部下の評価を行う評価項目や項目を決めるポイント、評価するにあたっての要点や注意点などを詳しく解説します。
１．評価項目とは？
評価項目とは、適正に評価する基準のことで、通常、下記3つに分かれます。3つの評価項目のポイントと評価する際の注意点を、それぞれ説明しましょう。
- 成果評価
- 能力評価
- 情意評価
①成果評価
成果評価とは、ある期間内でどの程度の業務実績を達成できたかを評価する項目で、次のような評価基準があります。
- 業績目標達成度：業務目標の達成率を評価する
- 課題目標達成度：上司や当事者が設定した課題をどのくらい達成できたかを参考に判断する
- 日常業務成果：日常業務を評価する
②能力評価
能力評価とは、実際の業務に必要とされる業務遂行能力や職務の習熟度などを評価する項目のことで、職種や業種によってさまざまな能力を評価する項目があります。たとえば、「企画力」「実行力」「知識」「管理統率力」「育成力」「教育能力」などです。
企画力
企画力とは、担当する業務の目標を達成するための能力で、下記のような優れた能力や意志を持っているかを判断します。
- 効果的に実施する企画を立案できる
- 新たな施策の必要性と実施策について企画立案できる
- 不要、または改善が必要なことについて、常に企画立案できる
- 組織ローダーとして、スタッフの定数や予算、業務執行方法など経営感覚やコスト意識を持っている
実行力
実行力とは、自ら目的を設定して、確実に行動する力のこと。たとえば、自ら目標を掲げて行動に移して根気強く取り組むなどが挙げられます。実行力の項目で高く評価されるポイントは、下記のとおりです。
- その行動が意識的なものではなく自然に行われているか
- ほかのメンバーの模範になっているか
知識
知識とは、業務成果を生み出すために必要な知識や技術で、学力や学歴ではありません。またあくまでも業務に活用されている知識を指すため、業務に生かされていない知識は評価の対象になりません。
たとえば商品知識を持つ社員が、「その知識を社内全体に広げた」「ほかの社員に分かりやすく教えた」場合、高く評価されるのです。
③情意評価
情意評価とは、仕事に対する基本姿勢や心構え、勤務態度など人間的な性質を評価する項目のことで、「責任性」「協調性」「積極性」などがあります。
情意評価は、具体的な数値で部下を評価するのと異なり、評価する人の主観が入りやすくなるなど、あいまいな評価になりがちです。評価する際は、土台となる評価基準を設けておくとよいとされます。
責任性
責任性とは、自分が担当している業務に責任を持って最後まで取り組むこと。評価基準は、下記のとおりです。
- 困難な事態が発生しても粘り強く取り組めた
- 困難な事態に取り組んでも改善が見込めないとき、すぐ助けを求められた
- 上司やメンバーによって自分の業務にトラブルが起こっても、人のせいにはせず責任を持って対処しようとした
協調性
協調性とは、チームで行う業務に対して、メンバー同士が協力し合って取り組む姿勢のこと。たとえば下記のような姿勢が、協調性として評価されるのです。
- 後輩の仕事ぶりを見ており、助けが必要な際は積極的にサポートに入っていける
- 自分が忙しい状態でもメンバーが困っている際は、自ら進んで協力して助けられる
- 自分の立場や状況に固執せず、チーム全体の能率向上を考えて行動できる
積極性
積極性とは、「自ら仕事を作っていこうとする姿勢」「未経験の方法でも有効であればチャレンジしようとする姿勢」のこと。例は下記のとおりです。
- 難しい業務や未経験の業務に自ら進んで取り組んだ
- 会議や打ち合わせでは、上司や先輩に対しても、自ら進んで自分の意見を具体的に発言できた
- 日ごろから指示された以上に業務に取り組んでいた
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２．部下評価項目を決めるポイントとは？
部下評価項目を決めるポイントとは、評価項目の要素を明確に定めること。そのためにも、評価要素別にどのような基準で評価するかを決めていくのです。ここでは、下記2つについて詳しく説明します。
- 評価項目の分類
- 等級（役割）に応じた基準を決める
①評価項目の分類
評価項目は、成果評価・能力評価・情意評価の3つに分類されます。
- 成果評価：どの程度の業務実績を達成できたかを評価
- 能力評価：業務に必要な知識やスキル・職務の習熟度・業務を遂行する能力などを評価
- 情意評価：仕事に対する基本姿勢や心構え・勤務態度などを評価
成果（業績）評価に分類できる項目
成果（業績）評価に分類できる項目は、「仕事の質と量」「与えられた業務の成果」「課題や目標の達成度」など。目標に対しての達成度・利益伸び率・経費削減率・前年対比率など、具体的な数字によって評価します。
目標も業績も数字で示され善し悪しを判断できるため、営業職や生産職などに導入されている場合が多いです。
能力評価に分類できる項目
能力評価に分類できる項目は、「企画力」「実行力」「改善力」「対人能力」「判断力」など。与えられた職務をするうえで必要な知識や能力などが評価されます。
職種によって項目は多岐に渡り、「管理統率力」「メンバーとの連携力」「トラブルへの対応力」「リスクマネジメント能力」「コンプライアンスに対する意識力」など、さまざまな項目があるのです。
情意評価に分類できる項目
情意評価に分類できる項目は、「規律性」「積極性」「責任性」などで、仕事に対する姿勢について評価します。
業績評価のように明確な数字を示して評価できないため、評価する人の主観や好みに左右されるところが難題でもあるのです。評価者が甘く査定するタイプの場合、高い評価を得られますが、厳しいタイプの場合、評価は下がるでしょう。
②等級（役割）に応じた基準を決める
企業内で定めた等級や職種ごとに、求められる役割や与えられた権限・能力の大きさ・成果の大きさなどをもとにして評価項目にします。
等級では一般社員・主任・係長などと職位が決まっており、それぞれに評価項目を定めます。たとえば1、2等級の一般社員は調整・問題対応・作業管理項目など、3等級の主任はリーダーシップ・組織管理・業務改善項目などです。
「等級」とは何か？
等級とは、社員の能力や役割・職務・成果などのレベルを表したもの。
企業によって変わりますが一般的に1,000名以上の企業は8〜10等級、100名以下の企業は6〜7等級が標準とされています。「1・2等級は一般社員」「3等級は主任」「4等級は係長」「5等級は課長」などと職位が決められており、等級ごとに役割や能力の基準を設定するのです。
３．部下を評価する際のポイントとは？
部下を評価する際のポイントは、評価の基本をしっかりと把握して、公正に進めるという点。評価の内容はときに社員のモチベーションを左右してしまい、それは会社にとっても好ましい状況ではありません。部下を評価する際のポイントを6つ説明しましょう。
- 基本的な社内ルールを守れているか
- 会社の課題を見つけ出して改善していく姿勢があるか
- 自分から仕事を見つける積極的な姿勢があるか
- スキルアップをする意欲があるか
- ミスに対して真摯に向き合い自ら報告できる姿勢があるか
- 社内・社外の人に丁寧な対応をしているか
①基本的な社内ルールを守れているか
基本的な社内ルールを守れているかを評価する場合、情意評価を用います。評価の対象は、出勤などの勤務態度や仕事に対して取り組む姿勢などです。
しかしこれらは明確な数値で示せないため、評価する人の主観が入りやすくなってしまいます。上司ひとりが評価するのではなく、ほかの部署の人・同僚・先輩・部下などを加えると公正な評価ができるでしょう。
②会社の課題を見つけ出して改善していく姿勢があるか
部下の業務に向き合う態度、目標を達成するための姿勢とその取り組みと行動を評価します。代表的な行動評価の項目は、「規律性」「積極性」「積極性」「協調性」などです。
積極性と協調性は、会社の成長や発展に有効な行動を果たしたかを評価し、逆に指示された業務しか実行しない姿勢や行動は、責任性で評価します。
③自分から仕事を見つける積極的な姿勢があるか
行動評価の項目の積極性では、「会社の方針に沿ったチャレンジや改善提案」「自分自身やメンバーの知識や技術の向上」「業績向上につながる行動や姿勢」などを評価します。その際、業務と関係のない自己啓発やチャレンジは評価されません。
主体的な行動を起こすため、戦略の実践度や付加価値業務見極めなどの項目を導入するのもよいでしょう。
④スキルアップをする意欲があるか
技術や能力をスキルアップする意欲は、自分の仕事に対する能力を向上させる行動です。
自己実現を達成すると社員は、仕事や会社への満足度が高まり、生産性やクオリティもアップします。クライアントからの評価も高まるなどのメリットも得られるでしょう。
社員が向上心を持ち続けるには、研修や勉強会などを行う会社側の環境づくりも重要です。
⑤ミスに対して真摯に向き合い自ら報告できる姿勢があるか
「業務のミスや失敗を隠さず迅速に対処した」「その行動によって事態の収拾に努めた」などを評価します。ミスをした場合、「業務に関わる人たちへ明確に事態を報告した」「上司に相談をして指示を仰いだ」といった一連の行動ができているかも重要です。
また「責任を逃れようと言い訳をした」「素直に謝罪できない」など、真摯に向き合う態度ではなかった点も評価の対象になります。
⑥社内・社外の人に丁寧な対応をしているか
社内・社外の人と良好な人間関係をつくる能力があるかを評価します。その際の項目は、「電話やメールの応対」「訪問を通してクライアントとの意思疎通を図れる」「クライアントとの取引を継続できるコミュニケーション能力があるか」などです。
社外からの評判が悪い社員は、会社のイメージを下げてしまう可能性もあるので、注意しながら評価します。
４．部下との評価面談でおさえておきたいポイント5つ
部下を正しく評価するうえで、評価面談は欠かせません。また現状の課題や今後の目標について洗い出し、部下の育成につなげるというも目的もあるのです。部下の評価面談を行う際、おさえておきたい5つのポイントを紹介します。
- 事前に面談内容の整理をしておく
- リラックスできる雰囲気づくり
- コミュニケーションがしっかり取れるよう意識する
- 批判ばかりせずに部下の長所もきちんと評価する
- 面談後のフォローを忘れない
①事前に面談内容の整理をしておく
評価面談を行う上司は、事前準備として評価内容や部下に話す内容を下記のように整理しておくとよいでしょう。
- どういった情報や事実にもとづいて今回の評価に至ったのか
- 想定される質問への回答や意見の準備
- 面談で最も伝えたいこと
話すテーマは2〜3つぐらいに絞っておきます。また評価に納得いかない部下に、どのように伝えれば理解してもらえるかなども検討しておくのです。
②リラックスできる雰囲気づくり
評価面談は、上司も部下も緊張する場面です。互いの緊張を和らげるため、趣味の話や世間話など軽い雑談から始めるとよいでしょう。面談の初めから評価結果を切り出すと部下は緊張して、充実した意見交換ができなくなってしまいます。
日ごろの業務活動へのねぎらいの言葉を掛けるなど、部下の心をほぐして和やかな雰囲気をつくります。
③コミュニケーションがしっかり取れるよう意識する
評価面談は、部下に評価の結果を理解してもらうことが大切です。上司が一方的に評価結果を伝えるような進め方では、部下は意見も聞いてもらえず、納得いかない評価内容に不満がたまってしまいます。経験談や精神論の押し付けもよくありません。
面談では、部下の意見にしっかりと耳を傾け、課題や今後の目標を共有しましょう。
④批判ばかりせずに部下の長所もきちんと評価する
部下のモチベーションが下がるような内容をわざわざ伝えるのは、よくありません。批判ばかりしていると、評価結果だけでなく上司への不信感を募らせてしまう可能性も高いのです。
部下のモチベーションを向上させるためにも、「これだけ成長すると、●●にも挑戦もできる」など、部下の行動に対する承認を行いましょう。
⑤面談後のフォローを忘れない
評価面談が終わった後も、部下とかかわり続けるとよいでしょう。たとえば下記のような行動です。
- 面談で設定した目標について日ごろから話す意識
- 面談で部下からの提案について返答する、情報共有する
- 部下のスキルアップに役立つ情報を提供する
こういった行動でコミュニケーションをしっかり取っていければ、部下の抱えている課題が解決し、目標達成やスキルアップへとつながります。
５．評価コメントはどう書くの？
評価面談の実施後は、評価コメントを記入します。コメント欄は評価された部下のモチベーションプに影響しますので、改善点だけでなく部下のよい面も積極的に記入するよう心掛けましょう。ここでは、コメント欄の書き方を紹介します。
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抽象的な表現をせず具体的に書く
評価コメントは、できるだけ具体的に詳しく書きます。
- どのような根拠で
- どの行動に対して評価したのか
- 改善すべき点
などを、部下が納得できるよう明確にコメントします。しかし相手を傷つけるような内容やネガティブな評価、強い表現は避けてください。モチベーションアップにつながるよう柔らかい書き方を心掛けましょう。
一方的な評価にならないように書く
部下の評価では、客観性が求められます。評価する上司の一方的な評価にならないよう、
- 部下自身の自己評価や自己分析
- 評価面談で部下から上がった提案やリクエストへの回答
- 今後の課題や目標へのアドバイスや意見
など、客観的な視点からコメントするのです。部下のやる気と成長を引き出せるようなコメントができるよう心掛けましょう。
コメントの最後にはプラス評価コメントを書く
改善を求めるコメントだけでは、部下のモチベーションが下がってしまいます。マイナス評価について具体的に記入した後は、部下のよい点について触れるコメントを必ず加えて評価を締めましょう。
褒めるポイントは、下記のとおりです。どんなに小さなことでもプラス評価すると、社員のやる気が上昇します。
- チーム内での役割や成長具合
- 日常業務に取り組む姿勢
- 作業の正確性や業務への責任感
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