社員が遅刻や早退、欠勤など繰り返す場合は、まずは原因を明確にした上で、状況に応じた対応を取るようにしましょう。
- 本人に責任がある場合
- 本人に責任がない場合
- 心的な病気による場合
いずれの理由にせよ、無断で勤務を怠ることは、社会人としての常識から外れた態度ですので、この場合は、社会人のルールとしてあるべき行動を指導する必要があります。
責任の所在を明確にする
まずは勤怠がルーズになる原因について、責任の所在を明確にします。
本人に責任がある場合とは、寝坊などが原因のケースです。これらは、生活の乱れから生じている場合が多いものですが、頭ごなしに叱責するだけでは根本的な原因にならないばかりか、逆恨みされる可能性もあります。できれば静かに向き合える場所で面談をし、理由を確認した上で、本人に改善策を考えさせ一定期間様子を見るようにします。
一方、本人に責任がない場合とは、電車の遅延や家族の病気などが原因のケースです。本人に起因する原因ではないので、ある程度は許容する必要があります。しかし頻繁になれば、その他の社員への負担もかさみ、不満が生まれやすくなります。場合によっては、通勤経路の変更や負担の少ない業務への変更などを、本人に検討させる必要があるでしょう。
心的な病気による場合
もっとも気を配りたいのが、本人が自覚していない心的な病気によって、勤怠が疎かになっている場合です。
これまで勤務態度に問題がなかった社員で、急に遅刻が増えるなど様子がおかしい場合は、うつ病や起立性調節障害などを発症している可能性もあります。まずは丁寧なヒアリングを行い、場合によっては受診を勧めることも検討しましょう。
ただし、受診を勧める場合は、本人に過剰な不安を抱かせないことが大切です。上司として心配していることや、会社のルールとして受診の必要性があることなどを伝え、理解してもらうよう配慮が必要です。
必ず記録を残す
勤怠管理では、後々のトラブルを避けるためにも、必ず記録を残すようにしましょう。タイムレコーダで勤怠のチェックをすることはもちろん、面談調書を取っておくことも有効です。
記録を蓄積することで、似たようなケースの対応もスムーズにできるようになり、対応の平等性も保ちやすくなります。
