採用管理システムとは、求人情報の更新や求職者管理、選考状況の管理から各担当者の評価までを一括で行えるシステム。採用管理システムのメリットなどについて解説します。
１．採用管理システムとは？
採用管理システムとは、求人情報の更新や求職者の個人情報管理、選考状況や各担当者の評価をシステム上で管理できるシステム。「ATS（Applicant Tracking System）」とも呼ばれます。膨大な求職者を数少ない採用担当者で対応していくにはタスクが多く、煩雑な作業になりますが、採用管理システムを導入すれば採用活動の負担を軽減できます。
採用管理とは？
採用管理とは、求人情報の掲載から採用までの一連の流れを管理すること。具体的には以下の業務が挙げられます。
- 求人情報の更新
- 個人情報の管理
- 面談設定
- 選考状況の進捗
新卒採用と中途採用、またアルバイトや契約社員と正社員など、採用の目的や雇用形態によって管理すべき項目が異なります。
ATS（Applicant Tracking System）
ATS（Applicant Tracking System）とは「Applicant（面接者）」「Tracking（管理）」「System（システム）」の略称であり、日本語で「面接者管理システム」の意味を持ちます。もともとは「応募者追跡システム」や「面接者管理システム」と呼ばれ、採用活動の一部を支援することを目的としていました。現在は応募から入社までの採用プロセス全体を管理でき、AIなどによる分析まで行えるシステムも登場しています。
採用管理システムの導入が進んだ背景
近年の人材不足による採用難が続く日本では、採用活動に力を入れる必要があります。採用管理システムの導入が進んだ背景には、ITテクノロジーの発達だけでなく、時代の変化も影響しています。ここでは、採用管理システムの導入が進んだ背景について説明します。
インターネットの普及
インターネットによる応募数の増加が、採用管理システムの普及に影響していると考えられます。インターネットの普及により、求職者はどこにいてもスマートフォンで求人を検索して応募が可能です。応募自体が従来よりも気軽にできるうえに、ネット上で掲載できる求人サイトも増加。応募数の増加に対応するために採用側も早急な採用活動が必要となり、採用プロセスをスピーディーに一括管理できる採用管理システムが多くの企業で導入されたのです。
労働力不足による人材、採用難
労働人口の減少や労働力不足による人材不足も採用管理システムの導入増に影響しています。採用難が続く現代で優秀な人材を確保するには、より一層採用活動に力を入れて取り組まなくてはなりません。1名でも多くの優秀な人材を確保するためには、1名でも多くの求職者を募り、できるだけ選考に進ませる必要があるのです。人材を確保するためのスピーディーな対応が必要となったことが、採用管理システムの導入につながったといえるでしょう。
業務効率化などコスト削減の波
採用活動には膨大な業務が発生するため、業務効率化が実現できる採用管理システムはコスト削減に役立ちます。採用活動で生じる一連の業務は、基本的に人事採用担当者の負担となります。採用活動が集中する1月から3月などは、残業時間が大幅に増える人事担当者も少なくありません。採用管理システムを導入すれば、人事担当者の負担を減らし、かつ人的コストの削減を実現できるのです。
採用管理システムの充実した機能
採用管理システムには、採用活動を円滑にするために充実した機能がいくつも備わっています。ここでは具体的にどのような機能が備わっていて何ができるのか、採用管理システム導入するための検討材料として確認していきましょう。
求人情報管理機能
求人情報管理機能では、以下のような社内でのみ公開する情報の一括管理が行えます。
- 求める人材の条件
- 求人情報の募集要項や募集期限
- 採用予定人数と実際の採用人数
- 公開した求人媒体とその数
ほかにも、自社ホームページで行った求人情報と他社の採用ページで行った求人情報を一元管理できる場合もあります。
求職者情報管理機能
求職者情報管理機能では、以下のような応募者情報の一括管理が行えます。
- 求職者の年齢や性別
- 電話番号やメールアドレス
- 過去の職務経歴や履歴書
これらの求職者情報をシステムで管理すれば、求職者への連絡や採用担当者同士の情報共有がスムーズになります。またシステムには、基本的にセキュリティ機能が搭載されているため、個人情報の漏えい防止にも有効です。
選考管理機能
選考管理機能では、採用管理システムにおいて面接日の設定や選考状況の連絡が行えます。システムから直接求職者へメールを送ることも可能なので、求職者とのやりとりが簡略化できるのがメリットです。また複数の求人媒体を利用していると日程調整が複雑になり、面接のダブルブッキングや抜け漏れが発生しかねません。採用管理システムを活用すれば、日程に関してのヒューマンエラーを防ぎやすくなるのです。
内定者管理機能
内定者管理機能では、内定の通知や内定後の連絡やフォローなどを行えます。苦労して選考を進めて内定者を出しても、内定者に辞退されては人材を採用できません。辞退を防ぐためには、コミュニケーションを取りながら内定者をフォローする必要があります。そのため近年では、内定者を心理的にフォローするためのコミュニケーションツールが搭載されているシステムも登場しています。
２．採用管理システムのメリット
採用管理システムを導入するメリットには、以下の4点が挙げられます。
- 情報を一元化できる
- 求職者を取り逃がさない
- 採用活動を効率化できる
- 人的ミスの防止
ここでは採用管理システムを導入するメリットについて詳しく説明します。
採用業務の効率化
情報の管理や面接日程の調整といった煩雑な作業をシステム上で一括管理できるため、採用業務が効率化します。さらに求職者や内定者へ送るメッセージなどをまとめて送信する機能や、面接などの評価をまとめて管理する機能などがあれば、複数の求人媒体で求人募集を行っていたとしても採用活動業務がスムーズに進められるでしょう。
求職者情報の一元化、見える化
求職者の過去の経歴や面接時の担当者評価などを一括で見ることができます。採用の合否を決定する時はもとより、採用活動において求職者が複数いる場合は、人事担当者同士で相談する際に候補者となった人材同士の情報の共有が必要です。採用管理システムでこれらの情報を一括管理すれば、これらのプロセスが効率化できるでしょう。
迅速な情報発信
求人情報や採用ページの更新などをシステム上でまとめて行うことが可能です。採用活動は人材が必要になったときに行われることがほとんどであるため、求人情報を迅速に発信することが重要となります。採用管理システムに求人情報や採用ページのテンプレートが用意されていれば、文面をいちから作成する手間を省けます。急に人材不足が発生しても、スピーディーに募集を開始できるでしょう。
人的ミスの予防
手作業で起こりやすい人的ミスを予防できます。採用活動の人的ミスでは、求人者への連絡漏れや面接のダブルブッキング、メールやファイルの誤送信などが挙げられるでしょう。また採用活動では応募者の膨大な個人情報を扱うため、情報漏えいなどのミスには細心の注意を払わなければなりません。採用管理システムのメールの自動返信機能やスケジュール管理機能などを活用すれば、このような人的ミスを防止できます。
３．採用管理システムのデメリット
メリットが豊富にある採用管理システムですが、一方で導入コストや社員教育などが必要になる点はデメリットです。ここでは採用管理システムを導入するデメリットについて説明します。メリットと比較検討して、採用管理システム導入の検討材料にしましょう。
ランニングコストの負担
クラウド型の採用管理システムを導入する場合、初期費用と月額もしくは年額によるランニングコストが発生します。月額の費用相場は2万円から10万円前後ですが、登録する人数によって価格が変わる料金形態を導入しているシステムが多いようです。ほかにはオプション料金やサポート料金などが発生する可能性があります。
システムに慣れる時間が必要
社員がシステム操作に慣れるまで時間がかかり、採用管理システムを導入してもすぐには業務が効率化しないこともあります。場合によってはシステムの操作を学ぶための教育が必要となるかもしれません。できるだけ操作が簡単なシステムを選ぶと慣れる時間を短縮できるでしょう。
少数採用には不向き
少数採用の場合には無駄にランニングコストが発生してしまい、採用管理システムの費用対効果が下がる可能性があります。採用管理システムは、あくまで膨大な応募者を対応していく採用業務の手間を軽減するためのシステムだからです。自社の採用人数を振り返り、採用管理システムが本当に必要かを検討しましょう。
４．採用管理システムを選ぶポイント
採用管理システムには、さまざまな形態のシステムがあります。採用人数や自社のシステムとの兼ね合いを考えて、最適なシステムを選ぶことが大切です。ここでは採用管理システムを選ぶ際のポイントについて説明します。
オンプレミス型、クラウド型のどちらかを選ぶ
採用管理システムには、大きく分けてオンプレミス型とクラウド型の2種類があります。オンプレミス型はすでに自社のサーバー設備があり、初期費用のみを払って採用管理を行いたい場合におすすめです。クラウド型は初期費用を抑えて採用管理を行いたい企業に向いています。
オンプレミス型とは？
オンプレミス型とは、自社サーバーを構築して採用管理システムを運用する形態。導入段階で運用サーバーがない場合はサーバーの設置から始め、必要に応じてシステムの開発やソフトのインストールなどが必要です。初期コストは増大しますが、導入後は自社のサーバー内で管理や運用を行っていくので月額費用は発生しません。データを自社内で管理できるため、セキュリティ面もクラウド型より安心だといえます。
クラウド型とは？
クラウド型は、インターネット上で運用されている採用管理システムを契約して利用する形態。インターネット上にデータを保管して採用管理を行うため、契約のみですぐに導入できる点と、自社のサーバーで運用を行わずローコストで採用管理を行える点がメリットです。導入にあたっての設置費用など初期費用は発生しませんが、月額利用料金がかかります。
雇用形態から選ぶ
採用管理システムを選ぶ際には、採用したい人材の雇用形態から選ぶ方法もあります。採用管理システムには、アルバイト採用に特化したものや中途採用に特化したもの、派遣社員の採用管理に特化したものなどがあるためです。たとえばアルバイトに特化したシステムでは、採用サイト作成時に「勤務時間帯」や「通いやすさ」などの検索条件を設けられます。自社で採用したい雇用形態に応じて、最適な採用管理システムを選びましょう。
機能で選ぶ
必要となる機能から採用管理システムを選ぶことも大切です。たとえば求人管理だけ行いたいのであれば、求人情報や応募者情報の管理に特化した採用管理システムを導入すればよいでしょう。採用活動全般をシステムで管理したい場合は、採用活動を全般的に管理してくれるシステムが必要です。募集から入社までの採用活動プロセスと各プロセスで行う作業を整理しておくと、必要な機能が明確になるでしょう。
他システムとの連携のしやすさで選ぶ
自社で扱っている既存のシステムとの連携しやすさも採用管理システムを選ぶ際のポイントです。採用管理システムのなかには、面接システムやスケジュール管理システム、採用後の労務管理システムやコミュニケーションツールなどと連携できるものがあります。すべてのシステムやツールと連携できるとは限らないので、連携するシステムやツールの優先順位をあらかじめ決めておきましょう。
操作性で選ぶ
採用管理システムを導入したものの、操作が困難で業務が滞ってしまえば本末転倒です。「検討している採用管理システムのホームページでデモンストレーター動画を見る」や「無料トライアル期間を利用する」などの方法で、操作の難易度を確認しておきましょう。また操作で不明な点やエラーが発生した際のサポートが充実しているかも確認しておくと安心です。
データ分析力で選ぶ
このようなデータ分析力の優れた採用管理システムを導入すれば、自社の採用活動の見直しや改善に役立ちます。たとえば「エントリー数」や「応募者数」、「途中辞退率」や「辞退者」、「不合格者数」などさまざまなデータの集計や分析が可能です。採用効率が悪い場合は、これらのデータが採用プロセスのどこに問題があるのかを見つけるヒントになりえます。
セキュリティで選ぶ
膨大な個人情報を扱う採用活動においては、セキュリティも重要です。セキュリティ機能では、暗号化通信やファイアウォール、IPS（不正アクセス遮断システム）など外部からの漏えいを防ぐ機能と、アクセス権限やパスワード管理機能など内部からの漏洩を防ぐ機能が挙げられます。なおセキュリティ面に特化したい場合は、自社サーバーに情報を保管するオンプレミス型を選ぶことをおすすめします。
コストで選ぶ
採用管理システムを導入する際に、コスト面も考慮しなければなりません。システム選びでは、初期費用や月額利用料金、オプション料金やサポート料金など、運用後までのコストを比較する必要があります。またシステムの機能が豊富であるほど利用料が高額になりがちです。自社で必要な機能が利用を洗い出し、それらの機能を搭載したうえで予算内に収まるかが選定のポイントとなるでしょう。
求職者の使い勝手から選ぶ
採用側にとって使い勝手がよいだけでなく、求職者にとっても利用しやすいシステムを選びましょう。求職者は応募から選考まで、採用管理システムをとおして求人情報の閲覧や担当者との連絡をすることになるからです。求職者にとって使い勝手の悪いシステムでは、「応募項目が多くて面倒だ」「応募のやりかたが分かりにくい」などと敬遠されるおそれがあります。募集率の低下や辞退者の増加を招かないためにも、求職者が使いやすい採用管理システムを選ぶことが大切です。
５．12の採用管理システムを比較
ここでは、昨今注目される12の採用管理システムについてご紹介していきましょう。
完全無料で使える採用管理システム
昨今の採用管理システムは、「完全無料」で利用できるものから「一部有料」「有料」といったものまでさまざまです。まずは、「完全無料」で利用できる採用管理システムをご紹介します。
リクナビHRTech
「リクナビHRTech」はデータの保持期間が1年と限られているものの、登録数は無制限です。全エージェントからの候補者情報の自動登録が可能で、さらに情報更新も一覧画面から簡単に実行できます。
また求人やエージェント別に分析できるため、蓄積された情報を将来的な採用に活かすことも可能。選考後の振り返りができるのも魅力です。2019年度にグッドデザイン賞を受賞しました。
engage
「engage」は無制限の求人掲載が可能で、自社採用ページの作成や応募者の管理などのさまざまな機能を完全無料で利用できる採用管理システムです。
特徴は、IndeedやLINEキャリアへの自動掲載、Googleしごと検索、Yahoo！しごと検索、エン転職ユーザーへのスカウト、FacebookやTwitterなどと連携しており、応募集客へのサポートも手厚いこと。現在、国内の20万社が利用する人気の採用管理ツールです。
一部無料、有料で独自の特性を持つ採用管理システム
続いて「一部無料」「有料」で利用できる採用管理システムをご紹介しましょう。上記で説明した「完全無料」のものと比べて、独自のシステムや特性が際立っていることがこれらの魅力と考えられています。
ZOHO RECRUIT
「ZOHO RECRUIT」はさまざまな企業の採用ニーズに対応可能な機能が充実した採用管理システムです。応募者の履歴書の解析やデータを取り出すための機能、コミュニケーションツールなどさまざまな機能が備わっています。
また求人期間の短縮化や従業員の定着率アップを目指しており、カスタムキャリアページや従業員推薦ポータルの作成により候補者を適切に管理できるのです。料金は2,700円からとなっています。
TalentCloud
「TalentCloud」は候補者のリストを一本化し、随時オファーできる採用管理システムです。タレントプールはCSVで一括登録することも可能。スマホ対応の採用サイトやブログを簡単に作成できるので、外注費用などの削減も目指せます。
低コストで効果的にブランディングできるので、求職者の入社意向のアップを図りたい企業には魅力的な採用管理システムでしょう。リファラル採用も可能で、料金は20,000円からとなっています。
GoQ（ごくー）採用管理
「GoQ（ごくー）採用管理」は採用サイトの制作だけでなく、Indeedへの求人掲載、応募者の情報管理が一つになったパッケージ型採用管理システムです。写真や文章を用意するだけで、簡単に採用サイトを作成できます。
ドメインの取得は不要なので採用担当者の負担を減らすことも可能。応募者の情報管理、内定通知書の作成など多種多様な業務を管理画面で実行できるので、低コストで効率の良い採用活動をサポートするシステムといえるでしょう。料金は19,800円からです。
jinjer採用
「jinjer採用」は新卒からキャリアまでの採用業務の応募者情報を蓄積し、リアルタイムでデータの管理・分析ができる機能を備えた採用管理システムです。人事カテゴリーにおけるさまざまな情報を集積し、ブラックボックス化された人事データを見える化します。
人事戦略のサポートにアプローチし、採用だけでなく、経費や労務、勤怠やコンディションなどの情報の一元管理も可能です。料金は1人当たり300円からです。
インタビューメーカー
「インタビューメーカー」はweb上の面接に特化したサービスが特徴の採用管理システムです。時間や場所を選ばずに面接できるため、従来必要だった出張や会場手配などのコストや時間、手間が削減できます。
一方で応募者は自宅にいながらにして面接ができるため、精神的・物理的なハードルが下がりやすく、応募者数や面接実施率がアップする可能性も高いです。さらにスケジュールや応募者の管理も可能です。料金は39,800円からとなっています。
リクオプ
「リクオプ」はブランドや店舗のファンが応募する採用サイトと、採用率の向上を効率的に図る管理機能を併せ持つ、アルバイト・パート採用に特化したクラウド型採用管理システムです。
応募者の増加や採用業務のスムーズ化、採用コストの減少にアプローチし、採用活動におけるさまざまな課題を解決へ導く機能が搭載されています。さらに採用サイト作成だけでなく求人案件や面接日程の管理、SEOなど多種多様な機能を備えているのです。
HERP ATS
「HERP ATS」は各求人媒体に反映させた情報を一括で確認できる採用管理システムです。
一般的な日本企業の採用活動では、採用に関わるほとんどの業務が人事や採用担当に集中する傾向にありました。「HERP ATS」は現場の社員やスタッフが採用活動に参加し、採用担当は現場が円滑に業務できるようにサポートするという仕組みになっているのです。
さらに求人票の作成やSlackの連携など多彩な機能を有しています。
ジョブカン採用管理
「ジョブカン採用管理」は応募者の獲得から採用決定までのすべての業務を一元管理する採用管理システムです。自社採用サイトの作成はもちろん、IndeedやGoogleしごと検索へ無料で求人掲載できます。
さらに、各採用サイトや求人媒体など多種多様な経路からの候補者データを一括管理でき、進捗管理やレポートの作成なども可能。その他、メールや電話、チャットなどさまざまなサポートも備わっているのが特徴です。料金は月8,500円から。
HRMOS（ハーモス）採用
「HRMOS（ハーモス）採用」は、ビズリーチが提供するクラウド型採用管理システムです。面接の日程調整や人材紹介会社とのコンタクトなど、採用におけるすべての業務をシステム上で簡潔に実行できます。
また人材紹介会社ごとの紹介実績や選考通過率などを可視化できるので、採用活動の現状把握と分析も円滑になります。さらにデータに基づく課題の設定やKPIの設定機能も有しているため、より戦略的な採用活動が目指せるでしょう。
Catch bowl
「Catch bowl」は採用コンサルティング会社によって作られた、LINEを活用した新しい採用管理システムです。
求人グループの作成から、メッセージ自動送信、データの自動取り込み、Googleカレンダーとの連携、選考イベントやタスクを管理する機能などを有しています。
採用コンサルタントという視点ならではの「本当に必要な機能」のみが搭載されており、無駄のないより効率的な採用活動を目指せるでしょう。料金は50,000円。
