月次決算とは？業務の流れからチェックリストの作成例までまとめて紹介

企業の経営状況を正確に把握し、適切な意思決定を行うためには、定期的な財務管理が欠かせません。その中でも「月次決算」は、毎月の業績を確認し、経営改善に役立てる重要なプロセスです。

しかし、「月次決算の進め方が分からない」「決算業務に時間がかかりすぎる」「どのような資料を作成するか悩んでいる」といった課題を抱えている企業も多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、月次決算の基本的な流れから、決算業務をスムーズに進めるためのチェックリストの作成例まで詳しく紹介します。

月次決算とは

決算とは、経営成績や財政状態を確定させるための会計処理のことを指し、その決算業務を1か月単位で行うのが月次決算です。そして、1年単位（事業年度末）で実施するのが年次決算です。年次決算は、会社法や法人税法によって義務付けられており、株主総会で承認された財務諸表を公告する必要があります。

一方で、月次決算は法律で義務付けられているものではなく、実施するかどうかは事業者の任意です。一般的には、短期的なパフォーマンスの把握や、迅速な経営判断のために月次決算が実施されます。

月次決算を行うメリット

定期的な財務データの把握は、経営判断を迅速かつ的確に行うために欠かせません。月次決算を通じて業績のトレンドを把握し、予算に対する実績を確認すれば、効果的な戦略立案や資源配分が可能です。ここでは、月次決算がもたらす具体的なメリットについて詳しく説明します。

年次決算の負担を減らせる

年次決算では、1年間の取引をまとめて処理する必要があるため、取引量が多ければ多いほど作業量は膨大です。しかし、月次決算によって毎月処理していれば、年次決算時に必要な作業量が大幅に減少し、時間と労力を節約できます。

また、月次決算によって問題点を早期に発見できるため、年末までに必要な調整や対策を講じる余裕が生まれる点もメリットです。結果として、年次決算時のデータ整合性の確認や修正作業が少なくなり、監査にかかる時間や労力も軽減されます。

迅速な経営判断が可能になる

月次決算によって毎月の財務データを定期的に分析すれば、リアルタイムで業績を把握でき、迅速な意思決定が可能になるでしょう。特に、月次決算を通じて年次決算の着地見込を事前に算出できるため、経営陣は今後の財務状況を予測しやすくなり、節税対策や経営改善の戦略を立てられます。

金融機関からの融資を受けやすくなる

金融機関は、融資の判断をする際に企業の財務状況を詳細に分析します。月次決算の報告書は、企業の経営成績や資金繰りの状況を把握するのに役立つため、融資の判断材料として効果的です。また、月次決算を通じて透明性の高い経営をアピールできることは、融資を受けるための大きな強みにもなります。

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月次決算を導入するデメリット

月次決算は企業の財務状況を定期的に把握し、迅速な意思決定を可能にするメリットがある一方で、いくつかのデメリットも存在します。月次決算を導入するかどうかは、メリット・デメリットを把握した上で慎重に検討しましょう。ここでは、月次決算を導入するデメリットを2つ紹介します。

社内が混乱する可能性がある

月次決算の導入当初は、決算の締め日や報告書の作成に関する新しいプロセスが定まっていないことから、従業員にとっては戸惑いや不安を感じることが少なくありません。締め日を周知徹底するためには各部門の協力が不可欠ですが、全員が新しいルールやスケジュールに適応するまでには時間がかかります。

情報の伝達が不十分になったり必要なデータがそろわなかったりすることで、締め作業に遅延が生じ、混乱やトラブルにつながる可能性があります。

担当者の業務が増える

月次決算は毎月必要な作業であり、担当者が負担を感じやすい点がデメリットです。初めて月次決算を導入する企業では、従来の年次決算と異なり毎月の締め作業や報告書の作成が必要になるため、業務量が増えることが懸念されます。

このような業務の増加は、担当者にとってストレスやプレッシャーの原因となり、場合によっては業務の質が低下することもあります。

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月次決算業務を行う流れ

月次決算業務には、残高の確認から月次試算表の作成、月次業績報告まで、複数のプロセスがあります。少しでも業務負担を軽減し、企業の生産性を損なわないためにも、月次決算の流れをしっかりと押さえておきましょう。ここでは、月次決算業務の流れを大きく3つのステップに分けて解説します。

STEP1：決算整理

決算整理では、主に以下の5つの作業を実施します。

【1.現金・預金の残高確認】
帳簿上の現金・預金勘定と、実際の残高に差異がないかを確認します。現金は金庫内の金額を数え、預金は通帳記帳で確認し、差異があれば原因を特定して適切に修正しましょう。

【2.月次棚卸の確定】
月末時点の在庫金額を確定しましょう。棚卸資産管理の手続きが整っていれば、年次決算時の実地棚卸を省略できる場合があります。

【3.仮勘定の整理】
仮払金・仮受金などの一時的な処理を見直し、適切な勘定科目に振り替えます。仮勘定が多いと経営状況の正確な把握が困難になるため、毎月整理を徹底しましょう。

【4.経過勘定の計上】
前払費用・未払費用など、月をまたぐ経費を正しく計上します。あらかじめ対象項目や計上基準を明確にしておくことで、スムーズに処理できるでしょう。経過勘定を適切に処理することで、損益計算書に正しい月次費用を反映できます。

【5.減価償却費・引当金の計上】
減価償却費や退職給付費用などの費用を、年間の見積もり額を基に月割りで計上します。賞与・固定資産税・各種保険料・労働保険料なども月割計上が必要です。

STEP2：月次決算書（試算表）の作成

月次決算の目的は、業績の推移を把握し、経営判断に役立つ情報を提供することです。年次決算と異なり、法的に作成が義務付けられている書類はありませんが、以下のような資料を準備するとよいでしょう。

これらの資料を全社単位で作成するだけでなく、必要に応じて部門別や事業所別にも作成すると、より詳細な業績管理が可能になるでしょう。

STEP3：月次事業報告

月次決算の結果を取りまとめたら、速やかに経営層へ報告します。経営陣が企業の現状を正確に把握し、今後の戦略や改善策を検討するための重要なプロセスです。ひと目で企業の現状を把握できるよう、グラフや表を活用して視覚的に分かりやすい資料を作成し、報告しましょう。

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月次決算はチェックリストの活用がおすすめ

月次決算は、毎月決まった手順で正確に進めることが求められます。しかし、業務が多岐にわたるため、抜け漏れが発生すると経営判断に影響を及ぼす可能性があります。

そこでおすすめなのが、チェックリストの活用です。各ステップをリスト化しておくことで、作業の進捗を管理しやすくなり、確認漏れを防げるでしょう。ここでは、チェックリストを作成するメリットや注意点、作成例を紹介します。

チェックリストを作成するメリット

チェックリストを作成することで、業務の効率化や正確性の向上が期待できます。チェックリストを作成する主なメリットとして、以下が挙げられます。

• 各工程をリスト化することで、必要な作業が明確になり、確認漏れや処理の遅れを防げる
• 作業の進捗を可視化することで、スムーズな進行管理が可能になる
• 複数の担当者で作業を分担している場合でも、進捗状況を共有できるためスムーズに引き継ぎできる
• 毎月の決算業務を一定の手順で進められるため、属人化を防ぎながら業務の品質を安定させられる
• ミスの発見・防止につながる

チェックリスト作成時の注意点

チェックリストを作成する際は、誰が見ても分かる内容にしましょう。チェックリストは、作成者だけでなく他の担当者や後任者も使用する可能性があります。そのため、専門用語の多用を避け、業務の流れが直感的に理解できるように記載することが重要です。

また、定期的に更新することも大切です。業務フローやシステムの変更、法改正などにより、月次決算の手順は変化することがあります。そのため、チェックリストも定期的に見直しをして、最新の業務内容に合わせて修正しましょう。

チェックリストの作成例

月次決算をスピーディーに進めるためには？

月次決算は、正確性を保ちつつ、できるだけ早く完了させることが求められます。決算処理に時間がかかると、経営判断の遅れにつながるだけでなく、他の業務にも影響を及ぼしかねません。ここで紹介する、月次決算をスピーディーに進めるためのポイントを押さえておきましょう。

必要な書類やデータを整理しておく

決算業務は多くのデータを基に進めるため、書類やデータの整理状況が業務効率に大きく影響します。そのため、請求書、領収書、納品書、銀行口座の取引明細、給与明細などの必要書類やデータは月ごとに整理してファイリングしておきましょう。

必要な情報を迅速に探し出せると、確認作業がスムーズに進みます。書類整理を徹底すれば、月次決算の時間を短縮でき、他の業務に時間を割けるでしょう。

締め日とスケジュールを社内に周知する

月次決算には各種データの収集や整理が必要であり、多くの時間がかかるため、締め日を明確に設定して関係者全員に周知しておくことが重要です。各部署が締め日に向けて計画的に作業を進められれば、業務の遅延や混乱を防げます。

具体的には、締め日の数週間前から関連する担当者や部門に対してスケジュールを共有し、必要な業務や提出物を明確にすることが必要です。例えば、売上データの提出や経費精算の締め切りを設定し、そのスケジュールをカレンダーや社内掲示板などで確認できるようにします。

スケジュールを共有することで、各担当者は自分の役割を理解して準備を進められるため、決算作業がスムーズになるでしょう。

効率化システムを導入する

手書きやExcelで月次決算を進めるのは多くの時間と労力がかかります。特に、取引件数が増えたり複雑な処理が必要になったりすると、手動での入力や計算がボトルネックになり、作業が滞る原因になるでしょう。

しかしシステムを導入すれば、月次決算に慣れていない初心者でもデータの自動集計や仕訳処理、帳簿の作成などをスピーディーに進めることが可能です。また、クラウド型の会計システムを導入すれば、リアルタイムでデータを更新・共有できるため、各担当者がいつでも最新の情報を把握できるという利点もあります。

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月次決算を活用した経営改善のポイント

月次決算は、経営状況をリアルタイムで把握する手段として、経営者や管理者にとって貴重な情報源といえます。定期的に業績を確認することで、迅速な意思決定や戦略的な施策の立案が可能になり、競争力を高めることが可能です。ここでは、月次決算を効果的に活用し、経営改善につなげる方法を紹介します。

資金繰りの最適化

月次決算を活用することで、キャッシュフローの可視化が可能となり、資金繰りの管理精度が向上します。売上の入金タイミングや支払いのスケジュールを把握すれば、資金ショートを防ぎ、安定した運営が実現できるでしょう。

例えば、売掛金の回収状況を毎月確認すれば、未回収リスクを早期に察知した迅速な対応が可能です。また、支払いのタイミングを調整すれば、無駄な支出を削減して効率的な資金運用が実現できます。

さらに、余剰資金がある場合は、投資や借入返済に活用することで財務状況の健全化につながるでしょう。このように、月次決算を活用して資金の流れを把握すれば、安定した経営基盤を築けます。

利益率の分析とコスト削減

月次決算を実施すれば、各月の売上や経費を詳細に把握し、利益率の変動を迅速に分析できます。そのため、利益率が悪化している要因や、余分な経費が発生している箇所の特定が容易になるでしょう。

特定の製品やサービスの利益率が低下している場合、その原因を追究して原価や販売価格の見直しを行うなど、早期に対策を講じることが可能です。また経費項目を分析すれば、不必要な支出やコストの削減余地を見つけ出し、経営資源をより効率的に活用できます。

売上・利益の推移を分析した経営戦略の立案

月次決算による売上・利益の推移分析は、的確な経営戦略の立案に欠かせません。売上が好調な時期と落ち込む時期を把握すれば、適切なマーケティング施策や販売戦略を計画できます。また、設備投資や資金調達のタイミングを見極めるのにも役立つでしょう。

例えば、売上が伸びる時期には積極的なプロモーションを展開し、閑散期には新商品の開発やコスト削減策を実施するといった戦略的な対応ができます。

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経営改善を図るなら予実管理システムの導入もおすすめ

月次決算のデータを活用して経営戦略を立てる際は、予算と実績のズレを正確に把握することが重要です。予実管理システムの「ヨジツティクス」を活用すれば、スムーズに予算と実績の差異分析ができ、収益やコストの管理を効率化できます。

リアルタイムでデータを可視化できるため、売上や利益の推移、コスト構造の変化を素早く把握でき、戦略的な判断が可能です。さらに、部門ごとにデータを管理できるため、経営全体だけでなく細かい部門別の分析もできます。

まとめ

月次決算は1か月単位で行う決算業務のことで、年次決算とは違い法律で義務付けられている作業ではありません。とはいえ、年次決算の負担を軽減できる、企業の経営状況をタイムリーに把握できるといったメリットがあるため、導入を検討するのもよいでしょう。

また、「経営分析をして迅速な意思決定をしたい」といった場合は、予実管理システムの導入もおすすめです。予実管理システムのヨジツティクスは、予算と実績の差異をリアルタイムで可視化し、経営の意思決定を迅速化できます。導入前の無料相談も実施しているので、ぜひご利用ください。