【早わかり】社員資格管理の目的・項目・システム選定

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社員の保有資格を管理する必要性、データベース構築の目的や活用事例、システムの選び方などを詳しく紹介します。

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１．社員資格管理とは？

社員資格管理とは、社員の保有資格を企業が管理すること。資格は、「国家資格」「公的資格」「民間資格」「社内資格」など、さまざまです。このような資格について、会社でどの社員がどのようなものを保有しているのか、管理するのです。

社員の保有資格を管理すること

社員の保有資格を管理する際、多くは社内の統一したシステムで一括管理します。なぜなら情報を一括管理すると、「適材適所の配置」「人事考課」「目標管理」「採用計画」などに有効活用できるからです。

管理する情報の例としては、「社員の保有資格名」「資格番号」「取得年月日」「更新期限」「資格試験の結果」などが挙げられます。

なかにはこうしたシステムを導入していない、どんなシステムを導入すればいいかわからないとお悩みの企業の多いでしょう。

カオナビなら社員の保有資格をはじめスキルや経験、コンディションなどあらゆる情報の一元化・見える化を実現。さらに管理している情報を用いて、最適な人事配置や採用計画などにも役立つ機能を豊富に備えています。

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２．社員資格管理はなぜ必要？社員の資格を管理するメリット

社員資格管理はなぜ必要なのでしょうか。その理由をメリットとともに解説します。

1. 更新忘れを防げる
2. 業務に必要な資格を持つ社員が見つかりやすくなる
3. 資格手当の計算がしやすくなる
4. 人材の育成・活用に役立つ

①更新忘れを防げる

社員資格を一元管理すると、資格の更新忘れを防げます。ほとんどの資格には有効期限があるもの。業務遂行に必須となる資格の有効期限が切れてしまったら、業務停止になりかねません。

そうしたトラブルを引き起こさないためにも、資格の有効期限が近付いたら、資格保有者に更新手続きをするよう知らせるのです。

②業務に必要な資格を持つ社員が見つかりやすくなる

業務遂行に必要な人材をピックアップしやすくなるため、人員配置作業が効率化します。

社員個々が保有する資格・能力・特性などが一元管理されていれば、人材配置の適材適所をスムーズに行ったり、新規プロジェクトを立ち上げる際、必要な資格やスキルがある人材を迅速かつ適切に配置したりできます。

③資格手当の計算がしやすくなる

給与計算時に、誰にいくら資格手当を支給するかが明確になります。資格手当は、資格を所有する社員に対して会社が支給する、現金の福利厚生です。支給方法は、次の2種類に大別されます。

• 毎月の給与に手当を加算する資格給
• 資格を取得した際のお祝い金として支給する合格報奨金

支給額は、資格の内容や難易度によって異なります。

④人材の育成・活用に役立つ

社員が業務に必要な資格を取得すると、仕事への意欲が向上したりステップアップに必要な目標が明確になったりします。また人事評価や最適な社員配置などにも役立ちますので、会社の発展にもつながるのです。

社員資格管理を徹底することで更新忘れによるトラブル防止や人事業務の効率化だけでなく、適材適所の人材配置や育成とさまざまなシーンでメリットを発揮します。

カオナビなら社員の保有資格などを柔軟設計の人材データベースで一元管理可能！ 人事業務の負担削減だけでなく、社員情報を元にした戦略的な人事配置や育成、キャリア管理などにも役立ちます。

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３．社員資格管理の基本項目と資格以外に管理したほうがよい情報

有資格者の情報をすぐに取り出すためには、どのような項目を登録すればよいのでしょうか。資格以外に管理したほうがよい情報とともに解説します。

1. 基本項目
2. 合わせて管理したほうがよい情報

①基本項目

社員資格管理の基本事項は、下記のとおりです。

• 社員名
• 部署
• 業務遂行に必要となる保有資格名
• 資格番号
• 取得年月日
• 更新日年月日
• 更新期限
• 資格の概要

資格免許証や教育訓練修了証などの証名物、届出や許認可申請の書類などは、画像データとして合わせて管理すると、正確に把握できます。

②合わせて管理したほうがよい情報

合わせて管理したほうがよい情報は、下記のとおりです。

• 業務に直接関連がない資格
• 現在習得を目指している資格

資格や資格取得と一口にいっても、「趣味がきっかけとなって資格を取得するケース」「日常業務に資格そのものは必要なくとも、資格保有者が在籍しているために、新しい仕事や新しい業務を生み出すケース」など、さまざまな状況が考えられます。

また下記のような資格が職場でのコミュニケーションなどに役立つ場合もあるのです。

• 心理学やカウンセリングの知識を身に付けるカウンセラー
• 食育インストラクター
• 介護食アドバイザー

業務に直接関連がない資格

ここでは、今すぐ活用できなくても、今後役立つかもしれないという資格を管理します。

たとえば趣味で取得した資格などを管理すると、「社員の人物像を深く知るきっかけになった」「新しい部門を立ち上げた」などにつながるかもしれないのです。また以下のような資格は、将来的に活躍の機会が訪れるかもしれません。

• MOS資格
• 色彩検定
• 秘書検定
• ITパスポート

現在習得を目指している資格

習得を目指している資格が管理されると、社員のキャリアプランや興味がある分野を把握できます。また社員の希望に沿った人材配置などに活用できる可能性もあるのです。

社員の場合、業務に直接必要なくとも資格取得の勉強をしたために、意外な能力や新たな興味が発見できるかもしれません。さらに刺激や知識を得られ、将来の仕事に役立つスキルとなるかもしれないのです。

このように、資格といっても業務への関連有無や取得背景は人によってさまざま。なかには、現在進行形で資格取得を目指している人もいます。そのため一概に社員資格管理といっても、ただ管理するだけでは社員資格管理のメリットが発揮されません。

基本事項だけでなく、業務に関連がない資格や現在取得を目指している資格も入力するなら、データーベースを柔軟に設計できる「カオナビ」の活用がおすすめです！

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４．社員資格管理にはシステムが便利！管理するシステムの選び方

社員資格管理をする際は、システムを導入すると便利です。システムによって、「事業所や部署ごとに必要な有資格者を検索」「社員個々の特性を把握」「人事担当者の業務を削減」などができるようになるからです。

しかしどういった点を見てシステムを選べばよいのでしょうか。ここでは社員資格管理に対応したシステムの選び方を紹介します。

1. システムの種類を選ぶ
2. 集計や分析ができる
3. オンラインで閲覧・編集できる
4. 学習管理もできる

①システムの種類を選ぶ

社員資格管理ができるシステムは、多岐にわたりますので、下記のような観点から、システムを選んでみましょう。

• 人事管理システムを導入して資格管理機能を使用する、目的は人事担当者の業務効率化
• 資格管理に特化したタレントマネジメントシステムを導入する、社員のスキルや経験、資格取得情報や研修情報などを管理する

資格管理に特化したシステムの場合、ほかシステムとの連携もチェック

資格管理に特化したシステムを探す際は、「資格情報が更新された際、給与計算や人材管理システムなどとやり取りできるデータ形式（CSVなど）で出力できるか」あらかじめ確認しましょう。

なぜなら資格管理に特化したシステムは、人事業務を軽減するシステムではなく、企業経営や企業戦略をスピーディーに導くためのシステムだからです。

②集計や分析ができる

部署をまたいだ有資格者の抽出と集計はもちろん、分布や状況を分析する機能が搭載されていれば、資格取得に向けた計画を管理しやすくなります。次に挙げるような項目をデータ管理できるかどうか、確認しておくとよいでしょう。

• 有資格者一覧表
• 資格マップ
• 資格別人数一覧
• 年齢別資格分布グラフ
• 資格保有状況の経年変化グラフ

またこうしたデータが、次の資格取得候補者の選定などに役立つのです。

③オンラインで閲覧・編集できる

クラウドで一括管理すると、いつでもどこでもモバイル端末から閲覧と編集が可能になります。それだけでなく、下記のようなメリットも生じるのです。

• 社内サーバーの導入や回線を自社で運用する必要がないため、IT投資のリスクを削減できる
• つねに最新システムを利用できる
• 自社でメンテナンスする必要がないため、導入や管理、維持に関する担当者の負担が軽減される

④学習管理もできる

研修やe-ラーニング学習などの履歴や、参加状況などを一元管理できる機能が搭載されていれば、人材育成はさらに効率化するでしょう。こうした機能が搭載されているシステムを用いると、以下のようなメリットが得られます。

• 資格取得のための学習が進んでいるかチェックする
• 未受講者を抽出して、受講を促すメールを送信
• 研修で行ったテスト結果について、正解率の低かった問題やどのような間違え方が多かったかを確認できる

社員資格管理は人事業務の効率化だけでなく、その情報を活用して適材適所な人事配置や新たな適性の発掘、育成に役立てられます。

そのため、1からシステムを導入するのであれば全ての役割を網羅したシステムがおすすめ！ タレントマネジメントシステム「カオナビ」なら、管理している資格情報で人事業務の効率化や戦略的な人事配置、社員の目標管理などの実行に貢献します。

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５．社員資格管理を進める際のポイント3つ

社員資格管理を進める際、どんな点に気を付ければよいのでしょうか。下記3つのポイントについて、解説します。

1. 管理者や各社員の権限を決める
2. 小規模な単位で始める（社員への説明も忘れずに）
3. データ更新のタイミングを決める

①管理者や各社員の権限を決める

はじめに、「誰が管理を担当するのか」「誰にどの情報まで閲覧・編集できる権限を与えるのか」を決定します。社員の個人情報が外部に漏れた場合、信用問題を失うのはもちろん、訴訟リスクにもなり兼ねません。

そこで情報を扱う管理者を決めるのです。情報の共有を社内で行う場合は、見られる情報の権限管理も行いましょう。アカウントごとに閲覧権限を設定するという方法もあります。

②小規模な単位で始める

最初は部署単位やプロジェクトチームなど、小規模な単位で始めます。いきなり全社員に適用すると、システムの設計や構築に時間がかかり、導入が遅くなる可能性も高いです。

運用方法がある程度決まり、業務改善が見えてきたら、全社規模へと拡大しましょう。小規模スタートなら、運用後の改善、軌道修正もしやすくなります。

社員への説明も忘れずに

社員資格管理では、個人の基本情報に加えて、所有資格・講習履歴・キャリアプランなど、プライバシーに関わる情報を登録します。そのため、抵抗を持つ社員の存在も考えられるのです。

そこで事前に「なぜ社員資格を管理するのか、その目的」「より理解を得るためにツールの使い方」などについてしっかり説明しておきましょう。

③データ更新のタイミングを決める

社員資格管理がスタートしてもそれで終わりではありません。資格に関する情報は流動的な性質を持ちますので、定期的なデータ更新を必要とします。またそれにより優秀な人材の発見・育成・活用のスピードや質も変わるのです。

社内に合わせて、「1年単位」「半期」「四半期」など、適切な更新タイミングを決めておくとよいでしょう。

資格管理に特化したタレントマネジメントシステム「カオナビ」なら

・所属や役職ごとの細かい権限設定
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といったことができます。
社員資格管理が進めやすいだけでなく、効率的かつ効果的な社員情報管理に役立ちます！

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６．活用事例

社員資格管理は、どんな目的で行われているのでしょうか。社員管理システムを提供する「カオナビ」から、2社の活用事例を紹介します。

1. 元気な介護…資格と研修履歴を管理
2. ホンダロジスティクス…全社員のスキルや資格情報を見える化

①元気な介護

同社では、各事業所の管理者は必ず事業所管理者研修を受講します。そこで「誰がどの資格を保有しているか、または保有していないか」「資格を取るための研修要件」などを管理したのです。

その結果、タイムリーに状況を把握できるようになり、そのうえ下記のような効果が現れました。

• 資格の有無や研修の受講歴を管理した結果、配置や抜擢がスムーズになった
• 人材情報を蓄積したことで、離職率の推移や男女比などが明確になった

②ホンダロジスティクス

同社では、全社員の「基本情報」「スキル」「所有資格」「研修の履歴」などを登録して情報を見える化し、人材配置をシミュレーションしています。こうした各データの可視化により、各拠点の管理部門の課長はすぐ、社員の情報を把握できるようになりました。

今後はスキルマップを整備して、会社が求めるキャリアステップの要件定義を行い、カオナビで人材育成管理を進める予定です。

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