従業員の入社にあたって、企業側・入社する従業員側はそれぞれ必要な手続きや準備があります。スケジュール通りに入社し、業務を開始するためにも、入社手続きをスムーズかつ必要事項に漏れがないよう行うことが重要です。
今回は入社手続きについて、必要な書類ややるべきこと、手続きの流れや注意点などをわかりやすく解説します。
目次
１．入社前に準備する書類とやるべきこと
入社前は企業側・新入社員側それぞれ準備する書類とやるべきことがあるので、それぞれの立場から、必要な書類とやるべきことをみていきましょう。
企業側
まずは、企業側が入社手続きに必要な書類とやるべきことを詳しく解説します。
必要な書類
企業側が用意すべき主な書類は、以下のとおりです。
- 採用通知書
- 入社承諾書
- 誓約書
- 労働条件通知書
- 雇用契約書
- 扶養控除等申告書
- 健康保険被扶養者異動届（扶養家族がいる場合）
入社予定の人にまず送付するのが、採用通知書・入社承諾書・誓約書です。新入社員からこの3つの書類が提出されて、正式に入社の承諾を受けたことになります。
その後、労働条件通知書と雇用契約書を作成し、新入社員に交付します。労働条件通知書は作成・交付が必須の書類です。雇用契約書の作成は義務ではないものの、労働条件に合意したことの証明として作成・交付すると安心です。
必要に応じて上記のほか、身元保証書や入社日当日の案内所、提出物の案内書類などの用意しておきましょう。
やるべきこと
入社前に企業がやるべきことは、主に契約書の作成と送付です。具体的には、以下に対応します。
- 採用通知書、入社承諾書の作成・送付
- 労働条件通知書、雇用契約書の作成・送付
- 入社時に回収する書類などの案内の作成・送付
入社前準備でやることは、基本的に書類作業です。とくに労働条件通知書は入社に必須の重要書類であるため、内容に漏れや誤りがないよう細心の注意を払って作成する必要があります。
また、今後の手続きに必要な書類を集めるため、新入社員宛に案内の書類の作成も忘れずに対応しましょう。
新入社員側
あわせて、新入社員側の必要書類とやるべきこともご紹介します。基本的には会社側の指示に従って書類を用意し、やるべきことに対応していきます。
必要な書類
従業員が用意しておくべき主な書類は、以下のとおりです。
- 新卒・中途が共通して必要な書類：年金手帳・マイナンバー・給与振込先の口座情報
- 中途採用者が必要な書類：雇用保険被保険者証・源泉徴収票
- 必要に応じて用意する書類：卒業証明書・成績証明書・退職証明書・住民票記載事項証明書・免許・資格取得証明書・健康診断書（入社前に実施する場合）
新卒入社か中途採用かによって、用意する書類が異なります。基本的に企業から用意すべき書類が通知されるため、案内に従って必要書類を期日までに用意しましょう。
やるべきこと
新入社員側は、基本的に企業からの案内に従って対応していきます。主にやるべきことは、以下のとおりです。
- 労働条件通知書、雇用契約書の確認と署名
- 必要書類の用意
- 入社後に必要な備品の用意：スーツやカバンなど
契約書類を返送する場合は期日が設けられるため、期日に遅れないよう注意しましょう。必要書類についても早めに用意し、入社日など持参日に忘れないように準備しておくと安心です。また新卒入社の人はスーツやカバン、名刺入れなど、必要な備品の用意も必要です。
２．入社後の手続き①：社会保険に関する手続き
社会保険に関する手続きは、各種保険の資格取得についてです。社会保険に関する3つの手続きを解説します。
社会保険の資格取得手続き
社会保険とは、健康保険・厚生年金保険・介護保険の総称です。下記条件に該当する従業員がいる場合は、社会保険の資格取得手続きを行います。
- 常時雇用される者
- 1週間の所定時間および1ヶ月の所定労働時間が常時雇用されている従業員の3/4以上
また、社会保険の適用条件が段階的に拡大しているため、今後は手続き数も多くなる見込みです。現在は、従業員数が101人以上の企業が適用対象ですが、2024年10月からは従業員数51〜100人の企業も対象となります。
社会保険とは？ 仕組み・種類・加入条件をわかりやすく解説
社会保険とは、私たちの生活を保障することを目的としたもので、万が一の事故に備えるための公的な保険制度です。しかし複数の制度で構成されているため、分かりにくい点も多々。それぞれの制度について加入要件など...
手続き方法
新入社員を雇い入れてから5日以内に「健康保険・厚生年金被保険者資格取得届」を提出します。健康保険被保険者資格取得届は管轄の健康保険組合へ、厚生年金被保険者資格取得届は管轄の年金事務所へ提出しましょう。
従業員に被扶養者がいる場合は、健康保険被扶養者異動届もあわせて提出する必要があります。年金について、配偶者が国民年金の第3号被保険者に該当する場合は、「国民年金第3号被保険者資格取得・種別変更・種別確認（3号該当）届」の提出も必要です。
手続きが完了すると健康保険証が企業宛に送付されるため、従業員に交付しましょう。
雇用保険の資格取得手続き
雇用形態にかかわらず、31日以上引き続き雇用されることが見込まれ、かつ週の所定労働時間が20時間以上となる従業員は雇用保険の加入対象です。ただし、以下従業員は例外的に対象外となるため手続きが不要です。
- 企業・法人の経営者や役員
- 日雇い労働者
- 4か月以内の季節的事業に従事する場合
雇用保険とは？ 加入条件、給付の種類、保険料の計算方法を解説
「雇用保険」とは、労働者が失業や休業したときでも安心して暮らせるように、経済的なサポートを提供する公的保険制度です。企業は、労働者を雇用する場合、雇用保険の加入手続きをしたり、従業員に代わって雇用保険...
手続き方法
対象となる従業員を雇用した月の翌月10日までに、「雇用保険被保険者資格取得届」をハローワークに提出します。届とあわせて、労働者名簿や出勤簿（タイムカードなど）、雇用契約書など雇用を証明できる書類の添付が必要です。
月末入社の場合は、手続き期限が短いため注意しましょう。
労災保険の資格取得手続き
労災保険も雇用形態にかかわらず、すべての従業員の加入が必要です。労災保険は、雇用保険の加入対象外となる従業員も加入対象となります。
すでに適用事業所である場合、新規採用を行っても従業員ごとの手続きは必要ありません。初めて従業員を採用し、適用事業所となった企業では、労災保険の手続きを行いましょう。
労災保険とは？ 給付条件、補償内容、申請方法をわかりやすく
労災保険とは、労働者が加入する公的保険制度であり、業務中や通勤中の事故などで負った怪我や病気、障害や死亡に対して給付が受けられます。労災保険は雇用形態に関係なく、加入条件を満たす場合に必須で加入が必要...
３．入社後の手続き②：税金に関する手続き
税金については、所得税と住民税の納付手続きを行います。下記で、各手続きについて解説していきます。
所得税の納付手続き
「源泉徴収」として、所得税は毎月の給与から天引きする形で納付します。
所得税の納付手続きに必要な書類は「扶養控除等（異動）申告書」です。中途入社の従業員には前職の源泉徴収票も提出してもらい、前職分の給与や源泉徴収額も把握する必要があります。
所得税の納付は給与が発生した翌月の10日までとなるため、間に合うように手続きしましょう。
住民税の納付手続き
住民税の納付手続きは、新卒者と中途採用者で違いがあります。
新卒者で前年度に課税所得がない場合は、入社してすぐに住民税の手続きは不要です。というのも、翌年1月に年末調整後、給与支払報告書を作成する際に納付手続きを行うからです。
一方、中途採用者の手続きは、下記2パターンにわかれます。
- 前職の特別徴収を引き継ぐ：前職から送付される「特別徴収にかかる給与所得者異動届出書」を市区町村に提出
- 特別徴収に切り替える：個人事業主であったなどの理由から普通徴収で住民税を納めていた場合は「特別徴収切替届出（依頼）書」を市区町村に提出
４．入社後の手続き③：法定三帳簿の作成
法定三帳簿とは、「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」の3つの書類のことです。労働基準法によって従業員ごとの作成が定められているため、新しく入社した従業員分を作成する必要があります。
各帳簿の記載事項は、下記のとおりです。
労働者名簿
- 従業員の氏名
- 生年月日
- 履歴
- 性別
- 住所
- 従事する業務の種類
- 雇用年月日
- 退職や死亡の年月日とのその理由・原因
労働者名簿とは？【書き方と記入例】テンプレ、必須項目、履歴
労働者名簿の作成にお悩みではありませんか？
カオナビならあらゆる人材情報を一元管理・確認もスムーズです。
⇒ 【公式】https://www.kaonavi.jp にアクセスしてPDFを無料ダウンロー...
賃金台帳
- 従業員の氏名
- 性別
- 賃金の計算対象期間
- 勤務日数
- 勤務時間
- 時間外勤務時間数
- 深夜・休日勤務時間数
- 基本給や手当などの種類とその額
- 税金や保険の控除項目とその額
賃金台帳とは？ 作成方法、記載事項の書き方、保管期間を簡単に
賃金台帳とは、給与の支払い状況を記載する書類です。法定三帳簿の一つであり、事業場ごとに作成と保管が義務づけられています。今回は賃金台帳の記載事項や書き方、保管期間や保管方法などについて詳しく解説します...
出勤簿
- 従業員の出勤日と労働日数
- 日別の労働時間数と出勤・退勤時刻
- 休憩時間
- 時外労働を行った日と出勤・退勤時刻、時間数
- 休日労働を行った日と出勤・退勤時刻、時間数
- 深夜労働を行った日と出勤・退勤時刻、時間数
法定三帳簿に決まったフォーマットはなく、記載事項が書かれていれば書類として成立します。厚生労働省のホームページからは、フォーマットがダウンロードできます。
厚生労働省「主要様式ダウンロードコーナー （労働基準法等関係主要様式）」
出勤簿とは？ 項目や書き方、保存期間をわかりやすく解説
出勤簿とは、労働者の出勤日や労働日数、労働時間などを記載する書類です。作成・保管が義務付けられている書類であり、企業は事業場ごとに作成する必要があります。
今回は出勤簿について、詳しい記載事項や書き方...
５．入社後の手続き④：貸出物や備品の貸与
入社後にすぐに業務や研修に取り組めるよう、貸出物や備品の準備も必要です。主な貸出物や備品には、下記のようなものがあります。
- デスク
- 椅子
- ロッカー
- 社員証
- 社章
- 名刺
- 社用PC
- 社用携帯
- 社用メールアドレス
- 社内のシステムアカウント
- 文房具等の事務用品
- 制服、作業着
漏れのないよう、チェックリストを作成して準備することがおすすめです。
６．入社手続きでよくあるトラブル
入社手続きでよくあるトラブルを対処法とあわせてご紹介します。
手続きを期日までにできなかった
保険の資格取得のような行政手続きには期日があるものの、必要書類を用意できなかったなどの理由から期日を過ぎてしまうケースも少なくありません。期日を過ぎても手続き自体は可能であるため、準備でき次第早めに手続きしましょう。
とくに健康保険は保険証がない状態が長期化しないよう、できるだけ早く対応する必要があります。
年金番号がわからない
健康保険・厚生年金保険の手続きには年金番号が必要です。年金番号は年金手帳に記載されていますが、手帳を紛失してしまったという人もいるでしょう。
現在は年金手帳自体が廃止されて再交付ができないため、「基礎年金番号通知書」を発行して年金番号を確認することになります。
従業員に「基礎年金番号通知書」の発行手続きをする旨を伝え、企業側が「基礎年金番号通知書再交付申請書」を提出して年金番号を確認しましょう。
雇用保険番号がわからない
雇用保険番号は、雇用保険の加入手続きに必要です。新卒者は基本的に雇用保険への加入歴がないため、雇用保険番号が付与されていません。
一方、中途採用者は前職で雇用保険に加入しているケースがほとんどであり、雇用保険番号が付与されています。わからない場合は前職に問い合わせる、または雇用保険被保険者証を再発行して確認しましょう。
前職への問い合わせが難しいなどの場合、手続き時に前職の社名・在籍期間を備考欄に記入する、または本人確認書類や前職の情報がわかるものを提出することで手続き可能です。
前職の源泉徴収票が提出されない
源泉徴収票が必要となるのは、年末調整の時です。前職の源泉徴収票は、退職時に離職票などと一緒に渡されます。従業員が受け取っていない場合は前職に問い合わせ、紛失した場合も前職に再発行を依頼することになります。
前職から発行されていない、または再発行してもらえない場合は、所轄税務署に「源泉徴収票不交付の届出書」を提出します。
年末調整までに源泉徴収票の提出が間に合わない場合は、従業員に確定申告してもらう必要があることを事前に伝えておくとよいでしょう。
源泉徴収票とは？【いつ・どこでもらう？】発行方法、見方
源泉徴収票は、給与などの支払額や源泉徴収した所得税額を証明する書類です。企業に勤めていても、生活のいくつかの場面で源泉徴収票の添付や提出を求められることがあるかもしれません。
ここでは、
源泉徴収票...
７．入社手続きの注意点
入社日は事前に決まっているため、逆算してスケジュールを立てて準備しましょう。社会保険や雇用保険、税金などの行政手続きには期日があるため、間に合うよう書類を用意する必要があります。そのためにも従業員に漏れなく、早めに通知しておくことがポイントです。
また、入社手続き時は従業員の個人情報を多く扱うため、個人情報の扱いにも気をつけましょう。
