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人事評価において、欠かすことのできない重要な評価方法として広く知られるようになった定性評価。部下を評価する立場にあるビジネスパーソンにとって、理解しておかなければならないことの一つでしょう。
- 定性評価とは何か
- 定性評価の具体的な実践方法や注意点
などについて解説します。
目次
定性評価の導入・見直し以前に、評価業務効率化の方が重要課題ではありませんか？
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１．定性評価とは？
定性評価とは、金額や個数といった数値で表せない物事に対して行う評価です。たとえば、業務に対する姿勢や業務プロセスといったものが評価対象となります。数値を用いる定量評価では評価することが難しい職種や、外的要因により成果は出なかったが頑張っていた従業員を評価する際に使われます。
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２．定性評価と定量評価の違い
定量評価との違いは、数値化して表現できない点です。定量評価は、数値の増減によって達成度を評価するため、
- 目に見えて分かりやすい
- 具体性があるので評価される側も納得しやすい
といえます。
一方、定性評価は、数値では測りにくい取り組みや努力、モチベーションなどを評価するための手法。定量評価と異なり数値では測りにくいものを評価するので、定量評価よりも評価する側にスキルや知識が求められるのです。
人事評価においては、特に、
- 業務のパフォーマンスを数字で表現しにくい業務に就く従業員
- 経験の浅い従業員
などの評価に活用されています。
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2つの差と組み合わせ
定性評価は、プロセスや方針など、目に見えないものの評価に向いている反面、売り上げや受注件数など目に見えて分かる具体的な数値の評価には向きません。反対に、定量評価は、具体的な数値の評価には向いていますが、目に見えないものの評価には不向きです。
定性評価も定量評価も、どちらか一方の手法だけで評価しようとすると、うまく測れない要素が出てしまうといえます。公正な評価をするには、できる限り両者を組み合わせて総合的に評価することが必要です。
たとえば、「勤務態度が良くなった」という定性評価だけでは曖昧なので、「遅刻・早退・欠勤が一度もなかった」という定量評価と合わせて総合的に評価する、という具合です。
両者を組み合わせて評価することで、精度の高い公正な評価が可能になります。
導入効果があったと言える定性評価の実施には、部下の進捗や成長の見える化、1on1面談の履歴を管理。数字では表せない評価の根拠を明確にしておく必要があります。
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３．定性評価の方法
定性評価は、定量評価と違い、評価の際に具体的な数値を用いることはありません。評価基準を設け、その基準と比較して、どの程度達成できているかを見定め、評価を下すのです。
まず、組織目標や職位目標を設定します。ここでは、
- 必ず達成したい「必達レベル」
- 達成できればより望ましい「努力レベル」
の2パターンを設けるとよいでしょう。あわせて、達成すべき時期も明確にするのです。次に、被評価者が現在どの段階にあるかを分析します。目標時期が満期になった時点で、
- 必達レベルに達しているかどうか
- 努力レベルに達しているかどうか
を分析し、最終的な評価を下すのです。レベルごとにスコアを設定し評価する「スコアリング」の手法を取る場合、評価項目ごとに到達レベルによって点数を付け、最終的な評価を導き出します。たとえば、
- 必達レベルに到達していない：1点
- 必達レベルには達したが努力レベルに達していない：2点
- 努力レベルに達している：3点
といった具合です。
定性評価によって得られるメリット
人事評価では、基本的に定量評価を用います。しかし
- 数値では業績が見えにくい部門の従業員
- 経験の浅い新入社員
などを評価する場合、定量評価はふさわしくありません。こういった場合、定性評価の比重を大きくすることで、公正な評価がしやすくなります。
また、定量評価では不公平を生む場合に定性評価を加えると、評価の公平感が増し、被評価者の職務に対するモチベーション維持・向上につなげることが可能です。加えて、
- 管理者の裁量次第で評価（承認）する頻度を自由にコントロールできる
- 目に見える結果がすぐ出るとは限らないが評価に値する行動に対して適切な評価を与えられる
- チームワークの向上に役立つ
なども定性評価のメリットでしょう。
一方で、評価者が定性情報を使用し、適切に評価できなければ、定性評価の成功は難しいでしょう。しかし、普段から多忙な人事担当者やマネージャーにとって、評価者研修の実施は負担です。通常業務に影響を及ぼす可能性もあります。
こうした負担を軽減するためにも、まずは時間がかかっている通常の評価業務の効率化から取り組むべきでしょう。具体的には紙やExcelによる評価運用をシステム化し、評価者育成など重要な人事業務に取り組む余裕を生み出すのです。
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４．人事と定性評価
人事評価において、定性評価は非常に重要な役割を持ちます。人事評価において、定性評価を行う際の手法や注意点について解説しましょう。
定性評価で使われる項目
定性評価は、数値で示すことができないからこそ、評価の基準を明確に設ける必要があります。
明確な基準を設けず評価者の裁量だけに任せれば、客観性や公平性に欠ける評価がなされる可能性が高まり、被評価者は、評価に対して不満を抱くことが増えるでしょう。
定性評価にどのような基準を設けるべきか、一つずつ説明します。
- スピード性
- 創意工夫
- 知識
- 規律性
- 積極性
- 責任
- 協調性
①スピード性
- 業務遂行のスピード
- 上司への報告・連絡・相談は迅速に行われているか
などを評価します。
②創意工夫
個人や職場内の業務改善を図ろうとしているかを評価します。
③知識
業務に必要な知識を身に付けているかを評価します。
④規律性
- 服装などを含めた身だしなみ
- 資料整理などの整理整頓
- 時間厳守などの生活面
- 言葉遣いや態度
などを評価します。
⑤積極性
- 前向きな言動ができているか
- 与えられた業務に積極的に取り組んでいるか
などを評価します。
⑥責任
- 設定した目標を確実に実行できているか
- 指示された業務を確実に実行できているか
などを評価します。
⑦協調性
- チーム内で協力して業務に取り組めているか
- 会社全体の業務に協力的な態度を持っているか
などを評価します。
人事ではどう使うか、人事における定性評価の方法
人事評価において定性評価を用いる対象は、主に数値となって表に出にくい従業員の取り組みの評価です。
結果だけでなく努力の過程も評価するため正しく活用すれば、従業員は「ここまで見てくれていたのか」と評価者への信頼感が増し、モチベーション維持や生産性の低下防止にも役立ちます。
定性評価を用いる場合には、必ず前項で紹介した評価基準を設け、項目ごとに、評価レベルを設定して達成度を測りましょう。この際、評価者が評価を伝える前に、被評価者に自己評価させると効果的といわれています。
具体例①「売上アップのバックグラウンドを評価」
営業部門の売り上げが20％アップしたことについて、背景にある被評価者の努力を定性評価を用いて評価を下す場合を例に考えてみます。評価する内容の例としては、
- 顧客へのフォローを欠かさなかった
- パンフレットや資料を改善し、商品の強みを分かりやすくした
- 営業部門が抱える間接部門業務を効率化した
などがあるでしょう。
具体例②「新卒入社の従業員の評価」
新卒入社の従業員は業務経験が浅く、数値につながる結果を出すことも売り上げをサポートするような努力を求めることも難しいです。
そこで、仕事に対する意識やモチベーションの高さ、協調性などに対して評価を下します。評価する内容の例としては、
- 自主的に勉強会を開催した
- チームが円滑に回るように進んで雑用を引き受けた
などがあるでしょう。
サイボウズの事例：信頼をもとに
ここで、ソフトウエア開発などを手掛けるサイボウズの人事評価について紹介します。
サイボウズでは、当初、人事評価は成果主義をもとに目標管理を行っていました。しかし、定量評価だけを用いて評価を行うことの難しさに直面。現在は「信頼」を軸にした定性評価に変えているといいます。
サイボウズは、信頼を「覚悟×スキル」と定義しています。これは、個人の技能や知識から成る「スキル」だけでなく、与えられたミッションややるべきことをやるという「覚悟」が備わってこそ、初めて信頼されるという、サイボウズ独自の評価基準です。
サイボウズでは、信頼に基づいた定性評価を各部署が行い、評価を会社の信頼度として従業員一人ひとりにフィードバックして、従業員のモチベーションアップや成長につなげています。
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５．定性評価の注意点
定性評価は、定量評価に比べ、評価者の主観が含まれやすいため、客観性に欠けてしまうことも。意図的かどうかに関わらず、評価者と被評価者の親密さや相性の良さによって、評価が左右されないよう注意する必要があるのです。
企業によっては、「考課者訓練」などの研修を行っているところもあります。評価を行う前評価者に研修などを受けさせ、客観的な評価を下すテクニックを身に付けさせるとよいでしょう。
主観に基づく評価を防ぐには？
主観に基づく評価を防ぐ方法に、360度評価があります。360度評価とは、上司だけでなく部下や同僚、顧客、自己といった複数のチャネルを使って評価を下す方法のこと。
最大のメリットは、異なる立場にある複数の人が、それぞれの視点から評価することで、一人の評価者が評価を下す場合に比べて客観的な評価を下せるようになる点です。
上司一人が評価する場合、主観に基づく評価をしてしまう可能性は高いです。しかし360度評価では、立場の異なる評価者が複数存在するため、評価者人数分の主観が入り混じった評価になります。
完全に客観性のある評価になるとまではいえませんが、上司一人が評価を決めるよりは客観的な評価になる、といえそうです。
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人事考課エラーへの理解
人事考課においては、意識する・しないに関わらず、ヒューマンエラーが発生する可能性が高いです。こういった人事考課におけるヒューマンエラーを、人事考課エラーといいます。
無意識に発生するエラーも多く、完全に防ぐことは難しいのが特徴です。以下に、代表的な人事考課エラーをまとめました。
- ハロー効果：ある評価項目が特段良い評価になった場合、その他の項目にも良い評価を付けてしまう
- 第一印象効果：第一印象によって評価を付けてしまう
- 近時点効果：直近の印象が期間全体の評価に影響する
- 先入観で生じるエラー：「彼女は女性だから数字に弱いだろう」「彼は東大卒だから優秀なはずだ」など、性別・年齢・学歴などの先入観で評価を付けてしまう
こうしたエラーを防ぐにはどうしたらよいのでしょう？それは、評価者が人事考課エラーを理解していることです。
エラーの種類や自分もエラーを起こす可能性があると自覚していれば、エラーを起こさないよう意識して評価に挑むことができます。考課者訓練などを通じて、人事考課エラーについて理解を促すことが効果的でしょう。
ハロー効果とは？【意味を図解でわかりやすく】具体例と対策
人事評価の実施において気になるのは、評価者による評価エラーでしょう。こうした評価エラーの中に、ハロー効果と呼ばれるものがあるのですが、一体どのようなものなのでしょう。
ハロー効果の種類や実例
ハロー...
考課者訓練の実施
考課者訓練とは、人事評価者が人事考課制度を理解し、評価などに役立てるためのプログラムのこと。人事評価の仕組みを学び、人事考課エラーについて理解することは、公正公平な評価をする上での基本となります。
実際に、何も訓練を受けていない評価者からの評価は信頼されにくく、不満が出やすいです。また、評価制度の整備においても、考課のノウハウが役に立つため、経営に関わる人も理解しておくとよいでしょう。
まずは、社内で考課者訓練の必要性を共有し、その上で社内研修もしくは社外セミナーなどを利用して考課者訓練を定期的に実施しましょう。
【人事評価運用にかかる時間を90%削減！】
評価シートの作成、配布、集約、管理を全てシステム化。
OKR、MBO、360度評価などテンプレートも用意！
●作成：ドラッグ＆ドロップ評価シートを手軽に作れる
●配布：システム上で配るので、配布ミスや漏れをなくせる
●集約：評価の提出、差戻はワンクリック。進捗も一覧でわかる
●管理：過去の結果も社員ごとにデータ化し、パッと検索できる
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