人事評価システムをクラウドにするとどんなメリットが得られるのでしょうか。できることや比較のポイント、導入事例とともに解説します。
目次
１．クラウド型人事評価システムとは？
クラウド型人事評価システムとは、インターネット介していつでもどこでも利用できる人事評価システムのことです。人事評価システムは、人事評価に必要な「目標設定」「評価シート」「人材管理」などの仕組みがそろったシステムです。
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人事評価とは？
人事評価とは、「企業目標」や「従業員の業績・業務成果・活動」などを比較して、定期的に評価を行うこと。その結果は、給与や賞与、昇格や昇進などの人事に反映されるのです。
人事評価は、スキルや能力、意欲や会社への貢献度などを一定の基準をもとにして公平に査定します。評価する人の主観や感情が入らないようにするのが重要です。
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クラウド型にするメリット
人事評価システムをクラウド型にするメリットは、下記のとおりです。
- システムを一から構築する必要がない
- 複雑な作業を行う必要がない
- 初期費用が安い
- マルチデバイスに対応しているためデータの共有や閲覧を随時行える
- サーバーを拡張しやすい
- 災害時のリスクが少ない
- トラブルや障害対応を自社で行わずベンダーに依頼できる
２．クラウド型人事評価システムでできること
人事評価システムを導入すると何ができるのでしょうか。下記の4つについて解説します。
- 評価基準を「見える化」できる
- 進捗管理ができる
- 紙やExcelへ出力できる
- 出張先でもかんたんに評価できる
①評価基準を「見える化」できる
人事評価の過程や結果など、詳細なデータを分かりやすく管理できます。なぜなら「評価する人（上司）」「評価される人（部下）」「全社員」が、情報を共有できるからです。それにより下記が可能になります。
- 過去の評価をチェック
- 担当者が変わったとき、引き継ぎの手間を省ける
- 記憶違いによる印象の偏りや抜け漏れの防止
②進捗管理ができる
フィードバックなどの進捗状況は、クラウド上のデータにアクセスしてリアルタイムで確認できます。「目標の設定や進捗状況」なども部門間または全社員で共有できるため、各部署の状況が把握しやすくなるのです。
「目標達成までのプロセスを登録する」「行動計画を共有する」ことにより、目標達成の可能性が高まるでしょう。
③紙やExcelへの出力ができる
システム内のデータを紙やExcelファイルなどの形で出力できます。それにより下記が可能になるのです。
- 紙として出力…面談やミーティング、打ち合わせなどで資料を活用する際、人事評価に関するさまざまな情報の一覧をプリントアウトできる
- Excelファイルとして出力…用途に合わせて編集できる
④出張先でもかんたんに評価できる
出張先や在宅でも管理ができるクラウド型を利用すれば、タブレットやスマートフォンなどの端末と、インターネット接続環境があれば、場所や時間問わずどこからでも人事評価を行えます。
３．クラウド型人事評価システムの効果
人事評価システムをクラウド型にした場合、会社にはどのような効果があるのでしょう。考えられる4つの効果について、解説します。
- 評価の設定が明確になる
- 評価までの流れが効率化
- やる気や満足度の向上
- 的確な人材配置
①評価の設定が明確になる
評価する項目・基準・方法・時期などを詳細に設定できるため、より公正で緻密な評価ができます。同時に、社員に分かりやすく共有できるのです。
評価基準や項目が全社員にしっかりと伝わっていれば、どういった行動が評価に結び付くのか社員は理解できます。
②評価までの流れが効率化
クラウド型の人事評価システムを導入すると、時間や業務が効率化します。クラウドによって全部署・全社員がデータを共有できるため、ファイルのやり取りなどの手間も省けるのです。会社の規模が大きくなるほど、その効果は顕著になるでしょう。
③やる気や満足度の向上
クラウド型の管理システムにより、人事評価に関する情報を迅速に全社員が共有できるようになります。それにより、
- やる気の向上
- 評価結果のフィードバックにより人事評価や会社への満足度向上
- 生産性の向上
などが期待できるのです。
④的確な人材配置
従業員の詳細なデータやこれまでの取り組みを管理・共有できます。それにより従業員一人ひとりの能力や適性から、従業員にふさわしい配置が可能となるのです。適材適所の人事が実現すれば、モチベーションアップや離職防止にもつながるでしょう。
４．クラウド型人事評価システムの導入で気を付けること
クラウド型人事評価システムを導入した際に気を付けたい4つのポイントを紹介します。
- 導入の目的を明確にする
- 運用のタイミングを検討する
- システム化する業務範囲を決める
- システムの運用方法を決める
①導入の目的を明確にする
なぜ自社にクラウド型人事評価システムが必要なのか、目的を明確にします。
- Excelでの人事評価の運用に限界がある
- 作業を効率化したい」「人事評価の結果を現場でも活用したい
- タブレットを使って自宅や外出先でも人事評価を確認したい
といった課題を把握してから、導入を検討しましょう。
②運用のタイミングを検討する
いつから人事評価システムを導入するのか、検討します。しかし
- 現場で従業員を評価する人のスキル
- マネジメントの段階
によっては、システムを導入しても機能を活用できず、持て余してしまう可能性も。
導入は、企業の成長に合わせて検討しましょう。またいつの評価から新システムに切り替えるのかなどの事前準備も必要です。
③システム化する業務範囲を決める
人事評価には多数の業務があります。そこでクラウド型人事評価システムを導入した際に、人事評価のどの業務をシステムに置き換えるのか、決めるのです。一般的な評価プロセスは、次のようになっています。
- 目標設定
- 中間面談
- 実際の業務
- 自己評価
- 期末面談
- 一次評価
- 二次評価
- 評価の設定
- 評価結果の反映
- フィードバック面談
④システムの運用方法を決める
システムの運用方法を決めていきます。運用方法を決める際の内容は、下記のとおりです。
- 人事評価システムの運用管理者を誰にするのか
- システム上の権利は誰にするのか
- システム上の権利をどのように持たせるのか
人事部だけでなく、各部署と現場あわせて意見交換をして決めると、導入後もスムーズに運用できるでしょう。
５．クラウド型人事評価システムを選ぶポイントとは？
クラウド型人事評価システムを選ぶ際のポイント8つについて、ご紹介します。
- 形態は自社に適しているか
- 自社の規模に対応しているか
- 自社の評価が再現できるか
- 画面や機能性
- セキュリティ機能
- 導入期間と料金形態
- システム連携の問題
- サポート体制
①形態は自社に適しているか
クラウド型人事評価システムは、3つの形態に分かれます。
- クラウド型…インターネット経由で利用
- パッケージ型…メーカーが製造、販売するソフトを購入しインストール
- オンプレミス型…サーバーを自社で構え、システムを構築する
それぞれにメリット、デメリットがあるため、自社にあったものを選びましょう。
クラウド型
クラウド型は、インターネット経由でシステムを提供するサービスで、メリットは下記のとおりです。
- インストールが不要で、ユーザーベースの月額料金で提供しているため、イニシャルコストが抑えられる
- ベンダーが運用管理を行うので、短期間で導入が可能
- バーションアップやセキュリティ問題なども対応してくれる
- ネットがつながる環境であれば、場所を選ばずどこでも利用できる
オンプレミス型
オンプレミス型は、自社でサーバーを構えてシステムを構築していく形態です。カスタマイズ性に優れているため、特殊な業種や役職がある場合、それに合った機能を追加できます。
ただし
- 導入時のカスタマイズ
- 障害発生などのトラブル対応
- バックアップ
- セキュリティ体制の構築
などは自社で管理しなくてはなりません。
オンプレミスとは？ メリット・デメリット、クラウド
オンプレミスとは、ソフトウェアやサーバーなどの情報システムを自社で保有して運用する方法のこと。ここではオンプレミスのメリットとデメリット、オンプレミスと比較されるクラウドなどについて解説します。
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パッケージ型
パッケージ型とは、メーカーが製造・販売しているソフトウエアを購入して、パソコンにインストールするという形態のこと。メリットは、下記のとおりです。
- 面倒な設定はなく、購入してすぐに利用できる
- 価格が比較的安価で、小規模の事業所も導入しやすい
ただしインストールしたパソコンでしか利用できないため、複数のパソコンではデータを共有できません。
②自社の規模に対応しているか
人事評価システムは、「小規模から中規模企業向け」と「大規模企業向け」で対象の上限が変わります。人事評価の対象となる従業員数を事前に把握して、適したシステムを検討しましょう。次いで人事評価の対象従業員を増やす場合の料金なども確認します。
③自社の評価が再現できるか
人事評価制度は各社さまざまで、自社独自の評価シートで運用している企業も多いです。「Excelで管理していたシート」「手書きの評価表」など、自社の評価シートを再現できるかについて確認しておきましょう。
新規で利用したい評価シートがある場合も、導入したいシステムがそれに対応しているかを確認します。
④画面や機能性
画面や機能性などはどうか、誰が使っても操作しやすいか、下記のようなチェックポイントをもとに確認しておきましょう。
- 情報が見やすい
- パソコンが得意でない人も操作しやすい
- 設定がかんたん
- シンプルで見やすいインターフェイス
一部の社員だけでなく、社内全体で情報を共有して使う場合も多いです。多機能でも使いにくいものは避けたほうがよいでしょう。
⑤セキュリティ機能
全従業員の個人情報や企業の機密情報を扱うため、しっかりとした安全対策が施されているシステムを選ぶ必要があります。「個人情報の漏えい」「情報の不正改ざん」などを防ぐセキュリティ体制の完備は重要です。
また
- サーバー本体のセキュリティ機能
- 外部からのサイバー攻撃の防御
- システムへの不正アクセス防止
といった機能も必須といえます。
⑥導入期間と料金形態
人事評価システムの申し込みから導入・構築・運用開始まで、どのくらいの時間がかかるのか、確認しておきましょう。人事評価システムは、導入してすぐに運用が始められるものでもありません。自社に合わせた仕様にカスタマイズする時間も要します。
事前にそれぞれの工程に要する工数を確認し、初期費用と月額費用のコストも確認して検討しましょう。
⑦システム連携の問題
ほかシステムとのデータ連携の可否についてもチェックします。
- ほかのシステムから人事評価システムへのデータ移行
- 人事評価結果などをほかのシステムへ反映するためのデータ出力
などが可能か確認するのです。
また「勤怠管理システム」「労務管理システム」など連携させたいシステムによって、連携に適したサービスが異なる場合もあります。
⑧サポート体制
運用やシステムに関するサポート体制があるかどうか、事前に確認しましょう。運用がスタートすると、不明な点や疑問点が多々出てくるもの。それらをすぐに解決するサポート体制があると安心です。
また
- どこまでが無料か
- 有料の場合、どのような対応があるのか
なども確認しておきます。
６．参考にしたい人事評価システムの導入事例
最後に、参考にしたい人事評価システムの導入事例について、見ていきます。それぞれどのような課題があり、導入後にどのような効果があったでしょうか。
アイモバイル（マーケティング企業）
導入前、「Excel評価では、誰が評価済みか分からない」「使っていた評価システムの使用感に不満」「さまざまな人材情報を蓄積し、活用したい」といった課題がありました。
「カオナビ」を導入後、
- 進捗の見える化で、評価の運用管理が楽に
- シンプルな評価システムにより、評価者の負担が軽減
- 人材情報を一元管理できるので、面談で活用できた
といった効果があったのです。
京浜商事（総合商社）
導入前は、「経営の多角化にあたり、人材管理に課題」「適切な評価制度がなく、社員から不満の声が上がっていた」「評価の運用は紙ベースで行っていた」といった課題がありました。
「カオナビ」を導入後、
- 人材の見える化で、幹部候補の育成が可能に
- 評価の集計作業が2カ月から1週間に大幅削減
- 紙での管理から脱却し、ペーパーレス化を実現した
といった効果があったのです。
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