
- 目標を達成する上で何か障害は？
- 次はどんなことに取り組みたい？
- いま自分を評価するならどれくらい？
- 自己評価と他己評価のギャップをどう思う？
- 仕事をしていくなかで何を手に入れたい？
- 将来的にどんな業務に関わってみたい？
⑥能力開発/キャリア支援
能力開発/キャリア支援では、主に業務やキャリアに関わる質問をとおして、能力開発やキャリアのサポートをします。ポイントは、会話のなかで部下自身が今後のキャリアを考えるきっかけをつくることです。
部下に明確な将来像やキャリアビジョンがない場合は、いまの仕事で力を入れていることや大切にしていることを質問で引き出し、目標設定の手助けを行いましょう。
- 強みだと思っていることは？
- 弱みだと思っていることは？
- どんな仕事にやりがいを感じてる？
- 一番得意だと思っている業務は？
- 成長する上で課題だと思っていることは？
- 将来的にどんな仕事にチャレンジしたい？
- どんなキャリアビジョンがある？
- スペシャリストとマネージャーどちらに興味がある？
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