研修を成功させるために、事前の準備はとても大切です。
会場の設備や備品によっては、準備に時間のかかるものもあるので、数か月前から手配が必要になることもあります。レンタルした方が良いのか、購入した方が良い備品なのか、使用頻度や経費をもとに検討し、できるだけコストを抑える工夫も大切です。
会場内で必要となる備品
会場内で必要となる基本的な備品について解説します。
会場の図面や使用マニュアル
会場を予約する際に取り寄せておきましょう。
ホワイトボード
登壇者に必要かどうかを確認し、必要な場合はマジックとイレーザーも準備しましょう。
プロジェクター/スクリーン
登壇者に確認しする際に、レーザーポインターが必要かどうかについても確認しておくと良いでしょう。
マイク/マイクスタンド/スピーカー
会場で貸出をしていないか確認しましょう。
デジタルカメラ/ビデオカメラ/レコーダー
記録用に使用します。予備バッテリーも準備して、最後までしっかり記録できるようにしましょう。
机/椅子/演台
参加者の人数よりも少し余裕があるとベターです。会場で貸し出してくれることがほとんどなので、あらかじめ必要数を伝えておきましょう。
研修資料/アンケート用紙
研修資料は受付で配布するか、机に事前に設置しておいてもいいでしょう。アンケートは研修後に配布しても良いでしょう。
登壇者用の飲料や食事
飲料は演台にも設置しておきます。長時間の研修になる場合は、昼食や軽食なども手配しましょう。
ノート型パソコンやコネクタなどが必要になる場合もあるので、登壇者に必要な備品について確認しておきましょう。
受付や会場の外で必要となる備品
受付や会場の外で必要とな備品について解説します。
誘導案内看板
研修の会場が一目でわかるよう、研修名を書いた紙やボードを用意しましょう。
受付用テーブル
受付を設置する場合は、受付用のテーブルと「受付」と書かれた看板を用意しましょう。
釣銭/領収書/金庫
有料の研修の際に準備が必要です。
文房具一式
筆記用具やセロテープなどの文房具類は会場の設営に必要になるので、必ず一式準備しましょう。
研修の進行をスムーズに行うため、会場設営を整えることは重要
参加者に集中して研修を受けてもらうために、会場の設営を整えることは重要です。
必要な備品が準備されているからこそ、研修の進行をスムーズに行うことができるのです。コストが妥当かどうかを検討するためにも、準備期間にはできるだけ余裕を持たせましょう
