採用計画とは？ テンプレート例、立て方、採用計画書の作り方

採用計画とは、企業の採用活動の指針を示すものです。採用計画のポイント、テンプレート例、採用計画書の作り方など詳しく解説します。

１．採用計画とは？

採用計画とは、採用活動の指針となる計画のこと。企業の経営方針や理念、プロジェクト計画などにもとづいて、社員の異動や配置、新規採用などの計画を立てるのです。

たとえば「いつまでに・どのような人材を・どの部署へ・何人採用するのか」といった目標を立てます。また、求職者を募集する手段の選定や選考基準の内容含めたプロセス設計なども行うのです。

採用計画はただ人材を集めるためではなく、会社が求めている人材を必要な時期に獲得するためのもの。入社後に採用した人材が能力を発揮することを想定して、採用計画を立てるのです。

採用人材のミスマッチは、企業が求める人材を確保できないだけでなく、早期退職にもつながります。そのため、綿密に採用計画を立てる必要があります。

２．採用計画を立てる前にやるべきこと3つ

採用計画を立てる前にやるべきこと3つについて、解説します。

1. 採用活動における課題の把握
2. 事業計画の把握
3. 競合他社の調査

①採用活動における課題の把握

これまでの採用活動で発生した問題点を振り返り、課題を抽出していきます。たとえば「全体のスケジュールに無理がなかったか」「採用コストに無駄はなかったか」「内定を辞退した人の理由を把握できているか」などです。

②事業計画の把握

事業計画や事業戦略を把握すると、それを実現するための採用ニーズが見えてきます。どの部署に、どのような人材が何人必要なのかを検討します。必要人員を把握するための方法は、下記のとおりです。

• 人件費と採算の側面から人員を割り出すマクロ的算定法（トップダウン）
• 従業員にヒアリング行い人員を算定するミクロ的算定法（ボトムダウン）

③競合他社の調査

競合他社の調査では、同業他社がどのような採用活動を行っているのかを調査する段階です。給与や待遇はもちろん、選考内容や募集人数などにも注目します。調査方法は求人広告や応募者や新入社員にヒアリングするなどです。

３．採用計画を立てるときのポイント

採用計画はどのような採用でも、手順はほぼ同じです。一般的な流れから各ポイントを解説します。

• 採用を目的と明確にする…例）2年後に売上高を5倍にすることが目標。来春までに製造業を30名採用する
• 採用ターゲットと要件を具体化する…例）同業種で製造業経験者で5年以上
• 採用ターゲットに向けたメッセージやコンセプトを決める…活躍している既存社員の紹介
• 募集から選考、入社までのプロセスを設計する…例）求人媒体で広く募集、人材紹介で知識と技術を持つ人材を紹介してもらう。書類選考を経て面接は2回

また新卒採用と中途採用は、採用基準や採用対象などが異なります。よって計画を立てる際は、それぞれの特徴を踏まえるとよいでしょう。

新卒採用

新卒採用は年間の採用スケジュールが決まっているため、早い段階で多くの学生に接触し、自社が求める優秀な学生を確保するがベストです。企業の新卒採用スケジュールは、大学3年生の3月が、広報活動解禁スタートとなっています。

しかし多くの企業は「3月の広報活動解禁後に面談」「6月の選考活動解禁直後に内々定」といったスケジュールで多くの学生と接触を持つため、それ以前の期間にインターンシップや説明会などを実施しているのです。

ただ経団連は2021年にこれまでの就活ルールを廃止し、通年採用を拡大していく方針を持っています。通年採用はこれまでの新卒一括採用とは違い、就活時期に関係なく自由に採用活動が行えるため、留学生や既卒者にも柔軟に対応できるでしょう。

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中途採用

中途採用は欠員が出たり、補充が必要となったりしたタイミングで人材を募集し採用するため、4月1日に一律で入社する新卒採用と違い入社時期は決まっていません。中途採用の入社日は求職者と企業の間で決定します。

中途採用の計画を立てる際は、「どんなスキルを持った人材を・どの部署に・いつ採用するのか」を明確にするとよいでしょう。

また急な欠員が出たといった、早急な採用が求められるのも中途採用の特徴です。応募者は選考時点で、まだ現在の企業に在籍している場合もあります。そのため、内定が決まってもすぐに入社とはなりません。

元の会社との退職交渉や業務の引き継ぎなどを行うため、内定から入社までには1〜2カ月ほどかかるのが一般的です。

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４．採用計画書の作り方

採用計画書に記す5つの項目を詳しく解説します。

1. 採用目標…自社が求める人物像や人数など
2. 予算…採用活動にかけられるコストといったもの
3. 選考方法…書類選考や筆記試験、面接などと内定までの流れ
4. 評価方法…選考ごとの評価の方法と合格・内定基準の設定
5. 採用スケジュール…採用活動に要する時間や業務

①採用目標

自社が求めている人物像を記載します。人物像を明確にするため、人材を必要としている募集元の各部署からヒアリングを行いましょう。ヒアリングの例として次の5項目を紹介します。

• スキル…保有資格や専門知識など
• 経験…企画力や取引先など
• 能力…コミュニケーション能力やビジネスに関する能力など
• カルチャーマッチ…価値観や志向など
• 勤務条件…処遇や勤務時間、勤務地など

求める人物像を求職者に伝えると、入社後のミスマッチ防止になります。

②予算

「就活白書2020」によると、新卒採用ひとり当たりの平均採用コストは93.6万円、中途採用ひとり当たりの平均採用コストは103.3万円。その項目には求人広告費や説明会の会場費、面接にかかる人件費や交通費などがあります。

過去の採用活動を参考にしながら、ひとり当たりの採用コストを設定するのがポイントです。また1回の募集で、大人数を採用する大企業の採用コストはそれほど高くありませんが、中小企業の場合は採用人数が少ないため、採用コストは高くなります。

③採用手法

どのような方法で選出するか、採用・方法にはさまざまな種類があるのです。たとえば、下記のように応募者を評価します。

• 書類選考は能力や経験、意欲など
• 筆記試験は能力や適性など
• 面接試験は対面で会話をし総合的に判断する

試験の内容や形式、利用するツールは、自社が求める人物像や採用コストによって決定します。下記に例をあげます。

• 書類選考…エントリーシート、履歴書、職務経歴書など
• 筆記試験…性格検査や時事問題、小論文や専門知識試験など
• 面接試験…個人面談や集団面談、グループディスカッションやグループワークなど

④評価方法

面接官によって評価の仕方が異ならないよう、評価基準を明確にするのも重要です。自社が求める人物像と応募者が合致しているか、判断するためにも評価基準を設定し、採用活動に関わる全スタッフで共有しましょう。

採用基準を設定すると応募者を公平に評価できますし、早期退職も防止しやすいです。また評価基準を設定すればスキルや経験、論理的思考力や人間性などから応募者を幅広く評価できます。ただし新卒採用と中途採用の評価ポイントは異なるので注意しましょう。

⑤採用スケジュール

募集から入社までの採用スケジュールを、過去の採用活動を振り返りながら立てていきましょう。

いつまでに何名採用するのかを決め、最終から逆算してKPI（重要業績評価指標）を設定するのです。進行していくなかで現在の達成状況を確認し、問題点があれば修正し改善する必要があります。採用スケジュールは、下記のような項目で管理するとよいでしょう。

• 掲載期間（媒体掲載、就職フェア参加など）
• 選考期間（第1次採用の筆記試験、面接など）
• 研修期間

５．採用計画のテンプレート（フォーマット）例

採用計画書をゼロから組み立てるには知識も時間も必要です。ここでは、採用計画書のテンプレートをもとに、どのような項目を計画書に記載するのか、紹介します。ある程度決まったフォーマットに自社の計画を落とし込むだけでかんたんに作成可能です。

1. 採用目標
2. 採用手法
3. 採用スケジュール

①採用目標

採用目標の項目は次のとおりです。

• 募集職種（営業、経営企画など）
• 人数
• 求める人物像（管理職の経験が2年以上といったもの）
• 採用時期

②採用手法

新卒と中途でアプローチが異なる場合も多いので、新卒採用と中途採用にわけた選考方法を記載します。

③採用スケジュール

採用スケジュールの項目は次のとおりです。

• 掲載期間（就職フェアの参加など）
• 選考期間（書類選考、筆記試験など）
• 研修期間（合宿研修会など）

６．採用計画の作成に役立つツール

採用計画書のテンプレートは無料版・有料版ともに多くあります。選ぶ際のポイントは採用活動の全スタッフがいつでも見られて、共有・編集ができること。複数人で管理すると、業務効率化や円滑なコミュニケーションが図れます。

1. Googleスプレッドシート
2. Excel
3. スケジュール管理ツール

①Googleスプレッドシート

Googleアカウントがあればだれでも利用できるGoogleスプレッドシートはどのデバイスでも作成できるうえ、リアルタイムで共同編集できます。

編集内容が変更履歴に自動的に保存されるので、変更を元に戻したり、個別のセルの編集履歴を確認したりも可能です。MicrosoftExcelスプレッドシートを変換せず、オンラインで編集するのもできます。

Google Sheetsのコメントやアクションアイテム、スマートフィルなどコラボレーション機能とアシスト機能も利用可能です。

②Excel

Microsoft Excelは表形式のテンプレートが充実しています。採用計画書の内容を具体的に落とし込むには、Excel の「シンプル ガント チャート テンプレート」が便利です。

プロジェクトのスケジュールを作成し、進捗状況を追跡できます。プロジェクトチームと共有して、共同でレビューや編集をつねに最新版で行うのも可能です。

またExcelアプリを使って印刷物のデータ表をスマートフォンで撮影すると、写真が自動的に表に変換され、 Excelで編集可能になります。

③スケジュール管理ツール

スケジュール管理に強いツールも、使いやすくてオススメです。その際下記のような機能が充実したツールを使うとよいでしょう。

• スケジュール設定
• スケジュールの共有
• タスク管理
• ファイル共有

ツールには有料版と無料版があります。まず無料版を試してみてから選ぶとよいでしょう。選ぶポイントは自社の目的に合ったツールを導入すること。「オンラインで情報共有できる」「スケジュールやタスクをかんたんに入力できるツール」がよいでしょう。