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労務に関する法定帳簿の一つである「労働者名簿」。企業は、労働者を雇い入れる際、労働者名簿（いわゆる従業員名簿）を必ず整備しなければなりません。従業員名簿は、明記すべき項目や保存期間など、細かな規定が法律によって定められている書類。作成時に、注意しなければならないポイントが多いのです。
ここでは、人事担当者が従業員名簿を作成する際に知っておくべき基礎知識をご紹介します。
目次
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１．従業員名簿とは？
従業員名簿（労働者名簿）とは、従業員の氏名や住所、雇用年月日などの情報を記した書類です。出勤簿と賃金台帳と合わせて法定三帳簿の1つに数えられます。企業規模にかかわらず、1人でも従業員を雇用する場合は、労働基準法により従業員名簿の作成が義務付けられています。記載対象者は雇用形態に関係なく全従業員です。
労働基準法第107条では、企業が労働者を雇い入れる際、従業員の名簿を整備する義務が定められており整備の有無は労働基準監督署のチェック対象となります。従業員名簿の正確さが、企業の労務管理の評価に直結することも多いため、注意したいところでしょう。
労働者名簿とは？【書き方と記入例】テンプレ、必須項目、履歴
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労働基準法第107条による調製義務
前述の通り従業員名簿の整備は、労働基準法第107条で義務付けられており、企業は、雇用する従業員ごとに従業員名簿を作成する法的義務があるのです。
- 労働者の氏名
- 生年月日
- 履歴
など、厚生労働省が定める事項を名簿に記入しなければなりません。
法定三帳簿とは？
法定三帳簿とは、労働基準監督署による臨検（いわゆる立ち入り調査）が入った際に確認されることの多い下記3つの書類です。
- 労働者名簿：氏名や採用日など、労働者に関する情報を記したもの
- 賃金台帳：従業員に対する給与の支払い状況を記したもの
- 出勤簿：労働者の始業や終業時刻を記録し、労働時間を把握するためのもの
これらは従業員の実態を知る上で重要な役割を果たすので、必ず備えておきましょう。また労働者名簿だけでなく、賃金台帳、出勤簿にも必須項目の記載が義務付けられています。
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２．従業員名簿に記載しなければならない項目とは？
従業員名簿には、
- 氏名
- 生年月日
- 履歴
など、全9個の必要事項を記載します。必要事項は、労働基準法第107条および労働基準法施行規則第53条によって定められているのです。
また、従業員名簿は事業場ごとに整備する必要があるので、人事部や総務部が一括して整備するのではなく事業場ごとに管理者を決めましょう。記載事項に変更がある場合、速やかに名簿の修正を行います。
労働基準法第107条・労働基準法施行規則第53条
従業員名簿は、労働基準法第107条・労働基準法施行規則第53条によって、以下項目の記載が義務付けられています。
- 氏名
- 生年月日
- 履歴
- 性別
- 住所
- 従事する業務の種類（従業員が常時30人未満の企業は記載不要）
- 雇入の年月日
- 退職の年月日及びその事由（解雇の場合は、その理由も含む）
- 死亡の年月日及びその原因
❶氏名
たとえば結婚後に社内で旧姓を使用している場合、従業員名簿に記載するのは戸籍上の氏名です。また在職中に離婚して旧姓に戻った場合には、名簿の氏名も変更します。
❷生年月日
労働者それぞれの生年月日を記載します。
❸履歴
法的な決まりはありません。基本、社内での配置転換や異動といった履歴を記載します。
❹性別
労働者それぞれの性別を記載します。
❺住所
こちらの記載をもとに、労働者に交通費を支給します。住民票の住所と実際の住所が異なる場合には、実際に居住している住所を記載します。
❻従事する業務の種類
労働者が行う業務の内容を記載します。たとえば建設業における現場作業員の場合、
- 大工
- 配管工
など業務内容が分かるように記載するのです。しかし、必ずしも記載する必要はありません。30人未満など労働者数が少ない場合、一人で複数の業務に対応するケースもあるからです。
❼雇入の年月日
労働者の採用が決定した日ではなく、雇用した日を記載します。この項目によって、年次有給休暇の発生日が明確になるのです。
❽退職の年月日及びその事由（解雇の場合は、その理由も含む）
起算日（従業員の死亡・退職・解雇の日）から3年間は、企業は従業員名簿を保存する義務が定められています。
労働者が退職した後、トラブルが発生しないよう、退社日とその理由をきちんと記載しておきましょう。労働者都合で退職した場合、とくに理由を記載する必要はありません。
❾死亡の年月日及びその原因
労働者が、病気や事故などによって亡くなった場合、亡くなった日とその原因を記載します。「死亡原因が労災にあたるかどうか」の重要なポイントとなる項目です。
記載事項の見本（厚生労働省 様式第19号）
名簿の書式に迷う担当者も多いでしょう。しかし名簿の書式は、とくに取り決めはありません。
- 労働者の氏名
- 性別
- 生年月日
- 住所
- 履歴
- 雇入年月日
などの必要事項が記載されていれば、どのような書式・様式で作成しても問題ないのです。厚生労働省より「様式第19号」が出されていますので、参考にしてみてはいかがでしょう。
無料でダウンロードできるテンプレート
労働者名簿を一から作るのが面倒な際は、厚生労働省が用意しているテンプレートの使用を検討しましょう。厚生労働省のサイトから、労働者名簿のテンプレート「様式第19号」をダウンロードできます。また、東京労働局などからも、
- 氏名
- 性別
- 生年月日
- 住所
- 履歴
などの必要事項を網羅した労働者名簿のテンプレートがさまざまな形式で用意されているのです。
記入例
従業員数が多く入社や退職の頻度が高い会社では、従業員名簿の管理が負担になる場合があります。
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３．従業員名簿の作成方法に関する注意事項
従業員名簿を作成する際、必要項目の記載以外に、
- 調製する従業員の対象
- 個人情報の取り扱い
など注意しなければならない事項がいくつかあります。定められた法律の内容に沿うよう、下記のポイントに気を付けて作成してください。
- 事業場ごとに作成
- 調製すべき従業員の対象
- 個人情報の取り扱い（プライバシー保護）
❶事業場ごとに作成
事業場とは一定の場所での組織的な作業のまとまりのこと。つまり、企業全体ではなく、
- 支社
- 営業所
- 店舗
- 工場
のように一定の場所で継続的に作業が行われる場所を指すのです。従業員名簿は、事業場ごとに作成・保管するもので、人事部や総務部のもと一括して整備するものではありません。
本店の他に支店がある場合には、それぞれの事業場にて名簿を整備しましょう。原則として、同じ場所で作業していれば、一つの事業場とみなされます。ただし同じ場所であっても労働状態が違うケースでは別の事業場とみなされるため、注意してください。
❷調製すべき従業員の対象
名簿を作成するべき対象の従業員についても、注意しましょう。
労働基準法第107条では名簿の対象を「各労働者」としており、同法第9条によれば労働者は「事業又は事務所に使用される者で、賃金を支払われる者」。そのため企業は賃金を支払っている労働者すべてを名簿に記載しなくてはならないのです。
派遣社員、パートタイム、アルバイト
派遣社員やパートタイム、アルバイトなどの雇用形態となる労働者います。従業員名簿を作成する必要はあるのでしょうか。
労働基準法第9条の「事業又は事務所に使用される者で、賃金を支払われる者」に該当すれば、名簿に記載する義務が発生します。
派遣先の企業で仕事をする派遣社員については、名簿を作成する必要はありません。派遣社員の賃金は一般的に派遣元が支払います。よって派遣社員は「派遣会社に所属する労働者」という見方になるのです。派遣社員に関する法定三帳簿の調製は、派遣会社が行うことになります。
短時間しか労働を行わないパートタイムやアルバイトの従業員は、「事業又は事務所に使用される者で、賃金を支払われる者」に該当しますので、名簿の作成義務が発生します。
日雇い労働者
日雇い労働者とは、会社と日々、雇用契約を結び、その都度雇用される労働者のこと。このような労働契約の場合、従業員名簿への記載義務は発生しません。
❸個人情報の取り扱い（プライバシー保護）
労働基準法上、従業員名簿には従業員の個人情報である、
- 氏名
- 生年月日
- 住所
などの記載が義務付けられています。また必須項目だけではなく、労働者の電話番号なども一括して記載しているケースも多いのではないでしょうか。
名簿には個人のプライバシーにかかわる情報が多く含まれるため、個人情報保護法の適用対象となりますし、労働者から個人情報を得る際、各個人の同意を得る必要も生じます。
収集した情報の使用範囲を明確にしたりあらかじめ限定したりするなど個人情報の無用な拡散を防ぐ手段を講じましょう。
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４．従業員名簿の保存方法や保管期間
従業員名簿は、どのような状態で保存し、どのぐらいの期間、企業は保管しておく必要があるのでしょう。法律によって定められている従業員名簿の保存方法や保管期間について説明します。
起算日から3年間保存
労働基準法第109条によって「使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を三年間保存しなければならない」と定められています。
起算日の定義によって、3年間の範囲も異なりますので、下記に注意してください。
起算日とは？
従業員名簿の保管期間は、労働者の死亡・退職・解雇の日から3年間とされています。入社日ではなく、労働者の退職や解雇、死亡の日が起算日となり、その後3年間保存するのです。
更新頻度
従業員名簿の更新については、労働基準法第107条2項にて「遅滞なく訂正しなければならない」と定められています。異動や配置転換があった際は、履歴を忘れずに記載しましょう。
- 引っ越し
- 結婚して名字が変わった（改姓）
といった際、住所や氏名も変わります。その都度、名簿を更新しましょう。
電子データ（パソコン）で保存も可能
最近では、従業員名簿をパソコンで作成し、電子データとして保存している企業も少なくありません。電子上で保管する際、紙で出力して保存する必要があるか否か、労働基準法上では明らかにされていません。
しかし行政解釈では、名簿がPDF、Word、Excelなどの電子データで保管されているケースでは、データをすぐに表示・印刷できる状態をつくっておくことで「労働基準法の要件を満たすもの」として取り扱うとしています。
労働基準監督官から従業員名簿の閲覧、提出などを求められた際、必要事項が表記された名簿をすぐにプリントアウトできるようにしておきましょう。
クラウド人材管理ツールで効率化
従業員名簿を紙のファイルで管理すると、非常に手間がかかります。たとえ小規模企業であっても、労働者の数が50名、100名、300名と増えていけば、情報の作成・更新に時間がかかります。また、重大な個人情報である名簿を安全に管理することも難しくなるでしょう。
そこで検討をおすすめしたいのがクラウドシステム。あらゆる人材情報を一元化して組織を可視化するクラウド人材管理ツール「カオナビ」では、紙やExcelでの煩雑な作業をクラウド化できます。また、人材データベースを自由にカスタマイズできるので、従業員名簿のように分散しがちな人材情報を、簡単に一元管理可能です。
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