Web給与明細システムでは、給与明細書の作成から発行、交付までを一貫して行えます。給与明細にかかる業務を効率化でき、人事労務担当者や経理担当者の業務負担の軽減や業務効率化に有効です。
今回はWeb給与明細システムについて、機能や導入のメリット、システムの選び方や注意点などを詳しくご紹介します。
目次
１．Web給与明細システムとは？
Web給与明細システムとは、給与明細を電子化し、Web上やメールで従業員に交付するシステムです。従業員は給与明細をPCやスマホから閲覧できるようになり、毎月の給与明細や賞与明細、源泉徴収票も電子化できます。
所得税法では、従業員への給与明細の交付が義務付けられています。税制改正により、2007年1月1日から給与明細や源泉徴収票などの電子交付が認められました。
ICT化によるコスト削減や業務効率化の必要性が高まっていることも背景に、Web給与明細システムの導入が進んでいます。
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今回は給与明細の見...
２．Web給与明細システムの機能・できること
Web給与明細システムの機能やできることはさまざまです。ここでは、代表的な機能・できることをご紹介します。
Webやメールでの給与明細の配信
Web給与明細システムから、全従業員に給与明細を一括配信できます。
一人ずつ手渡しする手間がなくなり、配信漏れも防げます。システムによっては配信設定もでき、正社員やパート・アルバイトなど、支払日が異なる区分の従業員にも漏れなく配信することが可能です。
Web通知や予約機能など、便利な機能がついているシステムもあります。
給与明細などの作成・編集
システム上で給与明細や賞与明細、源泉徴収票などの作成・編集も可能です。明細書のレイアウトや項目を自由にカスタマイズできるほか、システム内の既存フォーマットを利用することもできます。
また、給与明細だけでなく、保険料控除申告書や扶養控除等（異動）申請書など、給与に関連する書類の標準フォーマットが内蔵されている場合もあります。
雇用形態に応じて複数のフォーマットが用意されていることもあり、フォーマット作成の手間も省けるでしょう。
給与データの取り込み
利用している給与計算システムとCSV・API連携し、Web給与明細システムにデータを取り込めます。手動で計算・入力する手間が省け、ヒューマンエラーも防止にも役立ちます。
給与計算や勤怠管理などと一体型のシステムであれば、取り込み不要でそのままデータを給与明細に反映することが可能です。
過去データの保管
従業員が過去の給与明細を遡って閲覧できます。保管データの閲覧期限は1年間や無制限など、システムによってさまざまです。企業には給与関係書類は5年間、源泉徴収票は7年間の保管義務が課されています。
Web給与明細システムなら、書類の作成だけでなく、その後の保管まで対応可能。クラウド上に保管されるため、保管スペースの確保不要で紛失の心配もなく、必要なときにすぐにデータを取り出せます。
法定調書の自動作成
年末調整などから派生する税務署や自治体に提出する法廷調書の作成機能がついているシステムもあります。システムに保管されたデータを元に書類を作成できるため、作成工数やミスの削減に有効です。
また、年末調整で必要な書類の回収などもシステム上で完結でき、あらゆる書類業務が効率化されます。
３．Web給与明細システムのメリット
Web給与明細システムを導入することで、企業は以下のようなメリットが得られます。
業務を効率化できる
システム上で給与明細の作成から従業員への配信、給与明細の保管や年末調整業務など、給与関係の業務が一貫して行えます。自動計算やデータの取り込み、一括配信や配信設定による誤配信の防止など、担当者の業務の手間削減・効率化に有効です。
また、過去のデータを確認したいときはシステム上ですぐに検索し、取り出すこともできます。従業員もいつでも給与明細が確認でき、給与明細を紛失するといったこともなくなるため、企業・従業員の双方にメリットがあります。
あらゆるコストが削減できる
従来の紙の給与明細ですと印刷・封入するだけでなく、人によっては郵送が必要となり、配布までにかなりの作業が必要です。Web給与明細システムがあれば、マンパワーが必要な雑務を自動化できるため、人件費削減にも有効です。
また、ペーパーレス化により、用紙代や印刷代もコストカットできます。リモートワークの従業員がいた場合でもシステムならWeb上で配信できるため、郵送の手間やコストも削減可能です。
さらに、保管義務のある給与関係の書類や源泉徴収票もシステムのクラウドに保管できます。保管スペースを確保する必要がなく、セキュリティ対策万全の体制で保管でき安全性も向上します。
４．Web給与明細システムのデメリット
一方で、Web給与明細システムには以下のようなデメリットもあります。
導入コストがかかる
あらゆるコストが削減できるメリットがある一方で、導入コストがかかってしまう点はデメリットです。主な導入コストはシステムの初期費用と利用料であり、利用料は一般的に月額・年額制です。
また、システムの運用方法や管理方法を従業員に覚えてもらうための教育コストもかかります。とくに、給与明細を作成する担当者は新しいシステムに慣れるまでに時間がかかってしまう恐れもあり、一時的に負担が増加してしまうでしょう。
少なからずセキュリティ面のリスクがある
Web給与明細システムに限らず、Web上のシステムは少なからず情報漏洩やデータ改ざんなどのセキュリティ面のリスクがあります。
基本的にシステムは強固なセキュリティ対策をとっているものの、ウイルスに感染したり、ハッキングされたりする可能性が0とは限りません。給与明細は従業員の重要な個人情報であるため、社内での管理体制もしっかりと整える必要があります。
５．Web給与明細システムの種類と特徴
Web給与明細システムは、給与明細業務に特化したシステムか他機能と一体になったシステムの大きく2つに分かれます。ここでは、Web給与明細システムの種類と特徴を詳しくみていきます。
給与明細専用型のシステム
給与明細のWeb化に特化したシステムであり、給与明細の作成・配信機能をメインとします。給与明細業務に必要な機能だけを備えたシステムであるため比較的安価に導入でき、システムもシンプルで使いやすい点が特徴です。
給与明細に必要なデータは別途管理し、データをCSVやAPI連携などから取り込んで給与明細を作成します。すでに給与計算システムを利用しており、給与明細のWeb化に対応したい場合におすすめです。
給与計算一体型のシステム
給与計算から給与明細の作成・配信までを一貫して行えるシステムです。勤怠情報や控除内容などの必要な情報を入力することで給与が自動計算され、給与明細に反映されます。
専用型システムのように改めてデータを取り込む必要がないため、給与明細の発行がよりかんたんです。
給与計算システムも同時に導入したい、利用中の給与計算システムからリプレースを検討していて給与明細業務にも対応したいという場合におすすめです。ただし利用中の給与計算システムから移行する場合には、移行作業が発生する点に注意しましょう。
労務管理一体型のシステム
給与計算、給与明細の作成・配信にとどまらず、勤怠管理やマイナンバー管理、税金・保険関連の手続きなど、労務管理全般も一括で行えるシステムです。システムによっては、労務管理の中の必要な機能だけをカスタマイズして導入できるものもあります。
すべてを一つのシステムで行えるため業務はかなり効率化できますが、機能が多い分、扱いが複雑であり、導入コストも高額になりやすいです。バックオフィス全体の効率化、あらゆる社内手続き・作業のWeb化を実現したい場合におすすめです。
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６．Web給与明細システムの選び方・比較ポイント
Web給与明細システムにはさまざまな種類がありますが、そのなかから自社にあったシステムを導入することが重要です。以下ポイントをふまえて、導入するWeb給与明細システムを比較検討してみましょう。
- 給与明細以外の機能
- 導入・ランニングコスト
- 既存システムとの連携性
- セキュリティ性
- サポート体制
- 管理画面の見やすさ・使いやすさ
①給与明細以外の機能
Web給与明細システムには専用型と他機能との一体型のものがあり、それらの種類のなかでも搭載されている機能が異なります。給与明細業務に関連する機能があればよいのか、その中でもどんな機能が必要かを事前に明確にしましょう。
給与明細にかかる業務を効率化したいのか、給与計算全般あるいはバックオフィス全体の業務を効率化したいのかによっても必要な機能は変わってきます。必要な機能を洗い出すためにも、システムを導入する目的を明確にすることがポイントです。
②導入・ランニングコスト
Web給与明細システムの導入により、用紙代や印刷代、郵送費や人件費などの削減が可能となりますが、導入・ランニングコストもかかってきます。システムによっては、サポート費用やシステム管理料がかかる場合もあるでしょう。
機能面だけに着目し、利用料が高額になってしまってはコスト削減の恩恵が受けられない可能性があります。最初の段階である程度の予算を決め、予算に見合った適切なシステムかを確認することもポイントです。
③既存システムとの連携性
すでに給与計算システムや労務管理システムを利用している場合は、それらとの連携性もチェックしましょう。Web給与明細システムはCSV連携に対応している場合も多く、基本的に他システムとの連携性は高いです。しかし、一部CSVデータの加工が必要となってしまうケースもあるため、確認しておくと安心です。
④セキュリティ性
システム上でデータを扱うということは、外部にデータを預けている状態です。ウイルス感染や不正アクセスによる情報漏洩、データ改ざんなど、さまざまなリスクがあります。
基本的にどのシステムも強固なセキュリティ対策が施されているものの、セキュリティ性についてもしっかりチェックすることが重要です。
⑤サポート体制
初めてWeb給与明細システムを導入すると、わからない点もたくさん出てくるでしょう。サポート体制が整っていると使い方を質問できたり、運用上の不明点をすぐに解決できたりします。
サポート方法はシステムによってさまざまであり、一般的なのはメールや電話、チャットです。サポートサービスの利用に費用がかかる場合もあるため、その点も踏まえて確認しましょう。
⑥管理画面の見やすさ・使いやすさ
管理画面の見やすさや使いやすさも重要なポイントです。シンプルで操作が簡単か、直感的に操作できるかを確認しましょう。
管理画面が見にくかったり操作しにくかったりすると、業務効率化が見込めなかったり担当者以外の人が操作できなくなってしまったりして、メリットを得られなくなってしまいます。
実際に業務を担当する従業員の意見も取り入れながら、運用しやすいシステムかをチェックしてみてください。
７．Web給与明細システム導入時の注意点
Web給与明細システムの導入時は、以下のポイントに注意しましょう。
給与明細の電子化には同意が必要
給与明細の電子化は、企業の独断では行えないことが所得税法で定められています。給与明細の電子発行には従業員の同意が必要であり、同意が得られない、または紙での発行を請求された場合には紙で交付しなければなりません。
システムを導入したからと、従業員の同意なく給与明細を電子発行しないよう注意しましょう。
自社に合ったシステムを導入する
Web給与明細システムにはさまざまな種類がありますが、その中から自社に合ったものを導入することがポイントです。
たとえば、多機能すぎると使いこなせずにコストパフォーマンスが悪くなり、必要な機能が備わっていないと業務効率化やコスト削減といったメリットが得られません。前述したポイントも参考に、自社の課題やニーズに合ったシステムを選ぶことが重要です。
