新入社員研修は、入社した社員に自社で働くマインドやスキルを習得させる研修です。ここでは、内容例やカリキュラムの組み方、資料作成の注意点などを解説します。
目次
１．新入社員研修とは？
新入社員研修とは、新しく入社した社員にその企業で働く心構えや必要な知識、スキルを習得させる研修のこと。一般的には入社後すぐに行われます。しかしなかには、入社前から始める企業もあるのです。社会人としての考え方や振る舞い、業務で必要となる最低限のスキルを中心とした研修内容になっています。
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２．新入社員研修の目的
すべての新入社員に実施される新入社員研修。しかし「新卒採用」と「中途採用」では、研修の目的や内容に違いがあります。それぞれの違いを解説しましょう。
新卒採用
新卒社員への研修目的は、「社会人として必要な知識やスキルの習得」。
具体的には、ビジネスマナーや論理的思考、職種別技能などが挙げられます。また研修を通じて新入社員とのコミュニケーションを深め、それぞれの社員の特性を知るのも目的のひとつです。
中途採用
社会人としての経験がある中途採用社員への研修は「早期戦力化」が目的です。
中途採用社員が研修をとおして新しい環境になじみ、具体的な業務内容や社内での役割、経営理念や社風などを深く理解できれば、自社が求める行動をとれるようになるでしょう。それにより、早期の活躍も期待できます。
３．新入社員研修のタイミングと期間
適切な時期に適切な研修を行うと大きく成長します。そのため社員への教育におけるタイミングと教育期間は、重要な要素となるのです。
とくに新入社員研修では「どんな人材になって欲しいのか」を明確にして教育内容を検討し、ひとりで業務を遂行できるレベルになるまでの教育スケジュールを立てる必要があります。
新卒採用と中途採用における社員研修のタイミングと期間について、説明しましょう。
タイミング
新人社員研修を行う最適なタイミングは、新卒や中途にかかわらず「入社時」です。
入社時ならば、社会経験がない新卒社員は先入観がなく、企業理念や業務内容を素直に浸透させやすくなります。そのため新卒社員に関しては、社会人になる自覚を喚起するために、入社前の3月に内定者研修を行う企業も少なくありません。
中途採用の社員も、前職での考えや作業手順をリセットして新しい環境になじませるために入社直後の研修が必要です。
期間
新入社員研修を行う期間は、新卒採用か中途採用かによって異なります。
新卒社員の場合は3か月から6か月間で、4月から9月頃に実施されるのが一般的です。一方就労経験のある中途採用者の場合はそれよりも短く、多くは1か月から3か月で終了します。
また実施した研修内容の理解を深め定着させるため、入社後3か月から6か月の間に行う短期間の「フォローアップ研修」も効果的です。
４．新入社員研修で学ぶ主な内容例
効果的な研修を行うためには、「どんなスキルを身につけて欲しいか」「配属先で必要な能力は何か」を明確にした目標設定が重要です。
この目標によって、必要となる研修内容は変わります。ここでは、多くの企業で採用している新入社員研修のカリキュラム例を解説します。
- 自社への深い理解
- 社会人としてのマインドセット
- 論理的な思考力
- 基本的なビジネスマナーとビジネススキル
- 現場配属後に必要な専門的なスキルや知識
①自社への深い理解
自分が働く企業について深く理解してもらう研修を行い、具体的に知ってもらって愛着を生み、新入社員の就労への意欲を育みます。
企業理念や経営理念などは、自社の考え方や価値観の根幹です。仕事への誇りややりがいが芽生え、離職防止にもつながります。また基本的な社内ルールや規範、自社のサービスや商品、各部署の業務内容なども自社の理解に必要です。
②社会人としてのマインドセット
新卒採用の社員に対する新入社員研修は、学生気分を払拭して社会人としての意識を身につけさせる意味もあります。そのため多くの企業では研修の最初に「マインドセット」を取り入れ、社会人として適切な行動や言動や仕事への向き合い方を教育するのです。
社会人としての意識が高まると、自主性や自社の一員としての自覚、時間や体調などの管理意識などが生まれ、成長しやすくなります。
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③論理的な思考力
ビジネスシーンでは、物事の結論だけでなく、その根拠や因果関係まで考える「論理的思考力」が欠かせません。筋の通った論理で話せば、相手に内容をわかりやすく伝えられるからです。そのため論理的思考力は企業内の全社員が習得すべきスキルといえます。
新入社員向けの研修では一般的に、論理的思考のベースとなる帰納法と演繹法といった思考方法、思考を整理するためのフレームワーク、ケーススタディを用いた問題解決などが行われています。
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④基本的なビジネスマナーとビジネススキル
社会人として友好的な人間関係を築くためのビジネスマナーと、スムーズに業務を遂行するためのビジネススキルは、新入社員研修の重要なカリキュラムです。以下のようなビジネスマナーやビジネススキルが、新入社員研修に含まれます。
- 身だしなみや言葉遣い
- 電話対応や来客対応のマナー
- 名刺交換の仕方
- ビジネスメールの書き方
- プレゼンテーションの仕方
- オンライン会議の仕方
- 基本的なPCスキル
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⑤現場配属後に必要な専門的なスキルや知識
新入社員を早期に戦力化させるには、配属先で必要な専門知識やスキルを習得させなければなりません。
とくにマーケティング部や経理部、法務部や情報システム部などは専門性が高い部署です。このような部署へ配属する新入社員には研修を行い、業務遂行が可能なレベルへ引き上げる必要があります。
研修の効果を実際の業務で生かすには、個人の努力だけでなく企業のフォローアップも必要です。新入社員のスキルレベルをさらに向上させるには、定期的に「職種別研修」を活用するとよいでしょう。
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５．新入社員研修で使われる手法
研修を効果的に行うには、目的や内容にあった手法を採用する必要があります。ここでは新入社員研修でよく使われる7つの手法をご紹介しましょう。
- グループワーク
- ケーススタディ
- レクリエーション
- ロールプレイ
- メンター制度
- OFF-JT
- OJT
①グループワーク
受講者を数人ずつのグループに分けて課題に取り組ませる手法です。協力して課題に取り組む「作業型」と、成果を発表する「プレゼン型」があります。
受講者同士が能動的に取り組む手法ゆえ、新入社員同士の関係性も深まり、実務でも効果を発揮しやすいです。「コミュニケーションスキル」「論理的思考」「課題解決能力」の習得に適しています。反面、個人の資質や考え方を把握したいときには向きません。
②ケーススタディ
現場で実際に発生した事例をもとに、適切な対応の仕方や解決方法を学ぶ手法です。具体的な事例を研究するため、「問題解決能力」「分析力」「洞察力」「論理的思考」が身に付きます。
新入社員研修にケーススタディを採用するメリットは、現場に出る前に「クレーム対応」や「商談でのプレゼン」などを疑似体験できる点です。
③レクリエーション
簡単なゲームや課題を行う手法です。研修前のアイスブレイクや、座学が続いた後の気分転換に使われ、内容は「質問ゲーム」「ジェスチャーゲーム」「他己紹介」などさまざま。
カリキュラムの合間にレクリエーションを取り入れると新入社員同士の交流を促せますし、緊張をほぐして本来のパフォーマンスを引き出す効果も期待できます。
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④ロールプレイ
実際の業務で想定される面に役割を設定して、受講者が演じる手法です。具体的な事例を研究して学ぶ「ケーススタディ」と似ているものの、ケーススタディは主に座学で行い、ロールプレイでは実際の会話や行動を体験します。
そのためロールプレイで実務に起こり得るシーンを疑似体験させておくと、現場で同様の状況になっても即座に対応できるのです。ビジネスマナーの習得やセールストークの練習に適しています。
⑤メンター制度
所属部署以外の先輩社員が新入社員をサポートする手法で、サポートする先輩社員を「メンター」、サポートされる新入社員を「メンティー」と呼びます。
メンターには年齢の近い社員が選ばれ、社内での人間関係や業務上の相談を受けたり、キャリア形成のサポートを行ったりします。そのためメンティー社員だけでなく、メンター社員の成長も促進する効果も期待できるのです。
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⑥OFF-JT
業務から離れて行う研修で、時間や場所を設定して教育を行う手法です。たとえば「新入社員全員を集めて一斉研修を行う」「外部のセミナーや講座を受講する」などが挙げられます。なお新入社員研修だけでなく、階層別研修などにも広く利用される手法です。
すべての新入社員へ均等に教育を行えるため、習得する知識やスキルにばらつきが生じにくくなります。
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⑦OJT
現場で業務を行いながら、上司や先輩社員が対象社員に対して必要な知識や技術を教育する手法です。
新入社員研修では、ひとりの新入社員をひとりの先輩社員が担当するのが一般的で、業務における実践的なスキルを身につけられます。一方で先輩社員の指導力で成果に差が出やすいため、先輩社員への指導研修も必要です。
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６．新入社員研修を成功させるためのポイント
最適な内容や手法で研修を行ったからといって、それだけで新入社員が成長し続けていくわけではありません。研修の成果をより効果的にするには、振り返りとフォローが必要です。
- 細やかなフォロー
- 成功体験の振り返り
①細やかなフォロー
受講者に理解できない箇所や疑問が残ったままでは、研修の効果を発揮できません。そのため新入社員研修では、細やかなフォローやサポートが重要です。たとえば以下のようなフォローが必要といえます。
- 発言しやすい環境を整えたうえで質問の時間を用意する
- 定期的な課題やレポートの提出で理解度を確認する
- 気軽に相談できる雰囲気をつくる
②成功体験の振り返り
成功体験を振り返り、社員の自己効力感を高めましょう。自己効力感とは、仕事に取り組むうえで「自分ならできる」「成果を上げる能力がある」と認知すること。
具体的には新入社員研修で、受講者が自分の行動によって得られた成功や価値を振り返る機会を設ける方法が挙げられます。小さな成功体験を自覚して積み重ねて自己効力感が高まると、自発的に行動を起こせる人材へ成長していけるのです。
７．新入社員研修のカリキュラムの組み立て方
新入社員研修を実施する際は、研修の内容を明確にして、適切なカリキュラムを組む必要があります。ここでは効果的なカリキュラムの組み立て方をご紹介しましょう。
- 経営および企業理念から設定
- 現場の状況から設定
- カリキュラムの期限を決定
- 研修カリキュラムを作成
①経営および企業理念から設定
企業の将来を担う新入社員には、自社が目指す未来や経営者の考えを理解させ、共有してもらうことが大切です。そのため新入社員研修では、経営理念や企業理念を盛り込んだカリキュラムを組む必要があります。
新入社員が企業の根幹である理念を理解すれば、企業から求められている役割を自覚できるのです。そして自分のやるべきことがはっきりするため、自主性や成長意欲も生まれます。
企業が求める人材や役割の要素を具体的に挙げて、新入社員がイメージしやすいように伝えると効果的です。
②現場の状況から設定
企業が業績を上げるための即戦力として新入社員を育成するには、配属先の現場の状況を見きわめたカリキュラムを組む必要があります。各現場で新入社員が業務を遂行するための要素を組み込みましょう。
- 現場では現在どのような業務に取り組んでいるのか
- その業務を行うためにはどのようなスキルが必要か
- 既存社員のスキルレベルや知識はどの程度か
それぞれの新入社員に不足している能力を考慮しながら、カリキュラムを組むことが重要です。
③カリキュラムの期限を決定
カリキュラムに取り組む期限を明確にしてから、研修内容を検討する必要があります。短期間で行う研修と中長期で行う研修では、内容が大きく異なるからです。
業務経験のない新入社員は、学習した内容をアウトプットし、さらにフィードバックして軌道修正しながら習得していきます。
そのため多くの企業では、新人社員研修に3か月ほどの中長期カリキュラムを採用。3か月間の実務をとおして理解の浅い部分を洗い出し、学び直しなどを行って知識やスキルを定着させるためです。
④研修カリキュラムを作成
研修の効果を高めるためには、学ぶ順番もふまえたカリキュラムを作成する必要があります。具体的には以下の順番がオススメです。
- 企業理念や経営理念
- 社会人としてのマインドセット
- ビジネスマナー
- 基本的なPCスキル
- それぞれの配属先で必要な知識やスキル
最初に全体研修で企業理念や社会人としてのマインドを学ばせて、成長意欲やモチベーションを上げます。次にどの部署においても必要とされる共通スキルを習得させ、全員でのカリキュラムを終えたあとで各配属に必要な研修を行うという流れです。
８．オンライン新入社員研修のメリット・デメリット
近年、コロナ禍の影響もあり、オンライン研修を導入する企業が増えてきました。Zoomといったビデオチャットツールを活用し、パソコンやスマートフォンを使って実施する手法です。しかしこれには多くのメリットがある一方、デメリットもあります。
メリット
オンライン新入社員研修の主なメリットは以下の6つです。
- 時間や場所の制約がなく全国どこからでも開催が可能
- 交通費や宿泊費、会場費などのコスト削減
- オンデマンド配信で反復学習が可能
- チャット機能を利用してリアルタイムで質問できる
- 同じ教材を使用するため教育の質を均一化できる
- 受講者の学習の進捗状況をデータ化して把握できる
本社支社を問わずにオンラインで実施できるため、企業側は時間とコストを大きく節約できます。
デメリット
オンライン新入社員研修には、以下のようなデメリットがあります。
- 受講者同士のコミュニケーションが取りにくい
- 実技を伴う実務的なカリキュラムに取り組みにくい
- 受講者のモチベーションを把握しにくい
- インターネット環境により中断してしまう場合もある
オンラインでは、新入社員研修の目的のひとつである「新入社員同士のコミュニケーションの促進」は望めません。またロールプレイを用いた実技研修にも不向きです。
９．新入社員研修資料作成のポイント
新入社員研修の資料は、「学習内容を視覚情報で補足する」「研修後に読み返して反復学習する」などの目的で作成します。受講者にとって読みやすく、理解しやすい資料を作らなければなりません。新入社員研修作成時のポイントを5つ解説します。
- 社内の意見を反映
- 簡潔な内容
- 作業の組み込み
- 適度な余白の確保
- 資料への目次の記載
①社内の意見を反映
既存社員へのヒアリングを実施し、リアルな意見を研修資料へ反映させる必要があります。人事部や研修担当者だけの考えで資料を作成しても、現場が本当に求める教育を実践できないからです。
配属先の上司に「新入社員に求める役割は何か」「そのためにどんな知識やスキルが必要なのか」を確認して、研修内容や資料に反映させましょう。
また若手社員からは「配属先でわからなくて困ったこと」や「スキルが足りずに苦労したこと」などを聞き、これらを重点的に反映させれば、より効果的な研修を実施できます。
②簡潔な内容
研修資料は余分な内容を省き、要点をわかりやすく記載しましょう。内容を詰め込みすぎた資料は「何が重要なのか」を把握するのが困難になり、研修内容の理解を妨げるからです。
また資料に記載する文章はシンプルに短くまとめるのもポイント。たとえば「必要のない文章は削除する」「できるだけ1文の文字数を少なくする」などです。
文字数が多い資料は読みにくく、受講者は資料を読むことに気を取られてしまいます。肝心の研修内容を聞き逃してしまっては、研修の効果が下がってしまうでしょう。
③作業の組み込み
受講者の集中力を維持するためにも講義を聞くだけでなく作業をする時間帯をつくって、内容にメリハリをつけましょう。資料作成の際に「要点をまとめる欄」や「感想を記入する欄」などを設けておくと、講義の合間に「自分で作業する時間」を組み込めます。
受講者自身の言葉で、リアルタイムに講義の要点や感想を書き込んでいくと、研修内容の理解を深めます。また「物事の要点や自分の考えを簡潔にまとめる練習」にもつながる有効な方法です。
④適度な余白の確保
研修資料には、受講者がメモをとれるだけの余白を確保しておきましょう。資料にメモ欄があれば、疑問点や自分の考えなどをその場で書き残せるからです。また研修の場で質問できなくてもあとで上司や先輩に聞けます。
もし疑問点を解消しないまま次の研修や実務に進んでしまうと、誤った知識やスキルが定着しかねません。
また研修資料を読み返したとき、「何について書いたのか思い出せない」状況になるのを防げます。いつでも研修内容を確認できるため、それぞれの受講者にとって価値のある研修資料になるのです。
⑤資料への目次の記載
多くのカリキュラムを学ぶ新入社員研修では、それぞれの資料の冒頭に「目次」を記載しておくのがオススメです。
研修内容を見返すとき、多くの資料から確認したい内容を探すのには時間がかかるもの。目次を記載しておけば、「それぞれの資料のどこに何が書かれているのか」がすぐにわかり、効率よく復習できるのです。
また研修内容の要点を目次の見出しにしておくと、目次を追っただけで全体の振り返りにもなります。
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