フォローアップ面談とは、社員に寄り添いながら現状や課題、今後の展望などをヒアリングする面談のこと。新入社員に対して、入社したばかりだからこそ抱える悩みや課題を解決するのに役立ちます。その結果、新入社員の定着率向上も期待できるのです。
その他、フォローアップ面談はスキルアップやモチベーションの向上においても重要な取り組みです。1回限りにせず、定期的に継続しておこなう必要があります。
本記事では、フォローアップ面談の概要や目的、実施時期、流れなどを解説します。フォローアップ面談を実施する予定があり、うまく進めるための情報としてご参考ください。
目次
１．フォローアップ面談とは？
フォローアップ面談は、新入社員の入社後に定期的におこなわれる面談やカウンセリングのことです。この場を通じて、新入社員が職場や仕事、人間関係で抱えている悩みを上司や人事担当者などが把握し、必要に応じて改善点や目標を一緒に考えます。
通常の面談との大きな違いは、評価ではなく状況の把握や課題解決に重点を置いているところ。新入社員の定着率向上やスキルアップを促進するため、さまざまな企業がフォローアップ面談を導入しています。
２．フォローアップ面談の目的
フォローアップ面談を有意義なものにするためには、明確な目的意識が重要です。以下のような4つの目的を理解し、活用しましょう。
- 新入社員の定着率の向上
- 新入社員の成長度合いの確認
- フィードバックによるモチベーションの向上
- 新入社員のキャリアステップの明確化
①新入社員の定着率の向上
フォローアップ面談の目的の1つは、新入社員の定着率の向上です。厚生労働省の調査「新規学卒就職者の離職状況(令和３年３月卒業者)を公表します」によると、入社3年以内の離職率は約3割に上っています。
時間や労力、コストをかけて採用した新入社員が早期に離職することは、企業にとって大きな痛手です。入社後の早い段階から定期的に面談をし、新入社員が抱える不安や悩みを早期に発見すると、適切なサポートを提供できます。
これにより、職場環境への適応を促進し、離職リスクを軽減できるだけではなく、企業への帰属意識を高めます。長期的なキャリア形成を支援し、優秀な人材の流出を防げるでしょう。
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②新入社員の成長度合いの確認
フォローアップ面談は、新入社員の成長度合いを確認する絶好の機会。フォローアップ面談を通じて、業務の習熟度や職場への適応状況、スキルの向上などを客観的に把握できます。
また、新入社員自身も自己の成長を振り返る機会となり、今後の課題や目標を明確にできます。上司や人事担当者は、この確認結果をもとに適切な指導やサポートをすれば、新入社員のさらなる成長を促進できるでしょう。
③フィードバックによるモチベーションの向上
フォローアップ面談では、新入社員の日々の取り組みに対して具体的なフィードバックを行います。新入社員の良い点を評価し、改善点を建設的に伝えて、新入社員のモチベーション向上につなげるのです。
良い点を評価すれば、新入社員は上司や先輩社員から承認されたと受け止め、自己効力感を高めるきっかけになるでしょう。こういったポジティブな感情により、さらに積極的な業務への取り組みを促されるという好循環が生まれます。
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④新入社員のキャリアステップの明確化
フォローアップ面談は、新入社員のキャリアステップを明確にする機会です。フォローアップ面談を通じて、上司や人事担当者は新入社員の適性や興味、将来の希望などを把握し、それに基づいたキャリアパスを提示できるためです。
具体的な目標や成長計画を設定することで、新入社員は自身のキャリアの方向性を理解し、それに向けて努力できるようになります。また、会社側も個々の新入社員の特性や希望をふまえた人材配置や育成計画を立てることができ、組織全体の人材活用の最適化にもつながります。
３．フォローアップ面談の実施時期
フォローアップ面談は、適切なタイミングで複数回実施するのが効果的です。以下のとおり、実施タイミングとそれぞれの時期に適した内容を確認していきましょう。
- 入社1か月目
- 入社3か月目
- 入社半年後
- 入社1年後
フォローアップ面談は1回限りだと十分な効果を得られません。それぞれのタイミングでおこなうとよい確認やフォローの仕方を解説します。
①入社1か月目
入社1か月目のフォローアップ面談は、新入社員の初期適応状況を確認する重要な機会です。この時期の新入社員は、仕事や職場環境に慣れようと懸命に努力しているものの、まだ具体的な悩みや課題を明確に表現できないかもしれません。
そのため、この面談では主にコミュニケーションを重視し、新入社員の不安や疑問を丁寧に聞き出します。
また、業務内容や部署の役割について理解を深めるサポートを行い、今後の目標設定の基礎を作る意識を持ちましょう。入社1か月目のフォローアップ面談を通じて、新入社員に会社のサポート体制を示し、安心感を与えることが重要です。
②入社3か月目
入社3か月目は、業務や職場環境にある程度慣れてきており、具体的な悩みや課題を認識し始める時期です。そのため、人間関係でのストレスや業務上の問題も顕在化しやすい時期といえます。
この入社3か月目のフォローアップ面談では、これらの課題を丁寧に聞き取り、必要に応じて上司やOJT担当者にも協力を求める姿勢が必要です。また、入社1か月目のフォローアップ面談で設定した目標の進捗状況を確認し、必要に応じて調整します。
③入社半年後
入社半年後は、職場に馴染み、ある程度の業務スキルを身につけた時期です。入社3か月目のフォローアップ面談より、さらに具体的な業務上の課題や人間関係に関する悩みが出てくることが多いと考えられます。
入社半年後のフォローアップ面談では、これまでの成長を評価するとともに、今後の目標設定や能力開発の方向性について話し合います。また、職場での人間関係や組織への帰属意識についても確認し、モチベーションが下がっている社員がいれば、必要なサポートを提供しましょう。
④入社1年後
入社1年後のフォローアップ面談は、新入社員が一通りの業務サイクルを経験し、組織の一員として定着した頃に行われます。1年間の成長を振り返り、達成した目標や克服した課題を確認しましょう。
また、今後のキャリアパスや中長期的な目標設定について話し合い、上司や人事担当者は新入社員の将来的な成長をサポートするように努める必要があります。さらに、組織への貢献度や役割の拡大についても議論し、より責任ある立場への移行を検討することもあります。
４．フォローアップ面談の流れ
フォローアップ面談を実施する際、以下の手順を把握しておくことが大切です。
- 面談の目的を伝える
- 新入社員の状況を確認する
- 本人の希望を確認する
- 本人の希望に沿った方法を一緒に考える
- 本人のモチベーションを確認する
効果的なものにするため必要不可欠なポイントも含めて、詳しく解説しましょう。
①面談の目的を伝える
フォローアップ面談を始める際、まずは面談を実施する旨と目的を明確に伝えましょう。これは新入社員に安心感を与え、上司や人事担当者からの反応を恐れることなく、自分の考えを伝えられる対話を促進するためです。
ただ単に面談を実施する旨だけを伝えると、新入社員は怒られるのではないか、と身構えてしまうかもしれません。「面談の目的が新入社員の成長と支援にある」「評価ではなくサポートが目的」だと強調しましょう。
また、面談で得られた情報の取り扱いについても説明し、プライバシーが守られることを保証してください。これにより、新入社員は自身の状況や懸念点を率直に話せるようになり、より効果的なコミュニケーションが可能になります。
②新入社員の状況を確認する
フォローアップ面談時には、業務の進捗状況や職場環境への適応度、同僚との関係性などについて質問し、新入社員の現状を包括的に把握するよう努めましょう。
具体的には、「仕事の量は適切か」「どのような業務に取り組んでいるか」「職場の雰囲気はどうか」などを尋ねます。新入社員の回答を注意深く聞き、必要に応じて掘り下げた質問をすると、表面的な回答だけでなく、潜在的な課題や懸念事項も明らかにできます。
③本人の希望を確認する
新入社員の希望や期待を確認することは、フォローアップ面談の重要な目的の1つ。そのため、新入社員のキャリア目標、スキルアップの希望、担当したい業務などについて質問します。
たとえば、「今後どのようなスキルを身につけたいか」「将来的にどのような役割を担いたいか」などを尋ねてください。これにより、新入社員の意欲や方向性を理解し、企業の期待と個人の希望のバランスをとっていけます。
ただし、必ずしも新入社員本人の希望がとおるわけではありません。希望を実現できない可能性があっても努力する姿勢を伝え、一緒に理想に近づく方法を探ることが重要です。
④本人の希望に沿った方法を一緒に考える
新入社員の希望を確認したあとは、それを実現するための具体的な方法を一緒に検討します。たとえば、特定のスキルを身につけたい場合は、関連する研修プログラムや自己学習の機会を提案します。
その他、キャリアアップを望む場合は、必要な経験や資格について話し合う機会を設けることが理想的です。ただし、新入社員の希望に沿った方法を検討する際は、「企業の目指す方向」や「組織の役割」と一致するかどうかも適宜確認しましょう。
上司や先輩社員のサポート、社内制度の活用など、実現可能な方法を提示すると、新入社員の成長をサポートする具体的な道筋を示せます。
⑤本人のモチベーションを確認する
フォローアップ面談で新入社員本人のモチベーションも確認しましょう。本人の希望に沿った解決策が見つかっても、前向きに取り組める内容でなければ積極的な行動は難しいためです。
フォローアップ面談を終える前、話し合いのなかで見出した解決策が新入社員のモチベーション向上につながっているか確認してください。低いままであれば、再度一緒に検討し、少なくとも「この方法ならできそうだ」と本人が感じるレベルに調整することが大切です。
５．フォローアップ面談の質問例
フォローアップ面談では、新入社員の業務状況や職場環境への適応度を確認することが重要です。ここからは具体的な質問例を提示します。
仕事に関する質問
仕事に関する質問では、以下の内容を確認しましょう。
- 普段の業務状況に関する質問
- 人間関係に関する質問
- キャリアに関する質問
どのような質問の仕方が適しているか、それぞれ詳しく解説します。
①普段の業務状況に関する質問
普段の業務状況に関する質問は、新入社員の業務理解度や職務への適応状況を把握するための重要なものです。
業務内容が新入社員の期待通りのものとなっているか、日常的な業務にどの程度慣れているかを確認し、新入社員のモチベーションや成長の程度を把握します。具体的には、以下のような点を尋ねてみてください。
- 仕事の量は適切だと感じていますか？
- 業務に慣れてきましたか？
- 業務中に特に難しいと感じることはありますか？
- 前回の面談以降、新たに取り組んだことは何かありますか？
- 職場環境について気になることはありますか？
- 業務のなかでとくにやりがいを感じることや、反対に負担と感じることは何ですか？
- 業務で困ったとき、誰によく相談していますか？
②人間関係に関する質問
職場の人間関係もフォローアップ面談で取り上げたいポイント。上司や同僚とのコミュニケーションが良好か、不安や不満を抱えていないかを確認すると、社員がストレスなく業務に集中できるを環境作れます。人間関係に関しては以下のような点を尋ねてみてください。
- 職場の雰囲気について、どのように感じていますか？
- 職場で安心して相談できる相手はいますか？
- チームメンバーや上司とのコミュニケーションは円滑に取れていますか？
- 人間関係で改善したいと感じる点はありますか？
③キャリアに関する質問
新入社員にキャリア志向や目標に関する質問をすると、成長意欲や将来のビジョンを把握できます。この際に大切なポイントは、まず新入社員の意向を把握すること。
たとえば、早期のキャリアアップを望むのか、ワークライフバランスを重視するのか、など丁寧にヒアリングしましょう。また、希望する部署や職種についても確認し、適切なアドバイスができるようにするのが理想的です。キャリアに関する質問例は以下のとおりです。
- 現在の業務内容は、自分のキャリアプランに合っていると感じますか？
- ほかの職種や部署に興味を持つことはありますか？
- 今後どういったスキルを伸ばしていきたいですか？
- 将来的にどのような役割を担いたいと考えていますか？
- 数年後に達成したい目標や、理想とするキャリアの方向性はありますか？
- 現在の業務がキャリア目標を実現するためにどのように役立っていると感じますか？
- 目標や課題に対して、どのように行動すべきかイメージできていますか？
面談中の内容を深堀する質問
面談中の内容を深堀したい際は、以下の点を尋ねましょう。
- 情報を整理する質問
- 気づきを促す質問
- 次の行動に活かす質問
- 面談を振り返る質問
それぞれどのような目的を持って具体的に何と尋ねたらよいか、詳しく解説します。
①情報を整理する質問
新入社員の発言内容の背景を理解したり情報を整理したりするため、さらに深堀して質問することもあります。この際は、具体例や感情を尋ねることが効果的です。
これにより、新入社員の状況や価値観がより明確になり、彼らの考え方や意向を把握しやすくなります。情報を整理する質問例としては以下が挙げられます。
- もう少し具体的に話してもらえますか？
- どのような点でそのように感じましたか？
- つまり、それは〇〇ということでしょうか？
- そのとき、どんなことを考えていましたか？
- そのように考えた理由は何でしょうか？
- 今回話した内容を整理すると、最も重要な課題は何だと思いますか？
- 解決すべきことをリスト化するとしたら、優先順位をどうつけますか？
②気づきを促す質問
新入社員の自己理解や状況認識を深めるためには、気づきを促す質問が効果的です。新入社員自身が自分の行動や考え方を見直すと、職場での振る舞いをより積極的に改善できます。気づきを促す質問例は以下のとおりです。
- その経験は、あなたにとってどのような意味を持っていますか？
- 上手くいった（いかなかった）のは、どうしてだと思いますか？
- 今回の成功を再現するために重要な要素は何だと思いますか？
- どうすればあなたの期待した成果が出たと思いますか？
- 今の話をふまえて、新たに気づいたことはありますか？
- この経験から得た学びや、今後に生かしたいと感じたことは何ですか？
- 自分自身の強みや改善点に関して、どのように感じましたか？
③次の行動に活かす質問
面談で得た気づきや学びを整理し、具体的な次のアクションに結びつける質問を投げかけて、新入社員が自己理解を深める手助けをすることも大切です。以下の質問は、新入社員の主体的な成長を促します。
- 今後、同じような状況に直面した場合、どのように対応しますか？
- 工夫できそうなポイントは何かありますか？
- その目標を達成するために、具体的にどのような行動をとりますか？
- 実現に向けた第一歩として、どんな行動をとることができそうですか？
- 支援が必要な場合、具体的にどのようなサポートがほしいですか？
④面談を振り返る質問
面談中に得られた情報を整理し、振り返ることで新入社員の自己成長につなげられます。具体的には以下の質問を通じて、フォローアップ面談の効果を確認しましょう。
- 今回の面談を通じて、特に印象に残った点は何ですか？
- 今回の面談で新たに気づいたことはありますか？
- この面談を通じて、今後の目標や方向性が明確になりましたか
- 今回の話し合いを今後にどのように活かしていきたいですか？
- 今回の面談の内容で、追加で話し合いたいことや気になることはありますか？
６．フォローアップ面談成功のポイント
フォローアップ面談の効果を最大限に引き出すためのポイントは以下のとおりです。
- 日常からコミュニケーションをとる
- 話しやすい環境を作る
- 次のステップや目標設定に結びつける
- 周囲のサポートも得ながら課題解決に取り組む
- 研修サービスの導入も検討する
より効果的なものにするために、詳しく解説します。
①日常からコミュニケーションをとる
フォローアップ面談を成功させるには、日常からしっかりコミュニケーションをとることが重要です。普段から新入社員と気軽に会話を重ねると信頼関係が築かれ、小さな悩みや疑問も早期に発見できるためです。
朝の挨拶時や仕事の合間などに雑談を重ねておくことで、面談時にはより深い話がしやすくなります。新入社員が本音を話せる関係性を作っておきましょう。
②話しやすい環境を作る
新入社員にとって話しやすい環境を作ることも大切です。前提として、フォローアップ面談はプライバシーが守られる静かな部屋を選びましょう。そして、上司や人事担当者などが一方的に話すことを控え、新入社員の話を否定せずに傾聴しましょう。
また、アイコンタクトや適度な相づちを心がけ、新入社員が安心して話せる雰囲気を作らなければいけません。
③次のステップや目標設定に結びつける
フォローアップ面談では、単に現状を確認するだけでなく、新入社員の次のステップや目標設定に結びつける意識を持ちましょう。
フォローアップ面談で把握した新入社員の課題や希望をもとに、具体的な成長プランを一緒に考える必要があります。フォローアップ面談は、定期的に実施するため、設定した目標に対する進捗や行動の変化を面談のたびに確認することが重要です。
④周囲のサポートも得ながら課題解決に取り組む
新入社員の課題解決には、上司や先輩社員など周囲の協力も欠かせません。フォローアップをおこなう担当者だけでは対処しきれない場合もあり、その際にはほかの社員や管理職、人事部門にも相談してください。
また、状況に応じては経営陣の支援を仰ぐ必要があることも考えられます。
⑤研修サービスの導入も検討する
フォローアップ面談で出た課題を解決するための研修は通常社内で行うことが多いものの、適宜社外の研修サービスの導入も考えるとよいでしょう。社外の研修サービスの利用には費用がかかるものの、質の高い研修が期待できます。
ただし、社外研修サービスの導入にあたっては、カリキュラムの内容や講師の経験および実績を事前に確認することが重要です。
７．フォローアップ面談の注意点
フォローアップ面談にはいくつかの重要な注意点があります。ここからは、そのなかから特に重要な以下の4つのポイントについて解説します。
- 適切なフィードバックを行う
- 秘密を守ることを約束し、安心感を持ってもらう
- プライベートな領域に踏み込まない
①適切なフィードバックを行う
フォローアップ面談では、新入社員の現状を把握するだけでなく、適切なフィードバックをおこなうことが欠かせません。フィードバックは具体的で建設的であるように心がけましょう。そして、良い点は評価し、改善点は明確に伝えます。
また、フィードバックは一方的ではなく、新入社員の意見も聞きながら双方向のコミュニケーションを心がけてください。
②秘密を守ることを約束し、安心感を持ってもらう
フォローアップ面談で新入社員から本音を引き出すには、面談内容の秘密保持を約束し、安心感を持ってもらうことが不可欠です。フォローアップ面談の冒頭で、話された内容がほかの社員に漏れることはないと明確に伝えてください。
フォローアップ面談の内容からほかの担当者や先輩社員の協力が必要と判断した場合、誰にどのような内容を共有するか、またその理由について事前に新入社員に伝え、情報共有について了承を得ます。
③プライベートな領域に踏み込まない
フォローアップ面談では、新入社員のプライベートな領域に不必要に踏み込むことは控えましょう。たとえば、恋愛関係や家庭の事情など、業務に直接関係のない話題は控えたほうがよいとされています。
ただし、プライベートな問題が業務に影響を与えている場合は、新入社員の同意を得た上で慎重に対応する必要があります。
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