業務分掌とは、部署ごとの業務内容や権限を明確化すること。業務分掌は組織運営の円滑化を促すほか、組織の内部統制や人材育成、雇用とさまざまな面で活用できます。
今回は業務分掌とはなにかをふまえて、業務分掌の必要性やメリット・デメリットなどをご紹介します。
目次
１．業務分掌とは？
業務分掌（ぎょうむぶんしょう）とは、組織内で部署ごとに業務や権限を明確化することです。業務分掌は必ずしもすべての組織で行うべきことではなく、企業の成長度合いや成熟度、実情などから必要性を判断します。たとえば、ある程度成熟した企業の場合、業務分掌することでより円滑に組織運営できるようになるでしょう。
一方、成長過程にある企業では、業務内容やフローが明確になっていない部分も多いため、業務分掌するとかえって運営しにくくなってしまう恐れもあります。
職務分掌との違い
業務分掌と職務分掌には、目的と分掌する範囲に違いがあります。なお分掌とは「手分けして仕事を受け持つ」ことを意味します。
職務分掌とは、組織において役職者や担当者が果たすべき責任とその範囲、必要な権限を整理・分配すること。業務分掌が対象とするのはあくまでも「業務」ですが、職務分掌は文字通り「職務」を対象とします。
業務とは「部署単位で行われる仕事」であるのに対し、職務は「担当している仕事」です。つまり、職務分掌は個々の業務ではなく、役職や担当者の役割に焦点を当てています。
また、業務分掌の目的は各部署の具体的な業務の明確化、職務分掌は役職や担当者の役割の明確化が目的です。
職務分掌とは？ 業務分掌との違い、メリット、規定の作り方
職務分掌とは会社や組織の部署や部門、担当者などの役割を明確にすること。今回は職務分掌について解説します。
１．職務分掌とは？
職務分掌とは、組織にて役職者や担当者それぞれが果たすべき責任や、職責をま...
セグリゲーションとの違い
業務分掌とセグリゲーションの違いは、目的に違いがあります。
セグリゲーションは不正やミスの防止を目的に、「執行者」と「承認者」の権限や職責を明確化することです。業務分掌や職務分掌はあくまで業務内容や役割、権限の明確化が目的であり、不正やミスの防止までは言及されていません。
セグリゲーションは、不正やミスを未然に防ぐことを目的に監視・監督を機能させるの点が業務分掌との大きな違いです。
２．業務分掌規程とは？
業務分掌規程とは、組織における各部署や各役職、担当者の業務分担を明確化し、責任や権限の範囲を示したもの。誰がどのような仕事を行うかを明確にし、責任や権限の所在と範囲を理解するために明文化します。
業務分掌規程はすぐに確認できる状態にし、その存在を従業員に周知することが重要です。大企業では業務分掌規程の存在が当たり前である一方、変化の激しい現代では業務分掌規程で定められている以外の業務や責任が発生するケースも多くみられます。
３．業務分掌表とは？
業務分掌表とは、明確にしたい業務や責任、権限を職位別に振りわけて明記した文書のこと。業務分掌規程を簡潔に図式化したものともいえます。業務分掌表に決まった形式はなく、組織図タイプや表タイプなど企業によって形式はさまざまです。
４．業務分掌の必要性
業務分掌は、内部統制や人材育成、人材雇用などあらゆる面で役立つものです。業務分担の必要性について、詳しくみていきます。
- 内部統制
- 人材育成や人材雇用
①内部統制
業務における責任の所在・範囲の明確化は、内部統制に有効です。業務分掌により責任範囲が明確化されていることで、社員一人ひとりの仕事に対する責任感が生まれます。
上からの指示があっても、業務分担が明確でないと責任転嫁や部門間のあつれき、混乱が生じるリスクがあるでしょう。
業務内容や責任の所在が明確であれば責任を持って指示を遂行できるため、そうしたリスクを防ぎ、組織が統制された上で確実に行動が実行されます。
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②人材育成やジョブ型雇用
業務分掌により、一人ひとりが果たすべき業務が明らかになれば、業務を遂行するために必要な知識やスキルを理解したうえで主体的に成長できるだけでなく、努力目標も立てやすくなります。
さらに、特定業務におけるスペシャリストやプロフェッショナルな人材の育成にも有効です。
また、業務分掌によって必要な人物像も明確化されるため、その業務に適した人材を選んで雇用するジョブ型雇用にも活用できます。人材雇用が効率化されるだけでなく、適材適所の実現にも役立つでしょう。
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５．業務分掌のメリット
業務分掌には、業務の責任範囲を明確化できるほか、下記のようにさまざまなメリットがあります。
- スムーズな業務遂行
- 業務に関係するリスクの軽減
- 各部門の業務適正化
- 人事評価に活用可能
- 従業員のモチベーション向上
各メリットを詳しくみていきましょう。
①スムーズな業務遂行
業務上の責任の所在を明確にできるため、トラブルが起こった際もスムーズな解決を図れます。担当者が不明瞭なまま進めると、納期に間に合わない状況になったり、トラブルが長引いたりする原因にもなりかねません。
責任の所在がわかっているため、担当者主体のもと、早い段階で予防策を講じるのも可能です。
②業務に関係するリスクの軽減
万が一従業員が不正を働いてしまっても、業務内容と担当者がはっきりとわかっているため、該当する従業員が見つけやすい状況です。解決にかかる労力が少ないだけでなく、不正を行おうとする従業員への抑止力としても機能してくれます。
③各部門の業務適正化
業務分掌規程を作成するにあたって、まずは業務の洗い出しが必要です。この作業により、業務の重なりや重要な業務がどの部署でも対応されていないといった抜け漏れが確認できます。
結果、各部署の業務が適正化され、健全で効率的な組織運営が可能になるのです。
④人事評価に活用可能
業務分掌規程を作成している企業では、その規程を人事評価に反映できます。なぜなら、各部署や各個人で果たすべき役割や責任が明確であれば、業務目標や評価基準が設定しやすくなるからです。
業務分掌規程という明確な根拠のもと評価が行われるため、評価結果に対する従業員の納得感を高めることにもつながります。
⑤従業員のモチベーション向上
業務分掌によって従業員は自分の役割が自覚できるようになり、担当する業務に意識や責任を持って取り組めるようになります。
結果、生産性が向上するだけでなく、業務を遂行する上で必要な要素や課題が見つけやすくなるため、職場全体のモチベーション向上が促されるのです。
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６．業務分掌のデメリット
一方で、業務分掌には下記のようなデメリットもあります。
- イレギュラー対応の遅滞
- フォローや連携の阻害
- 責任転嫁の発生
①イレギュラー対応の遅滞
人手不足などが原因で、業務分掌規程にはない業務が発生することもあるでしょう。こうしたイレギュラーに対応できず、現場が混乱することで納品が遅れるなどして業務に支障が出る恐れもあります。
こうなると業務分掌規程自体があいまいなものとなってしまい、いつの間にか機能しなくなってしまいかねません。
②フォローや連携の阻害
業務分掌によって担当する業務が明確になる一方、担当する必要がない業務も明確になります。その結果、担当外の業務は断固として行わないなど、フォローや連携が阻害される可能性が出てくるでしょう。
さらに、自分以外の業務に意識が向かないことで、困っている人がいても担当外ならフォローしないといった風潮が定着してしまう恐れもあります。業務分掌にはフォローや連携を禁止する意図はまったくないため、従業員に誤解が生まれないよう注意が必要です。
③責任転嫁の発生
部署ごとの業務内容が明確であるがゆえ、イレギュラーに発生した業務に対して部署間、または従業員間で押し付け合いや責任転嫁が生じる恐れもあります。
また、昔からのやり方しか認めず、業務改善に有効な新しいやり方を受け入れないといった、業務の硬直化が起こる可能性も考えられるでしょう。イレギュラーな業務については押し付け合いや責任転嫁せずに、協力しながら柔軟に対応する姿勢が求められます。
７．業務分掌は誰が作るのか？
業務分掌は、経営者が作ることもあれば、経営管理部門などの経営者直属の担当部署が中心となって作るなど、パターンはさまざまです。
小さな会社では経営者の指示に沿って秘書が作る場合もあれば、外部の人事系コンサルティング会社と経営管理部門が連携して作成することもあります。
誰が作るべきであるかは明確に定義されておらず、重要なのは自社の業務を理解したうえで適切に運用できる業務分掌を作れることです。
８．業務分掌の作り方
業務分掌は円滑な組織運営に役立つものの、前述したようなデメリットが生じる可能性もあります。そのため、作成にあたっては慎重な検討が必要です。下記で、業務分掌の作り方をステップ別に解説します。
各従業員がそれぞれどのような業務を担当しているのか、現在業務を進めるうえでどのようなトラブルが起こっているのかなど、必要な要素を質問して情報収集します。
そして各部署やチーム、個人の業務や責任の範囲を実態に近い状態で細分化し、担当業務や権限を定めるのです。
業務分掌を機能させるには、その存在を周知し、かつ従業員が理解しやすいよう明文化することが重要です。
完成したらまずは各部署の責任者に資料を確認してもらい、納得がいくまで修正していきます。最終的にすべての責任者が納得できる形に仕上がったら、業務分掌へのシフトを通知しましょう。
ただ通知するだけでなく、説明会などを通してメリットや移行の仕方を詳しく紹介できるとベストです。
定期的な修正と更新がないと、業務内容や責任の所在がどんどん不明確になっていき、業務に支障が出てしまいます。つねに業務分掌を正しく機能させるためにも、定期的にアップデートしていきましょう。
