モチベーションサーベイとは？ 質問事項、やり方をわかりやすく

モチベーションサーベイとは、従業員のモチベーションや意欲を評価するために行われる調査のことです。目的、メリット、実施方法などについて解説します。

１．モチベーションサーベイとは？

モチベーションサーベイとは、組織やチーム内のメンバーのモチベーションや意欲に関する情報を収集するための調査のことです。サーベイとは、「広範囲を対象にして情報を集めること」という意味の語です。実施方法ではアンケート調査を用いて行うのが一般的で、回収した回答を数値化したうえで分析します。

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２．モチベーションサーベイの目的

モチベーションサーベイの目的は、調査をとおして仕事や人間関係に対する従業員のモチベーションレベルを把握し、回答の内容や傾向を分析して、既存課題の改善や隠れた課題の発見につなげることです。

３．モチベーションサーベイと従業員満足度調査の違い

双方の違いは、調査によって何を見極めるかです。

• モチベーションサーベイ：従業員の仕事に対しての「やる気や意欲」を測定することが目的。主な焦点は、従業員が自らの仕事にかかわる動機やパフォーマンスに影響を与える要因など
• 従業員満足度調査：「働きやすさ」に対する満足度を測ること。労働環境や報酬、福利厚生や人間関係など、従業員の仕事に関する不満や不安などを見つけ出すのが目的

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４．モチベーションサーベイのメリット

モチベーションサーベイを課題の発見と改善に利用すると、組織の強化を実現できます。モチベーションサーベイがもたらす主なメリットを説明しましょう。

離職の防止

モチベーションサーベイを実施すると、離職を検討している従業員を見つけられる可能性もあります。仕事に対して意欲が低下している従業員は、ある日いきなり離職することも珍しくありません。

従業員のモチベーション、不満や不安などを定期的に評価すると、離職の原因になりえる問題の早期発見と改善につなげられるのです。

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生産性の向上

モチベーションサーベイで意欲が低下している従業員の発見と、効果的な改善方法を読み取れる可能性があります。モチベーションが向上した従業員はより積極的に仕事に取り組み、業務の効率性や品質を向上。組織全体の生産性も高まっていくでしょう。

またモチベーションが高い従業員は、問題解決能力やイノベーション能力が高く、新しいアイデアや改善提案を積極的に出す傾向にあります。組織の優位性や成長性の強化といった効果も期待できるのです。

人材配置の最適化

現状の仕事、キャリア形成、人間関係などに対する従業員のモチベーションを読み取れるため、適切なプロジェクトやチームへの配置が可能になります。適切な人材配置によって、各従業員のパフォーマンスを最大化できるでしょう。

適した業務に就いた従業員は自身のスキルや能力を生かせるため、業務の質や生産性の向上につながります。

５．モチベーションサーベイの質問項目

モチベーションサーベイの実施では、従業員の満足度を正確に把握するために、多角的な視点から質問項目を構成することが重要です。モチベーションサーベイで設けたい項目と質問事項例を解説します。

会社理念や方針に関する質問

従業員が自社の理念や方針に共感していなければ、不満や不信感が募り、モチベーションは低下します。自社の理念や方針に共感し、理解しているかどうか把握する質問を設置しましょう。

• 自社の価値観や文化に共感しますか
• 自社の理念や方針が、あなたの日常業務や意思決定にどの程度影響を与えていますか
• 自社の目標や目標達成に向けた取り組みに参加すると、自身のモチベーションが向上すると感じますか

業務に関する質問

仕事に対する意欲や興味を把握する質問です。従業員の意欲が高いほど、そのパフォーマンスや組織の成果に直結します。

• あなたの仕事に関する最もやりがいを感じる点は何ですか
• 日常業務のなかで、特に興味を持って取り組んでいるプロジェクトやタスクはありますか、またその理由は何ですか
• 仕事に対してストレスを感じる要因や課題は何ですか、それらを克服するためにどのような支援や改善が必要だと思いますか

職場環境や人間関係に関する質問

職場環境や社内の人間関係について不満があるかどうかを把握する質問です。良好な職場環境や健全な人間関係が整っていると、従業員はより生産的に仕事に取り組めます。

• 職場の雰囲気や文化についてどのような印象を持っていますか
• 同僚や上司とのコミュニケーションは十分に円滑ですか、改善すべき点はありますか
• 職場でストレスや緊張を感じることはありますか、ある場合その原因は何だと思いますか

キャリアに関する質問

キャリアアップへの意欲やサポート体制について満足度を測る質問です。自身のキャリアアップや成長を望む従業員は、それらが叶う環境にあると仕事へのモチベーションが向上しやすくなります。

• 現在のポジションでの仕事に満足していますか、満足していない場合は具体的にどのような理由がありますか
• 今後のキャリアパスや成長について、具体的な目標や希望を持っていますか
• 自社が提供するトレーニングや研修プログラムは十分だと思いますか

６．モチベーションサーベイのやり方

モチベーションサーベイを成功させるには、その流れを理解しておくことが重要です。モチベーションサーベイの具体的な流れを説明します。

手順1：調査対象を決定

モチベーションサーベイの調査対象となる従業員を決定します。

必ずしも組織全体を対象にする必要はなく、特定の部署やプロジェクトチームのみに実施することも可能です。たとえば定着率の向上を目的として実施するなら、離職率の高い部署や年代の従業員などに限定して調査を行うとよいでしょう。

また調査対象とあわせて、調査の実施期間も決めます。

手順2：質問項目を選定

調査目的や対象とする従業員の傾向などを考慮したうえで、質問事項を選定します。

質問選定のポイントは、隠れている課題を発見するために幅広いテーマをカバーすること。ただし質問事項が多すぎると回答への意欲低下を招き、集計や分析にも手間がかかってしまいます。10分から15分程度で回答できる質問量が望ましいでしょう。

手順3：アンケートを作成

選定した質問項目にもとづいて、アンケートを作成します。質問の順序や優先度、誤解や齟齬を招かない表現方法、回答形式（選択式か記述式か）などにも注意を払いましょう。

アンケート形式は、紙媒体ではなくシステムを活用すると楽です。従業員がスマホなどから手軽に回答でき、回答の回収が容易。さらに結果をデータ化できるため、集計や分析の手間を軽減できます。

手順4：アンケートを実施

従業員のモチベーション変化を追うために、定期的にアンケートを実施します。1か月に1回の頻度で行うのが望ましいでしょう。ただし繁忙期に実施すると従業員の負担が増加するため、タイミングを見極める必要があります。

またリマインダーを用いてアンケートの配布日や回答期日を従業員へ周知すると、回答率の低下を避けられます。

手順5：調査結果の集計と分析

アンケートの回答期間が終了したあとは、回答データの集計と結果の分析を実施。

集計されたデータをグラフや表などの形式で整理すると、傾向やパターンを把握しやすくなります。隠れた課題を発見するために、性別や年齢、部署や階級など単一の条件で絞り込む「単純集計」だけでなく、複数の条件をかけ合わせた「クロス集計」を行いましょう。

手順6：施策実施と効果検証

分析結果をもとに、必要な施策や改善策を策定し、実施するフェーズです。これには従業員の要望や問題点に対処するための具体的なアクションプランを含みます。

改善施策を実施したのちも、定期的にアンケートを行って施策の効果を検証すべきです。進捗の確認やさらなる改善点の発見に役立ちます。モチベーションサーベイの実施、分析、課題の特定、改善のサイクルを定着させましょう。

手順7：調査結果と改善策を共有

モチベーションサーベイの調査結果とそれにもとづく改善策は、組織内で共有します。従業員に対して調査結果を透明かつ公正に伝え、改善策の背景や目的を説明するためです。

重視した質問項目や、従業員からの意見が多かった内容を強調して伝えることがポイント。また従業員からのフィードバックや意見を受け入れる態度を示すと、モチベーションサーベイに対する従業員の信頼や協力を得やすくなります。

７．モチベーションサーベイ実施時の注意点

モチベーションサーベイの効果を最大限に高めるためには、従業員への周知、解答欄への工夫などいくつかの注意が必要です。

従業員への理解と納得

モチベーションサーベイを検討している段階でその目的を周知し、従業員の理解と納得を得ておくことが重要です。調査の重要性を認識した従業員は積極的に調査へ参加し、率直な意見を記載するようになります。

従業員の不安や反発を抑えるためにも、目的のほかに調査内容、回答データの用途、結果のフィードバック方法などを明確化すべきです。

自由記入欄を設定

従業員が自分の考えや意見を表明できるように、アイデアや不満などを自由に書ける欄を別途設けましょう。自由記入欄はアンケートの末などに配置するのが一般的です。

また質問の回答欄を自由記入式にするのも有効よいでしょう。なぜなら、選択式の回答では表現しにくい細かなニュアンスを書き表せるからです。なお従業員の不満や不安を収集したい場合は、匿名制にしたうえで自由記入を活用すると効果的です。

定期的に実施

従業員の変化を把握するためにも、モチベーション調査は一度限りではなく定期的に実施すべきです。

定期調査をとおしてモチベーションが変化するタイミングや要因などを掴みやすくなり、問題や改善点を特定しやすくなります。

先ほど1か月に1回程度が望ましいと解説しました。組織や制度の改変、配置転換など従業員に大きな変化が生じたあとも調査を実施したほうがよいでしょう。

導入コストを検討

モチベーションサーベイを導入する際には、導入コストを検討することが重要です。モチベーションサーベイの実施には複数の工程があり、多くの人件費が必要となります。

アンケートツールを活用する場合は、導入や運用にかかる金銭的な費用もコストへ含めなければなりません。費用対効果の高い調査を実施するポイントは、予算やリソースの制約に合わせて最適なツールや手法を選定することです。

８．モチベーションサーベイツールの選び方

モチベーションサーベイツールは多数あります。効果的な調査と分析を実施するために重視すべきポイントを解説します。

機能性

自社のニーズに合致した機能を利用できるかを確認することが重要です。たとえば質問項目のカスタマイズ機能、レポート作成機能、数値分析機能、フィードバックの視覚化機能などが挙げられます。

さらにアンケートのテンプレート、分析結果をまとめるダッシュボード、未提出者へのアラートなどがあると、ITツールに不慣れな担当者でもミスや漏れを防げるでしょう。

操作性

インターフェースが使いやすく、マウス操作が可能なツールを選ぶのもポイントです。操作性が悪いと実施側も回答する側も負担が増大してしまいます。導入前にツールのデモやトライアルを活用し、実際に操作して使いやすさを確認することが肝心です。

料金

ツールの料金体系には、月額料金制や従量課金制などさまざまな種類が存在します。複数のプランを比較し、組織の予算に適したものを選びましょう。

また料金に含まれるサービスや機能も比較し、コストパフォーマンスを考慮することも重要です。

サポート範囲

電話、メール、チャットなど、利用可能なサポートオプションを確認し、充実したサポート体制が整っているかを検証することが重要です。

サポートが不十分だとツールのトラブルに対応できず、調査工程の遅滞や効果の低下などにつながる可能性もあります。

無料トライアルの有無

無料トライアルを提供しているか、利用できる場合は利用可能な期限や機能などを確認しましょう。トライアルをとおして、実際の操作感や機能、組織のニーズに合致するツールかを判断しやすくなります。

また無料トライアル利用後に、料金プランやサポートなどについての説明を受けられるか、確認しておくと安心です。