ルーチンとは、決まりきったことを意味します。ここでは、ルーチンについてさまざまなポイントから解説します。
目次
１．ルーチンとは？
ルーチンとは決まりきったことを意味する言葉です。たとえば、
- 決まりきっている手順
- お決まりの所作
- 慣例
- 定番の業務
- 毎日の日課
といった意味で使われます。「ルーチンワーク」を指して「ルーチン」ということもあります。
ルーチンワークに該当する仕事
ルーチンワークに該当する仕事は、下記のとおりです。
- データ入力や書類作成、電話応対などに従事する事務職
- 既存顧客や新規顧客を訪問して、自社製品やサービスの営業活動を行う営業職
- 来客対応や電話の取り次ぎなどを行う受付
- 商業施設やオフィスの清掃
- 商品・サービスについて回答するコールセンター業務
２．ルーチン業務に向いている人の特徴
ルーチン業務に向いている人には特徴があります。ここでは、ルーチン業務に向いている人の特徴について解説します。
- コツコツ作業するのが好き
- 同じ作業の繰り返しが苦にならない
- 自分のペースで作業したい
- 正社員以外の雇用形態を希望している
①コツコツ作業するのが好き
「コツコツと作業をする」とは、地道に作業を繰り返す、もしくは絶えず作業を継続して行うといった様子を表す言葉です。
つまり「周囲とのコミュニケーションは少なく、仕事に集中できる」「自分のペースで仕事を進められる」のが好きな人はルーチン業務に向いています。
②同じ作業の繰り返しが苦にならない
「同じ作業の繰り返しに心地よさを感じる」「繰り返しのなかに仕事の面白さを感じる」「同じ仕事を進めて安心感を得る」といった価値観を持つ人はルーチン業務に向いています。
③自分のペースで作業したい
「自分のペースで作業をする」とは、自分が最初に決めた段取りで仕事を最後までやりとおすこと。
しかしこのような人は「急な仕事の依頼が来たり仕事のやり方を途中で変えたり」といった仕事の中断を余儀なくされる状況では、パニックに陥りやすいです。
④正社員以外の雇用形態を希望している
たとえば派遣社員は、あらかじめ担当する業務が決まっていますし、その多くは責任やプレッシャーのある管理業務以外の作業です。さまざまな経験を積む正社員より、派遣社員のほうがルーチン業務に向いているとわかります。
３．ルーチン業務のメリット
ルーチン業務にはメリットがあります。それぞれについて解説しましょう。
- マニュアル化しやすい
- 業務効率化が図りやすい
- 人材を確保しやすい
①マニュアル化しやすい
ルーチン業務は、同じ仕事を同じ工程で繰り返します。作業手順は決まりきっており、その都度変更しません。作業手順が明確ならそれをマニュアル化するのはかんたんです。作業がマニュアル化できれば、進捗確認なども容易にできるでしょう。
②業務効率化が図りやすい
ルーチン業務では、作業手順が決まっています。そのため次の仕事を考えたり新しい仕事のやり方を考えたりする必要がありません。業務のスケジュール管理や業務量などの予測計算もかんたんにできます。これらにより、比較的容易に業務を効率化できるのです。
③人材を確保しやすい
ルーチン業務には、マニュアル化しやすいという特徴があります。そのため業務に不慣れな人や未経験者、無資格者でも、マニュアルを見ながら作業できます。専門性が高くないため、ルーチン業務に携わる人材の確保も比較的かんたんです。
４．ルーチン業務のデメリット
ルーチン業務にはデメリットもあります。それぞれについて解説しましょう。
- モチベーションが低下しやすい
- 目標や独創性が失われやすい
- 給与面で期待ができない
- 不必要な作業が含まれている場合もある
①モチベーションが低下しやすい
毎日毎日同じ業務を繰り返していると、マンネリになってしまったり飽きてしまったり、つまらなくなってしまったりする可能性も高いです。よってルーチン業務や仕事そのものへのモチベーションが、低下してしまう危険もあります。
②目標や独創性が失われやすい
ルーチン業務を続けていると、業務の達成感を得にくくなるうえ、何を目標としていたか、見失う場合があります。
またルーチン業務は定型業務であり、自由な発想は不要です。そのため、自分にしかできない業務といった独創性が失われやすい傾向にあります。
③給与面で期待ができない
ルーチン業務はマニュアル化できるかんたんな業務で、初心者や無資格者などでも取り組みやすいといえます。その結果、高い給与をもらうのは期待できないのです。
④不必要な作業が含まれている場合もある
ルーチン業務は定型業務です。定型業務は一旦定型化されてしまうと、作業工程の見直しが行われにくくなります。マニュアル化された工程に、不要な工程やさらに効率化できる作業、見直しを要する手順が含まれている場合もあるのです。
５．ルーチンとして効率化しやすい業務
ルーチンとして効率化しやすい業務があります。それぞれについて解説しましょう。
- 会議やミーティング
- 経費計算
- 資料管理
①会議やミーティング
月曜日の営業会議や月初めの経営会議といったように、定期的な会議はルーチン化されやすいです。しかしルーチン化した結果、不要な会議の開催になる場合もあります。議題や議事録、時間や頻度などを再検討したうえで、ルーチン化を図るとよいでしょう。
②経費計算
経理業務はルーチン化しやすい業務の代表です。
たとえば「起票、売掛金と買掛金管理、現金出納などの日次業務」「給与計算、月次決算などの月次業務」「税金の納付、年次決算などの年次業務」などのマニュアルを作成し、ルーチン化すれば業務効率を向上させられます。
③資料管理
資料とは、営業日報や帳票といった書類のこと。作成の手間や記入漏れ、記載ミスなどを減らして効率化を図るためにもテンプレートや専用ソフトを活用して、ルーチン化しましょう。
６．ルーチン業務を効率化するポイント
ルーチン業務を効率化するポイントがあります。それぞれについて解説しましょう。
- 仕事の目標を設定する
- テンプレートや外注の活用
- 業務管理アプリ・ツールを活用する
- 作業を単純化・標準化する
- RPAツールを活用する
①仕事の目標を設定する
ルーチン業務を続けていると、徐々にモチベーションが低下します。そうならないためには仕事のノルマや目標を設定し、達成に向けて努力する姿勢づくりが必要です。目標が設定されれば、ルーチン業務も効率的に取り組めるでしょう。
②テンプレートや外注の活用
報告書や議事録、日報などに対して、WordやExcelで作成した社内共通のテンプレートを用意しておくと、内容の共有や効率化の助けになります。もしルーチン業務に手間のかかる作業があれば外注化すると生産性が高まるでしょう。
③業務管理アプリ・ツールを活用する
ルーチンワークを効率化させる業務管理アプリ・ITツールは数多くあります。デバイスを選ばず、利用料が無料のものもあったり、タスクの進捗はドラック＆ドロップで管理したりなど、利用者にうれしいサービスを提供してくれるでしょう。
④作業を単純化・標準化する
定型業務であるルーチン業務を効率化させる最大のポイントは作業そのものや作業工程を、「いかにシンプルにしていくか」。作業の単純化・標準化を進めれば、おのずとルーチン業務は洗練され、効率化されるでしょう。
⑤RPAツールを活用する
ロボットが行う定型業務の自動化ツールのことで、Robotic Process Automationの頭文字を取ったものです。RPAツールを活用すれば、正確かつ人員の拘束なく、昼夜とわずルーチン業務をロボットに代行してもらえるでしょう。
７．ルーチンに関連した言葉
ルーチンに関連した言葉もあります。下記2つから、関連語について解説しましょう。
- ルーチンの類義語
- ルーチンの対義語
①ルーチンの類義語
ルーチンの類義語やルーチンから連想される言葉は、下記のとおりです。
- 日課
- 習慣
- 単調
- お決まり
- 単純
- 紋切型
- 形式的
- 規則的
- ワンパターン
- 習慣的
- 反復
- 機械的
- マンネリ
②ルーチンの対義語
ルーチンの対義語は、下記のとおりです。
- その場その場の・場当たり的な・特別に、を意味する「アドホック」
- 規則的ではない・変則・不規則・通常どおりにことが運ばない・正規でない、といった意味のある「イレギュラー」
- 一定の期間・一回限り、などを意味する「スポット」
- 自分で判断する側面を持つ、「非定型業務」
８．有名人とルーチン
有名人には、ルーチンを大切に考える人がいるのです。下記3人のルーチンについて解説します。
- イチロー氏
- クリスティアーノ・ロナウド氏
- 大坂なおみ氏
①イチロー氏
イチロー氏は、日本人初の野手としてメジャーリーグに移籍した元プロ野球選手です。
- 翌日の試合開始時間に合わせ、逆算してスケジュールを決める
- 朝昼兼用のブランチを年単位で同じメニューにする
- 20年以上、同じスペックのバットを使い続ける
など野球に悪影響をおよぼす不確定要素を排除した、ルーチンワークを続けています。
②クリスティアーノ・ロナウド氏
クリスティアーノ・ロナウド氏は、ポルトガル出身のサッカー選手です。「習慣化された行動を試合でも実施して、普段どおりのメンタルでプレーし、かつ集中力を高めている」と、インタビューで語っています。
フリーキックのとき、5歩下がって仁王立ちをしてからシュートを放つなど、ルーチンを自身の中に取り入れて実践していました。
③大坂なおみ氏
大坂なおみ氏は、女子プロテニスプレーヤーです。日常にルーチンを取り入れてどのようなシチュエーションでも、精神的にリラックスしてプレーができるような自分をつくりこんでいます。
- ポイントごとに2回ジャンプをする
- 靴は右から履く
- 朝食は必ずサーモンベーグルを食べる
といったルーチンが、彼女の強みになっているのです。
