決裁とは上長が部下の案について許可／不許可を決めることです。
この記事では、
- 決済との違い
- 手順
- 電子決裁の活用／メリット・デメリット
について解説します。
目次
１．決裁とは？
決裁とは、上位の権限を持つ者が部下が出した案に許可または不許可を与えることです。決裁で許可を得た場合、「決裁が下りた」といいます。
決裁は、企業に務めていれば、よく耳にする言葉でしょう。新しい案件を動かす際には、上司の許可が必須ですが、この可否のことを決裁と呼びます。
案件の中身が具体的に決定していたとしても、決裁が下りなければその先に進むことはできません。こうした権限のことを「決裁権」、決裁権を持つ者を「決裁権者」と呼びます。
２．決裁と決済の違い
「決裁」と似た言葉で、「決済」という言葉があります。
決済とは、お金を受け取ったり支払ったりして債権・債務を解消することです。平たくいえば支払いのこと。
私たちは、「お金ともの」や「お金とサービス」の交換を日々行っています。取引をしたら、お金を払ったり、品物を渡したりする必要があります。これらの義務を「債務」と呼び、相手側の受け取る権利を「債権」と呼んでいるのです。
- 決裁→部下が上司に許可をもらうこと
- 決済→取引を成立させること（または単に支払うこと）こと
上記の通り、意味はまったく異なります。
ちなみに決済には現金決済のほか、銀行から振り込んでお金を支払う振込決済や、クレジットカードなどで支払いをする信用決済があります。
３．決裁権とは？
決裁権とは物事を最終的に決定する（決裁をする）権利のことです。
たとえば、雇用の際に応募者の中からどの人物を採用するのか、何人採用するのか、といったことを決めるのにも決裁権が必要となります。
企業の規模や予算、稟議事項によっては、担当の役員や部長、事業部長などにも決裁権が与えられることもあるのです。
権限委譲とは？
権限委譲とは、上司の決裁権の一部を部下に分け与えることです。エンパワーメントとも呼ばれます。
権限委譲を適切に行うことができれば、社員の能力向上や、組織の生産性を向上に役立つでしょう。役職事態に変更はないので、最終的な責任は上司が請け負います。
また、権限委譲された内容は決裁書に記載されているので、業務分掌および決裁権限表と合わせて参照する必要があるのです。
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決裁者とは？
決裁者とは決裁権を持っている人のことをいいます。
社内では決裁者が誰なのかをもとに企画・提案などの形式や手順が変わることもあるでしょう。
社外の人にとっても決裁者が誰かというのは重要な情報で、たとえば営業などをしていて、新しい提案をしたい場合、相手の企業の決裁者にアポイントを取ることが大切（契約の成否にかかわる）です。
４．決裁の手順は？
企業において物事を決定していくためには、企画書または稟議書を作成し、最終決裁権を持った者まで決裁を受けるという手順が一般的です。
決裁が通りやすい企画書を書くためには何点かのポイントを押さえることが重要です。決裁をとるためのコツや手順を説明します。
①決裁を起案
決裁を取るためにはまず、意思を決定するためにその基礎となる案文を作成する必要があります。この案文を文書管理システムで記録した文書が起案文書です。
起案文書には決定する内容や理由、経過などを明らかにする必要があります。上司に見せる企画書や稟議書作成の前に、起案文書をしっかりと作成して決裁に備えましょう。
起案の工夫
起案というのは自分が思いついた案件などを資料などにまとめて、アウトプットすることです。
企画書や稟議書にまとめる際に気を付けたい点としては、5W1Hの観点で簡潔に整理することがまず挙げられます。
また、決裁内容に関連する諸書類は、決裁回付と一緒に確認できるよう別で添付するなどの工夫も大切です。なかなか決裁が下りないという人は、必要な5項目が書かれているかを確認してみましょう。
- 実行目的
- 決裁にかかわる金額
- 決裁が必要な契約内容
- 予想されるリターン
- 予想されるリスク
の5つです。細かいテクニックやコツの前に、この5つが記載漏れしていて決裁が下りないというケースも珍しくありません。
②承認・回付
決裁は速やかに承認・回付するに越したことはありません。決裁書回付ルートのどこかで停滞することがないようにその進捗を確認する必要があります。
そのためには、回付における問題点や対策についてしっかり頭に入れておくことが大切です。
回付における問題点と対策
多くの企業では、文書が多く山積みになってしまうケースが多発しているようです。山積みになってしまうことで、至急の決裁がどれかわからなくなってしまうといった問題点があります。
こういった事態を対策するためには、決裁板に貼る付箋の位置や色を替える、付箋添付のルールを課内統一する、付箋のある決裁から処理するといった工夫が重要です。書類がたまらないようにと努力しても、なかなか難しいこともあるので、創意工夫を凝らして決裁文書をスムーズに回しましょう。
③決裁完了
決裁文書には決裁日と最終決裁者の署名捺印、あるいはそれに代わる電子的な証明が付与される必要があります。
また、決裁が完了した際には決裁文書を正式な書類として保管する必要があるのです。場合によっては電子証明が使用されるケースもあります。
決裁内容の保存
決裁文書は、最終決裁権限者による決裁が下りると、文書で決裁内容が保存される仕組みです。決裁文書のみならず、企業において文書には保存期間があるものも存在します。
長いものでは永久保存、短いと1～2年のものまであるのが特徴です。文書の保存期間は法律で定められているものもあるので、注意するようにしましょう。
文書の保存期間
先述したように、文書によって保存期間が異なるのが特徴です。永久保存する必要がある代表的な文書には、株式名簿や官公庁への提出文書、重要な人事にかかわる書類などがあります。
また、企画書や稟議書、重要な決裁文書についても永久保存が必要と考え保存している企業も多いようです。ほかにも損害保険や福利厚生に関する重要な書類は10年、監査報告や従業員の身元保証書などは5年の保存期間が定められています。
保存期間が定められていない文書に関しては、自社で期間を決めることとなります。その場合、同じ文書が全く違う機関にならないよう、統一を心がけましょう。
５．電子決裁を活用する
決裁を紙の書類でするとなると、書類が山積みになってしまったり、優先すべき決裁がどこにあるのかわからなくなってしまったり、ということもあるでしょう。そのようなときには、電子決裁を活用してみてください。
出張先などでも、モバイル端末でメールをチェックするのと同じ感覚で、文書決裁システムにアクセスし、承認・決裁すべき案件がないかを確認できます。
電子決裁とは？
電子決裁とは、紙の書類ではなくPC上の電子文書を用いて決裁処理を行う方法のことです。紙の書類での決裁の場合、決裁者が紙書類に印鑑を押す必要があります。
この作業をPC上で行うことができるのが電子決裁です。
６．電子決裁のメリット
電子決裁を利用すれば、
- 業務の流れの見直し
- 承認・決裁の迅速化
- 意思決定のスピードアップ
- 在宅勤務の推進
などのメリットがあります。また、
- 紙資源の削減
- 保存業務の短縮
- 保存スペースの縮小
- 紛失や改ざんの防止
にもつながるのです。
書面いらずでコスト削減
電子決裁を利用すれば、書類を紙に印刷する必要がなくなります。紙の使用量が減れば、紙代や印紙代・印刷時にかかる電気代やインク代をカットすることが可能です。
また、資源の削減にもなるため、環境に優しい企業にもなれるでしょう。また、紙の書類は保存スペースを確保する必要があるのです。電子決裁を利用すれば、そのスペースを有効活用することができます。
決裁の時間短縮
ほかにも、決裁の承認・回付がスムーズになるというメリットがあります。先述したように、紙の書類が山積みになってしまったり、優先すべき決裁がどこにあるのかわからなくなってしまったり、ということもあるでしょう。
また、紙の書類での決裁の場合、決裁者が紙書類に印鑑を押す必要があります。紙書類を回覧し、ひとりひとりに承認をもらうのは非常に時間がかかり非効率的です。
電子決裁であればすべての作業をPC上で行えるため、何人もの上司のデスクを回って印鑑を押してもらう必要もありません。
コンプライアンス強化
電子決裁はコンプライアンスの強化にも効果的です。近年、法令遵守による信頼性の維持や訴訟対策などにより、コンプライアンス強化が意識づけられてきています。
電子データでバックアップを取っておくことの重要性が高まっているのです。また、電子データであれば災害時にもデータが紛失することがないというメリットもあります。
テレワークの促進
近年、世界では自宅で業務をこなす、テレワークが注目されるようになりました。2020年より、新型コロナウイルスの影響で日本国内でもテレワークの需要が拍車をかけています。
電子決裁を利用すれば、紙書類を回覧し、ひとりひとりに承認をもらう必要もありません。自宅から決裁者にデータを送り、承認してもらうことができるのです。テレワークの推進にも、電子決裁の導入が効果的といえるでしょう。
改ざん防止
さらに改ざんの防止にも電子決済導入は効果的です。紙に書類の場合、だれがいつどこで書類に手を加えたのかを把握するのは難しいでしょう。
しかし、電子決裁を利用することでその都度のデータを正確に保存することが可能です。
また、履歴も残るので、だれがいつデータを修正したのかどうかも把握することができます。
さらに、データを暗号化することでセキュリティ対策においても強化させることが可能です。
