スキル管理とは、従業員が持つスキルや知識、能力を可視化し、組織全体で効果的に活用するために一元的に管理する仕組みです。従業員の強みや弱みを可視化することで、適材適所の人材配置や、スキルギャップを埋めるための育成・採用計画を立てやすくなります。
この記事では、スキル管理の基本や導入メリット、成功のポイントについて解説します。スキル管理システムや導入事例についても紹介するのでぜひ参考にしてみて下さい。
目次
１．スキル管理とは？
スキル管理とは、従業員一人ひとりが持つスキルや知識、能力を見える化し、組織全体で効果的に活用するための一元管理の仕組みです。具体的には、従業員の専門知識や技術力、経験、資格などを整理してデータベースに登録し、組織内で共有できるようにします。
これによって、適材適所の人材配置が可能になり、育成計画もスムーズに進められます。最近では、人的資本を活用した経営の重要性が増しており、スキル管理は企業が競争力を高めるために欠かせないツールとして注目されています。
２．スキル管理の目的
スキル管理の目的は、企業が従業員のスキルを把握し、それを最適に活かすこと。ここでは、スキル管理の目的について詳しく解説します。
従業員がもつスキルを再確認すること
スキル管理の主要な目的の一つは、従業員のスキルを再確認すること。大規模な組織では、個々の従業員が持つ能力を把握することが難しくなりがちです。スキル管理を通じて各従業員の強みや専門性を明確にすることで、潜在能力を持つ人材を見つけやすくなります。
また、スキルマップを作成して組織全体のスキルを可視化することで、必要なスキルの不足を特定し、戦略的な人材育成や採用計画を立案することが可能になります。
従業員を適材適所に配置すること
スキル管理のもう一つの目的は、従業員を適切なポジションに配置すること。従業員のスキルや経験を基に、最も適した業務や役割に配置することで、その能力を最大限に引き出せます。
新しいプロジェクトに必要なスキルを持つ人材を迅速に見つけ、配置することが可能です。また、キャリアパスの設計や異動、昇進の際の判断材料としても役立ちます。適材適所の配置は、従業員の満足度を高め、組織の活性化や人材の定着率向上にもつながります。
３．スキル管理とタレントマネジメントの違い
スキル管理とタレントマネジメントは、どちらも企業にとって重要な人材管理の方法であるものの、焦点を当てているポイントが異なります。スキル管理は、従業員が現在持っている技術やスキルに焦点を当て、それをどう活用するかを明確にするための仕組みです。
一方、タレントマネジメントは、従業員のスキルを明確にするだけでなく、潜在能力や成長の可能性にも注目し、将来的なリーダー育成やキャリアパスの設計も目的としています。つまり、スキル管理はタレントマネジメントに含まれる要素の一つといえるでしょう。
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４．スキル管理のメリット
スキル管理を取り入れると、企業にはさまざまなメリットがあります。ここでは、スキル管理がもたらすメリットについて詳しく見ていきましょう。
- 個人と組織の強みと弱みを把握できる
- 適材適所の人材配置につながる
- 必要な人材を育成・採用できる
- 公正な人事評価ができる
- スキルの継承が可能になる
個人と組織の強みと弱みを把握できる
スキル管理を導入することで、従業員一人ひとりの能力が可視化され、個人と組織全体の強みや弱みを把握しやすくなります。たとえば、特定の技術に強い従業員を把握したり、組織全体で不足しているスキルを確認したりすることが可能です。
このデータを活用して、従業員の成長目標を立てたり、組織全体のスキル向上計画を策定したりすることが容易になり、組織の競争力を高められます。
適材適所の人材配置につながる
各従業員が持つスキルや経験をデータとして活用することで、最適な役割やプロジェクトに割り当てることが可能です。新規プロジェクトの立ち上げ時や緊急の人員補充が必要な場面でも、必要なスキルを持つ人材を見つけ出せるため、組織の機動性が高まります。
従業員の能力を最大限に活かした人材配置は、業務効率の向上だけでなく、従業員満足度の向上にもつながるでしょう。
必要な人材を育成・採用できる
スキル管理を実施すると、現状の人材にどのスキルが不足しているかが明確になるため、それにもとづいて効率的な人材育成ができます。たとえば、特定の技術スキルが不足している場合には、社内での研修を実施したり、外部から適任者を採用したりといった対策を取ることが可能です。
また、新しい人材を採用する際にも、求められるスキルが明確になることで、採用活動もスムーズに進行し、必要な人材を適切なタイミングで確保できるようになります。
公正な人事評価ができる
スキル管理により、スキルの可視化が進むことで、客観的で公平な人事評価が可能になります。スキルの保有状況やレベルに応じて昇格や昇進、報酬を決定できるので、主観的なバイアスによる人事評価エラーが減少します。その結果、従業員が評価に対して感じる不満も軽減される効果が期待できるでしょう。
スキルの継承が可能になる
スキル管理を通じて、継承すべき重要なスキルを特定できます。とくに、熟練技術者の退職や世代交代が進むなかで、スキルの継承は多くの企業にとって重要な課題です。
ベテラン社員が持つ暗黙の知識を明確にし、計画的に若手社員へ継承することで、企業全体の技術力を維持・向上させることが可能です。
５．スキル管理を実施しない悪影響
スキル管理を行わない場合、以下のようなリスクが生じる可能性があります。これらのリスクが懸念される場合は、スキル管理の導入をぜひ検討してください。
- 必要なスキルを持った人材が不足する
- 社員の意欲が低下する
- 法的および規制上の問題が発生する
①必要なスキルを持った人材が不足する
スキル管理を実施しないと、組織に必要なスキルを持つ人材が不足する事態に陥りやすくなります。とくに技術の進化が速いIT業界などでは、スキル不足が原因でプロジェクトの遅延や品質低下が発生する可能性があります。
また、スキルの不足は組織の成長を妨げ、生産性の低下や重要なビジネスチャンスを逃す原因にもなりかねません。
②社員の意欲が低下する
スキル管理が不十分だと、従業員のスキルや経験が正しく把握されず、適材適所の配置が難しくなります。その結果、従業員の持つスキルと担当業務のミスマッチが発生し、個人の能力を最大限に活かせない状況に陥るでしょう。
たとえば、営業力の高い社員が経理部に配置されるなどの不適切な配置は、業績やモチベーションの低下を招き、最悪の場合、優秀な人材の流出にもつながる可能性もあります。
③法的および規制上の問題が発生する
スキル管理を怠ると、法的および規制上のリスクが増大する可能性もあるため注意が必要です。特定の職種では、法律や業界基準に基づいて特定の資格やスキルが要求されることがあります。
たとえば、第一種電気工事士や危険物取扱資格は、定期的な講習の受講が必要です。また、医師や歯科医師、薬剤師といった医療従事者は、業務の従事状況などを厚生労働大臣や都道府県知事に定期的に報告する義務があります。
スキル管理が不足すると、これらの要件が満たされず、罰金や業務停止、企業の信用低下といった深刻な問題に発展する恐れもあります。さらに、資格の更新漏れによる有資格者不在が原因で、コンプライアンス違反を招くリスクも高まるでしょう。
６．スキル管理の対象となるスキル
スキル管理では、さまざまなスキルが対象となり、「テクニカルスキル」「ヒューマンスキル」「コンセプチュアルスキル」の大きく3つに分類されます。これらは、ハーバード大学のロバート・カッツ教授が提唱した「カッツモデル」にもとづくものです。
テクニカルスキル
テクニカルスキルは、業務を遂行するために必要な専門的な知識や技術です。職種ごとに必要とされるスキルは異なり、下記のようなスキルが該当します。これらのスキルは、特に現場レベルの管理職や専門職に重要です。
- 営業職：商品知識、マーケティングスキル、提案力
- 事務職：パソコン操作スキル、資料作成力、事務処理能力
- 企画職：データ分析力、市場理解
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テクニカルスキルとは、与えられた業務を適切に遂行するために欠かせない知識や技術、能力のことです。ビジネスパーソンに欠かせないとされるテクニカルスキルについて、見ていきましょう。
１．テクニカルスキル...
ヒューマンスキル
ヒューマンスキルは、人間関係を円滑にするためのスキルです。例えば下記が該当し、これらのスキルは、すべての従業員に必要な能力といえます。
- コミュニケーション能力
- チームワーク
- リーダーシップ
- プレゼンテーション能力
さらに、ヒアリング力やコーチング力、交渉力などは、組織のスムーズな運営には欠かせません。ヒューマンスキルの評価は、どうしても主観的になりやすい傾向にあるものの、360度評価のような方法を使うと、より客観的に多方面から評価できます。
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コンセプチュアルスキル
コンセプチュアルスキルは、組織全体を俯瞰し、複雑な状況を分析・理解する能力です。特に管理職や経営層に求められるスキルで、全体を見渡しながら適切な判断を下し、組織の方向性を導く役割を果たします。たとえば以下のスキルが該当します。
- 戦略的思考力
- 問題解決能力
- クリティカルシンキング
- 創造性
- 俯瞰力
コンセプチュアルスキルの評価は難しい面がありますが、戦略立案の質や問題解決の実績などから判断することが可能です。
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７．スキルマップとは？
スキルマップは、組織内の従業員が持つスキルや能力を可視化するためのツールです。各従業員のスキルレベルや習得状況を一覧形式で示すことで、誰がどの分野でどのようなスキルを持っているかをかんたんに確認できます。
縦軸にスキル項目、横軸に従業員名を配置した表形式で作成し、各セルにスキルレベルを記入するのが一般的です。
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８．スキルマップのテンプレート
厚生労働省は、「職業能力評価シート」という名称で、スキルマップのテンプレートを提供しています。職種や業種ごとに必要なスキルや能力が網羅されており、特定の職業や業界に適したスキルセットを体系的に管理できるように設計されています。
テンプレートは、エクセル形式でダウンロードできるので、自社の状況に合わせてカスタマイズして活用するのがよいでしょう。
事務系職種のスキルマップテンプレート
事務系職種では、下記の職種に対応するスキルマップテンプレートが用意されています。
- 人事・人材開発・労務管理・生産管理・ロジスティクス
- 経営戦略、情報システム、営業・マーケティング・広告
- 企業法務・総務・広報、経理・資金財務、経営管理分析・国際経営管理、貿易
業種別のスキルマップテンプレート
業種別では、下記に対応する業種のスキルマップテンプレートが用意されています。
- エステティック業
- 警備業
- 葬祭業
- ディスプレイ業
- 外食産業
- フィットネス産業
- 卸売業
- 在宅介護業
- スーパーマーケット業
- 電気通信工事業
- ホテル業
- ビルメンテナンス業
- アパレル業
- ねじ製造業
- 旅館業
- ウェブ、コンテンツ制作業
出典：厚生労働省「キャリアマップ、職業能力評価シート及び導入・活用マニュアルのダウンロード」
９．スキル管理の方法
スキル管理を効果的に実施するには、以下の5つのステップで進めていきましょう。
- スキル管理の目的を決める
- 詳細なスキル項目を決める
- スキルレベルを設定する
- スキルマップを作成する
- スキルデータを評価・更新する
①スキル管理の目的を決める
まず、組織としてスキル管理を行う目的を明確にします。自社の現状を分析し、企業が今後進むべき方向や、スキル管理をどのように活用していくかといった目標を設定しましょう。スキルマップの目的には、以下のようなものが考えられます。
- 適材適所の人材配置
- 効果的な人材育成、採用
- 公平な人事評価
- 従業員のモチベーションアップ
- 組織の競争力強化
②詳細なスキル項目を決める
次に、組織に必要なスキルを洗い出し、具体的な項目として定義します。この際、現在必要なスキルだけでなく、将来的に重要になると予想されるスキルも含めて検討するのがポイントです。どのスキルを対象とするかは、企業の業種や業務内容によって異なります。
たとえば、「プログラミングスキル」を評価する際、「Pythonを使ってWebサイトのアクセス解析ができる」や「Javaで基本的なアプリケーションを開発できる」など、具体的な項目に細分化すると効果的です。
各部門の意見を取り入れることで、より実態に即したスキル項目を設定できるでしょう。
③スキルレベルを設定する
スキル項目が決まったら、それぞれのスキルに対して習熟度を示すレベルを設定します。3〜5段階程度のレベル分けにすることが一般的です。スキルレベルの定義例を紹介します。
- レベル1：対象業務の経験がない
- レベル2：サポートを受けながら対応できる
- レベル3：時間をかければ一人で対応できる
- レベル4：問題なく一人で対応できる
- レベル5：他者に指導できる
④ スキルマップを作成する
スキル項目とレベルにもとづき、スキルマップを作成します。スキルマップにより、組織全体のスキル分布や個々の従業員の強み・弱みを視覚的に把握できます。とくにチーム編成やプロジェクトの人材選定において、スキルマップは非常に有効なツールです。
また、従業員自身も自分のスキル状況を把握しやすくなるため、スキルアップに向けた動機づけにもつながります。
⑤スキルデータを評価・更新する
作成したスキルマップは定期的に評価・更新することが重要です。従業員のスキルは、業務経験や研修を通じて成長していくため、定期的にその状況を見直す必要があります。また、技術の進歩や事業環境の変化に応じて、スキル項目自体の見直しも必要になるでしょう。
評価や更新を怠ると、スキル管理が実態と乖離してしまい、適切な人材配置や育成が難しくなるため、継続的な管理が求められます。
１０．スキル管理を成功させるポイント
スキル管理を成功させるために、以下の3つのポイントを押さえましょう。
明確な評価基準を設ける
スキル管理を成功させるためには、評価基準を明確にすることが欠かせません。評価基準が曖昧であると、従業員のスキルレベルを正確に判断できず、公平な評価が難しくなります。
評価基準は、具体的な行動や成果を基に設定し、誰が評価しても同じ結果になるよう心がけましょう。明確な基準により、従業員の自己評価と上司の評価のズレを最小限に抑え、公平性を担保できます。
また、従業員にとっても次のステップが明確になり、モチベーション向上につながります。
スキル管理で確認すべきポイントを押さえる
スキル管理をすべきポイントとして、以下があります。これらはスキル項目を設定する際に考慮すべき重要な要素です。
| 業務遂行に必要なスキル | 実務的なスキルにくわえ、コミュニケーション能力なども含める |
| 業務経験やキャリア | これまで担当したプロジェクトの経験や担当した役割、他社での職務経験など |
| 保有資格 | 業務に関連する資格の有無、取得した年月日、更新時期など |
| 研修履歴 | 研修や外部のセミナーの受講履歴など |
タレントマネジメントシステムを活用する
大規模な組織や複雑なスキル体系を管理する場合、タレントマネジメントシステムの活用が非常に有効です。このシステムを使用することで、スキルデータの一元管理、リアルタイムでの更新、グラフの自動生成などが可能になります。
また、従業員の自己評価や上司による評価の入力、キャリアパスの可視化など、スキル管理に関連する様々な機能を統合的に利用できます。
システムの導入により、人事部門の業務効率化だけでなく、従業員のスキル向上への意識づけや、組織全体のスキルマネジメントの質を向上させる効果も期待できるでしょう。
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１１．スキル管理システムとは？
スキル管理システムは、従業員のスキルや知識情報を一元管理し、可視化するためのツールです。とくに従業員の数が多い企業や、スキルの多様性が求められる職場での活用が進んでおり、企業全体のパフォーマンスを向上させるための重要なツールとして注目されています。
スキル管理システムの主な機能
スキル管理システムの主な機能には、以下のようなものがあります。
- スキルデータの登録・管理
- スキルマップの作成・可視化
- 評価機能（自己評価・上司評価）
- キャリアパスの設計支援
- 教育・研修の管理
- 検索・分析機能
- eラーニングと講座研修の一元管理
これらの機能により、組織全体のスキル状況を把握し、戦略的な人材育成や配置が可能になるでしょう。
スキル管理システムの導入効果
スキル管理システムの導入により、以下のような効果が期待できます。
- 人材の適材適所の配置
- 効率的な人材育成
- 客観的な評価基準の確立
- 公平で透明性のある評価
- キャリア開発支援
- 組織の競争力強化
従業員のスキルを可視化するだけでなく、スキルを総合的に管理し、組織運営の効率化や人材育成に役立てることが可能です。
スキル管理システムの導入事例
さいごに、スキル管理システムの企業導入事例を紹介します。
ジャパンシステム株式会社
ジャパンシステム株式会社では、社員が増え、テレワークも普及する中、社員のスキルや経歴管理がExcelでバラバラに行われ、情報の可視化に課題を抱えていました。また、各部門間でのデータの一元化が進んでいないことも問題でした。
そこで、スキル管理システム「カオナビ」を導入し、社員のスキルや業務経歴を顔写真と共に可視化。この結果、新入社員の上司や配属状況が簡単に確認でき、管理職のマネジメント意識も向上。
社員のつながりや働きぶりを一目で把握できるようになり、人財育成にもつながっています。さらに、組織変更や異動がスムーズに行えるようになり、評価制度の効率化やペーパーレス化も実現しました。
参照：株式会社カオナビ「社員の顔もスキルもキャリアプランも、可視化することが人を動かす」
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