【無料の人事管理システム】有料との違い、検討のポイント

人事管理システムとは、人事・労務の業務で必要なデータを一元管理できるシステムのことです。ここでは人事管理システムの機能やメリット、無料システムの注意点などについて解説します。

１．無料でも使える「人事管理システム」とは？

人事管理システムとは、人事担当者が受け持つ人事・労務の業務を効率よく進めるコンピュータシステムのこと。従来の紙やExcelを使った管理に比べ、効率的に人事データを共有・管理・閲覧できます。

情報の保存・閲覧・共有が簡単

人事管理システムでは、社員一人ひとりのあらゆる情報を一元管理します。人事データを包括的に管理するため、複数の情報を一つひとつ立ち上げて準備する必要はありません。

誰でもかんたんに保存・閲覧・共有できるうえ、ほか部署との共有もスムーズです。人事管理システムの活用によって、より効率的なタレントマネジメントが実現できるでしょう。

２．「社員管理」に無料の人事管理システムが役立つ理由とは？

人事担当者の業務は多岐にわたります。法律改正に伴う給与制度の見直しや人事評価、新卒採用や社員の健康管理まで、幅広い業務を行わなければなりません。人事管理システムは、そんな人事担当者の業務に役立てられるのです。

1. 勤怠管理
2. 労務管理
3. 人材管理

①勤怠管理

勤怠管理とは、社員の就業状況を正確に把握すること。ICカードやタイムカードなどを使用して、「始業時間」「就業時間」「時間外労働」「有給休暇の取得状況」などの情報を記録・管理します。

勤怠管理の実施は、使用者（企業）に与えられた義務です。正しい勤怠管理は適切な賃金の支払いや長時間労働の予防にもつながるでしょう。

②労務管理

労務管理は、「労働時間の管理」「給与や福利厚生の計算」「人事異動」「社員のライフイベントに伴う諸手続き」などを行うもので、人材のメンテナンスとも呼ばれるのです。

労務管理では、企業活動のなかでも大きな割合となる人件費をいかに抑えて社員のモチベーションを上げるか、企業としての利益を伸ばすかを考えます。会社にとっての最適解に到着するには、労務情報の管理が欠かせません。

③人材管理

人材管理とは、会社が掲げるビジョンの実現と戦略推進を目的に、人材という経営資源を効率的に活用する取り組みのこと。人材市場のグローバル化や人材の多様化が進むなか、企業の競争力を養うには人材管理が欠かせません。

人材管理は企業が掲げる戦略の成功には欠かせない取り組みといえるでしょう。

３． 無料でも使える人事管理システム導入の機能とは？

人事管理システムには有料と無料があります。無料で使える人事管理システムには、いったいどのような機能が搭載されているのでしょうか。ここでは無料で使える人事管理システムの主な機能を紹介します。

1. リスト機能
2. 集計や分析機能
3. 共有機能

①リスト機能

人事管理システムでは、社員の基本情報から評価履歴、人材配置などあらゆる情報をリスト化して蓄積できます。無料版でも多くの場合、蓄積した情報の検索・抽出が可能です。

人事管理システムを使っていない場合、社員一人ひとりのデータを探してその都度参照しなければなりません。人事管理システムでは複数の情報を一覧で閲覧できるため、情報抽出の手間を省けるのです。

②集計や分析機能

人事管理システムを使用すれば、グラフ作成機能や集計表作成機能などを活用して集積したデータを視覚的かつ直感的に分析できます。

せっかく集めた人事データも蓄積されるばかりで活用されず、宝の持ち腐れになっているというケースも珍しくありません。各種グラフやクロス集計などを活用すると、より具体的にチーム目標の掲示や課題の顕在化が実現できます。

③共有機能

人事管理システムでは、複数の社員が同時に情報を閲覧できます。その都度Excelデータを送ったり、紙媒体のファイルが返却されるのを待ったりする必要がないため、時間を無駄にせず情報を共有・閲覧できるのです。

スピード感を持った情報の共有は、組織力の向上や社員間のコミュニケーション促進につながるでしょう。

４．無料でも使える人事管理システムのメリットとは？

専用システムを使わずにExcelで人事管理を行う場合、どうしても人的コストが膨らみます。共通の修正内容でも、一人ひとりデータを参照・修正しなければならないからです。またそれにより、更新漏れや誤修正が起こる可能性も高いでしょう。

そこで人事管理システムを使うと、下記のようなメリットを得られるのです。

1. データの一元管理
2. 業務効率の向上
3. 人材を適切な部署に配置できる
4. ミスの削減
5. 戦略的で創造的な業務に専念できる
6. 導入・運用コストの削減

①データの一元管理

評価履歴や人材配置など複数の要素を集約すると、客観的かつ多角的に分析できます。複数のデータを別々に管理した場合、どうしても情報の更新や連携に負担がかかるもの。

人事管理システムを利用すればひとつのシステムですべて参照・更新できるため、大幅なコスト削減が可能です。

②業務効率の向上

紙やExcelファイルで管理した場合、社員数が増えるにしたがって各ファイルの保管や閲覧、共有といった作業が複雑になります。

人事管理システムならさまざまな情報をまとめて閲覧、共有できるため、効率よく作業が進められるのです。クラウド型システムを利用すれば、会社に行かないテレワークの状況下でもデータを閲覧できるでしょう。

③人材を適切な部署に配置できる

企業の継続した成長や事業目標の達成には、適材適所の人材配置が欠かせません。

人事データを閲覧できるのが特定の人物に限定されていたらどうなるでしょうか。人材配置が主観や私情の混じったものになり、組織としての生産性や社員のモチベーションを下げる恐れがあります。

人事管理システムには人材配置の客観性・透明性を担保し、企業にとって最適な配置を可能にするメリットもあるのです。

④ミスの削減

Excelや紙ベースでの管理の場合、人の手が大きく加わるため、どうしても誤入力や必要計算式の削除、更新漏れやファイルの紛失といったトラブルが生じます。

その点システムなら自動計算が多く、時期に合わせてアラートをあげてくれるため、更新漏れや作業ミスなどを減らせるのです。

⑤戦略的で創造的な業務に専念できる

数ある人事労務業務のなかでも、データの入出力や抽出、計算や保管などの単純な作業はシステムで自動的に行えます。一方、戦略的な評価システムの構築や人材開発システムの設計などには、どうしても担当者の戦略的かつ創造的な力が必要です。

人事管理システムを導入すれば、機械的な作業をシステムに任せて、担当者は本来の創造的な業務に専念できます。

⑥導入・運用コストの削減

先に触れたとおり、人事管理システムには無料で使用できるシステムもあります。期間や機能範囲に制限のないシステムを使えば、一切の追加コストをかけずに人事管理システムを使い続けられるのです。

またシステムによっては無料のトライアル期間を設けているもの。期間中は当然導入・運用にかかるコストを削減できますが、終了時期には注意してください。

５．無料でも使える人事管理システムの注意点2つ

無料で使える人事管理システムには、試用期間以外にもいくつか注意点があります。ここでは以下2つから、人事管理システムの注意点について見ていきましょう。

1. 使用範囲の制限
2. サポート体制

①使用範囲の制限

無料の人事管理システムでは多くの場合、使用範囲に制限を設けています。導入を検討する際は、以下の項目を確認しておきましょう。

• 使用できる人数や登録できる人数は何人までか
• 「勤怠管理は使用できるが給与管理はできない」といった使用範囲の制限がないか
• 使用範囲に制限がある場合、使用できる機能は自社のニーズに合っているか

このほか有料版に比べてデータの保持期間が短く制限されているものや、システムアップデートに対応していないものもあるため、注意が必要です。

②サポート体制

有料の人事管理システムには充実したサポート体制が整っています。しかし無料版はこれらのサポートが適用外となる場合も少なくありません。

またサポート自体は行っているものの、「リアルタイムで相談できる電話窓口を設けていない」「回答に時間がかかる」などもあります。サポート面に関しては、どうしても有料版のほうが安心といわざるをえません。

６．無料でも使える人事管理システムにはさまざまな種類がある

ひとことで「人事管理システム」といっても、機能の種類はさまざまです。数あるなかから、人事管理システムの代表的な管理機能を紹介しましょう。

1. 給与管理
2. 勤怠管理
3. 労務管理
4. 人事管理

①給与管理

給与管理とは、勤怠データや雇用情報から社員の給与を管理・計算すること。給与計算を自動的に行う「給与管理システム」を活用すれば、毎月の給与計算はもちろん、年末調整や税金の計算、各種控除の管理などを効率的に進められるでしょう。

雇用形態ごとに給与体系を設定しておけば、それぞれに異なる複雑な計算もかんたんに実行できます。

②勤怠管理

勤怠管理とは、出勤時間や退勤時間の記録、休暇取得状況の把握やシフト管理などのこと。かつてはタイムカードを使った出退勤の打刻やExcelへの入力が主流でした。しかし現在は、PCへのログインや生体認証、ICカードを使った記録が増えています。

勤怠管理システムを導するとは、労務管理の強化だけでなく勤怠情報の不正利用防止も目指せるでしょう。

③労務管理

労務管理システムを使用すると、以下の業務を効率的に進められます。

• 入退社の手続き：社会保険や雇用保険の資格取得に必要な書類の作成、関係機関への提出
• 年末調整の手続き：給与支払報告書や源泉徴収票などの作成および提出
• 社員情報の管理：マイナンバーの収集や管理、扶養家族や住所情報の変更

システムには電子申請に対応しているものも。電子申請に対応した労務管理システムを活用すれば、各種窓口に出向かずにすみます。

④人事管理

人事管理システムでは、社員一人ひとりの基本情報や保有スキル、特性や雇用形態などを管理して、業務効率化と人材活用による経営の推進を実現します。会社の「ヒト」にまつわる情報を効率的に活用するためのシステムなのです。

実は同じ人事管理システムでも、いくつか種類があります。ここでは「評価」に関するシステムと「スキル管理」に関するシステムについて解説しましょう。

評価管理

社員の数が増えれば増えるほど、評価記録の管理は大変になります。評価管理システムを利用すれば、評価基準の引き継ぎや履歴の共有をかんたんに行えるのです。

評価記録の一元管理には、「公平な人事評価の実現」「評価制度の透明性を担保」といった目的もあります。評価が主観に偏らず正当に行われていれば、社員の信頼やモチベーションも向上するでしょう。

スキル管理

必要力量の確保や品質保持、コンプライアンス遵守のためには、正確なスキル・資格の管理が必要です。スキル管理システムを利用すれば、必要スキルを正確かつ効率的に管理できます。

またスキル情報を管理・共有すると、企業競争力やモチベーションの向上も期待できるのです。不足しているスキルや育成が必要な分野も明確になるため、より具体的な教育計画も立案できるでしょう。