現金出納帳が必要な理由とは？記載する項目や作成時のポイントを紹介

現金出納帳は、企業や個人事業主が日々の現金の出入りを管理するためのツールです。正確な現金管理は経営の健全性を保つために重要であり、収入や支出を明確に記録することで、財務状況の把握や不正の防止ができます。

しかし、「現金出納帳を作成する必要があるのか」「現金出納帳はどのように作成したらよいか」など、疑問のある方も多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、現金出納帳が必要な理由や記載する項目、作成時のポイントについて詳しく紹介します。記事の後半では、経理業務の効率化に役立つツールも紹介しているため、ぜひ最後まで読んでみてください。

現金出納帳（げんきんすいとうちょう）とは

現金出納帳とは、日々の現金の出入りを記録する帳簿のことです。現金の収入や支出を詳細に管理し、残高を把握するために用いられます。一般的に、日付・取引内容・収入額・支出額・残高などの項目が記載され、現金管理の基本となる帳票です。

似た帳票として「小口現金出納帳」と「預金出納帳」があります。小口現金出納帳は、会社の小口現金（少額の経費支払いに使う現金）の管理に特化した帳簿です。預金出納帳は、現金ではなく銀行口座の入出金を管理する帳簿です。振込や引き落とし、口座への入金などを記録し、銀行残高と帳簿残高が一致するよう管理します。

現金出納帳が必要な理由

現金出納帳は補助簿に属する会計帳簿であり、作成は事業者の任意です。とはいえ、適切なお金の管理や経理業務の効率化のためにも、作成することを推奨します。ここでは、現金出納帳が必要な理由について解説します。

お金の流れの把握

現金の収入や支出を記録することで、「どこからお金が入り」「どのように使われたのか」を明確に管理できます。日々の取引を正確に記録すれば、資金の増減が把握しやすくなり、適切な財務管理が可能になるでしょう。

また現金の流れを把握することは、無駄な支出がないか確認し、コスト削減や予算管理につなげる上でも欠かせません。

社内の不正防止

現金出納帳をつけることで、「いつ、誰が、何の目的で」お金を使ったのかを明確にできます。日々の取引を正確に記録し、定期的に残高を確認すれば、従業員が個人的に現金を流用するなどの不正を抑止できるでしょう。

また、帳簿上の現金残高と実際の現金を定期的に照合すれば、万が一の不正や計算ミスが発生した場合にもすぐに気づくことが可能です。不正の疑いがある場合、記録をさかのぼって確認すれば、原因を特定しやすくなります。

現金出納帳に記載する項目と書き方

以下は、現金出納帳の見本です。

上記の表を基に、記載する項目と書き方について解説します。

前月繰越

現金出納帳は、月末や期末ごとに区切りを設けることが一般的です。例えば、1か月ごとに管理する場合、月初めの最初の行には「前月繰越」として、前月の最終残高を記載します。1ページの記入欄が埋まった場合は、次のページの最初に「前頁繰越」と記載し、直前の残高を引き継ぎましょう。

このように、最初に前回からの繰越残高を記載することで、当月（または当ページ）の記録がスムーズに始められ、帳簿全体の整合性が確保されます。

日付

日付の記載が正確であることは、資金の流れを明確にし、帳簿の信頼性を高めるために欠かせません。税務調査や監査の際にも、取引日が明確になっていることで不明点を減らし、スムーズに対応できます。

日付は取引が行われた実際の日付を記入することが基本であり、請求書の日付ではなく現金の受け渡しが発生したタイミングで記録しましょう。

勘定科目

「勘定科目」は、取引の内容を分類し、管理するための項目です。勘定科目を正確に記載することで、どのような種類の収入や支出があったのかを明確にでき、会計処理や財務分析をスムーズに進められます。売上、費用、仕入れ、交際費、交通費など、取引の性質に応じた科目を設定しましょう。

摘要（てきよう）

「摘要（てきよう）」は、各取引の内容や目的を具体的に記載する項目です。この欄には、「どのような取引があったのか」「どのような理由で入金や出金が発生したのか」を明確にするための説明を記入します。

例えば、売掛金の回収の場合は「B社からの売掛金回収」と記載することで、どの会社からどの金額を回収したのかを明確化できます。

収入・支出の金額

「収入・支出の金額」は、各取引における現金の流入（収入）と流出（支出）を具体的に示す項目です。収入金額は、商品やサービスの販売によって得られた現金や、売掛金の回収など、現金が入る場合に記載します。支出金額は、仕入れや経費の支払い、事務用品の購入など、現金が出ていく場合に記入します。

残高

「残高」は、各取引の結果としての現金の残りの金額を示す項目です。残高の計算は、まず初めに期首残高や前月繰越残高から始まります。その後、入金があった場合はその金額を加算し、出金があった場合はその金額を減算しましょう。

例えば、初めの残高が100,000円で、翌日50,000円の入金があった場合、残高は150,000円に更新されます。その後、3,000円の出金があった場合は、残高は147,000円に減少します。

次月繰越

「次月繰越」は、月末や期末において次の月や期間に持ち越す現金の残高を示す項目です。月末や期末には、まず二重線を引いて仕切りを作り、その下に収入と支出それぞれの合計金額を記載します。さらに、その下の行には「次月繰越」と摘要欄に記載し、最終的な残高を支出額の下に記入します。

例えば、2月28日の最終残高が190,000円であった場合、次月繰越の支出欄には「190,000円」と記入しましょう。

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現金出納帳でよく使われる勘定科目一覧

勘定科目は、取引の内容や性質を示すものであり、現金の出入りを明確にするためにも正確な記入が欠かせません。しかし、勘定科目は多くあり、覚えにくいと感じている方も多いのではないでしょうか。ここからは、現金出納帳でよく使われる勘定科目を紹介します。

収入金額

現金出納帳の収入金額でよく使われる勘定科目は、企業の業種や取引内容によって異なりますが、一般的に以下のような科目がよく用いられます。

勘定科目の中でも「売上高」は、企業の収益性を評価する際の指標となるため、適切に記載する必要があります。また、雑収入についても、どのような取引から得られたのかを明確にすることで、より正確な財務状況を把握可能です。

支出金額

以下の表は、支出金額でよく使われる勘定科目です。

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残高が合わない場合の対応方法

現金出納帳の残高が合わない場合は、まず原因を特定しましょう。最初に、記録ミスがないか確認し、日付や金額、勘定科目の入力間違い、計算ミスがないかを点検します。次に、実際の現金と帳簿上の残高を照合し、不一致がないか確認します。

その際、レシート・領収書と帳簿の記録を突き合わせ、未記録の取引がないかを調べることも重要です。過不足が見つかった場合は原因を特定し、正しい取引を記録した上で、適切な勘定科目（現金過不足など）を使用して調整します。

原因が判明しない場合は、従業員の誤操作や不正の可能性も考慮し、監査を強化するなどの対応が求められます。また、今後のミスを防ぐために、定期的な現金管理のルールを見直し、ダブルチェック体制の導入やデジタル化を進めることも効果的です。

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現金出納帳の作成方法

現金出納帳の作成方法には、手書きやExcel、アプリ（ソフト）の主に3つが挙げられ、それぞれメリット・デメリットがあります。それぞれの特徴を押さえた上で、企業が管理しやすい方法を選択しましょう。ここでは、現金出納帳の作成方法について詳しく紹介します。

手書き

ノートや専用の帳簿を用意し、手書きで作成する方法です。手書きで現金出納帳を作成するメリットは、特別なソフトや機器が不要で、すぐに始められる点です。

紙の帳簿に直接記入するため、PC操作が苦手な人でも作成できます。また、シンプルな方法であるがゆえに、小規模事業者や個人事業主にとっては導入コストがかからず、経理業務の負担を軽減できる点も魅力です。

デメリットとしては、記入ミスや計算間違いが発生しやすい点が挙げられます。手計算で残高を更新するため、誤りがあると正しい金額を把握できなくなり、修正にも手間がかかります。また、記入したデータの検索性が低く、過去の取引をさかのぼる際に時間がかかることも難点です。

Excel

表計算ソフトのExcelやスプレッドシートを使用して現金出納帳を作成する方法です。一から自作するか、インターネット上にあるテンプレートをダウンロードして使用します。

Excelで現金出納帳を作成するメリットは、計算が自動でできる点です。関数を活用すれば、収入・支出の入力に応じて残高が自動計算され、手計算によるミスを防げるでしょう。また、データの修正や追加が容易であり、誤入力があった場合でも簡単に修正できるため、効率的な管理が可能です。

さらに、フィルターや検索機能を使えば、過去の取引を素早く確認できるため、紙の帳簿と比べて情報を探しやすくなります。

デメリットとしては、Excelの操作に慣れていない場合、関数の設定やデータ管理が難しく感じる点が挙げられます。特に、数式の入力ミスがあると正確な集計ができなくなるため、使用する際には基本的な操作や関数についての知識が必要です。

アプリ（ソフト）

会計アプリや確定申告ソフトを活用して現金出納帳を作成する方法もあります。メリットは、自動計算機能により手作業のミスを防ぎ、スムーズな収支管理が可能になる点です。入力したデータが自動で集計され、残高の計算や勘定科目の仕分けが簡単にできるため、経理業務の負担を大幅に軽減できます。

また、銀行口座やクレジットカードと連携できるアプリもあり、取引データを自動取得できることから、入力の手間を削減できる点もメリットです。さらに、クラウド型のソフトであれば、インターネット環境があればどこからでもアクセス可能で、スマホやタブレットからも管理できます。

デメリットは、月額料金や買い切りの費用がかかる点です。また、アプリやソフトの操作に慣れていないと、最初の設定や使い方を覚えるのに時間がかかることもあります。

現金出納帳の作成におけるポイント

現金出納帳を正確に作成・管理することで、日々の収支の流れを把握し、財務状況の透明性を保てます。しかし、記入ミスや管理の不備があると、残高が合わなくなったり、不正防止にならなかったりする可能性があります。現金出納帳を正確に作成・管理するためにも、以下で紹介するポイントをしっかりと押さえておきましょう。

現金の残高も確認する

現金出納帳を正確に管理するためには、現金と帳簿の記録にズレが生じないよう、取引を記入した後に実際の現金残高を確認することが重要です。収入や支出が発生するたびに、その都度帳簿に記入し、計算結果と実際の現金が一致しているかをチェックすることで、記入漏れや誤入力を防げます。

現金は事業用とプライベート用で分けて管理する

個人事業主や小規模事業者が現金出納帳を正確に管理するためには、プライベートの資金と事業用の資金を明確に分けることが重要です。事業の収支と個人の支出が混在すると、現金残高の管理が複雑になり、記帳ミスや残高のズレが発生しやすくなります。

生活費や個人的な買い物を事業用の現金から支払ってしまうと、帳簿上の数字と実際の現金残高が合わなくなってしまいます。こういったトラブルを防ぐために、事業用の財布や現金ボックスを用意し、プライベートのお金としっかり区別して管理することが大切です。

領収書やレシートを保管する

現金出納帳の作成・管理において、日々の取引をその場で記帳できれば理想的ですが、忙しい業務の中で後からまとめて記入することもあるでしょう。

その際に領収書やレシートがなければ、正確な取引内容を思い出せず、記帳漏れや誤記入の原因になり得ます。特に、金額や取引先、勘定科目を正しく記録するためには、証拠となる書類を残しておくことが欠かせません。

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記帳の負担を軽減したいなら「立替精算」をするのも手

立替精算とは、従業員や事業主が立て替えた経費を後から精算する仕組みのことを指します。立替精算を用いれば、日々の小口現金の管理や記帳の手間を減らすことが可能です。例えば、従業員が交通費や出張費などの業務上の支出を自分の財布から支払った場合、後日まとめて精算することで、頻繁な現金の出入りを避けられます。

ただし、立て替える従業員に負担がかかる点には注意が必要です。特に立て替える金額が大きいほど、従業員の生活費を圧迫する可能性があるため、活用するかどうかは慎重に検討しましょう。

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また自動仕分け機能により、事前に設定したルールに基づいて自動的に仕訳を行うため、複雑な仕訳作業を簡素化し迅速なデータ処理が可能です。導入前の無料相談も実施しているので、お気軽にお問い合わせください。

まとめ

現金出納帳を作成することは、日々の現金の流れを把握し、正確な財務管理につながります。収入や支出を明確に記録すれば、経営状況を把握できたり、不正が防止できたりします。現金出納帳を作成する方法には、手書きやExcel、アプリ（ソフト）があり、それぞれの特徴を把握した上で自社に合った手段を選択しましょう。

また、経理業務の効率化や経営判断の迅速化という観点では、予実管理システムの「ヨジツティクス」の導入もおすすめです。ヨジツティクスを導入すれば、企業の予算と実績の差異をリアルタイムで把握し、経営判断の迅速化と精度向上につながります。経営企画のスペシャリストが丁寧に運用をサポートいたしますので、ぜひご利用ください。