従業員名簿を管理・活用できていますか？
カオナビはクラウド型のデータベースで組織の従業員情報を一元化＆見える化します。
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従業員の情報管理と活用は、組織の運営・成長に必要不可欠なもの。そこで従業員名簿アプリを使うと、より効率的な管理や効果的な活用ができるのです。ここでは、従業員名簿アプリの特徴や利点、導入時に気を付けておきたい点について、解説します。
従業員名簿から人事業務の効率化や適材適所な人材配置を実現する「カオナビ」
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１．従業員名簿アプリとは？
従業員名簿アプリとは、従業員の情報をWebやクラウド上で管理できるサービスのこと。従業員の個人情報や入社前の学歴・職歴、入社後の配属履歴など、雇用に関する情報を手軽かつ効率よく扱えます。
従業員情報を一元管理できるアプリ
従業員名簿アプリは、目的に応じた従業員情報を収集します。主流は、「採用管理」「勤怠管理」「ワークフロー申請の電子化による効率アップ」を目指すものです。
人事管理を目的に、従業員の情報を共有・分析できるアプリも増えており、適切な「配置転換」「モチベーション管理」「能力開発」など、組織の人材戦略に活用されています。
従業員名簿は、単に従業員情報を管理するだけでは不十分です。
管理されている従業員情報は、適材適所な人材配置や戦略的育成プランの立案、従業員のモチベーション管理などさまざまな分野で活用できます。従業員情報を多方面で活用するには、人材情報を一元管理して可視化するタレントマネジメントシステムの導入がおすすめです。
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２．従業員名簿アプリでできることとは？
従業員名簿アプリは、名簿機能に特化したものから、労務・給与・人事管理など、名簿を紐付けてより効率的にする機能まで多数あるのです。ここからは、「従業員名簿アプリでできること」をテーマに、下記3つについて見ていきます。
- 労務管理
- 給与管理
- 人事管理
①労務管理
労務管理機能では、従業員の勤務時間や各種申請、年末調整などに必要な情報を管理できます。そのため人による勤務時間の偏りや過度な残業に気付いたり、労働環境の改善につなげたりできるのです。
休暇申請や住所・交通費変更などのワークフロー申請をシステム上で一括管理するため、ペーパーレスかつ効率的に情報を管理できます。
②給与管理
給与管理機能は、従業員の給与や保険料、税金、残業代などのデータを管理できる機能です。毎月の勤務時間はもとより、勤続年数や評価査定の反映なども必要になるため、勤怠管理・人事管理との連携が重要となります。
従業員名簿アプリに付帯していれば、個人情報を一元管理できます。
③人事管理
人事管理機能では、従業員の「評価査定」「目標」「成績」「経験」「スキル」などを見える化します。これらは、人材配置や能力開発、モチベーション管理や教育プラン、環境づくりなどに重要な情報です。
人事部門はもとより、現場のマネージャーに情報を公開するとチーム構成の参考にできます。
従業員名簿アプリは従業員情報を一元管理し、人事業務の効率化をサポートします。
一方、人事管理機能も備えているツールであれば、可視化された従業員情報から戦略的な人材育成や適材適所な人材配置、従業員のモチベーション管理など、企業の成果に直結する人事施策の実行に役立ちます。
タレントマネジメントシステム「カオナビ」なら人事業務の効率化にとどまらず、従業員・チーム・会社全体の成果創出に役立つ機能を豊富に備えています。
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３．従業員アプリ導入のメリットについて
従業員名簿アプリを導入するメリットには、どのようなものがあるでしょうか。実は「工数削減」「時短」「見える化」が大きなカギを握っています。ここからは従業員名簿アプリを導入するメリットについて、詳しく見ていきましょう。
- モバイル端末で扱える
- 複雑な操作をしなくてすむ
- 従業員の確保と育成が効率化する
- コミュニケーションの活性化やモチベーションアップ
- 労務管理業務や社内申請の簡略化
- 不正打刻の防止
①モバイル端末で扱える
従業員名簿アプリは、どこからでもモバイル端末で操作できます。移動時間やアポイントの合間など、スキマ時間を有効に利用できるため、用紙紛失や提出遅れも防げるのです。
システム入力のため抜け漏れによる不備も起こりにくく、差し戻しもコメントやボタンクリックで行えます。面倒な手続きを踏まず、スムーズなやり取りが可能です。
②複雑な操作をしなくてすむ
従業員名簿アプリの多くは、分かりやすく使いやすい設計になっています。かんたんに操作できるので、デジタルツールが苦手な従業員や管理者も安心して利用できるでしょう。
なかにはアイコンやアニメーションなど、視覚的なサポートがあるものも。直感的な操作ができるものは、日本語が不慣れな従業員でも受け入れやすいでしょう。
③従業員の確保と育成が効率化する
従業員名簿アプリに収集した情報は、検索性が高く整理しやすいです。それぞれの従業員の経験やスキルを把握すれば、「配属計画」「能力開発」「育成プランの作成」「評価」「日常でのフォロー」など、さまざまな観点で利活用できるでしょう。
個々に合った対応ができるため、従業員の満足度やモチベーションも高まり、定着率の向上につながります。
④コミュニケーションの活性化やモチベーションアップ
従業員の自己紹介やかんたんな経歴を社内共有すると、「横のつながり強化」「上下のコミュニケーション活発化」のきっかけを生み出せます。
従業員同士で円滑な意思疎通ができれば、「会社への帰属意識」「業務への意欲」も高まるでしょう。それにより離職率が下がる可能性も高いです。
⑤労務管理業務や社内申請の簡略化
従業員名簿アプリには、タイムカード機能を兼ねるものや既存の勤怠システムと連携するできるものも。
打刻漏れや転記ミス、紛失などのリスクが減るため、労務管理業務が効率化できるのです。また「氏名」「住所変更」「交通費変更」「経費精算」といった社内手続きを、オンラインで手軽かつ迅速に申請・確認・承認できます。
⑥不正打刻の防止
紙での勤怠管理では、代理打刻や故意の書き換えができてしまいます。リモートワークや在宅勤務が当たりまえになった昨今、紙を使っていては正確な把握や公正な管理は難しいでしょう。
そこでGPS機能がついた従業員名簿アプリを利用すると、不正打刻を防げます。現場にカードリーダーを設置して、個々が持つ交通系ICカードを読み込ませる工夫がされたものもあるのです。
打刻に限らず、紙やエクセルで人材情報を管理している企業も少なくないので、従業員名簿アプリを導入するだけで労務・人事業務の効率化ができます。
また、導入するツールによっては管理する人材情報を活用して、効果的かつ戦略的な従業員の育成・配置、コミュニケーションの活性化やモチベーション管理など、さまざまな人事施策への活用もできます。
労務・人事業務を効率化しながら、企業の成果をあげるための人事施策を実行するにはタレントマネジメントシステムの導入がおすすめです。
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４．従業員名簿アプリの選び方をケースごとに紹介
従業員名簿アプリに蓄積した情報を活用して、どの分野の活性化や効率化に注力したいのでしょうか。こうした目的によって、必要となる機能は違います。短期的・中長期的な目標や計画をもとに、適切なアプリを検討しましょう。
ケース1．人事評価やタレントマネジメントに重点を置く
人事評価やタレントマネジメントに力を入れたい場合、「従業員の成果」「周囲のフィードバック」「今後の伸びしろ」を把握する必要があります。
「個々の目標や評価内容、スキル・経験を確認できるか」「検索項目に応じた並べかえ」「分析機能」があるか、確認しましょう。評価シートやスキルマップが作成できるものだと同じフォーマットで情報が整理されるため、過不足なく情報共有できます。
ケース2．労務管理に重点を置く
労務管理に注力したい場合、「給与管理機能がある」もしくは「既存の給与システムと連動できる」点が必須条件です。帳票の対応範囲や作業負担を軽減したい書類が含まれているかも、必ず確認しましょう。
これからは「マイナンバー管理に対応しているか」もポイントになります。法改正があったとき、「システムが自動アップデートされるか、それとも手動で設定する必要があるのか」も確認しておきたいところです。
ケース3．社内コミュニケーションの活性化に重点を置く
社内コミュニケーションの充実を目的にする場合、従業員の顔写真や趣味・特技など、人となりが分かるような項目を記載・共有できるアプリがおすすめです。
社内コミュニケーションツールと連携できれば、通知をとおして提出物のスケジュール管理が容易になるうえ、ワークフロー申請時の連絡工数が減ります。
ケース4．コストパフォーマンスに重点を置く
小規模で始める場合、予算感やコストパフォーマンスは非常に重要な要素です。初期費用や料金体系、必要な機能がいくらで使えるのか、よく確認しておきましょう。
「お試し期間の長さ」「期間中に使える機能の範囲」についてのチェックも大切です。細かな項目が多いので、モレのないよう見ておきましょう。
ケース5．対応端末の多様さに重点を置く
対応する端末やOSの範囲を重視する場合、「PC・スマホ・タブレットいずれにも対応しているか」「モバイル端末で操作や機能に制限がないか」について、しっかりと確認しておきます。
すべての従業員が問題なく利用できるよう、対応OSや推奨ブラウザにも気を配っておくのもよいでしょう。
従業員名簿アプリで期待する効果を得るには、現状の課題や短期・中長期的な目標・計画をもとに、必要な機能を備えた適切なツールを導入することが重要です。
タレントマネジメントシステム「カオナビ」なら人事評価やタレントマネジメントだけでなく、給与システムをはじめとした既存の社内システムと連携できるため労務管理にも重点を置くことができます。また、顔写真付きのデータベースとなるため、社内のコミュニケーション活性化にも役立ちます！
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５．従業員名簿アプリ導入の注意点とは？
従業員名簿アプリを導入する際、気を付けておきたい注意点についてまとめました。従業員名簿アプリの便利な機能やサービスをしっかり活用して、組織の成果と従業員の成長に結び付けましょう。
- 導入目的を明確にする
- 費用対効果を分析する
- 従業員に説明して理解を得ておく
- サポート体制が万全かどうか
①導入目的を明確にする
従業員名簿アプリを導入して、「自社で実現したいこと」「解決したい悩み」は何でしょうか。従業員名簿アプリの機能は多岐にわたり、できることもさまざまです。
伸ばしたい強みや補いたい弱みを明らかにすると、「間違いなく必要な機能」「あると便利な機能」「なくても問題ない機能」というように優先順位を付けられます。アプリを比較検討する際はもちろん、オプション選択の基準にもなるでしょう。
②費用対効果を分析する
従業員名簿アプリは性質上、データを蓄積して活用できるようになるまでの時間が必要となります。「給与計算や労務管理といった、使い始めてすぐに効果を実感しやすい領域」「人事管理のように時間をかけてじわじわと効果を発揮する領域」があるからです。
長く使っていく前提で、初期費用だけでなく月々のランニングコストと費用対効果についても踏まえて、導入しましょう。
③従業員に説明して理解を得ておく
従業員名簿アプリは、従業員の情報が集まって初めて活用できるもの。入力・更新の協力、積極的な参加を促すためにも、説明会やオリエンテーションなどで導入の目的、従業員自身のメリットなどを周知しておきましょう。
各部署のリーダーやキーパーソンに理解してもらい、チームに共有してもらうのも一手です。
④サポート体制が万全かどうか
従業員名簿アプリの導入時や運用開始後のサポート体制は、非常に重要です。「サポート期間・対応時間・問い合わせ方法・人数追加・機能拡張などの手続き」「日々の運用で出てくる疑問やトラブルの支援」などについて、事前に確認しておきましょう。
なかには活用セミナーや導入トレーニングを行っているサービスもあります。
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・従業員名簿を顔写真付きで管理
・従業員情報から人材配置や人材育成をサポート
・既存の社内システムと連携可能
・万全のサポート体制を完備
ひとくちに従業員名簿アプリといっても、その特徴はさまざまです。そのため、導入の目的を明確にした上で必要な特徴を押さえているツールを導入しましょう。
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