タスクフォースとは通常の組織内で行う仕事とは別に緊急性の高い特定の課題を達成するため、一時的に設置される組織のこと。タスクフォースのさまざまについてご紹介します。
目次
１．タスクフォースとは？
タスクフォース（Task force）とは組織内部で緊急性の高い問題の解決や企画の開発などを行うために一時的に構成された組織のことで、特別な役割を一時的に担う、もしくはその一時的役割を担うメンバー全体を指します。
一般的にタスクフォースのメンバーは、組織内の各部署から抜擢によって選出されます。
タスクフォースを英語で言うと
タスクフォースはもともと軍事用語で「機動部隊」を指す言葉で、対策本部や作業部会、特別部隊とも訳されます。
２．タスクフォースの目的
タスクフォースの目的は組織に関する課題の中で緊急性の高いものをいち早く解決し、よりよい方向に導くこと。組織にはさまざまな課題が内外を問わず発生しており、そこには時間をかけて解決すればよいものと緊急性を要するものが混在しています。
タスクフォースはその緊急性を要する課題をいち早く解決し、より良い方向に導くために構成される組織なので、課題を達成した時点で解散となるのです。
３．タスクフォースとプロジェクトチームの違い
タスクフォースと類似した言葉に「プロジェクトチーム」があります。
タスクフォースのほうがより緊急性の高い要件のためのチームという意味を持っていましたが近年では問題の解決や課題の達成を目的とする「プロジェクトチーム」も「タスクフォース」とほぼ同義に用いられています。
４．タスクフォースとワーキンググループ、ワーキングチームの違い
「ワーキンググループ」や「ワーキングチーム」、どちらも特定の問題を解決するために作られるチームで、タスクフォースとほぼ同義で用いられます。
５．タスクフォースとクロスファンクショナルチームの違い
「クロスファンクショナルチーム（Cross Functional Team）」は課題の中でも特に「全社的」なものを解決するために作られたチームです。既存の組織にとらわれることなく随時組織横断的に編成されます。
クロスファンクショナルチーム（CFT）とは？ 意味、日産の事例
クロスファンクショナルチームとは、部署や役職などをまたいで作られたチームのこと。組織改革や経営戦略のような大規模な課題を解決する手法として注目されています。
１．クロスファンクショナルチームとは？
ク...
６．タスクフォースのメリット
ここではタスクフォースの長所、メリットを紹介します。
解決のためにリソースを注げる
タスクフォースには「課題を解決する」という明確な目的があるため、目的に向けてモノやカネといったリソースを注ぎ込むことが可能です。また短期間での処理が中心となり、一定期間にエネルギーが集中するため、高い成果が期待できます。
解決に適したメンバーを集められる
タスクフォースでは課題が明確になっているため、問題の解決に適したメンバーを集めることが可能です。また、解決のためには何のスキルが必要か、どのようなタレントが適しているかといった人材が想定しやすいというメリットもあります。
各部門が抱える課題や問題をメンバーに共有すると、解決の糸口を見つけ出すきっかけになるでしょう。
さまざまなメンバーが集結できる
タスクフォースのメンバーは組織内の各部署から横断的に抜擢されますが、社内だけでなく社外からも招聘すると、より能力の高いメンバーが揃います。また各部門の技術者や専門家の考えを統合できるため、イノベーションの創出に役立つのです。
７．タスクフォースのデメリット、課題
タスクフォースの導入にデメリットはないのでしょうか。タスクフォースの課題と併せて見ていきます。
ノウハウの蓄積
タスクフォースは編成されてから解散するまでの期間が短いため、プロジェクトの内容や実績を企業の中に蓄積し、他のプロジェクトに活かすことが難しくなります。
そこで獲得した新たな知識や情報をタスクフォースの解散とともに消滅させず、どう組織に残すかは課題でしょう。
メンバーの集め方
メンバーの選出方法が明確になっていない、メンバー間の緊張や対立が起きやすい、社外からメンバーを集める場合、どのように協力してもらうかなども課題です。
サポート不足
タスクフォース内で困り事が起きた際のサポート体制を想定しているでしょうか。タスクフォースはトップ層や経営陣からのサポートがないと、リソース不足や人事考課における不安といった新たな問題を引き起こす場合があります。
メンバーがもともとの部署に籍を置きながら活動する際は、元のメンバーと一緒に作業できる時間や場所も確保しましょう。
目標や課題の共有
タスクフォース組織内で目標や課題がきちんと共有できているでしょうか。タスクフォースには多様なバックグラウンドの人材が集まるため、通常の組織以上に目標や課題を積極的に共有する必要があります。
この部分が共有されていないと行動に統一感が生まれないため、課題解決が進みにくくなるのです。目標や課題、重要な規範や価値観なども、ルールとして明文化しておきましょう。
８．タスクフォースの事例
タスクフォースの具体的な事例を見ていきましょう。
マクドナルド
マクドナルドでは顧客からの問い合わせにどう対応しているかのプロセスを見直し、サービス品質をより向上するためのタスクフォース活動を開始しました。会社としての最優先事項だという位置付けのもと行われた取り組みです。
メンバーは、日本マクドナルドホールディングスの代表取締役をはじめとする各部署の代表、また独立性・公正度を高めるための専門家たち。その結果、問い合わせの情報管理や顧客対応に関する基準の見直しと一元化といった活動の実施が決定しました。
ウェルクス
保育や介護など各業界に特化した転職支援サービスを行うウェルクスではPS（パートナー・サティスファクション）向上やITスキル、新規事業開発などさまざまなタスクフォース活動を実施しています。
PS向上における課題は、社員のパートナーにも愛される会社を作ること。それぞれの社員に大切な家庭があることを認識して、働きやすく家族を大切にする職場づくりに取り組んでいます。
ピクニックや家族の職場見学など家族で楽しめるイベントも開催しており、家族ぐるみで交流する場にもなっているのです。
９．タスクフォースの活動を進める流れ、ステップ
ここではより具体的にタスクフォースの活動を進める流れやステップについて紹介します。
- タスクフォースを編成
- タスクフォースで活動する
①タスクフォースを編成
まずはタスクフォースを編成するにあたってのステップを3段階に分けて見ていきます。
メンバー選定
解決すべきタスクに合わせて解決に必要な技術的スキル、対人スキルを持ったメンバーを選定します。この際マネジメント能力やリーダーシップを備えたメンバーをリーダーに選び、その下に相互に補完し合うスキルを持ったメンバーを追加していくとよいでしょう。
具体的な業務にまでタスクを落とし込む過程で都度、必要なメンバーを追加していく方法もあります。
課題とスケジュールの共有
解決すべきタスクは明確化されているでしょうか。またメンバー間で課題とスケジュールは共有がされているでしょうか。
どのような状態になったら課題解決とするか、どの程度の期間で目標の状態に持っていくのかなど、スケジュールや課題をある程度明確にしておきます。スケジュールは、週に2時間程度の活動、半年ごとに開発標準を改定など、無理のないものにしましょう。
方向性を決める
タスクフォースの方向性は決まっているでしょうか。どのように動かすか、どうしていくかなどの方向性をメンバー内で共有できているでしょうか。
チームには多様なバックグラウンドの人材が集まります。価値観や方向性、規範が共有されていないと行動に統一感を持てず、非効率な活動となってしまうのです。重要な方向性や価値観はルールとして明文化しておきましょう。
②タスクフォースで活動する
続いて実際にタスクフォースで活動する流れを4段階に分けて見ていきます。
課題の解決に向けて行動する
緊急性の高い課題解決のために編成されたタスクフォースは、迅速かつ柔軟な対応力が求められるます。その際のポイントは信頼や信用、自信に代表されるチームワークの確立。
気軽に発言できる雰囲気をつくって全員に発言の機会を与えたり、人の意見を否定せず自信を与えたりするとよいでしょう。
モニタリング
現在その課題はどういった状況なのか、どの程度解決できているかなどを都度モニタリングします。
経済のグローバル化に伴い、多くの企業が海外展開支援のタスクフォースを設立して議論を活性化しています。さまざまなタスクフォースをモニタリングすると、リーダーシップの強化や経営陣としてのチーム力も向上するでしょう。
解決と振り返り
前述の通り、課題解決と同時に解散となるタスクフォースには得られた知見を組織運営に活かしにくいです。活動後は、活動中に生じた改善点や課題、具体的な施策などを詳細に振り返りましょう。
タスクフォースを引き継ぐ組織を新たに構築し、組織内教育や研修に活用していく方策も効果的です。
ノウハウの共有
タスクフォースの活動中に気付いたノウハウは適宜社内組織に共有します。課題の解決に向けて優れたメンバーを結集したタスクフォースでも、過去と同じ活動をしていてはリソースを無駄にしてしまいます。
他プロセスに関する意見も課題に対して異なる視点からの評価として共有し、積極的にノウハウを明文化していきましょう。