研修のための稟議書には、物品購入を希望する場合と同様に必要項目を記載します。必要項目とは、一般的に下記のような内容です。
- 社員研修の具体的な内容
- 社員研修を行う目的
- 必要となる費用や予想できる収入
- 研修によって得られる効果や成果（リターン）
- 考えられるリスク
稟議書を読んだ上司が判断しやすいよう、これらを漏れのないように明確に記述しましょう。
稟議書作成のポイント
通りやすい稟議書を作成するには、いくつかのポイントがあります。
まず大切なのは、内容を簡潔にわかりやすくまとめることです。短すぎるのも良くありませんが、長々として要領を得ない文章では上司も判断しにくくなります。
次に、研修を行うことで得られるリターンについてしっかりとアピールすることが重要です。「社員の成長」だけではなく、効率性アップが見込めることや業績アップにつながるメリットを盛り込みましょう。
また反対に、リスクやデメリットについては解決策を明確に記載することでマイナスイメージを回避できます。
上司に事前の話をしておくことで稟議書を通りやすくする
稟議書の作成とは別の話ですが、稟議が通る可能性を上げる方法として「事前に上司に話をしておく」ということも重要です。
上司が研修のことをよく知らない状態で稟議書を渡されるより、提出前に「このような研修を企画したい」という話を耳に入れておく方が受け入れてもらえる可能性が上がります。
また、注意点として頭に入れておきたいのは稟議には時間がかかるということです。
提出してから承認されるまでにある程度の時間を想定しておかないと、承認されたものの研修の準備期間がほとんどないといった事態にもなりえます。計画が始まったら、できるだけ早めに提出しましょう。
稟議書には基本フォーマットがある
以上が稟議書の基本的な内容と押さえておきたいポイントです。
稟議書は基本の形が決まっていますので、インターネット上で探せばフォーマットなども見つかるかと思います。
内容に漏れがあるとそれだけで判断材料が足りず、承認が下りないといったこともあるので、提出前に必ず確認しましょう。
