社内コミュニケーションとは？【活性化の事例】取組

社内コミュニケーションとは、社内で社員同士が会話をすることです。ここでは、社内コミュニケーションについて解説します。

１．社内コミュニケーションとは？

社内コミュニケーションとは、会社内で従業員同士が日常的に行う、

• 会話
• 情報共有
• 情報交換

です。

会社の規模が大きくなれば、

• 業務の役割分担が決まっている
• 自分の業務以外の業務を把握していない
• ひとりで完結できる業務が少ない

という状態が生まれます。

チーム業務のスムーズな遂行のためには、自分の業務やほかの人の業務について相互に理解することが必要であり、社内コミュニケーションの重要性は高まっています。

２．社内コミュニケーションが重要視される背景

社内コミュニケーションが重要視される背景は3とおりあります。ここでは、３つの背景について解説します。

企業が抱えるさまざまなリスクの低減

社内コミュニケーションが重要視されるひとつ目の背景は、企業が抱えるさまざまなリスクの低減です。社内コミュニケーションがなければ、自分以外の人の仕事を把握できません。

• 顧客からの問い合わせに迅速に対応できない
• 不正行為発見の遅れ
• 社員の怠惰な勤務の蔓延

などにより、会社にとって大きなダメージになります。

社員のモチベーションに与える影響

社内コミュニケーションが重要視されるふたつ目の背景は、社員のモチベーションに与える影響です。
社内コミュニケーションが円滑、活発になれば、

• 社内の情報共有
• 新たな仕事の展開の創造
  が進みます。

そうなれば、

• 社員が能動的に仕事に関わるようになる
• 社員のモチベーションが高まる
  といった効果が期待できます。

多様な働き方の誕生

社内コミュニケーションが重要視される3つ目の背景は、多様な働き方の誕生です。新型コロナウイルス感染症の感染拡大でテレワークが推奨されるなど、多様な働き方が広がっています。

「離れた場所で仕事をする社員とどうコミュニケーションを図っていくか」という新たな課題の解決策として、社内コミュニケーションが重要視されています。

３．社内コミュニケーションによるメリット

社内コミュニケーションによるメリットがあります。ここでは、6点のメリットを挙げてポイント解説します。

業務効率化や生産性向上

社内コミュニケーションによる1点目のメリットは、

• 業務効率化
• 生産性向上

です。

社員間で活発なコミュニケーションができれば、他部署も含めて風通しのよい職場が生まれます。

また、

• 情報共有
• 問題解決

がスムーズになるため、効率的に業務を進める仕組みが自然と社内に構築できて、生産性の向上も期待できます。

情報共有による企業リスクの低減

社内コミュニケーションによる2点目のメリットは、情報共有による企業リスクの低減です。
社内コミュニケーションが活性化することで、

• 社員間、組織間の情報共有
• 社内で事業方針に沿った一貫した業務推進

ができます。

コンプライアンス違反などが起こりにくくなり、仮に問題が生じても、大事になる前に解決できます。企業リスクも低減できます。

社員エンゲージメントや社員満足度の向上

社内コミュニケーションによる3点目のメリットは、

• 社員エンゲージメント
• 社員満足度

の向上です。

社内で活発なコミュニケーションが行われれば、

• 社員同士の結びつきが強い
• 上司に対しても気軽に自分の意見がいえる

職場環境になります。

また、企業へのロイヤリティも高まり、

• エンゲージメント
• 満足度

が自然に向上します。

顧客満足度の向上

社内コミュニケーションによる4点目のメリットは、顧客満足度の向上です。
社内で他部署とのコミュニケーションも活発になると、

• 顧客に、社内のさまざまな見地を投入した充実した内容の提案ができる
• 顧客からの問い合わせに全社を挙げて対応できる

ということになります。

現場の担当者任せにならないため、顧客満足度は大きく向上します。

イノベーションの創造

社内コミュニケーションによる5点目のメリットは、イノベーションの創造です。組織を越えて社員同士が活発なコミュニケーションを取るようになれば、自由闊達な意見交換ができる企業風土が誕生します。

意見交換の中から既存の発想を超えた新しいアイデアもどんどん出てきて、イノベーションの創造の機会が増えることが期待できます。

企業価値の向上

社内コミュニケーションによる6点目のメリットは、企業価値の向上です。
社内で自由に意見交換ができることで、

• 社員が働きやすい
• 先進的な取り組みをしている

という企業であることを社外にもアピールできます。

このような企業は、

• 新卒者
• 求職者

にも人気があります。優秀な人材を採用でき、さらなる企業価値向上につながります。

４．社内コミュニケーションが活性化しない理由

社内コミュニケーションが活性化しないのは、社内コミュニケーションを阻む理由があるからです。

社内コミュニケーションを阻む理由を理解できれば、それを解消することで社内コミュニケーションを活性化できます。

社内コミュニケーションを阻む要因

社内コミュニケーションを阻む主な要因は、

• 組織風土や社風
• 情報共有の効率化による対面で行うコミュニケーションの減少
• ITツールの依存から生じたコミュニケーションスキル自体の低下

などが考えられます。

企業の経営目標や経営方針を効果的に実現するために行う、

• 効率化
• IT化

を進めることで、かえってFace to Faceによる社内コミュニケーションの機会が減少しています。これは皮肉なことです。

そのほかの社内コミュニケーションを阻む要因

そのほかの社内コミュニケーションを阻む要因として、

• 情報共有のための環境の未整備
• コロナ禍で社員同士会う機会自体が激減

といった要因があります。

情報共有のための環境の未整備

そのほかの社内コミュニケーションを阻む要因のひとつは、情報共有のための環境の未整備です。

情報共有を、

• 対面
• 電話
• メール

だけに頼ると、社内に流通する情報量は限られます。

• 掲示板
• チャット
• ファイルやスケジュールの共有機能
• タスク管理機能

などが揃うツールやグループウェアを整備すれば、社内コミュニケーションは活性化できます。

コロナ禍で社員同士会う機会自体が激減

そのほかの社内コミュニケーションを阻むもうひとつの要因は、コロナ禍で社員同士会う機会自体が激減していることです。

• テレワーク
• 時差勤務

など、働き方の多様化により、Face to Faceのコミュニケーションが激減しています。

コロナ禍の影響も加わり、社員同士が気軽に雑談する機会さえなくなっていることも大きな要因です。

５．社内コミュニケーションを活性化させるための方法

社内コミュニケーションを活性化させるための方法について、ここでは6つの方法を挙げてポイントを解説します。

コミュニケーションツールの導入

社内コミュニケーションを活性化させるためのひとつ目の方法は、コミュニケーションツールの導入です。
コミュニケーションツールは、

• 効率的なインフラ整備
• 業務内外を問わない活発なコミュニケーション

を目的として多くの企業で採用されています。

ツール内にある、

• 社内SNS
• ビジネスチャット

を利用すれば、社内コミュニケーションが活性化します。

サンクスカードや社内通貨制度の導入

社内コミュニケーションを活性化させるためのふたつ目の方法は、サンクスカードや社内通貨制度の導入です。

サンクスカードとは「感謝の気持ちを書いて相手に渡すカード」、- 社内通貨制度とは「社内のみで使えるポイントを付与し、ポイントに応じた商品を交換できる制度」です。

社員の満足度が高まり、自然とコミュニケーションも活性化します。

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社内報や社内イベントの活用

社内コミュニケーションを活性化させるための3つ目の方法は、社内報や社内イベントの活用です。

• 社内報とは、社員やその家族向けに発行する冊子や、web記事、動画
• 社内イベントは、社員が集まりスポーツやBBQなどを楽しむ企画

です。

コロナ禍ではオンラインイベントなども企画されており、社員同士のコミュニケーションの場になっています。

社内研修の活用

社内コミュニケーションを活性化させるための4つ目の方法は、社内研修の活用です。ここ最近、執行役員がメンターとなった定期的な社員研修などが盛んに行われています。

社員研修は、

• 経営層は一般社員の意見を吸い上げる
• 一般社員は経営層の考えを理解する

ことができる機会となり、立場を越えた社内コミュニケーションを実現します。

1on1ミーティングの実施

社内コミュニケーションを活性化させるための5つ目の方法は、1on1ミーティングの実施です。1on1ミーティングは、

• 上司が部下の成長をサポートする
• 1回5～30分の面談を定期的に高頻度で繰り返す

面談です。

• 部下の悩み
• 部下のキャリアプラン
• 部下の考え

などを把握できるため、上司と部下のコミュニケーションを活性化できます。

ワークスペースのフリーアドレス化

社内コミュニケーションを活性化させるための6つ目の方法は、ワークスペースのフリーアドレス化です。フリーアドレスとは、仕事をする場所を自由に選ぶことです。

自分の席が決まっておらずその日によって隣人が変わるので、社内のいろいろな人と知り合いになるきっかけが作れます。新たなコミュニケーションの誕生に大きく貢献するでしょう。

６．社内コミュニケーション活性化に取り組んだ事例

社内コミュニケーションの活性化に取り組んだ事例として、5社の企業の事例を挙げてそれぞれのポイントを解説します。

株式会社エムティーアイ

株式会社エムティーアイは、音楽・動画・書籍配信サービスを提供する会社です。従業員情報の管理を目的としてカオナビを導入しました。

• 経営陣や人事部以外に現場でも人事データを活用できる
• 顔写真入りの人事データで、管理画面もカスタマイズできる
• 簡単入力で新しい情報や履歴が蓄積できる

といったシステムを活かした結果、

• 3年間の離職率が20%台から10%以下に減少
• 社内コミュニケーションの活性化

を実現しました。

株式会社ウェルクス

株式会社ウェルクスは、保育、介護、福祉の事業を展開している会社です。事業拡大により社員数が一気に増えたことから、カオナビを導入しました。

• 顔写真付きで採用稟議や履歴書の内容を確認できる
• 面談時の情報を記録できる
• 雇用形態ごとに社員同士の相性やスキルを比較してシミュレーションできる

といったシステムを活かした結果、

• 経営陣と社員との距離を近づけること
• コミュニケーションの円滑化

が実現しました。

株式会社ポッケ

株式会社ポッケは、気象情報やライフスタイル関連のサイトを運営している会社です。

• 社内SNS
• ブログ

を導入しており、社内のSNSでは業務内容以外にプライベートな投稿も認められています。現在では趣味のグループも立ち上がっています。

レスポンスも増え、

• 社員同士でお互いを知る
• さまざまな人とつながる

ということが促進されています。社員同士でポジティブなコミュニケーションが確実に醸成されています。

ヤフー株式会社

ヤフー株式会社は、インターネット関連サービスを提供する会社です。ヤフーでは、2012年からは原則週に1度、上司と部下が30分対話をする形式で1on1ミーティングを実施しています。

ミーティング前にミーティングのテーマやゴールを共有することで、上司と部下が同じテーマやゴールを目指して活発に対話することができます。ミーティングの効果も可視化しやすく、次週のミーティングに向けた対話も充実しています。

株式会社トータテハウジング

株式会社トータテハウジングは、年間600棟を手がける注文住宅会社です。社内コミュニケーションの活性化を目的として、フリーアドレスを導入しました。

• 個室に分かれていたオフィスの構造をオープン空間にリニューアル
• デスク以外にもソファータイプの座席を設置
• 座っている人と立っている人の目線を合わせるためのハイテーブルを設置

このような工夫で、部署という垣根を越えた活発なコミュニケーションを実現しています。