企業経営の基本で雇用の要である「就業管理」。労働人口不足が加速する日本において、社員の管理を疎かにすることは経営の放棄と同様です。今回は「就業管理」として最低限守るべきルールとシステムを紹介します。
「就業管理」とは？
従業員の出勤時間と退勤時間、欠勤状況、休暇の取得状況などを把握して、法令や会社就業規則の遵守状況について管理を行うこと。この記録に基づいて、会社は給与や残業代の計算、有給休暇の取得日数の管理などを行います。しかし、この管理をきちんと実施していない、もしくは全く行っていない会社もまれに存在します。
「就業管理」の意義と管理内容｜労務トラブルと社員のメンタル不調を未然に防ぐ
就業管理をきちんと実施していない会社は、社員の労働時間を正確に把握できていないことから適切な賃金を支払うことはできません。
未払い残業代をめぐるトラブルに発展しかねない状況です。また、社員の働き過ぎに気づくこともできないので、過重労働による精神的な不調や過労死、過労自殺を招く危険性が高まります。就業管理を適切に実施することは、企業活動継続のために必要不可欠なことなのです。
まず、会社は従業員の労働時間を適切に管理することが義務となっています。時間外・休日・深夜労働等には労働基準法に基づく規定があり、使用者が始業・終業時刻を把握し、労働時間を管理することが前提とされています。
通達（平成13年4月6日付け基発第339号）は、この労働時間を適切に管理するための方法として使用者に対し、労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、これを記録することを定めています。
また、「1.使用者が自分で確認し、記録すること」、「2.タイムカード、ICカード等の客観的な記録を確認し、記録すること」のいずれかによる確認・記録の方法を原則として定めています。
この労働時間の記録書類は、3年間の保存が義務付けられています（労基法109条）。
これに対して。従業員からの自己申告により労働時間を管理する方法は、導入前に従業員へ十分な説明を実施すること、申告された労働時間が実態と合致しているか否かを調査することなど、一定の要件を満たした場合にのみ認められます。
「就業管理システム」の導入｜就業スタイルに合った使いやすいものをセレクト
就業管理は労務・人事部門の重要な業務ですが、ITの進化にともない、一昔前まで主流であったタイムカードや紙での管理から、PCやタブレット、スマホで打刻する勤怠管理システムが主流になっています。勤怠管理システムでは、
- 打刻機能・・・PC、スマホ、ICカード、指紋認証などを使用
- 即時性・・・リアルタイムでの従業員の勤怠管理
- 簡易性・・・手軽な勤務シフトの作成・管理
- 連帯性・・・各社給与ソフトとの連携
- 申請管理可・・・休暇、残業、出張など
といった管理が可能となります。これによって、タイムカードの集計の必要がなくなり、勤務状況や残業代の把握が容易となり、シフト作成もスピードアップすることから、労務担当者の負担が大幅に軽減されます。
また、これらのデータを集計・分析することにより、人事戦略へのデータ活用も可能です。日別、月別の労働時間の分析・比較で、繁忙期、閑散期を把握。繁忙期に向けた対策の準備や、閑散期での休暇推奨など、スケジュールが立てやすくなります。
さらに、システム上で簡単に勤怠状況の管理・把握ができることから、タイムカードやExcelで行っていた集計作業が不要になり、負担軽減につながります。勤怠データをそのまま給与管理システムに反映できるため、給与計算にかかっていた時間の削減も可能であり、業務の効率化に大きく貢献します。
いまはコストを抑えて簡単に導入できるクラウド型勤怠管理システムも普及してきています。現在は数多くの就業管理システムが存在していますが、就業スタイルに合っているか、使いやすいインターフェイスか、などを選定のポイントに、自社に合った製品を選ぶとよいでしょう。
