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人事管理システムは、中小企業でも利用しやすいものが増えてきています。中小企業が人事管理システムを導入する際のポイントについて解説しましょう。
目次
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１．人事管理システムを中小企業が導入する意味とは？
人事管理システムとは、「目標設定から評価、報酬決定までの人事評価」「適材適所の人材配置」「モチベーション管理」「応募者情報の共有といった採用管理」などに関する情報を一元管理するシステムのこと。
人事管理システムを中小企業が導入すると業務効率化や最適な人事配置など、戦略的な人事施策の実現につながります。
人事管理システムと中小企業の現状
リクルートマーケティングパートナーズの人事管理システム導入に関する調査によると、人事管理システムを導入している企業は下記のとおりです。
- 100名以下の中小企業は14.9％
- 101名～1,000名以下の中堅企業は48.7％
- 1,001名以上の大企業は81.7％
事業規模により、人事管理システム導入に大きな差が生じているとわかります。
企業規模が大きくなるほど人事管理も複雑化するため、人事管理システムの導入は必須と言っても過言ではありません。しかし、戦略的な人事施策を実行する上では、企業規模に限らず人事管理システムを導入するべきといえます。
人事管理システム「カオナビ」は、顔写真付きのデータベースで感覚的かつデータに基づいて社員が把握できるだけでなく、適材適所な人材配置や戦略的育成など、さまざまな人材施策の実行に役立つ機能を豊富に備えている点が特徴。
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２．人事管理システムが解決する中小企業の課題
人事管理システムが解決する中小企業の課題は、下記のようなものです。それぞれについて解説しましょう。
- 離職率の低下
- 人材マネジメント力の強化
- データ管理の効率化
- 優秀な人材の獲得
- 給与計算のミス軽減
①離職率の低下
大手企業と比較して、中小企業の離職率が高くなっています。厚生労働省の「雇用動向調査」を見てもわかるとおり300人未満の中小企業は、転職入職率が高い水準で推移しているのです。
人事管理システムを導入すれば、きめ細かな人事施策を実施できるため、中小企業の離職率を低く抑えられます。
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②人材マネジメント力の強化
人材マネジメント力の強化は生産性向上にもかかわるため、中小企業にとっても重要な課題です。
人事管理システムを導入すれば、「事業戦略実現に必要な人材の定義」「人材育成課題の抽出」「人材育成プラン」などをかんたんに立案できます。従業員のレベルに合わせた人材マネジメントの実現で、企業競争力も強化できるでしょう。
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③データ管理の効率化
中小企業では、「給与計算」「社会保険、雇用保険などの手続き」「マイナンバー制度対応」など煩雑なデータ管理業務を抱えています。
人事管理システムを活用すれば、個人情報を安全に一元管理できるうえ、煩雑なデータ管理をパソコン上で完結できます。それによりデータ管理業務の効率化が大きく進むのです。
④優秀な人材の獲得
優秀な人材採用には、時間とコストがかかるもの。人事管理システムを使えば、採用プランの策定や募集から採用までのスケジュール管理、求人媒体との連携や面接の進捗状況管理などがかんたんにできるのです。
またこうした内容は関係者間でも共有できますし、応募者への連絡漏れ防止にも効果を発揮します。
⑤給与計算のミス軽減
社員数が少ない中小企業でも、給与計算業務は手間のかかる業務です。しかし給与計算のミスは信用にかかわるため、ミスは許されません。
人事管理システムを導入すれば、職種や雇用形態が複雑でも、時間外労働に対する賃金や所得税、年末調整など給与にかかわるすべての計算をスムーズにできます。
人事管理システム「カオナビ」なら、一元管理された人材情報をもとに、離職率低下の施策策定や人材マネジメントの強化など、あらゆる企業の課題解決をサポート。既存の社内システムとも柔軟に連携できるため、給与・勤怠・労務・採用など、人事業務の効率化・最適化にも有効です。
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３．人事管理システムを中小企業が導入するメリット
中小企業が人事管理システムを導入すると、どのようなメリットを得られるのでしょう。下記のポイントから解説します。
- 人材情報の一元化
- 手続きにかかる時間の短縮
- 透明性のある評価で社員のモチベーションアップ
①人材情報の一元管理
正社員やパート、アルバイトなど、さまざまな雇用形態で社員を雇用します。しかし、労務管理や人材育成に割ける人的リソースは多くありません。
人事管理システムを導入すれば、人的リソースのない中小企業でも、人材情報を一元管理しながら効率的に課題を解決していけます。
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②手続きにかかる時間の短縮
社会保険や雇用保険の手続きなど、人事労務関連の手続きは多岐にわたるもの。手続きには担当者の承認が不可欠なうえ、それにも時間と手間がかかります。
人事管理システムを導入すれば書類作成が自動でできるうえ、役所への電子申請も可能です。テレワークに対応できるものもあるため、手続きにかかる時間を大幅に短縮できます。
③透明性のある評価で社員のモチベーションアップ
中小企業では、社員一人ひとりが大きな影響を持っています。社員を公平に評価できなければ、その不満から離職などのリスクが高まります。
人事管理システムを導入すれば、数値化された根拠のある実績や行動から評価できるため、納得性の高い評価が可能です。透明性の高い評価により、社員のモチベーションも向上するでしょう。
Excel、紙の評価シートを豊富なテンプレートで楽々クラウド化。
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４．人事管理システムを中小企業が導入するデメリット
人事管理システムは中小企業にさまざまなメリットをもたらす一方、デメリットもあります。下記について解説しましょう。
- 担当者は一定のスキルが必要
- 予算の捻出が必要
- 明確な目的がないと非効率
①担当者は一定のスキルが必要
エクセルや紙ベースの評価シートを使用していたときと異なるスタイルになります。よって担当者には一定のスキルが必要になるのです。運用に際しては個々の社員も使用しやすいようなカスタマイズも必要になるでしょう。
②予算の捻出が必要
中小企業にとって、導入費用は大きな負担になることも。実際、社員300名以下の中小企業でシステム導入に踏み切れない理由は「予算」だといわれています。人事管理システムを導入する際は、導入や運用コストの正確な把握が必要です。
③明確な目的がないと非効率
導入するからには、「人事管理システムによって何を実現させるのか」という目的を明確にし、導入によって一定の効果が得られるようにしなければなりません。システム導入が本当に必要なのかも含めた検討が求められます。
人事管理システムを導入するにあたって「サポート体制」「予算確保」「目的の明確化」が重要です。
カオナビならクラウド型だから費用を抑えて導入可能。また充実したサポートやユーザーコミュニティで、人材管理に関する悩みを解決できます。カオナビの導入効果が分かる資料の無料ダウンロードは ⇒ こちらから
５．人事管理システムで中小企業におすすめなのはクラウド型
人事管理システムには、クラウド型・オンプレミス型の2つがあります。人的リソースや費用負担が限られる中小企業におすすめなのは、クラウド型です。ここではクラウド型のメリットについて、解説します。
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初期導入コストが安い
初期導入費用を抑えられるだけでなく、アカウント数による月額料金の設定など、ランニングコストも低く抑えられます。
また自社でサーバーを管理する必要がないため、サーバーの安全性強化といったのコスト負担も不要です。導入およびランニングコストを少しでも抑えたい中小企業に向いているでしょう。
サーバー構築や保守運用が不要
クラウド型は、インターネットに接続してシステムを利用します。そのためサーバーの購入・構築・運用・メンテナンスなどは、ベンダーによって行われるのです。
サーバーやシステムの運用に詳しい担当者がいない中小企業でも、専門知識無しでシステムを利用できます。
システムのアップデートが不要
クラウド型は、法改正にも対応します。たとえば、税率の影響を受ける年末調整に関して、クラウド型では自動でデータがアップロードされるのです。またシステム本体のアップデートも必要に応じて自動で行われます。
担当者が法改正の情報収集に動かなくても、最新のシステムを利用できるのです。
いつでもどこでもアクセスが可能
クラウド型は、「インターネットの環境」「パソコンやタブレット、スマートフォンなどのデバイス」が整っていれば、いつでもどこでもシステムにアクセスできます。
「テレワークなど遠隔で仕事をしている」「営業など業務上、外出が多い」といった場合でも、従業員のシステムへのアクセスが可能で、入力モレがありません。
クラウド型の人事管理システム「カオナビ」なら、費用を抑えて導入が可能です。また、クラウドで心配な安全性も社内外の強固なセキュリティ体制で安心。無料の解説資料のダウンロードは ⇒ こちらから
６．人事管理システムを中小企業が導入する際のポイント
人事管理システムの機能の種類は多くあるため、「選ぶ際に困った」という声を耳にします。ここでは、中小企業に最適な人事管理システム選択のポイントを解説しましょう。
- 自社に必要な機能の有無
- シンプルな操作性
- 納得できる運用コスト
- 優れたサポート体制
- ほかシステムと連携可能
①自社に必要な機能の有無
まず自社に必要な機能の有無を確認しましょう。たとえば、「承認処理への適用」「就業規則との連携」などです。
「パートやアルバイトなど雇用形態が複雑」「シフトパターンが複雑」「休憩時間以外に法定外の中休みがある」「独自の有給休暇付与ルールがある」といった場合、システム対応が可能かどうか確認します。
②シンプルな操作性
人事管理システムは、人事担当者だけでなく一般社員も使用するもの。たとえば「個人情報の登録、修正」「各種書類の申請、請求」などは、社員自らが行います。シンプルな操作でさまざまな機能が自在に利用できる操作性に優れたシステムを選択しましょう。
③納得できる運用コスト
たとえ無料で使えても、「すべての機能は使用できない」「初月のみ無料」などの要件がつく場合も多いです。長期的な視点でコストをとらえないと、経営を圧迫しかねません。そうならないためにも納得できる運用コストを提示するシステムを選択しましょう。
④優れたサポート体制
人事管理システムを導入してみたものの、操作法が分からず運用が進まなければ意味がありません。操作で不明瞭な点・トラブルの発生といった際、いつでも気軽に相談できるサポート体制が整っていれば安心です。
初めてシステムを導入する際は、よりきめ細かなサポートをしてくれるシステムを選びましょう。
⑤ほかシステムと連携可能
人事情報の多くは、会社内のさまざまな情報と連携しています。よって導入の際は、人事システムだけで運用するのではなく、社内のほかシステムとの連携も意識しなければなりません。
連携がない場合、インポートやエクスポート、再入力などの手間が生じてしまうでしょう。
なかでもカオナビは、ドラッグ＆ドロップの直感的な操作性が特徴。また、専任スタッフの配属やZoomによる画面共有サポートなど、手厚いサポート体制を整えています。
さらに、既存の社内システムとも柔軟に連携できるため、既存システムと人材情報を紐付けて一元管理し、人事業務の効率化や戦略的な人事施策の実行に役立ちます。カオナビの資料ダウンロードは ⇒ こちらから
７．中小企業における人事管理システムの導入事例
最後に中小企業における人事管理システムの導入事例を紹介します。
マナック
マナックは人事管理システムカオナビを導入。以前はエクセルで作成した面談シートをもとに人事評価を行っていましたが、システム導入後はパソコン上で簡単に人事評価ができるため、評価効率が各段にアップしました。
うるる
うるるは、数日かかる人事評価の方法の改善のためカオナビを導入。導入後は、評価項目入力後すぐに評価データを閲覧できるようになり、従来あった評価調整業務の時間が不要になりました。
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