復命書の場合はまず命令書がセットになるので、その内容に合わせる必要があります。命令書に書かれた内容がきちんと行われたのかという確認の意味で復命書が使われるからです。
一般的な復命書の項目は下記のような内容になります。
- 報告年月日
- 所属部署・報告者名
- 表題／研修やセミナーなど、何に対しての報告か記載
- 日時
- 場所
- 目的や参加人数などの概要
- 本文
- 感想や提案など
- 添付資料
復命書を書かせたい場合は、研修前に研修参加命令書を用意
復命書は主に官公庁で使われていて、一般企業でいうと報告書にあたります。報告書と違うのは、命令書が必要という点です。
研修を受けた社員に復命書を書かせたいということならば、まず研修前に研修参加命令書を用意しましょう。
もし命令書を作成せずに研修が終了してしまっている場合は、復命書ではなく報告書の提出を求めてください。
命令書と復命書は同じ用紙にまとめておくと、後の照合がよりスムーズになります。
書類の提出を指示する際の注意点
書類の提出を指示するときには、以下のような点に注意してください。
- A4用紙1、2枚程度の分量でまとめる。
- 合宿などで複数の研修を行った場合は、番号をつけるか別々の書類としてそれぞれ提出を求める。
- 面談者や講師名は役職も含めて正確に記入してもらう。
- 研修で使ったテキストや資料などがあれば、コピーを添付するよう指示する。
対象の内容を明確にできる命令書は書きやすい
一般企業ではあまり使われない書類ですが、命令書によって対象の内容を明確にできるので、場合によっては書きやすいかもしれません。
官公庁や会社で書式がすでに決まっている場合もあるので、まずは内部で前例を確認しましょう。
また、同じ用途で使われる報告書との使い分けを視野に入れるのもいいかと思います。
