5Sとは、職場環境の整備を目的とした5つの行動のこと。本記事では、5Sの概要や目的、5Sを活用するメリット・デメリットなどを解説します。
目次
１．5Sとは？
5Sとは、職場環境の整備を目的とした5つの行動のことで、5つのSはそれぞれ「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「躾（しつけ）」を表します。5つの行動をまとめて「5S活動」とも呼び、かつては主に製造業や建設業、医療業界で重視されてきましたが、現在は一般企業においても取り入れられている考え方です。
整理
整理とは、要る物と要らない物をはっきり分けて、要らない物を処分すること。その結果、不要な物にかかっていた保管スペースやコストを減らします。企業全体で、要不要をルール化することで業務効率化を図れるようになります。
整頓
整頓とは、物を使いやすくするために置き場所や置き方を決めること。その際は「三定」がポイントになります。三定とは、「定位・定品・定量」のこと。
- 定位：置く場所を定める
- 定品：置く物を定める
- 定量：置く量を定める
置く場所を決めるだけでなく、何がどれだけ置かれているのかを明示し、物を探す時間や動きを省けます。その結果、ミスや事故の予防にもつながります。
清掃
清掃とは、すぐに作業をおこなえるように作業場や物を清掃すること。同時に、点検やメンテナンスも行います。その結果、準備の時間を短縮し、用具の不備による事故やケガを防止できます。
清潔
清潔とは、3S（整理・整頓・清掃）を維持し、職場を正常な状態に保つこと。誰が行っても同じレベルで3Sを保てるようにルールを明確化します。こういった活動により、自発的に3Sを保とうという風土が醸造されていくでしょう。
躾（しつけ）
躾（しつけ）とは、整理・整頓・清掃・清潔を維持する習慣を定着させること。この躾の活動には、維持させるための仕組みづくりや教育および指導が含まれます。ルールで縛るのではなく、無意識に従業員が実践している状態が理想的です。
２．5S活動の目的
5S活動の目的は、単なる美化活動や整理整頓ではありません。本来の目的としては以下が挙げられます。それぞれについて詳しく説明します。
- 作業の効率化
- 安全性の向上
- 従業員の意識改善
①作業の効率化
5S活動は、作業における物や時間の無駄を排除し、効率を高めるために行います。整理整頓と清掃が行き届いた環境になれば、スムーズに質の高い仕事ができ、結果的に生産性の向上に寄与します。
②安全性の向上
5S活動によって、作業環境の安全性が高まります。たとえば、資材や道具が乱雑に置かれている環境は重大な事故につながりやすいです。転倒などによる労働災害や、不要物に引火して起こる火災などが起こるかもしれません。
とりわけ製造業や建設業などリスクの高い現場では意識的に取り組むべきです。
③従業員の意識改善
5S活動を通して従業員の整備や整頓に対する意識を改善し、モラルを向上させる目的もあります。
たとえば、ごみが放置される環境では作業環境が悪化し、事故のリスクが高まります。5Sの定着によって職場環境が改善されると、従業員のモチベーション向上や離職率の低下なども期待できます。
３．5Sを活用するメリット
5S活動で職場環境が改善されると、安全かつ円滑に業務が進むようになり、品質やコストなどにおいてもさまざまなメリットが期待できます。ここからは、5Sを活用するメリットについて解説します。それぞれについて詳しく説明します。
- 品質の向上
- コストの削減
- スケジュールの遅延を防止
- 従業員のストレス軽減
- 問題の早期発見
①品質の向上
作業におけるムリ・ムラ・ムダが減り、製品やサービスまたは業務の品質向上につながります。
整理によって物や資料などを探す時間が削減し、整頓によって作業の誤りや手戻りなどを防止できるためです。そのほかにも、清掃と清潔によって製品に不純物が混入するリスクを低減したり、躾によって作業プロセスの継続的な改善と組織力が向上したりします。
こういった環境下では、誰もが同じ作業を行いやすいため、従業員による品質のバラツキも抑えられます。
②コストの削減
無駄な物や時間に発生していた費用を減らし、業務全体にかかるコストを削減することもできます。
たとえば、不要な作業に要していた人件費、不必要な発注、設備や在庫を保管する場所代などが挙げられます。
コスト削減で利益が出やすくなるうえに、サービスや商品の価格を下げれば、競争力や顧客満足度が上がる可能性もあります。
③スケジュールの遅延を防止
各作業が円滑に進むため、スケジュールに遅延などが出にくくなり、納期を守りやすくなるメリットもあります。
顧客に対する納期の遵守は、自社の評価や信用を高める重要な要素で、納期を守れないと受注の減少につながるかもしれません。
スケジュールが遅延しないことで、従業員に無理な残業などを強いる必要がなくなるため、人件費低減やモチベーション向上などの効果も期待できます。
④従業員のストレス軽減
職場環境が改善されると不要なトラブルや情報伝達不足などが減り、従業員の労力やストレスが軽減します。
こういったストレスが少なくなれば、従業員の満足度やエンゲージメントが向上し、離職率が減って定着率が高まります。
⑤問題の早期発見
清掃によって作業環境の整備および点検を実施すると、故障や劣化などを早期に発見できます。なるべく早期に発見することによってトラブルの発生や深刻化を防げます。
４．5Sを活用するデメリット
対して、5Sにはデメリットもあります。そのデメリットについても十分に理解したうえで最適な手法を取り入れましょう。それぞれについて詳しく説明します。
- 長期的な継続が必要
- 多くのリソースを投入
①長期的な継続が必要
5Sの取り組みを開始したからといって、すぐに効率や生産性が向上するとは限りません。
即効性が低く、目に見えにくい活動とも言えるため、モチベーションの維持が難しく、途中で辞める企業が多いのも現状です。長期的な継続が必要だという意識を強く持ちましょう。
②多くのリソースを投入
5Sの取り組みでは、下記の通り、教育や環境整備などにリソース（時間、人員、費用）を必要とします。
- 時間：整理整頓や清掃作業をおこなうための時間など
- 人員：従業員への周知および教育やマニュアル作成を担当する人など
- 費用：収納用品や清掃用具の購入、5S活動に要する人件費など
５．5S活動の進め方
5Sを進める際は、取り組む理由や目的を意識しながら、効果的に進めることが重要です。ここからは、5S活動の進め方を7ステップに分けて解説します。
- 改善対象となる場所の選定
- 課題と目的の明確化
- 改善案を検討
- 運用ルールの設定
- 実施計画の策定
- 実施・運用
- 評価と改善
①改善対象となる場所の選定
まず、何を達成したいか具体的ではないと最適な活動を選定できません。あらかじめ課題と目的を明確化してください。たとえば「作業効率を30%アップ」や「残業を20%削減」など、数字を用いた具体的な目標を設定すると良いです。
②課題と目的の明確化
次に、改善の対象とする場所および職場を決めます。その際は、従業員が同じ問題意識を持てるような場所や職場を対象とすることを意識してください。
優先的に改善すべき場所は以下の通りです。
- 不要な物やすぐに使わない物が置いている場所
- 動線が悪いと感じる場所
- 物の定位置が決まっていない場所
③改善案を検討
続いて、現場の意見も参考にしながら、物のレイアウトや保管方法など具体的な改善案を決めていきます。それにあわせて、整理の基準や整頓の所定位置を明確化するのがおすすめです。探す時間から移動の時間への順に検討すると、無駄な時間を削減しやすいです。
「探す」時間を削減
最初に物を探すのに要する時間を減らすようにしましょう。たとえば、資料や備品、設備などを整理し、業務や作業に使わない物は排除します。見つけやすさや取り出しやすさだけではなく、安全性も考慮して収納方法も決めます。
「移動」時間を削減
次に、物や人の移動に要する時間を減らす方法を考えます。移動距離や回数が最小になるレイアウトを決めます。設備や機器はもちろんのこと、棚や作業、置場なども漏れなくピックアップします。
④運用ルールの設定
検討した改善案を運用ルールとして設定します。そして、5S活動開始後は、さらなる効率化のためにルールを改善するように努めましょう。「整理→整頓→清掃→清潔→躾」の順に改善を進めると見直しが円滑かつ容易です。
⑤実施計画の策定
活動計画を作成する際は、明確な問題点から取り組み、モチベーションを高めると良いです。そして、計画は「誰が、どのようにして、いつまでにやるか」を明確にしてください。
具体的にイメージするために、厚生労働省が公開している「5S活動に取り組みましょう」という資料を閲覧してみてもよいです。
⑥実施・運用
いよいよ計画に従って、実施および運用をします。5S活動実施後は、定期的な振り返りと改善を繰り返しおこなってください。継続的に検証と改善をおこなうことが運用において最も重要です。
⑦評価と改善
定期的に振り返りを実施して5S活動の達成率や効果を測り、問題点があれば分析して改善方法を考案および実践してください。
チェックシートで項目別に定量的な基準を設けると、客観的な評価がしやすいです。
６．5S導入を成功させるポイント
5S活動の成功のポイントを知っておくと、効果がさらに高まります。そのポイントとは、以下の3つ。それぞれについて詳しく説明します。
- 5S活動の目的や効果を周知
- 実行チームを結成
- 全従業員でルールを決定
①5S活動の目的や効果を周知
5S活動の目的や得られる効果を全従業員に伝えることをおすすめします。実施する目的や何がよりよく変わるのかなど、具体的にイメージができないと、行動につながりにくいです。
そのため、可能な限りデータで計測し、改善した数値をこまめに全従業員へ共有するのも必須です。
②実行チームを結成
5S活動を実行するメンバーを集めて実行チームを結成し、各々の役割分担を明確にすることも成功のポイントです。
具体的には、5S活動のリーダーや現場で改善を実施する人、進捗確認や評価する人などが必要です。実行チームメンバーは、5S活動が重要な業務の一部であることを、ほかの従業員へ浸透させる役割も担います。
③全従業員でルールを決定
実際に5Sに取り組むのは現場の従業員であるため、5Sのルールは全従業員で決めることも考えたいです。
トップダウンでルールを決めると、意味のないルールになったり、目的や意図が従業員へ伝わりにくかったりします。その結果、従業員が不満を抱える恐れがありますので注意しましょう。
5S活動を成功させるためには、アンケートやメールなどで全従業員から意見を募るとよいです。
