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クラウド型人事システムとは、クラウド上で人事情報を一元管理するシステムです。ここでは、クラウド型人事システムについて解説します。
目次
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１．クラウド型の人事システムとは？
クラウド型の人事システムとは、インターネット上のサーバーを経由して人事労務に関する情報を一元的に管理するシステムのこと。
サーバーを設置する手間や初期費用などのコストがかからず、いつでも場所を選ばず操作できるといった使い勝手の良さからニーズが高まっています。
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オンプレミス型の人事システムとの違い
オンプレミス型は、自社でサーバーを設置してシステムを構築します。システムのカスタマイズがしやすい一方、初期費用やセキュリティ対策費用などのコストがかかるのです。
一方、クラウド型は自社でサーバーを用意する必要がありません。保守運用費用が発生せず、低コストで導入できます。
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２．クラウド型の人事システムが注目される理由
クラウド型の人事システムが注目される理由について、下記から解説します。
- テレワークの普及
- デジタルトランスフォーメーションへの取り組み
- IT人材の不足
①テレワークの普及
コロナ禍でテレワークが社会に普及しました。しかしテレワーク下では従業員の仕事ぶりに関して把握するのが難しかったり、適正に評価できなかったりといった人事労務の課題が生じているのです。
クラウド型人事システムを導入すれば、従業員がどこにいても勤怠管理できます。公平な評価もできるため、従業員のモチベーションも維持できるでしょう。
②デジタルトランスフォーメーションへの取り組み
2018年より、日本はデジタルトランスフォーメーションを進めています。DXともいわれDX推進のガイドラインでは、IoTやAI、5Gやクラウドの積極的な活用を推奨しているのです。
DX推進の一環としてクラウド型人事システムを導入すれば、生産性向上や人材マネジメントの強化による競争力強化が期待できます。
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③IT人材の不足
人事システムを開発できるIT人材は、つねに不足しています。よってオンプレミス型人事システムを利用しようとすると、エンジニアの確保が困難になってしまうのです。
クラウド型人事システムを利用すれば、システムの構築・メンテナンスを自社で行う必要がないため、IT人材の確保に窮することもありません。
昨今ではシステムを導入の際に、まずクラウド型を検討するクラウドファーストの動きがあります。これは政府や行政のシステムも例外ではなく、国を挙げてクラウドシステムの導入が進められています。
クラウド型人事システム「カオナビ」なら行政機関での導入実績もあるので、安心して導入検討が可能です。詳しい資料は ⇒ こちらから
３．クラウド型の人事システムの主な機能とできること
クラウド型の人事システムでは、人事管理や人材マネジメント管理が可能になります。下記のポイントから、クラウド型人事システムの機能について解説しましょう。
- 人材マネジメント
- 労務管理
- 勤怠管理
- 給与計算
①人材マネジメント
人材マネジメントの機能は、下記のとおりです。
- 人事評価
- 目標管理
- 人材配置
- スキル管理機能
- 採用管理
- 人材育成
人事評価
従業員ごとの評価を一元管理し、査定や人材配置に活用する機能のこと。たとえば「個人の目標設定」「評価」「評価結果の集計」「分析」「フィードバック」「コンピテンシー評価」「360度評価」などを一元管理できるのです。
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目標管理
目標設定や進捗状況、目標達成の度合などをWeb上で可視化できる機能のこと。アラートやタスク、スケジュール管理といった便利機能もあり、作業工程を可視化しながら効率的に目標管理できます。
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人材配置
一元管理された従業員情報をもとにした適材適所の人材配置をサポートする機能のこと。組織図のシミュレーションができるシステムなどもあり、業務効率化や生産性の向上などを高められます。
スキル管理機能
公的資格や技術力、専門知識や習熟度、キャリアといった従業員の持つ多種多様なスキルを一元管理する機能のこと。戦略的な人材配置・人的資源を活かした経営戦略の実現に有効活用できます。
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採用管理
求人募集や応募者管理、面接日のスケジュール管理など、採用活用の可視化や採用情報の共有をかんたんにする機能のこと。煩雑になる採用業務がスムーズになります。
人材育成
新卒や第二新卒、中堅社員や管理職など、さまざまな階層向けの研修を企画するなど、人材育成に利用できる機能のこと。人材育成計画に合わせたeラーニングの進捗も確認しやすく、成果分析も可能です。
②労務管理
煩雑になりがちな人事労務を効率化してくれる機能のこと。入退社に関わる従業員情報管理や社会保険など各種保険の手続きなどができるのです。
個人情報管理をシステムで一元化するため、申請書類の作成や申請、管理もパソコン上でかんたんにできます。手間が省けるためリソースをほか業務に振りわけるのも可能です。
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③勤怠管理
従業員の勤務状況や年次有給休暇など、各種休暇取得状況を一元管理する機能のこと。具体的には、「Web打刻やICカードによる出退勤管理」「長時間残業をふせぐためのアラート」などの機能があります。
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育児や介護と仕事の両立に関心が集まり、働き方改革関連法案による勤務形態の多様化も進みつつある昨今。企業はフレックスタイム制や裁量労働制など、あらゆる勤務形態に対応していかねばならない時代になりました。...
④給与計算
「時間外労働による残業代」「所得税」「社会保険料」「雇用保険料」「年末調整」などを自動で行う機能のこと。法改正にも対応しているため、データをもとにかんたんに従業員一人ひとりの給与が計算できます。
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１．給与計算とは？
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４．クラウド型の人事システムのメリット
クラウド型人事システムにはさまざまなメリットがあります。ここではクラウド型人事システム特有のメリットについて、解説します。
場所を問わずに利用できる
クラウド型では、クラウド上で各種データを管理しています。そのためインターネットに接続する環境下にある・デバイスの準備があるという要件を満たせば、いつでもどこでもデータの閲覧、編集、更新が可能です。
働き方改革で進んだテレワーク下にあっても評価業務ができるため、遠隔地でも活用できます。
導入と運用スピードが早い
オンプレミス型人事システムではサーバーの購入やメンテナンス、システムの準備や更新など、導入や運用に時間がかかるもの。
クラウド型人事システムは、インターネットにアクセスできる環境とデバイスさえ整っていれば、最短日数でシステムを導入、運用できます。スピード感は、ビジネスにとって非常に重要です。
費用が安い
オンプレミス型人事システムではサーバーを購入やシステム開発に数百万円かかることも。しかしクラウド型人事システムには、下記のようなものが多くあるのです。
- 初期費用が無料のものから数十万円で済む
- 運用コストはユーザー数で決まる
オンプレミス型と比較すると、初期費用・ランニングコストを抑えられます。
法改正に対して迅速に対応できる
オンプレミス型人事システムでは、法改正があれば自社でシステムに反映させなければなりません。しかしクラウド型人事システムなら、法改正があっても改正内容が自動でアップデートされます。
更新もれがないだけでなく対応にかかる手間も不要なため、給与計算の管理もスムーズです。
トライアルから始められる
クラウド型人事システムには、トライアルがあります。自社がクラウド型に適合するかどうか迷ったら、トライアルを利用するとよいでしょう。
ただしトライアルでは全機能が使用できないといった条件がつく場合も。それでも本格導入の前に試せるのは、オンプレミス型にはないクラウド型のメリットです。
クラウド型のシステムを選ぶ際は、使いやすさやサポートの充実度も重要です。せっかくシステムを導入しても経営者から現場の担当者までが使いこなせなければ意味がないからです。
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５．クラウド型の人事システムのデメリット
クラウド型の人事システムにはデメリットもあります。それぞれについて解説しましょう。
カスタマイズに制限がある
オンプレミス型人事システムは、「フレックスタイム制」「休日や休暇の扱い」「シフト勤務」といった自社特有の勤務体系にシステムをカスタマイズしやすいです。
しかしクラウド型人事システムはITインフラをクラウド上でほかのユーザーと共有している特性から、詳細なカスタマイズは難しくなります。
情報漏えいのリスクが高まる
オンプレミス型人事システムは、社内のサーバーでシステムを管理しているため、外部への情報漏えいのリスクを低く抑えられます。
一方、クラウド型人事システムは、インターネットを介してクラウド上にあるシステムを使用します。オンプレミス型人事システムと比較すると、セキュリティ体制が弱い側面を持つのです。
オフラインで利用できない
オンプレミス型人事システムの多くは、社内LANで構築されています。よってインターネットの障害が発生した場合でも、システムを利用できるのです。
一方、クラウド型人事システムはインターネットを経由して使用するため、「インターネット回線の障害時」「システム提供会社のサーバートラブル」の際、使用できなくなります。
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６．クラウド型の人事システムが適している企業の特徴
クラウド型の人事システムが適している企業には、いくつか共通する特徴があります。クラウド型人事システムは、どのような企業に適しているのでしょう。かんたんに解説します。
- 導入の手間とコストを抑えたい
- 社外からのアクセスが多い
- 戦略人事に着手したい
- BCP（事業継続計画）対策を進めたい
①導入の手間とコストを抑えたい
クラウド型人事システムは、「初期費用やランニングコストが安い」「かんたんに導入できる」といったメリットを持ちます。またシステムを導入すれば、法改正への対応やセキュリティ対策なども不要です。
よって導入の人的手間やコストを抑えたいと考えている企業に、適しています。
②社外からのアクセスが多い
コロナ禍を経てテレワークを推進する企業が増えてきました。従業員とのやり取りにインターネットを介している企業は、どこにいてもシステムにアクセスできるクラウド型人事システムの利用が有効です。
また人数の多い営業部隊があるなど社外で活躍する従業員が多い場合にも、クラウド型はオススメです。
③戦略人事に着手したい
クラウド型人事システムでは、従業員情報を一元管理できます。一元管理した情報を活用すれば、戦略人事が進めやすくなるでしょう。
またシステムを活用すれば、人事業務の効率化・自動化・スピード化がよりいっそう進みます。時間的余裕を作って、ほか業務や人事施策に力を注ぎたい企業に有効です。
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④BCP（事業継続計画）対策を進めたい
クラウド型人事システムは、インターネット環境とデバイスが整っていれば、いつでもどこでも利用できます。万が一、自社で業務ができない事態が生じても、自社以外の場所から業務の継続が可能です。
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７．クラウド型の人事システムの比較ポイント
クラウド型の人事システムを比較検討する際、何に気をつければよいのでしょう。いくつかのポイントからかんたんに解説します。
- 自社が希望する機能を備えているか
- 操作はかんたんか
- 多言語に対応できるか
- サポートが充実しているか
- ほかシステムと連携が可能か
- セキュリティ対策が万全か
①自社が希望する機能を備えているか
クラウド型人事システムには、さまざまな機能があります。そのため、自社が希望する機能を備えているかどうか、比較検討事項にしましょう。
たとえば「どのような目的で人事システムを利用するのか」「目的達成のためにはどのような人事システムの機能が必要かどうか」です。
②操作はかんたんか
人事システムは、「個人情報の変更、更新」「各種手続き申請」「人事評価」など、人事担当者だけでなく一般の従業員も操作することがあります。
操作が複雑であれば、効率的な操作は困難です。直感的に操作できるかどうか、といった操作性の比較検討は不可欠でしょう。
③多言語に対応できるか
日本企業でも、外国人の採用といったグローバル化が進んでいます。それに対応するためには、多言語に対応できる人事システムの導入が不可欠です。
選択するシステムが自社が必要としている外国語に対応しているのか、比較検討しましょう。そして外国人の従業員も安心してシステムを使用できる環境を整えます。
④サポートが充実しているか
人事システムでは、「個人情報を取り扱う」「多くの従業員がシステムを利用する」ため、ベンダーが適正かつ充実したサポートを行っているかどうか、比較検討が必要です。
たとえば「サポートデスクにいつでもアクセスできる」「社会保険労務士などの専門家のサポートを受けられる」など、手厚いサポートがあるかを検討します。
⑤ほかシステムと連携が可能か
すでにほかシステムが稼働している場合外部ツールとしてそれらシステムと連携ができるかどうか、検討も必要です。
また現在ほかの人事システムを使っている場合、新しい人事システムへデータ移行が可能かどうか、検討しましょう。確認しておかないといざ導入した際、想定外の作業が発生する可能性もあります。
⑥セキュリティ対策が万全か
クラウド型人事システムは、クラウド上で個人情報といった機密情報を扱います。そのためシステムそれぞれのセキュリティ対策を丁寧に比較検討しましょう。たとえば、下記のようなポイントは最低限検討すべきです。
- 不正アクセス
- 通信の暗号化の有無
- アクセスログの管理
- ハードウェア機器の障害対策
- データのバックアップ
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