タスクとは「仕事」や「課題」のことで、ビジネスでは「タスク管理」や「マルチタスク」といったように使われる言葉です。日々行っている一つひとつの業務がタスクであり、タスクを完了させることは、業務の目的やプロジェクトの達成につながります。
今回はタスクの意味や使い方、タスク管理を行うメリットや具体的なやり方などをご紹介します。
目次
１．タスクとは？
タスクとは、任された仕事や課題のことで、英語の「Task」が由来となるビジネス用語です。元はIT用語で、「コンピューターが処理できる仕事の最小単位」を意味するものの、近年はビジネス用語としての「タスク」が浸透してきています。
タスクは、より具体的な仕事内容を指す場合に使われます。たとえば、「新商品の企画」という仕事を割り振られた場合、新商品企画のための「市場調査」「データ分析」「資料作成」「ミーティング」といった具体的な作業が「タスク」です。
２．タスクとTo Do、プロジェクトの違い
タスクと似た意味を持つ言葉に「To Do」や「プロジェクト」があります。タスクの意味をさらに理解するためにも、各用語との違いを押さえましょう。
To Doとの違い
To Doとは「やるべきこと」で、個人がやるべきアクション、タスクをリスト化したものです。タスクは期限が設定されているのに対し、To Doには基本的に期限がありません。
To Doとしてリスト化されている作業は、いつかやるべきもの。そのなかで今日までにやらなければならないタスクが複数ある場合、今日限りのTo Doリストを作成すれば、今日中にやるべきタスクを漏れなく把握できます。
プロジェクトとの違い
プロジェクトとは、目的を達成するための計画、業務、組織のこと。目的と期限が明確であり、期限内に目的を達成するためにやるべき業務といえます。
一方、タスクは、プロジェクトの目的を達成するために実行すべき具体的な業務です。タスクは個々が担う業務であり、プロジェクトに参加するメンバーがそれぞれのタスクを実行することで、目的が達成されます。
３．ビジネスにおけるタスクの意味と使い方
ビジネスにおいて、タスクはシーンに応じてさまざまな使い方がされます。ここでは、ビジネスシーンにおけるタスクの使い方とその意味を見ていきましょう。
タスク管理
タスク管理とは、タスクの緊急度や重要度を考慮して、優先順位を明確にすること。複数のタスクがある場合、優先順位を決めると、効率よくタスクを進められます。期限内にタスクを確実に終わらせ、生産性を向上させるために、タスク管理は欠かせないプロセスです。
| 使い方の例 |
| ・メンバー全員のタスク管理を徹底することで、プロジェクトの進行が円滑になった ・タスク管理を適切に行い、締切に間に合わせることができた |
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シングルタスク・マルチタスク
- シングルタスク：一つのタスクを集中して実行すること
- マルチタスク：複数のタスクを同時並行で行うこと
シングルタスクやマルチタスクも、元はIT用語で、ビジネス用語としての「タスク」が浸透してから、仕事の進め方を意味する言葉として使われるようになりました。
仕事によって、シングルタスクとマルチタスクのどちらが良いか、異なります。一見、マルチタスクの方が効率的と思われるものの、一点集中したほうが効率的に完了するタスクもあります。
なお、人間の脳は機能上、並行してタスクを処理できません。よってマルチタスクは実際に複数の業務を同時進行しておらず、シングルタスクをスピーディーにうまく切り替えてマルチタスクを行っています。
| 使い方の例 |
| ・営業部のAさんは、マルチタスクが得意で、案件対応をいくつも同時に進められる ・午前中は重要な資料作成に専念したいので、シングルタスクで進めさせてください |
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タスクフォース・タスクチーム
タスクフォース・タスクチームとは、特定のタスクに取り組むために組織・編成される集団のこと。元は軍事用語であり、特定の任務を遂行するために招集される専門部隊を意味します。
タスクフォースとタスクチームでは、チームの特徴に違いがあります。タスクフォースは緊急性の高いタスクに取り組むことを目的に、臨時的に短期間で編成されるチームです。一方、タスクチームは緊急性はないものの、通常業務とは別に対応すべき特定の業務を遂行するための編成されるチームを指します。
| 使い方の例 |
| ・◯日までに解決すべき、取引先からの大きなクレームに対応するため、急遽タスクフォースを立ち上げた ・新商品の企画に関する大規模な市場調査を実施するため、外部の調査会社と連携したタスクチームを編成した |
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４．タスク管理を行うメリット
効率的に仕事を進め、生産性を上げるにはタスク管理が重要です。タスク管理を行うことで、以下のようなメリットが得られます。
- 仕事の全体像が把握できる
- 作業の抜け漏れや遅れが防げる
- タスクの優先順位が明確になる
- 作業効率が高まる
- チームでタスクや進捗状況を共有できる
①仕事の全体像が把握できる
1つの仕事は複数のタスクから構成されています。タスク管理によって一つひとつのタスクが可視化されると、仕事の全体像が見えてきます。
全体像が把握できていると、先を見通して仕事に取り組めるのです。また、個々のタスクにかかる工数が想定できるので、余裕を持ったスケジュールを組みやすくなるでしょう。
②作業の抜け漏れや遅れが防げる
タスク管理により、タスクの作業ステータスが可視化されます。完了しているタスクや未対応のタスク、遅れているタスクが一目でわかるため、作業の抜け漏れや遅れの防止に有効です。
また、タスクの作業ステータスが把握できれば、状況に応じて柔軟にタスクに対応したり、ほかの人に割り振ったりすることも可能となります。
③タスクの優先順位が明確になる
タスクが可視化されると、各タスクの重要度や緊急度が判断しやすくなります。重要度や緊急度の高いタスクが把握できていれば、優先度にあわせてタスクに取り掛かれるでしょう。スケジュール通りにタスクを遂行できるだけでなく、重要度や緊急度の高いタスクの抜け漏れを防止できます。
④作業効率が高まる
タスク管理では、各タスクの作業ステータスが一目でわかるほか、優先度が明確になるため何から対応すべきかが明確になります。
次に何をすべきかわかっている状態では、事前に必要な準備が行え、タスクに取り掛かる際の無駄な時間を省けます。また、明確なスケジュールのもと効率的に作業を遂行できるため、納期遅れや不必要な残業を減らすことにもつながるでしょう。
⑤チームでタスクや進捗状況を共有できる
タスク管理では、やるべきタスクとその進捗状況が可視化できます。複数のメンバーで進める仕事は、誰かに遅れがあると全体のスケジュールに影響する恐れがあるでしょう。
誰が何のタスクを担当しており、どれくらい進んでいるかがつねにわかる状態なら、先を見ながら仕事を進められます。また、不測の事態があれば、お互いの進捗状況を考慮したうえでフォローも可能です。
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５．タスク管理がうまい人の特徴
タスク管理がうまい人は、効率的に業務が進められるため、作業の抜け漏れや遅延もなく、期日までにしっかりと作業を完了できます。そのため、周囲からの信頼も獲得できるでしょう。こうした人たちは、以下のようなポイントを自然に実践しています。
- タスクの優先度を理解している
- タスクにかかる時間を把握できている
- リカバリーを考慮したスケジュールを立てられている
①タスクの優先度を理解している
日々発生するタスクには基本、期限があります。複数あるタスクを効率的かつ遅延なく対応するには、優先度を理解し、優先順位をつけてタスクを進めることが重要です。
タスク管理がうまい人は、自分が対応すべきタスクをすべて把握したうえで、それぞれの優先度を理解できています。目の前のタスクからとりあえず手をつけている状態では、抜け漏れや遅延が発生する可能性があるでしょう。
②タスクにかかる時間を把握できている
すべてのタスクが同じボリュームとは限りません。重要度や緊急度をふまえてタスク管理するだけでなく、そのタスクにかかる時間も考慮することが必要です。
タスク管理がうまい人は、過去に経験した類似タスクや自分の力量から、そのタスクにどれだけの時間がかかりそうか、想定できています。そのうえでスケジュールを組めるため、想定外の遅延を回避できるのです。
③リカバリーを考慮したスケジュールを立てられている
適切なタスク管理によって完璧なスケジュールが組めたとしても、不測の事態が起こる可能性はあります。その場合、タスクの優先順位が変わり、スケジュールにずれが生じてしまうでしょう。
しかしタスク管理がうまい人は、そうした事態も考慮して余裕を持ったスケジュールを立てられています。さらに、タスクの全体像と進捗状況が可視化されているため、スケジュールの再策定もしやすくなります。
６．タスク管理の具体的なやり方
タスク管理は、以下のステップで進めていきます。この流れを繰り返し、タスク管理を習慣化しましょう。
- タスクを洗い出す
- タスクにかかる時間を見積もる
- タスクの優先順位をつける
- 期限を決めてスケジュールを策定する
- タスクの進捗を管理する
①タスクを洗い出す
まずは、今あるタスクをすべて把握するため、思いつくタスクをすべて書き出します。タスクを書き出す際は期限も一緒にメモしておくとよいでしょう。優先順位にあわせてスケジューリングしやすいよう、付箋やタスク管理アプリの活用がおすすめです。
②タスクにかかる時間を見積もる
タスクによって、かかる時間はさまざま。過去にあった類似するタスクを参考にし、タスクにかかりそうな時間を大体でよいので見積もってみましょう。見積もった時間に狂いがないほど、実態に即したスケジューリングが可能となります。
③タスクの優先順位をつける
期限の早いタスクから優先順位を高くしていきます。そのうえで、そのタスクにかかる時間も考慮して優先順位を調整しましょう。そして、重要度の高いタスクは期限に影響しないよう優先度が高いタスクとして組み込んでいきます。
タスクの優先順位づけをスムーズに行うには、タスクを以下4つの項目に振り分けて考えることもポイントです。
④期限を決めてスケジュールを策定する
タスクごとの前後関係を把握したあと、期限を決め、それをもとに全体の進行スケジュールを作成しましょう。実際の期限の1から数日前を仮の期限に設定してスケジューリングすると、不測の事態があった際にリカバリーが効きます。
⑤タスクの進捗を管理する
スケジュールのもとタスクを実行していきます。タスク管理では進捗状況も可視化しましょう。作業ステータスが一目でわかるよう、「完了」「作業中」「未対応」などでラベリングすることがポイントです。
７．タスク管理で役立つツール
頭の中だけでタスク管理を行おうとすると情報を整理できず、抜け漏れが出てしまう恐れもあります。また、期限やスケジュールを忘れてしまうリスクもあるでしょう。ここでは、タスク管理に役立つツールを5つご紹介します。
Excel・Googleスプレッドシート
ExcelやGoogleスプレッドシートのような表計算ソフトは、使い慣れている人も多くタスク管理に役立ちます。ガントチャートなどで工程表が作成できたり、Web上にあるテンプレートをダウンロードしたりと、手軽にタスク管理のプラットフォームが用意できます。共有ファイルで管理すれば、チーム内でも共有・管理可能です。
カレンダー
タスク管理はスケジュールとの紐付けが欠かせないため、カレンダーの活用もおすすめです。スケジュール帳や卓上カレンダーなどにタスクの期限を書き込めば、その月や週のいつまでに何をすべきかが一目で把握できるでしょう。
また、カレンダーアプリならいつでも編集でき、スケジュールの再調整にも便利です。メンバーを追加できるアプリなら、チーム全体でのタスク管理も可能となります。
付箋
アナログでのタスク管理に役立つのが付箋です。最近ではTo Doリストが作成できる付箋も増えています。一般的な付箋を使用する場合、1つの付箋に対して1つのタスクを書き込むことがおすすめです。
付箋にタスクを書き出していくとタスクが見える化し、優先順位にあわせて並べ替えも可能です。付箋の移動や削除、追加が手軽にできる点でタスク管理に役立ちます。
ビジネスチャット
ビジネスチャットツールはチャット機能にとどまらず、タスク管理機能が充実しているものもあります。タスク内容・担当者・期限を書き込んだり、To Doリスト機能やリマインダー機能が利用可能です。
個人のトークルームで自分のタスクを管理できるほか、チームやプロジェクトごとのトークルームで全体のタスクを管理できる機能もみられます。報告と並行してタスク管理ができるため、タスク管理の効率化に有効です。
タスク管理ツール
タスク管理に特化したツールも幅広く展開されています。タスク管理を目的に開発されているため、タスク管理に役立つ機能がそろっている点が特徴です。
| タスク管理ツールの機能例 |
| ・プロジェクト単位でのタスク管理 ・To Doリストの作成 ・コメント機能 ・ファイル添付機能 ・タスクのラベリング ・タスクの検索機能など |
ツールによって機能や価格、使いやすさは異なるため、自分に合ったツールを見つけてみましょう。
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