社員情報の管理を楽々クラウド化。
クラウド型のデータベースで社員情報を一元化＆見える化します。
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社員情報管理は人事・労務管理の基礎です。社員情報管理システムによる業務の自動化・効率化と効果について説明します。
目次
１．社員情報管理システムとは？
社員情報管理システムとは、人事や労務に関する社員情報をクラウドやWeb上で一元管理するサービスのこと。
HRテクノロジーの進化と人材戦略の重要性の高まりを受け、氏名や所属などの基本情報だけでなく、評価履歴や個人の資質についての情報までを蓄積・分析できるものが増えています。
どんな目的で導入されているのか
社員情報管理システムを導入する目的は、社員に関する膨大なデータを一括管理して業務負担を減らすこと。
情報の検索・分析・共有がスムーズになるため、そのぶんのリソースを人材戦略立てや労働環境改善など、ほかの業務に活用できます。また精度の高い人事計画を練ることも、可能です。
社員情報管理システムは、一括管理している膨大なデータを活用してこそ本領を発揮します。
カオナビはクラウド型のデータベースで社員情報を一元化＆見える化し、人材戦略や労働環境改善など幅広い業務に活用できる環境を構築！クラウド型なので、常に変化する社員情報も鮮度と解像度を保って管理することが可能です。
既存システムとの連携や社内アンケート・サーベイの実施、評価運用の効率化などあらゆる人事・労務業務に役立つ機能を豊富に備えています。
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２．社員情報管理システムでできる社員情報管理とは？
社員情報管理システムを使うと、人事管理と労務管理を集約できます。集約した情報は、「人事評価」「育成や教育」「雇用」など、企業活動におけるさまざまな業務で活用可能です。また情報の閲覧や検索、共有などもスムーズに進められます。
社員情報管理の目的
企業活動は「ヒト」「モノ」「カネ」「情報」の経営資源で成り立っています。なかでもヒトつまり人材は、ほかの経営資源と深く関係する要素です。
個々の社員情報を適切に収集すると、社員の能力を高める人材育成や人員配置などに活用できます。育った優秀な人材によって経営資源が増強されるため、さらなる企業展開も実現できるのです。
ここでは社員情報管理の目的について、具体的に見ていきます。
- 社員への適切な評価
- 社員の育成
- 労務管理
①社員への適切な評価
社員一人ひとりが意欲高く仕事に取り組めれば、組織の生産性も高まります。そのためには、公平かつ適正な評価をして、社員のモチベーションを高水準で維持することが必要でしょう。
社員情報管理には目標や実績、周囲からのフィードバックといった人事評価情報も含まれているため、それぞれの社員の資質や成長ステージに合った業務や教育の環境整備にも役立ちます。
②社員の育成
収集する社員情報は基本情報だけではありません。社員の個人目標やキャリアパスの希望、スキル、経験なども含まれます。
こうしたデータを管理すると、本人の能力や性質を踏まえたうえで、個々にふさわしいスキルアップやキャリアアップを目指した育成計画が立てられるのです。充分な知識と経験を得た社員は、活躍の場をさらに広げ、自社へ大きく貢献してくれるでしょう。
③労務管理
社員情報管理システムは、「給与計算」「勤怠管理」「社会保険」「雇用保険」などの手続き、つまり労務管理を効率化するのです。各種ワークフロー申請や集計の自動化によって労務担当者の負担が軽減されるでしょう。
昨今、メンタルヘルス管理が叫ばれています。そこで勤怠状況を分析すると、社員の健康状態を推察できます。「体調やメンタルの不調による休職や離職を未然に防ぐフォロー体制の構築」「労働環境改善」にも役立つでしょう。
そして、人事・労務管理の効率化と質向上は、組織全体のパフォーマンス向上に直結します。
社員情報管理システム「カオナビ」なら、社員情報を一元管理して効率的かつ発展的な人事・労務管理を実現！
鮮度と解像度を保った社員情報を適材適所な人材配置や戦略的な育成、適切な評価に活用できるだけでなく、さまざまな既存システムと連携できることで質の高い労務管理に取り組めます。
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３．社員情報管理システムの機能・できること
社員情報管理システムは、社員情報を「収集」「管理」「検索」「分析」できるほか、「SNSのように使える社内コミュニケーション機能」「タスク管理」「リマインド機能」などが備わったものも。いずれも社員の働きや交流を円滑にできる機能です。
ここでは社員情報管理システムの機能・できることについて、具体的に見ていきます。
- 能力やスキルの可視化
- 情報の分析や抽出
- セキュリティの強化
①能力やスキルの可視化
社員情報管理システムには、社員の「保有スキル」「資格や経験」「人事評価の履歴」「性格や価値観」などをリンクさせて登録できる機能があります。
これらの情報を活用すれば、それぞれの社員がどのような業務や分野に適性があり、どのようなことにやりがいを感じるのか、分析可能です。分析結果は、適切な人員配置やプロジェクトメンバーの選出、研修プランの企画実行などにも活用できるでしょう。
②情報の分析や抽出
社員の人となりや能力、経験をつぶさに記録しておくと、人事戦略で求められる人材を容易にピックアップできます。
「売上」「目標達成率」「スキル」「資格」「周囲の評価」「本人の性質」など資質や能力なども掛け合わせて横断的に検索できるため、より成果に結び付く人員配置が実現しやすくなるのです。面談や雑談などから得た情報なども記録しておくとよいでしょう。
③セキュリティの強化
社員情報管理システムで個人情報を管理する際、セキュリティ対策は必須です。
システムによるものの、「操作履歴を自動記録する機能」「情報の暗号化」「閲覧制限」「2段階認証設定」などを利用できるものも。
またクラウド上にデータベースを作るため、紙ファイルやPCデータのように持ち出しや転送共有による情報漏えいリスクを軽減できます。
カオナビは、社員情報の収集・管理・検索・分析ができるほか、顔写真付きのデータベースで社内のコミュニケーション活性化にも役立つ社員情報管理システムです。
能力やスキルをはじめとした社員情報が一元化＆見える化することで、適切な評価や適材適所な人材配置、個々に即した育成プランの立案に役立ちます。
さらに、クラウド型のデータベースなので常に変化する社員情報も手軽に更新でき、万全のセキュリティ体制のもと情報漏洩のリスクも抑えて質の高い社員情報管理を実現します！
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４．社員情報管理システムの導入メリット・効果
社員情報管理システムを導入すると、どのようなメリット・効果が得られるのでしょうか。下記の3点について見ていきます。
- 人材育成をスムーズに進められる
- 過去のデータ管理がしやすい
- ミスを減らせる
①人材育成をスムーズに進められる
社員情報に個々のスキルや知識、経験を記録するため、適材適所の人員配置と育成計画の立案がしやすくなります。優秀な社員には相応の業務やポジションを用意できますし、期待水準に満たない社員には個別にカスタマイズした人材育成を計画できるでしょう。
社員情報にもとづいて「フォローアップ面談や研修の実施」「資格取得の支援」などを使い分けると、効果的に人材育成できます。
②過去のデータ管理がしやすい
社歴が長くなればなるほど社員数が増えるため、社員情報が増大します。紙ファイルでの保管は検索や手間がかかるうえ、更新時に重複管理するリスクが発生するでしょう。
また紙は長期保管に向かず、広大な保管場所も必要です。社員情報管理システムによってクラウドやWeb上で管理すれば同期性に長け、保管や抽出も容易になります。
③ミスを減らせる
労務情報や人事情報を表計算ソフトや手動で管理していると、計算式の誤登録や雇用形態や就業規則・法令改正などによる変更ミスが起こりやすいため、入力作業や確認に工数が割かれます。
社員情報管理システムは「さまざまな雇用形態に合わせた自動計算」「年末調整」「各種申請の電子処理」「法令改正の反映」などに対応できるため、ミスの削減に役立つのです。
組織規模が大きいほど、社員情報管理のミスが発生しやすく、データが膨大になることで活用も難しくなるもの。
顔写真付きのデータベースで社員情報が管理できるカオナビなら、組織の社員情報を感覚的に把握することが可能。
また、クラウド型のデータベースなので常に最新の情報に更新しつつ、過去のデータも蓄積して活用できます。
自動集計機能などで管理ミスも減らしつつ、一元化された情報を活用してスムーズな人材育成サポートします！
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５．社員情報管理システムの主な種類
社員情報管理システムの種類はさまざまあります。「自社にどの種類のシステムが必要か」を知るためにも、それぞれのシステムでできることを知っておきましょう。
- 労務管理システム
- タレントマネジメントシステム
- 評価管理システム
- 採用管理システム
①労務管理システム
労務管理機能がついた社員情報管理システムでは、出勤や退勤、休暇やワークフロー申請などを管理できます。過度な残業や長時間労働、不自然な遅刻・欠勤にいち早く気付けるため、法令順守や社員の健康管理につながるのです。
また労務管理担当者の申請受付、給与計算にかかる手間を削減します。「PCやシステムへのログイン」「交通系ICカード」「生体認証」など、打刻不正の防止策が取られているシステムもあるようです。
②タレントマネジメントシステム
タレントマネジメントとは、社員の潜在能力やスキルを可視化して適した業務やポジションに配置し、より能力が開花するような教育を検討すること。タレントマネジメントシステムは、それを管理するシステムです。
社員の「知識」「資格」「経験」「周囲の評価」を登録しておけば、精度の高い判断ができます。また実績アピールが苦手な社員にスポットライトを当てられるため、優秀な人材が埋もれてしまう状況も防げるのです。
③評価管理システム
評価管理システムでは、社員の「目標」「取り組み内容」「実績」「フィードバックの履歴」などを記録します。社員個人の評価管理のほか、組織全体のバランスや経営戦略に沿った人材育成に役立てるためのデータ収集や分析も行うのです。
さまざまな人事評価方式のフォーマットが登録されている場合も多いので、自社の評価方式に則したシステムを選択するとよいでしょう。
④採用管理システム
採用管理システムでは、「求人掲載」「面接者や応募者書類の管理」「面接スケジュールの管理」「選考状況の管理」など、企業の採用業務をサポートします。
また「求職者情報の共有」「採用状況の可視化」「内定後のフォロー体制」などにも役立つのです。採用管理の効率が上がるため、人員不足などが発生しても迅速に人材を確保できるでしょう。
システムの導入に失敗しないためにも、自社の課題に合わせて適切なシステムを導入することが重要です。
タレントマネジメントに特化した社員情報システム「カオナビ」なら、豊富な既存システムと連携できることで効率的な労務管理を実現するだけでなく、一元管理された人材情報をマネジメント・適切な評価運用・採用に活用することができます。
豊富な機能を備えたカオナビは、多目的に利用できるシステムです。
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６．社員情報管理システムの選び方
これまで見てきたように、一口に社員情報管理システムといってもできることは多種多様です。一体どのように社員情報管理システムを選べばよいのでしょうか。下記3点から解説します。
- 運用中のシステムと連携可能か
- 操作しやすいか
- サポートは充実しているか
①運用中のシステムと連携可能か
社員情報管理システムを検討する際は、「すでに使っているシステムやツールと連携できるか」「データ移行にどの程度の時間と工数が必要か」事前に考慮しておきましょう。
また取り込めるデータ形式の確認も大切です。既存システムからの移行で人的ミスを発生させないためにも、スムーズな連携体制を敷いておきましょう。
②操作しやすいか
「操作はかんたんか」「分かりやすい画面や表記か」「ヘルプページが充実しているか」など、使い勝手についても見ておきましょう。
その際は、デジタルツールが苦手な人や日本語が苦手な人でも使いやすいかを考える必要があります。またPCだけでなく、スマートフォンやタブレットなど複数デバイスで操作可能なシステムを選ぶと、社員情報の収集や更新がスムーズに進むでしょう。
③サポートは充実しているか
社員情報管理システム導入前後のサポート内容も、重要な判断基準のひとつです。
「導入前に、活用方法や設定の相談に乗ってくれるか」「運用開始後に、操作方法の説明やサポートが受けられるか」「サポート方法の種類や受付時間に問題はないか」「サポートを受ける際に費用が発生するか」
これらについて事前にチェックしておくと、よりスムーズな導入と運用がかないます。
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