ハイブリッドワークとは、テレワークとオフィスワークを柔軟に選択できる働き方のことです。注目されている背景、メリットやデメリット、運用ポイントや導入事例など詳しく解説します。
目次
１．ハイブリッドワークとは？
ハイブリッドワークとは、テレワークとオフィスワークを組み合わせた働き方のこと。企業によってさまざまな形態をとっています。たとえば状況に応じてテレワークとオフィスワークにわけたり、テレワーク希望者のみ、テレワークを導入したりなど。
ハイブリッドワークは出社、在宅ワークを含めた柔軟な選択ができるのが特徴です。社員の事情や考え方によって働く場所を自由に選べる、多様な働き方を実現させる施策のひとつといえます。
パラレルワークとの違い
同じく近年注目されている働き方にパラレルワークがあります。「パラレル（Parallel）」とは平行という意味を持つ言葉です。
パラレルワーカーとは複数の仕事やキャリアを持つ労働者が、同時に並行していくつかの仕事をするワークスタイルのこと。パラレルワークは仕事の「内容」に、ハイブリッドワークは働く「場所」に焦点を当てた概念といえるでしょう。
２．ハイブリッドワークが注目されている背景
新型コロナウイルス感染症の拡大によって、テレワークの導入が一気に加速しました。
しかし業務によっては対面の方が効率的に進められる場合もあります。よってテレワークが進む一方で、オフィスワークの必要性の見直しも始まっているのです。
こうした背景もあって現在、「テレワークとオフィスワークの両方のメリットを取り入れる」「同時にデメリットを解決する」などができる働き方として、ハイブリッドワークが注目を集めています。
３．ハイブリッドワークのメリット
ハイブリッドワークには、リモートワークのみ、オフィス勤務のみの働き方では得られなかったさまざまなメリットがあります。
- 多様な働き方が提供できる
- 主体性が生まれる
- コミュニケーションが円滑に行える
- 優秀な人材を集められる
- 生産性が向上する
- オフィスを柔軟に構築できる
- コストを削減できる
①多様な働き方が提供できる
ハイブリッドワークでは、従業員の意思による多様な働き方を提供できます。「子育てや介護などを両立させたい」「子どもの学校が休校になったので出社できない」など、個人の事情に合わせて働く場所を選択できるようになりました。
②主体性が生まれる
従業員が自身の状況や業務内容などに合わせて、テレワークかオフィスワークかを自主的に選ぶため、働くことに対して主体性を持つようになります。
会社でテレワークを導入したからそれに従うのではなく、自分自身で働く環境を選ぶ点がポイントです。主体性を持ち、自分で考える力を身につけた社員は企業にとっても大きな戦力になるでしょう。
③コミュニケーションが円滑に行える
ハイブリッドワークでは適度な距離感を保てるため、以前よりコミュニケーションが取りやすいと感じる人が多いようです。
テレワークではビデオ通話で連絡を取り、オフィスワークでは顔を合わせて話すことでコミュニケーションがより円滑になります。コミュニケーションに関して、テレワークとオフィスワークそれぞれのメリットが得られるのです。
④優秀な人材を集められる
近年、仕事にやりがいを求めている人より、ワークライフバランスを取りながらプライベートも充実した人生を望む人が増えています。
優秀な人材こそ、そうした時代の要請にあったハイブリッドワークを取り入れている会社を選ぶ可能性が高いでしょう。企業にとっても、遠方に住んでいる優秀な人材を確保しやすくなります。
⑤生産性が向上する
オフィスワークとテレワーク、それぞれで適したものがあるため、的確に使いわけると業務の効率化が図れます。
たとえばデータ入力やデータ分析など業務に集中したいときはテレワーク、打ち合わせやアイデアだしが必要な場合はオフィスワークなど、働き方を都度選んで仕事できれば、生産性の向上にもつながるでしょう。
⑥オフィスを柔軟に構築できる
テレワークをする社員が増えればその分、オフィスのスペースが空くため、オフィスを柔軟に構築できます。たとえば、下記のようなものです。
- 打ち合わせスペースや休憩室の拡張
- 集中ブースの設置
- パーソナルスペースの拡張
快適な環境が整えば、オフィスワークで働く社員たちの業務効率化につながります。
⑦コストを削減できる
オフィスに出勤しない社員が増えれば、スペースの必要がなくなり大型のオフィスを所有しなくてもすみます。ハイブリッドワークが進む近年はオフィスを縮小化する大企業も増えているほどです。また社員の交通費や備品など経費含むコストも削減できます。
４．ハイブリッドワークのデメリット
ハイブリッドワークには、デメリットもあります。
- 勤怠管理が難しい
- 出社前提のコミュニケーション
- 社員が二分化してしまう
- 緊急時の対応が困難になる
- 評価制度に不公平さが生まれる
①勤怠管理が難しい
テレワークとオフィスワークが組み合わさるため、勤務実態の管理が難しくなります。グループウェアや勤怠管理システムの導入などが必要になるでしょう。
オフィスワークはタイムカードで管理できるものの、テレワークは直接管理できません。労働時間になっているものの、実際は稼働していなかったといったトラブルになりやすい面もあるのです。
②出社前提のコミュニケーション
「出社を前提にしたコミュニケーション」がうまくいかないときもあります。テレワークをしている社員は、オフィスでの出来事を知らないからです。
たとえば備品の使用ルールに変更があってもテレワークをしている人は実態を見ていないので実情を把握できません。コミュニケーションは、テレワークをしている社員に合わせたほうがよいでしょう。
③社員が二分化してしまう
オフィスワークの社員とテレワークの社員の間で、仕事の進捗を把握するスピードや仕事の進め方に相違が出るため、二分化してしまう可能性があります。
またオフィスワークの社員がコミュニケーションしている最中、テレワークの社員が入りにくい、といったことも起こり得ます。全員の参加を義務づけたWeb会議を行うといった対応が必要です。
④緊急時の対応が困難になる
担当の社員がテレワークの日に、トラブルが発生したり、緊急の業務が入ったりした際など、すぐに対応できない可能性もあります。
どこにいてもミーティングができるようWeb会議ツールやチャットツールなどを用意しておきましょう。また突然のアクシデントにも対応できる、体制づくりも改めて考える必要があります。
⑤評価制度に不公平さが生まれる
管理職から見ると、オフィスワークの社員は実際に業務する様子がわかるため、働きぶりが見えないテレワークの社員より評価しやすくなります。この点からテレワークの社員は評価が低くなる可能性もあるのです。
評価の差が大きくなれば、テレワークをする社員が減り、せっかく導入したハイブリッドワークが形骸化してしまうでしょう。
５．ハイブリッドワークを運用するポイント
ハイブリッドワークのメリット、デメリットを活用しながら、導入を成功させるには何に気をつければよいのでしょう。5つのポイントを見ていきます。
- 働きやすい環境を整備する
- セキュリティ教育を徹底する
- 社内ルールづくりを徹底する
- 緊急時の対応手段を用意しておく
- 属人化しないよう業務を整備する
①働きやすい環境を整備する
全社員が働きやすい環境を整備するために必要なものを話し合います。たとえば下記のように、全社員のニーズを拾い上げて相談していきましょう。
- 効率的に業務を進めるために必要なソフトウェアやシステムの整備
- 業務報告の方法や会議のルールの作成
- 効率的に働くためにはどうすればよいか
②セキュリティ教育を徹底する
テレワークの場合、在宅勤務だけでなくサテライトオフィスやコワーキングスペース、シェアオフィスなどで働く社員も存在します。
その際、ほか企業の社員が同じ場所で仕事をしている場合も多いです。情報漏えいリスクを減らすためにも、セキュリティ教育の徹底が重要となります。
③社内ルールづくりを徹底する
リモートワークの社員を含め確実に情報共有ができるようなルール作りが必要です。チームで業務を遂行する場合、いつでも連絡や報告がスムーズにできるようビジネスツールの導入も検討しましょう。
また「リモートワークの社員に顧客から連絡があったとき」といったさまざまな状況を踏まえて、確実な連絡方法のルール化も必要です。
④緊急時の対応手段を用意しておく
重要な業務は複数の社員が対応できるように体制を整えましょう。緊急時の対応手段を整備しておくのは重要です。
取引先からの問い合せにすぐ対応できるよう、オフィスに十分な知識と経験を持つ社員をつねに常駐させる方法もあります。業務が停滞すれば、顧客や取引先が離れ、競合他社に乗り換えられてしまうかもしれません。
⑤属人化しないよう業務を整備する
ある業務を特定の社員が担当し、その人しかわからない状態になると、業務に弊害が出る恐れもあります。担当者が不在でも業務がスムーズに進められるよう、マニュアル作成や業務内容の共有といった対策が必要です。
６．ハイブリッドワークの導入事例
ハイブリッドワークは実際どのように稼働するのでしょうか。企業事例を紹介します。
- パソナ
- マイクロソフト
- グーグル
①パソナ
今まで都内にあった本社機能の一部を、淡路島に移転しています。そのほか全国の地方自治体と提携し、さまざまな地域のサテライトオフィスを利用できるようにしました。
また2020年に「ハイブリッドワークライフ協会」を立ち上げ、情報発信やハイブリッドワークのための拠点の整備、それに伴う雇用創出などに取り組んでいます。
②マイクロソフト
新型コロナウイルスの感染拡大を受け、アメリカ・ワシントン州の本社キャンパスとシアトルキャンパスを閉鎖。しかし限定的に再開しました。社員はリモートワークやオフィス出社、ハイブリッドワークのいずれかを選べるのです。
オフィスは固有のニーズに適応する柔軟性の高い設計とし、会議室テクノロジーの強化などに取り組んでいます。
③グーグル
グーグルはオフィス勤務を週3日、残り2日を好きな場所で勤務できるハイブリッドワークを2021年5月に導入しています。申請すれば100%在宅での勤務、観光地での業務（ワーケーション）なども実行可能です。
また「Google Workspace」でハイブリッドワークに対応した新機能をリリースしました。
