ワークフローツールとは？ 機能、導入のポイント

ワークフローツールとは、業務の手続きを効率化するためのツールです。ここではワークフローツールの機能や導入のポイントについて、解説します。

１．ワークフローツールとは？

ワークフローツールとは、社内の業務手続きを効率化するためのツール。ワークフローとは、申請から承認までの手続きを含めた「業務の流れ」を意味する言葉です。これらの手続きを効率化する機能がワークフローツールに搭載されています。

申請者から決済者、承認者までの各担当者に、決められた手順で稟議書や申請書を配信し、決済承認を効率的に行う機能などです。システム上で申請や決済承認ができるため、迅速に処理が行えるようになり、業務の遅延を防げます。

２．ワークフローツール導入の必要性

従来のワークフローは紙媒体が中心でした。ワークフローツールが注目された理由として挙げられるのは、従来のワークフローに存在した課題です。しかしこのような紙媒体ならではの課題は、ワークフローツールで解決できます。

1. 申請が煩雑
2. 処理が遅延しやすい
3. 紛失や保管場所の問題がある

①申請が煩雑

紙の場合、たとえば申請から承認までで「申請のためにデータを作成」「作成したデータを紙媒体に印刷」「順次閲覧・捺印」「承認」「承認後・業務指示」といった流れが生じます。

このように紙ベースでは、申請までに余計な手間がかかってしまい、業務を行うまでのプロセスが長くなってしまうのです。これは生産性の低下にもつながります。

②処理が遅延しやすい

手書きの書類は記載ミスが起こりやすいうえ、パソコンで作るよりも時間がかかります。また書類を順次閲覧してもらう際、「担当者が離席していて書類を確認してもらえない」「出先で捺印をもらえない」などで処理が滞るのも遅延の理由です。

③紛失や保管場所の問題がある

書類が多いと一部を紛失してしまう場合があります。探したり再作成したりで、申請に時間がかかってしまう可能性も少なくありません。また大量の書類を保管するため、場所と管理する人の確保も必要です。

３．ワークフローツールの機能

ワークフローツールには、さまざまな機能が備わっています。ここではワークフローツールの具体的な機能について、見ていきましょう。

1. 申請書の作成
2. 承認経路の設定
3. 申請書の検索
4. ほかシステムとの連携
5. 通知やコメント返信

①申請書の作成

ワークフローツールでは、テンプレートを使用して申請書を作成できます。各申請内容に応じてテンプレートを用意しておけば、各項目を埋めていくだけで作成が完了するのです。

ワークフローツールを導入していない場合、一から申請書を作成するか、紙のひな形をコピーするところから始めなくてはなりません。

②承認経路の設定

ワークフローツールで承認経路を設定すれば、承認作業を効率化できます。どの担当者にどの順番で閲覧していくかをあらかじめ設定しておけるので、承認がスムーズに進められるのです。

グループ承認設定をすれば、複数の担当者が閲覧できます。また役職によって承認を省略できるよう設定するのも可能です。

③申請書の検索

稟議書を作成する際や過去の書類を参考にしたいとき、紙媒体のワークフローでは大量の書類から探さねばならず、時間を浪費してしまいがちでした。

しかし過去のデータをワークフローツール上で保管していれば、書類名や文章などの条件でかんたんに検索できます。

④ほかシステムとの連携

たとえば交通費精算や経費精算システムと連携すると、経費処理をかんたんに行えます。またスケジュール管理システムと連携しておけば、納期や先のスケジュールに合わせて稟議を上申できるのです。

⑤通知やコメント返信

ワークフローツールを利用すれば、各担当者に通知やコメント返信を行えます。紙媒体のワークフローでは、担当者が離席している際は書類を確認してもらえず、業務が遅延する場合も少なくありません。

ワークフローツールなら差し戻しや要請時に通知やアラートが鳴り、自分が閲覧するタイミングを教えてくれます。差し戻し理由や要請内容をコメント返信すれば、報告や指示の手間を削減できるでしょう。

４．ワークフローツールを導入するメリット

ワークフローツールを導入するとさまざまなメリットが生まれます。一体どのような内容なのか、見ていきましょう。

1. 社内統制が強化される
2. ペーパーレスの実現
3. 盗難や紛失を防ぐ
4. 業務が効率化する
5. 社員の働き方に合わせやすくなる

①社内統制が強化される

書面でのワークフローでは、「代わりに机の印鑑を借りて捺印する」「書面を偽造して承認を得る」といった不正が起こりかねません。そういった不正を防げるのもワークフローツールのメリットです。

②ペーパーレスの実現

近年、地球温暖化や資源の枯渇化が問題となっている世の中では、ペーパーレスが推奨されているのです。書類のコスト削減にもつながるので、社内の経費削減が期待できます。

③盗難や紛失を防ぐ

申請書をシステム上で保管するため盗難にあったり一部紛失したりする危険性を減らせます。ただし流出の可能性もあるため、セキュリティに対する教育が必要でしょう。

④業務が効率化する

クラウド型のワークフローツールを導入すれば、時間や場所に縛られずに業務を行えるため、業務効率化と生産性向上が図れるのです。閲覧する担当者が離席していても、申請業務が滞らずに済むでしょう。

⑤社員の働き方に合わせやすくなる

たとえば近年増えているテレワークは、新しい働き方のひとつ。クラウドのワークフローツールを使えば、通勤時の電車内や自宅から申請業務ができます。在宅で働きたい社員の希望を叶えられれば、エンゲージメント向上にもつながるでしょう。

５．ワークフローツールを導入する際のポイント

ワークフローツールを導入する際、何に注意すればよいのでしょう。それは下記の5点です。

1. 自社に必要な機能があるか
2. だれでも使いやすいか
3. 既存システムと連携できるか
4. クラウド型かオンプレミス型か
5. セキュリティが万全か

①自社に必要な機能があるか

まず「自社に必要な機能があるか」、確認して導入しましょう。自社に必要が無い機能にコストをかけても、使われず無駄になってしまいます。自社の業務内容に合った運用ができるものを選びましょう。

②だれでも使いやすいか

システムの使用方法が複雑すぎると、各社員がワークフローツールを扱えず、かえって業務が遅延してしまいます。ITスキルに自信がない社員でも使えるよう、操作がかんたんなワークフローツールを導入しましょう。

③既存システムと連携できるか

ほかシステムと連携ができるか、確認が必要です。たとえば人事システムと連携できれば、社員情報を一から入力せずに済みます。会計システムと連携できれば、承認後の会計処理までをフローに組み込めるでしょう。

④クラウド型かオンプレミス型か

• クラウド型：オンライン上でのアクセスが可能。データはサービス提供会社のサーバーに蓄積される
• オンプレミス型：自社サーバー内にデータを保管できる。ツールの開発に時間と費用がかかる

自社の運営にはどちらが適しているのか、よく検討する必要があります。

⑤セキュリティが万全か

「外部からの不正アクセス」と「内部からの情報流出」2つの危険があります。導入前に、アカウント管理やユーザー認証、権限設定などどの程度のセキュリティ対策がなされているか、確認しておきましょう。

６．ワークフローツールを導入する手順

ワークフローツールは、どのような手順で導入していくのでしょうか。ここではその手順について、見ていきます。